QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN THÀNH PHỐ CẦN THƠ

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ CẦN THƠ

Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 1277/TTr-STTTT ngày 31 tháng 7 năm 2018,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến thành phố Cần Thơ.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 2544/QĐ-UBND ngày 19 tháng 10 năm 2011 của Ủy ban nhân dân thành phố Cần Thơ về việc ban hành Quy chế tổ chức hội nghị trên hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến thành phố Cần Thơ.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Giám đốc sở, Thủ trưởng cơ quan, ban, ngành thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện, xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN THÀNH PHỐ CẦN THƠ
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 2044/QĐ-UBND ngày 14 tháng 8 năm 2018 của Ủy ban nhân dân thành phố Cần Thơ)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến (sau đây gọi tắt là HNTHTT) thành phố Cần Thơ.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này được áp dụng đối với các đối tượng sau:

1. Các cơ quan nhà nước thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Cần Thơ.

2. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia quản lý, vận hành và sử dụng HNTHTT trên địa bàn thành phố Cần Thơ.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến: là hệ thống thông tin đa phương tiện thời gian thực cho phép người dùng từ nhiều điểm khác nhau có thể trao đổi thông tin, hình ảnh, âm thanh, dữ liệu, tổ chức các cuộc họp, hội thảo, hội nghị. Các tín hiệu âm thanh và hình ảnh được truyền trực tiếp tại hiện trường trong cùng một thời điểm diễn ra sự kiện và không bị hạn chế trong việc truyền đạt thông tin theo cả hai chiều.

2. Hệ thống HNTHTT thành phố Cần Thơ: là hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến được kết nối thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng với thiết bị điều khiển trung tâm (MCU) đặt tại Trung tâm Dữ liệu thành phố Cần Thơ và các thiết bị đầu cuối đặt tại các điểm cầu. Hệ thống HNTHTT thành phố Cần Thơ được triển khai bao gồm 3 cấp (thành phố; quận, huyện; xã, phường, thị trấn):

a) Cấp thành phố: các điểm cầu tại Văn phòng Hội đồng nhân dân thành phố, Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố và các sở, ban ngành.

b) Cấp huyện: 09 điểm cầu tại 09 Ủy ban nhân dân quận, huyện.

c) Cấp xã: 85 điểm cầu tại 85 Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.

Hệ thống Hội nghị truyền hình thành phố Cần Thơ có thể mở rộng khi có yêu cầu (kết nối với điểm cầu các cơ quan Đảng, Công an thành phố, Bộ Chỉ huy Quân sự thành phố, các trường, cơ quan thuộc hệ thống giáo dục, y tế…).

3. Cơ quan chủ trì cuộc họp: là cơ quan đưa ra yêu cầu, nội dung của cuộc họp hoặc cơ quan tham mưu tổ chức cuộc họp do lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố, Ủy ban nhân dân quận, huyện chủ trì.

4. Điểm cầu: là nơi đặt thiết bị đầu cuối hội nghị truyền hình cùng các thiết bị ngoại vi như thiết bị xuất hình ảnh (màn hình chiếu, ti vi), thiết bị xuất âm thanh (loa, công suất), thiết bị thu hình ảnh (camera), thiết bị thu âm thanh (micro) để có thể tham gia vào cuộc họp do thiết bị điều khiển trung tâm vận hành.

5. Điểm cầu trung tâm: là điểm cầu tại nơi chủ trì cuộc họp. Điểm cầu trung tâm có thể có thể được đặt tại bất cứ cơ quan nhà nước thuộc 3 cấp của hệ thống HNTHTT thành phố Cần Thơ (hoặc hệ thống các cơ quan mở rộng) tùy theo tính chất, mục đích của cuộc họp.

6. Điểm cầu nhánh: là các điểm cầu kết nối với điểm cầu trung tâm, có thể theo dõi toàn bộ nội dung, thông tin trực tuyến cuộc họp và khả năng tương tác (phát biểu) với điểm cầu trung tâm.

