QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CỦA BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

BỘ TRƯỞNG BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

Căn cứ Nghị định số 187/2007/NĐ-CP ngày 25 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Thông tin và Truyền thông;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về việc Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Theo đề nghị của Giám đốc Trung tâm Thông tin,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Hệ thống thư điện tử Bộ Thông tin và Truyền Thông (sau đây gọi là Hệ thống thư điện tử) là thành phần của hệ thống thông tin điện tử quản lý hành chính nhà nước của Bộ Thông tin và Truyền thông. Hệ thống thư điện tử được kết nối trực tuyến với mạng Internet cho phép gửi, nhận thông tin dưới dạng thư điện tử phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ của các cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức (sau đây gọi là tổ chức, cá nhân) của Bộ.

Quyết định này áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân của Bộ, các Sở Thông tin và Truyền thông khi quản lý và sử dụng Hệ thống thư điện tử.

Điều 2. Hệ thống thư điện tử có:

1. Tên miền: @mic.gov.vn.

2. Các loại hộp thư điện tử:

- Hộp thư cá nhân: là các hộp thư dành cho cán bộ, công chức, viên chức của Bộ;

- Hộp thư đơn vị: là các hộp thư sử dụng chung của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ, các Sở Thông tin và Truyền Thông;

- Các thư mục dùng chung: là các thư mục được sử dụng chung cho một nhóm người hoặc mọi người sử dụng với mức phân quyền ghi/đọc khác nhau, tuỳ theo tính chất của thư mục dùng chung đó.

3. Danh bạ thư điện tử: Lưu trữ thông tin về tổ chức, cá nhân sử dụng hộp thư điện tử.

Điều 3. Trách nhiệm của Trung tâm Thông tin, đơn vị chuyên trách về công nghệ thông tin của Bộ:

1. Thực hiện chức năng quản trị, bảo đảm các điều kiện kỹ thuật, kịp thời phát hiện, xử lý, khắc phục các sự cố để Hệ thống thư điện tử vận hành thông suốt, liên tục;

2. Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với Hệ thống thư điện tử theo chế độ mật, quản lý quyền truy cập của các tổ chức, cá nhân;

3. Ngăn chặn thư rác và các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác nghiệp vụ chuyên môn;

4. Phòng chống virus tin học đối với Hệ thống thư điện tử;

5. Thực hiện chế độ lưu trữ dự phòng dữ liệu Hệ thống thư điện tử;

6. Trực tiếp thực hiện khai báo, cập nhật Danh bạ thư điện tử;

7. Ban hành Hướng dẫn kỹ thuật việc sử dụng hộp thư điện tử;

8. Hỗ trợ kỹ thuật cho các tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng hộp thư điện tử theo địa chỉ:

- Thư điện tử: support@mic.gov.vn

- Điện thoại: (4). 39447772

Điều 4. Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư cá nhân:

1. Sử dụng hộp thư cá nhân của mình theo đúng Hướng dẫn kỹ thuật do Trung tâm Thông tin ban hành;

2. Bảo vệ mật khẩu truy cập hộp thư cá nhân. Trường hợp mất mật khẩu phải báo ngay về Trung tâm Thông tin để thay đổi mật khẩu mới;

3. Quản lý và lưu trữ các thư điện tử của cá nhân;

4. Chịu trách nhiệm về nội dung thông tin các thư điện tử gửi đi của mình;

5. Không truy nhập trái phép vào hộp thư của người khác và không để người khác sử dụng trái phép địa chỉ, hộp thư điện tử của mình;

6. Không phát tán thư rác hoặc các thư điện tử không đúng mục đích của Hệ thống thư điện tử;

7. Khi gặp sự cố hoặc phát hiện sự cố về hệ thống phải báo ngay về Trung tâm Thông tin theo địa chỉ hỗ trợ kỹ thuật.

Điều 5. Cấp/thu hồi các hộp thư cá nhân

1. Đối với trường hợp cán bộ, công chức mới được tuyển dụng:

Sau khi có Quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận cán bộ, công chức Lãnh đạo đơn vị quản lý cán bộ, công chức đó có thông báo (qua hệ thống e-Office) tới Trung tâm Thông tin để tạo lập một hộp thư cho cán bộ, công chức mới.

