QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ TẠM THỜI HOẠT ĐỘNG CỦA KIỂM SOÁT VIÊN CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN DO BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN LÀM CHỦ SỞ HỮU

BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

Căn cứ Luật Doanh nghiệp năm 2005;

Căn cứ Nghị định số 01/2008/NĐ-CP ngày 03/01/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và Nghị định số 75/2009/NĐ-CP ngày 10/9/2009 của Chính phủ sửa đổi Điều 3 Nghị định số 01/2008/NĐ-CP ngày 03/01/2008 của Chính phủ;

Căn cứ Nghị định số 25/2010/NĐ-CP ngày 19/3/2010 của Chính phủ về chuyển đổi công ty nhà nước thành công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên và tổ chức quản lý công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu;

Xét đề nghị của Vụ Trưởng - Trưởng ban Ban Đổi mới và Quản lý doanh nghiệp nông nghiệp,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tạm thời hoạt động của Kiểm soát viên công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn làm chủ sở hữu.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Chánh Văn phòng Bộ, Vụ Trưởng - Trưởng ban Ban Đổi mới và Quản lý doanh nghiệp nông nghiệp, Thủ trưởng các đơn vị có liên quan thuộc Bộ, Hội đồng thành viên (Chủ tịch công ty), Kiểm soát viên, Tổng giám đốc (Giám đốc), các tổ chức và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

MỤC LỤC

QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA KIỂM SOÁT VIÊN

CHƯƠNG I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Giải thích từ ngữ

Điều 2. Phạm vi, Đối tượng áp dụng

CHƯƠNG II. CƠ CẤU, CHỨC NĂNG, NGUYÊN TẮC, NGHĨA VỤ, QUYỀN HẠN VÀ NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG CỦA KIỂM SOÁT VIÊN

Điều 3. Cơ cấu, Chức năng, Nguyên tắc hoạt động của Kiểm soát viên

Điều 4. Nghĩa vụ của Kiểm soát viên

Điều 5. Quyền hạn của Kiểm soát viên

Điều 6. Nội dung hoạt động của Kiểm soát viên

CHƯƠNG III. CHẾ ĐỘ VÀ PHƯƠNG PHÁP LÀM VIỆC CỦA KIỂM SOÁT VIÊN

Điều 7. Chế độ làm việc của Kiểm soát viên

Điều 8. Các Phương pháp và Hình thức kiểm tra, kiểm soát

Điều 9. Chế độ thông tin, báo cáo

CHƯƠNG IV. MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC CỦA KIỂM SOÁT VIÊN

Điều 10. Giữa Kiểm soát viên với Hội đồng thành viên (Chủ tịch Cty), Tổng giám đốc (Giám đốc), Kiểm soát viên nội bộ và người đại diện phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp thành viên

Điều 11. Giữa Kiểm soát viên với tổ chức Đảng, Công đoàn ... Công ty

CHƯƠNG V. TIÊU CHUẨN, QUYỀN LỢI VÀ KHEN THƯỞNG < KỶ LUẬT

Điều 12. Tiêu chuẩn Kiểm soát viên

Điều 13. Thù lao, tiền lương và quyền lợi khác của Kiểm soát viên

Điều 14. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật Kiểm soát viên

CHƯƠNG VI. TỔ CHỨC THỰC HIỆN VÀ HIỆU LỰC THI HÀNH

Điều 15. Tổ chức thực hiện

Điều 16. Sửa đổi, bổ sung Quy chế

Điều 17. Hiệu lực thi hành

QUY CHẾ TẠM THỜI

HOẠT ĐỘNG CỦA KIỂM SOÁT VIÊN CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN DO BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN LÀM CHỦ SỞ HỮU
(Ban hành theo Quyết định số     /QĐ-BNN-ĐMDN ngày    tháng    năm 2011 của Bộ trưởng Bộ NN & PTNT)

Chương 1.

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày 29/11/2005 sau đây gọi tắt là Luật Doanh nghiệp.

2. Nghị định số 25/2010/NĐ-CP ngày 19/3/2010 của Chính phủ về chuyển đổi công ty nhà nước thành công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên và tổ chức quản lý công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu - sau đây gọi tắt là Nghị định 25/2010.

3. Các Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên trực thuộc Bộ gồm: Công ty mẹ Tổng công ty; các công ty độc lập thuộc Bộ - do Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn làm Chủ sở hữu hoạt động theo Luật Doanh nghiệp - sau đây gọi tắt là Công ty.