Chương II

MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU, NGUYÊN TẮC SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN

Điều 4. Mục đích của việc sử dụng Hệ thống HNTHTT

Hệ thống HNTHTT thành phố Cần Thơ được triển khai sử dụng nhằm mục đích phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo thành phố, quận, huyện đến cấp cơ sở, bảo đảm thông tin được truyền đạt nhanh, chính xác và tiết kiệm thời gian đi lại của cán bộ, công chức, viên chức.

Hệ thống HNTHTT của thành phố được sử dụng trong các cuộc họp, hội nghị, tập huấn thường xuyên hoặc đột xuất theo yêu cầu của cơ quan chủ trì cuộc họp.

Điều 5. Các yêu cầu cơ bản của phòng họp HNTHTT

1. Phòng họp trực tuyến cần bố trí ổn định, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm, nguồn điện, bàn, ghế và ưu tiên phục vụ cho các cuộc họp trực tuyến.

2. Ánh sáng trong phòng họp sử dụng ánh sáng nhân tạo thay ánh sáng tự nhiên và sử dụng phông, rèm phù hợp để chủ động điều chỉnh ánh sáng hợp lý.

3. Lắp đặt màn hình và bố trí chỗ ngồi phù hợp để người tham dự hội nghị theo dõi thuận tiện nhất.

4. Lắp đặt hệ thống âm thanh bảo đảm mọi vị trí trong phòng họp đều có thể phát biểu và nghe rõ âm thanh phát ra từ hệ thống HNTHTT.

5. Thiết bị của hệ thống HNTHTT cần để cách xa các vật dễ cháy, nổ, chất lỏng, hóa chất, bảo đảm các điều kiện về nhiệt độ, độ ẩm, nguồn điện; đảm bảo các yêu cầu về phòng cháy, chữa cháy cho phòng họp HNTHTT.

Điều 6. Nguyên tắc sử dụng hệ thống HNTHTT

1. Hệ thống HNTHTT được sử dụng đúng mục đích, yêu cầu được quy định tại Điều 4 và Điều 5 Quyết định này.

2. Việc vận hành hệ thống theo quy trình kỹ thuật đã được hướng dẫn, ngắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống khi không sử dụng.

3. Đảm bảo an toàn thông tin cho hệ thống và tài khoản truy cập vào hệ thống.

Chương III

QUY TRÌNH VẬN HÀNH HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN

Điều 7. Thông báo tổ chức họp qua Hệ thống HNTHTT

1. Cơ quan chủ trì cuộc họp có văn bản thông báo tổ chức họp qua hệ thống HNTHTT trước ngày họp chính thức ít nhất 03 (ba) ngày làm việc, văn bản này gửi đến các cơ quan, đơn vị sau:

a) Sở Thông tin và Truyền thông thành phố để phối hợp chuẩn bị thiết bị điều khiển trung tâm và các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp;

b) VNPT Cần Thơ và Công ty Điện lực thành phố Cần Thơ để có kế hoạch đảm bảo mạng truyền số liệu chuyên dùng và nguồn điện ổn định phục vụ cuộc họp;

c) Các cơ quan, đơn vị cùng dự họp (các điểm cầu nhánh).

Văn bản thông báo nêu rõ các nội dung sau:

- Tên cơ quan chủ trì cuộc họp (điểm cầu trung tâm);

- Số lượng, tên cơ quan thành phần dự họp (điểm cầu nhánh);

- Thời gian tổ chức họp chính thức;

- Thời gian tổ chức vận hành thử.

Cơ quan chủ trì cuộc họp nếu có nhu cầu ghi lại toàn bộ nội dung, diễn biến cuộc họp hoặc các yêu cầu về kỹ thuật khác (trình chiếu slide, phát video,...) cần thông tin cho Sở Thông tin và Truyền thông biết trước khi cuộc họp diễn ra tối thiểu 01 (một) ngày làm việc để kịp thời chuẩn bị.