2. Đối với trường hợp cán bộ, công chức thay đổi vị trí công tác:

Quản trị hệ thống căn cứ vào yêu cầu (qua hệ thống e-Office) của các đơn vị thực hiện cập nhật thông tin vào danh bạ thư điện tử của để đảm bảo quản lý thống nhất thông tin về người sử dụng trong hệ thống thư điện tử.

3. Đối với trường hợp cán bộ, công chức về hưu hoặc chuyển công tác ra khỏi Bộ:

Đơn vị có cán bộ nghỉ hưu hoặc chuyển công tác ra khỏi Bộ có trách nhiệm thông báo (qua hệ thống e-Office) tới Trung tâm Thông tin về thời gian bắt đầu nghỉ/ chuyển công tác của cán bộ đó. Trung tâm Thông tin có trách nhiệm cập nhật/huỷ bỏ thông tin đối với danh bạ thư điện tử, khoá hộp thư của cán bộ này sau thời gian 3 tháng kể từ ngày bắt đầu nghỉ/chuyển công tác ra khỏi Bộ.

Việc gửi thông báo về việc cấp, thu hồi, cập nhật thông tin từ các đơn vị tới Trung tâm Thông tin được thực hiện qua hệ thống e-Office theo hướng dẫn của chương trình e-Office.

Điều 6. Quản lý hộp thư đơn vị.

Hộp thư đơn vị được sử dụng để trao đổi công tác của đơn vị.

Hộp thư đơn vị do Thủ trưởng đơn vị quản lý, Thủ trưởng đơn vị có thể uỷ quyền cho một, hoặc một số người trong đơn vị sử dụng.

Khi thay người sử dụng hộp thư đơn vị phải bàn giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu của hộp thư đơn vị cho người có trách nhiệm sử dụng mới.

Khi nhận được thư điện tử gửi vào hộp thư đơn vị thì Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) phải có trách nhiệm xử lý hoặc chuyển người có trách nhiệm xử lý.

Điều 7. Quản lý thư mục dùng chung

1. Tạo lập thư mục dùng chung:

Khi có nhu cầu tạo lập thư mục dùng chung, đơn vị chủ trì gửi yêu cầu bằng văn bản tới Trung tâm Thông tin với các nội dung:

- Dự kiến tên thư mục;

- Tính chất thông tin sẽ được đưa lên thư mục;

- Danh sách những người được phép ghi vào thư mục;

- Danh sách người hoặc nhóm người sử dụng được phép đọc thư mục.

Khi nhận được thông tin yêu cầu tạo thư mục, Trung tâm Thông tin có trách nhiệm:

- Tạo lập thư mục trên hệ thống với tên như dự kiến hoặc được trao đổi với đơn vị chủ trì để điều chỉnh cho phù hợp;

- Đưa nội dung qui định tính chất thông tin của thư mục để mọi người biết, thực hiện.

2. Trách nhiệm của những người được phép ghi vào thư mục:

- Chỉ được phép đưa những thông tin có nội dung theo đúng tính chất thông tin đã qui định.

- Cán bộ quản trị hệ thống được quyền xoá các thông tin có nội dung không phù hợp với tính chất thông tin theo qui định hoặc khi có ý kiến chỉ đạo của các cấp có thẩm quyền.

Điều 8. Tổ chức thực hiện

1. Chánh Văn phòng Bộ, Giám đốc Trung tâm Thông tin và thủ trưởng các cơ quan, đơn vị tham gia vào Hệ thống thư điện tử của Bộ có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy định này.

2. Đơn vị, cá nhân nào vi phạm quy định này phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc, vấn đề cần sửa đổi bổ sung, các cá nhân, đơn vị gửi yêu cầu về Trung tâm Thông tin để tổng hợp, báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định.

Điều 9. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 10. Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Giám đốc Trung tâm thông tin và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.