4. Điều lệ tổ chức và hoạt động của các Công ty - đã được Bộ phê duyệt, sau đây gọi tắt là Điều lệ Công ty.

5. Bộ Nông nghiệp và PTNT là Chủ sở hữu đối với các Công ty, sau đây gọi tắt là Chủ sở hữu.

6. Kiểm soát viên (KSV): do Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và PTNT bổ nhiệm. Đối với đơn vị có từ 2 KSV trở lên, Bộ cử 1 KSV phụ trách chung; ngoài nhiệm vụ riêng của KSV phụ trách, mọi quy định khác trong Quy chế này đều áp dụng chung cho tất cả các KSV.

7. Các chức vụ quản lý, điều hành tại doanh nghiệp thành viên, bao gồm: Hội đồng thành viên (HĐTV) (Chủ tịch Công ty), Tổng giám đốc (Giám đốc), Phó tổng giám đốc (các Phó giám đốc), Kế toán trưởng và các Trưởng phòng, Ban nghiệp vụ.

8. KSV nội bộ: là KSV do Hội đồng thành viên (Chủ tịch Công ty) bổ nhiệm, được ghi tại Điều lệ Công ty.

9. Doanh nghiệp thành viên: là các đơn vị phụ thuộc Công ty mẹ, các công ty con, công ty liên kết, công ty tự nguyện liên kết, công ty liên doanh được ghi tại Phụ lục Điều lệ Công ty.

Điều 2. Phạm vi, đối tượng áp dụng.

1. Quy chế này quy định cơ cấu, chức năng, nguyên tắc, nghĩa vụ, quyền hạn, tổ chức hoạt động của KSV và các mối quan hệ công tác của KSV với tổ chức và cá nhân liên quan để thực hiện nhiệm vụ do Chủ sở hữu giao về thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của KSV Công ty.

2. Đối tượng áp dụng Quy chế này gồm các KSV, các tổ chức và cá nhân có liên quan đến hoạt động của KSV Công ty.

Chương 2.

CƠ CẤU, CHỨC NĂNG, NGUYÊN TẮC, NGHĨA VỤ, QUYỀN HẠN VÀ NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG CỦA KIỂM SOÁT VIÊN

Điều 3. Cơ cấu, chức năng, nguyên tắc hoạt động của Kiểm soát viên

1. Cơ cấu: KSV Công ty do Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và PTNT bổ nhiệm; với nhiệm kỳ không quá 03 năm; số lượng KSV được ghi tại Điều lệ Công ty; những Công ty có từ 2 KSV trở lên Bộ cử 01 KSV phụ trách chung để lập kế hoạch công tác, phân công, điều phối công việc của các KSV; KSV có thể làm việc chuyên trách hoặc không chuyên trách.

2. Chức năng: KSV giúp Chủ sở hữu kiểm tra, kiểm soát trong tổ chức thực hiện quyền của Chủ sở hữu, trong quản lý điều hành công việc kinh doanh của Công ty.

3. Nguyên tắc: KSV hoạt động độc lập về nghiệp vụ, tuân thủ pháp luật và chỉ đạo của Chủ sở hữu; chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật và trước Chủ sở hữu; đảm bảo tính khách quan, trung thực của các báo cáo, kết luận và đề xuất của mình khi thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của KSV tại Công ty; không gây cản trở đến công tác quản lý, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; không can thiệp vào những công việc ngoài phạm vi nhiệm vụ được giao.

4. KSV được phân công thực hiện nhiệm vụ trong lĩnh vực nào thì chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả công việc được giao tại lĩnh vực đó, đồng thời cùng với các KSV khác chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động chung của các KSV.

Điều 4. Nghĩa vụ của Kiểm soát viên

1. Tuân thủ pháp luật, Quy chế hoạt động của KSV, các quy định, quyết định của Chủ sở hữu; chấp hành Điều lệ của Công ty trong việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao tại Công ty.

2. Trung thành với lợi ích của Chủ sở hữu, của Công ty; thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp tối đa của Chủ sở hữu và của Công ty.

3. Trong quá trình kiểm soát, KSV không được lạm dụng địa vị, chức vụ và quyền hạn để tư lợi; không được sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của Công ty phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác; không được tiết lộ kết quả kiểm soát khi chưa được Chủ sở hữu cho phép; không được tiết lộ bí mật của Công ty trong thời gian đang thực hiện chức năng, nhiệm vụ KSV và trong thời hạn tối thiểu là 2 năm sau khi thôi chức vụ KSV Công ty.