2. Trường hợp họp đột xuất, khẩn cấp (như bão, lũ lụt, thiên tai, hỏa hoạn,…) cơ quan chủ trì thông báo bằng điện thoại cho Sở Thông tin và Truyền thông (số điện thoại: 080.71214) và các đơn vị liên quan trước 01 giờ để kịp thời chuẩn bị điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

Điều 8. Công tác chuẩn bị, vận hành thử hệ thống HNTHTT trước cuộc họp chính thức

1. Sở Thông tin và Truyền thông thiết lập các thông số kỹ thuật, chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật của thiết bị điều khiển trung tâm trước khi diễn ra cuộc cuộc họp.

2. Thời gian tiến hành vận hành thử hệ thống trước khi cuộc họp chính thức diễn ra từ 01 (một) đến 02 (hai) ngày làm việc. Điểm cầu trung tâm và các điểm cầu nhánh tổ chức kiểm tra các thiết bị điện, thiết bị mạng và tiến hành chạy thử các thiết bị đầu cuối, đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh.

3. Cơ quan chủ trì cuộc họp có trách nhiệm liên hệ, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông để chuẩn bị hệ thống HNTHTT tại điểm cầu trung tâm.

4. Các điểm cầu nhánh phối hợp với điểm cầu trung tâm, Sở Thông tin và Truyền thông, VNPT Cần Thơ và Điện lực Cần Thơ để thực hiện công tác chuẩn bị trước cuộc họp.

5. Điểm cầu trung tâm và các điểm cầu nhánh phân công công chức, viên chức phụ trách chính nội dung của cuộc họp cùng cán bộ kỹ thuật điều khiển thiết bị hệ thống HNTHTT trực xuyên suốt trong quá trình vận hành thử và trong thời gian họp chính thức.

6. Trường hợp có yêu cầu tổ chức HNTHTT ở hội trường lớn, có số lượng đại biểu tham dự đông (số lượng đại biểu nhiều hơn số lượng chỗ ngồi trong phòng họp tại các điểm cầu), Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp VNPT Cần Thơ trong việc di chuyển thiết bị, mạng truyền số liệu chuyên dùng đảm bảo phục vụ tốt cho hội nghị.

7. Trường hợp trong quá trình vận hành thử xảy ra sự cố phức tạp, cần kiểm tra, xử lý không thể tổ chức được cuộc họp theo như thời gian đã thông báo, cơ quan chủ trì cuộc họp thông báo đến các điểm cầu nhánh về việc thay đổi thời gian vận hành thử và tổ chức cuộc họp chính thức.

Điều 9. Điều khiển hệ thống HNTHTT trong cuộc họp chính thức

1. Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông Cần Thơ:

a) Trực vận hành xuyên suốt thiết bị điều khiển trung tâm (MCU) đặt tại Trung tâm dữ liệu thành phố trong quá trình diễn ra các cuộc họp HNTHTT.

b) Phối hợp với cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu trung tâm và các điểm cầu nhánh khi cần xử lý sự cố về đường truyền, tín hiệu âm thanh, hình ảnh để kịp thời hỗ trợ, khắc phục sự cố trong thời gian diễn ra cuộc họp.

2. Tại điểm cầu trung tâm:

a) Vận hành hệ thống HNTH tại điểm cầu trung tâm, điều chỉnh góc quay camera, điều chỉnh khung hình hiển thị, âm thanh, ánh sáng cho phù hợp trong thời gian họp.

b) Phối hợp với cán bộ kỹ thuật của Sở Thông tin và Truyền thông và cán bộ kỹ thuật ở các điểm cầu nhánh khi có sự cố về đường truyền, tín hiệu âm thanh, hình ảnh để kịp thời hỗ trợ, khắc phục sự cố trong thời gian diễn ra cuộc họp.

3. Tại các điểm cầu nhánh:

a) Vận hành hệ thống HNTH tại điểm cầu nhánh, điều chỉnh góc quay camera, điều chỉnh hình ảnh, âm thanh, ánh sáng đảm bảo chất lượng phục vụ cuộc họp.

b) Trong trường hợp có sự cố xảy ra như mất kết nối, chất lượng âm thanh, hình ảnh chưa tốt, phải thông báo ngay đến cán bộ kỹ thuật của điểm cầu trung tâm để kịp thời phối hợp xử lý.