4. Thông báo kịp thời, đầy đủ và chính xác cho Công ty về các doanh nghiệp mà KSV và người có liên quan của KSV làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp chi phối. Thông báo này được niêm yết tại Trụ sở chính và Chi nhánh của Công ty.

5. Chịu sự kiểm tra, giám sát của Chủ sở hữu đối với việc thực hiện chức năng, nghĩa vụ và quyền hạn của KSV; chịu trách nhiệm trước Chủ sở hữu và trước pháp luật về các hành vi cố ý bỏ qua hoặc bao che các vi phạm tại Công ty. Trường hợp KSV vi phạm Điều lệ, quyết định vượt thẩm quyền, lạm dụng chức vụ, quyền hạn gây thiệt hại cho Công ty và Chủ sở hữu thì tùy theo mức độ phải bồi thường thiệt hại hoặc bị xử lý theo quy định của pháp luật.

6. Kịp thời phát hiện, chủ động cảnh báo, ngăn chặn và phòng ngừa những hoạt động không bình thường, có biểu hiện sai nguyên tắc, sai chế độ quy định hoặc có dấu hiệu vi phạm pháp luật, vi phạm Điều lệ của Công ty làm thiệt hại đến vốn và tài sản của Công ty; hoặc khi phát hiện HĐTV (Chủ tịch Công ty), Tổng giám đốc (Giám đốc) vi phạm nghĩa vụ của người quản lý theo Điều 72 Luật Doanh nghiệp thì KSV phải thông báo ngay bằng văn bản gửi cho HĐTV (Chủ tịch Công ty), Tổng giám đốc (Giám đốc), đồng thời báo cáo Chủ sở hữu.

7. Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ Công ty.

Điều 5. Quyền hạn của Kiểm soát viên

1. Có quyền xem xét bất kỳ hồ sơ, tài liệu nào của Công ty, của người đại diện quản lý phần vốn của Công ty tại trụ sở chính hoặc Chi nhánh, Văn phòng đại diện, các doanh nghiệp thành viên.

2. Được sử dụng các phương tiện kiểm tra, kiểm soát nội bộ của Công ty; được quyền yêu cầu các tổ chức, bộ phận nghiệp vụ, các nhân viên trực tiếp làm nghiệp vụ giải trình các công việc đã làm, xuất trình các văn bản có liên quan như: văn bản chỉ đạo, chứng từ, sổ sách ghi chép và các tài liệu liên quan khác trong hoạt động của Công ty để thực hiện nhiệm vụ.

3. Được tham dự các cuộc họp - liên quan đến tổ chức thực hiện quyền của Chủ sở hữu và các nội dung giám sát của Chủ sở hữu tại Công ty - của HĐTV (Chủ tịch Công ty) chủ trì; họp giao ban hàng tháng, quý, họp sơ kết 6 tháng và tổng kết hàng năm; họp chuyên đề chuẩn bị các Đề án trình HĐTV (Chủ tịch Công ty) do Tổng giám đốc (Giám đốc) chủ trì; các lớp đào tạo nghiệp vụ của Công ty... Khi tham gia họp, KSV có quyền phát biểu ý kiến và có quyền đưa ra các kiến nghị nhưng không tham gia biểu quyết.

4. Thảo luận với Kiểm toán độc lập về tính chất, phạm vi kiểm toán trước khi Kiểm toán bắt đầu làm việc và cùng bàn bạc để giải quyết những vấn đề tồn tại phát sinh trong quá trình kiểm toán.

5. Được sử dụng con dấu của Công ty theo quy định của pháp luật; văn bản của KSV báo cáo Chủ sở hữu và HĐTV (Chủ tịch Công ty) được gửi theo chế độ gửi công văn; được sử dụng phương tiện làm việc của Công ty; được thanh toán các chi phí theo chế độ khi thực hiện nhiệm vụ.

6. Khi thực hiện nhiệm vụ, nếu xét thấy cần thiết, KSV có quyền gửi văn bản đề nghị HĐTV (Chủ tịch Công ty), Tổng giám đốc (Giám đốc) cho trưng dụng một số cán bộ nghiệp vụ làm việc trong Công ty để giúp KSV thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát.

Trong trường hợp cần thiết, KSV được mời các chuyên gia, tổ chức tư vấn chuyên ngành để phục vụ công tác của KSV, sau khi có ý kiến đồng ý bằng văn bản của Chủ sở hữu.