4. Kết thúc cuộc họp: Cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu trung tâm và các điểm cầu nhánh kiểm tra lại toàn bộ hệ thống, tắt thiết bị và ngắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống HNTHTT.

Chương IV

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC ĐƠN VỊ CÓ LIÊN QUAN

Điều 10. Trách nhiệm của cơ quan chủ trì cuộc họp

1. Chịu trách nhiệm chủ trì trong quá trình từ khi thông báo tổ chức cuộc họp, các công tác chuẩn bị cho đến khi kết thúc cuộc họp trực tuyến.

2. Chịu trách nhiệm liên hệ với các điểm cầu nhánh trong quá trình vận hành thử và trong cuộc họp chính thức.

3. Phân công cán bộ kỹ thuật chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, các điểm cầu nhánh thực hiện công tác vận hành thử hệ thống HNTHTT, vận hành hệ thống HNTHTT trong suốt thời gian diễn ra cuộc họp chính thức.

Điều 11. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Tiếp nhận thông báo tổ chức cuộc họp trực tuyến từ cơ quan chủ trì cuộc họp.

2. Hướng dẫn, phối hợp, hỗ trợ các cơ quan, đơn vị trong việc sử dụng hệ thống HNTHTT, và trong việc tổ chức các cuộc hợp HNTHTT.

3. Có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Quy chế này, báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố theo định kỳ hàng năm hoặc đột xuất theo yêu cầu.

4. Hàng năm, rà soát hệ thống HNTH, tiếp nhận và tổng hợp các ý kiến phản ánh của các cơ quan, đơn vị để nghiên cứu, đề xuất các giải pháp nâng cấp, mở rộng hệ thống, tập huấn, cập nhật kiến thức cho cán bộ kỹ thuật vận hành hệ thống HNTHTT.

5. Hàng năm, lập dự toán chi phí cho việc quản lý, vận hành, bảo dưỡng, bảo trì định kỳ hệ thống HNTHTT, bảo đảm đáp ứng yêu cầu trong tổ chức cuộc họp trực tuyến.

6. Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông Cần Thơ (trực thuộc Sở Thông tin và Truyền thông) là đơn vị trực tiếp vận hành hệ thống điều khiển trung tâm (MCU) của hệ thống HNTHTT, thực hiện các nhiệm vụ sau:

a) Quản trị, vận hành kỹ thuật hệ thống điều khiển trung tâm (MCU) của hệ thống HNTHTT được đặt tại Trung tâm dữ liệu thành phố, hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật cho các cơ quan nhà nước trong việc quản lý và sử dụng thiết bị HNTHTT.

b) Quản lý, bảo dưỡng các thiết bị hệ thống HNTHTT tại Trung tâm Dữ liệu thành phố theo quy định tại Điều 6 của Quy chế.

c) Lập sổ theo dõi, thống kê số lượng cuộc họp HNTHTT để báo cáo Sở Thông tin và Truyền thông định kỳ 06 tháng một lần hoặc đột xuất khi có yêu cầu (Mẫu sổ theo dõi, thống kê tại Phụ lục I).

d) Phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan trong việc xử lý sự cố về mạng truyền số liệu chuyên dùng, sự cố liên quan đến hệ thống HNTHTT khi tổ chức các cuộc họp HNTHTT.

Điều 11. Trách nhiệm của các cơ quan nhà nước

1. Khai thác, sử dụng hệ thống HNTHTT có hiệu quả trong việc tổ chức các cuộc họp đến cấp huyện, cấp xã.

2. Quản lý, sử dụng các thiết bị hệ thống HNTHTT được trang bị theo quy định tại các Điều 6 của Quy chế này.

3. Phân công cán bộ đầu mối gồm một lãnh đạo đơn vị, hai cán bộ kỹ thuật (một cán bộ phụ trách chính, một cán bộ hỗ trợ) trực tiếp quản lý, vận hành thiết bị HNTHTT tại cơ quan, đơn vị. Danh sách cán bộ đầu mối gửi về Sở Thông tin và Truyền thông theo mẫu thông tin tại Phụ lục II kèm theo Quy chế. Khi có sự thay đổi cán bộ đầu mối, cơ quan, đơn vị gửi lại thông tin theo mẫu tại Phụ lục II.

4. Kịp thời thông báo đến Sở Thông tin và Truyền thông khi phát hiện các sự cố về thiết bị, mạng truyền số liệu chuyên dùng để đảm bảo hệ thống HNTHTT luôn trong trạng thái sẵn sàng vận hành.

5. Căn cứ vào Quy chế này, các cơ quan nhà nước có hệ thống HNTHTT có trách nhiệm xây dựng Quy chế về việc quản lý, vận hành và sử dụng thiết bị HNTHTT tại cơ quan. Hàng năm, báo cáo tình hình quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống HNTH gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố.

Điều 12. Trách nhiệm của VNPT Cần Thơ (Đơn vị cung cấp mạng truyền số liệu chuyên dùng)

1. Cung cấp mạng truyền số liệu chuyên dùng bảo đảm các tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng đường truyền phục vụ vận hành hệ thống HNTHTT, sẵn sàng phương án dự phòng, đảm bảo đường truyền an toàn, liên tục và ổn định.

2. Phân công cán bộ kỹ thuật phối hợp với các điểm cầu để phối hợp xử lý sự cố về đường truyền số liệu chuyên dùng trong thời gian vận hành thử hệ thống HNTHTT chuẩn bị cuộc họp và toàn bộ thời gian diễn ra trong cuộc họp chính thức.

3. Bảo mật thông tin các cuộc họp theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 13. Trách nhiệm của Công ty Điện lực thành phố Cần Thơ

1. Cung cấp ổn định nguồn điện cho Trung tâm dữ liệu thành phố và các điểm cầu của hệ thống HNTHTT từ lúc vận hành thử đến khi kết thúc cuộc họp.

2. Phân công cán bộ kỹ thuật phối hợp với các điểm cầu để phối hợp xử lý sự cố về điện trong thời gian vận hành thử hệ thống HNTHTT chuẩn bị cuộc họp và toàn bộ thời gian diễn ra trong cuộc họp chính thức.

Điều 14. Trách nhiệm của Sở Tài chính

Tham mưu Ủy ban nhân dân thành phố phân bổ kinh phí hàng năm đối với công tác quản lý, vận hành và bảo trì, bảo dưỡng hệ thống HNTHTT.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 15. Điều khoản thi hành

Các cơ quan, đơn vị trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.

Trong quá trình thực hiện có khó khăn, vướng mắc các cơ quan, đơn vị phản ánh kịp thời về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo đề xuất, trình Ủy ban nhân dân thành phố kịp thời chỉ đạo./.

PHỤ LỤC I

MẪU SỔ THEO DÕI, THỐNG KÊ HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 2044/QĐ-UBND ngày 14 tháng 8 năm 2018 của Ủy ban nhân dân thành phố Cần Thơ)

PHỤ LỤC II

MẪU THÔNG TIN CÁN BỘ ĐẦU MỐI QUẢN LÝ, VẬN HÀNH HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 2044/QĐ-UBND ngày 14 tháng 8 năm 2018 của Ủy ban nhân dân thành phố Cần Thơ)

1. Thông tin cán bộ lãnh đạo đơn vị:

- Họ tên:....................................................................................................................

- Chức vụ: .................................................................................................................

- Địa chỉ thư điện tử: ................................................................................................

- Số điện thoại liên lạc:.............................................................................................

2. Thông tin cán bộ kỹ thuật (phụ trách chính):

- Họ tên:....................................................................................................................

- Chức vụ: .................................................................................................................

- Địa chỉ thư điện tử: ................................................................................................

- Số điện thoại liên lạc:.............................................................................................

3. Thông tin cán bộ kỹ thuật (hỗ trợ):

- Họ tên: ...................................................................................................................

- Chức vụ: .................................................................................................................

- Địa chỉ thư điện tử: ................................................................................................

- Số điện thoại liên lạc:.............................................................................................