7. Các quyền khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ Công ty.

Điều 6. Nội dung hoạt động của Kiểm soát viên

1. Thực hiện nhiệm vụ của KSV theo quy định tại khoản 2 Điều 71 Luật Doanh nghiệp như sau:

a) Kiểm tra tính hợp pháp, trung thực, cẩn trọng của HĐTV (Chủ tịch Công ty), Tổng giám đốc (Giám đốc) trong tổ chức thực hiện các quyền của Chủ sở hữu; trong quản lý, điều hành công việc sản xuất kinh doanh của Công ty;

b) Thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh, báo cáo đánh giá công tác quản lý và các báo cáo khác của HĐTV (Chủ tịch Công ty), Tổng giám đốc (Giám đốc) trước khi trình Chủ sở hữu hoặc cơ quan Nhà nước có liên quan; trình Chủ sở hữu các báo cáo thẩm định;

c) Kiến nghị Chủ sở hữu, HĐTV (Chủ tịch Công ty) các giải pháp sửa đổi, bổ sung, cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành công việc kinh doanh của Công ty;

d) Các nhiệm vụ khác quy định tại Điều lệ hoặc theo yêu cầu, quyết định của Chủ sở hữu.

2. Giúp Chủ sở hữu thực hiện các nội dung quản lý, giám sát của Chủ sở hữu đối với Công ty theo qui định tại Điều 31 Nghị định 25/2010, như sau:

“1. Về thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ và phương hướng hoạt động.

a) Mục tiêu hoạt động, ngành nghề kinh doanh, chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh, đầu tư, tài chính của công ty;

b) Danh mục đầu tư, việc đầu tư vào các ngành nghề kinh doanh chính, ngành nghề không liên quan tới ngành nghề kinh doanh chính; những ngành nghề, lĩnh vực, địa bàn, dự án có nguy cơ rủi ro cao;

c) Nhiệm vụ cung ứng các sản phẩm, dịch vụ công ích;

d) Kết quả thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ do Chủ sở hữu giao.

2. Về vốn và tài chính:

a) Việc bảo toàn và phát triển vốn của công ty;

b) Tình hình đầu tư, nợ và khả năng thanh toán nợ của công ty;

c) Kết quả hoạt động tài chính, hiệu quả sản xuất kinh doanh, tỷ suất lợi nhuận trên vốn nhà nước;

d) Tổng quỹ tiền lương thực hiện của công ty; tốc độ tăng tiền lương bình quân so với tốc độ tăng năng suất lao động của công ty;

đ) Tăng hoặc chuyển nhượng một phần vốn điều lệ của công ty.

3. Về tổ chức cán bộ

a) Việc tổ chức lại, giải thể, phá sản công ty; chuyển đổi hình thức pháp lý của công ty; sửa đổi điều lệ công ty; thay đổi cơ cấu sở hữu của công ty con làm mất quyền chi phối của công ty;

b) Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, mục tiêu, nhiệm vụ hoặc hợp đồng quản lý công ty, chế độ lương, thưởng, thực hiện nhiệm vụ và kết quả hoạt động của HĐTV (Chủ tịch công ty), KSV; việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chế độ lương, thưởng, thực hiện nhiệm vụ và kết quả hoạt động của Tổng giám đốc (Giám đốc) công ty.

4. Việc chấp hành các quyết định của Chủ sở hữu và Điều lệ công ty.

5. Những nội dung khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp và pháp luật có liên quan".

3. Cụ thể hóa một số nội dung tại khoản 1, 2 trên - trước mắt thực hiện một số việc sau:

a) Công tác tài chính, kế toán: Thẩm định báo cáo tài chính năm, trên cơ sở đó có đánh giá, kiến nghị nhằm cảnh báo, ngăn chặn việc sử dụng vốn và tài sản sai mục đích, sai chế độ tại Công ty, thông báo cho HĐTV (Chủ tịch Công ty) và báo cáo Chủ sở hữu:

- Chấp hành chế độ tài chính, kế toán, thống kê theo qui định hiện hành; các Nghị định, Thông tư hướng dẫn của Nhà nước;

- Sử dụng vốn, tài sản, bảo toàn và phát triển vốn của Công ty;

- Thực hiện các Dự án đầu tư, quản lý, sử dụng vốn đầu tư của Công ty;

- Vay nợ và khả năng thanh toán nợ của Công ty;

- Nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước;

- Mua bán, chuyển nhượng, cho thuê, thế chấp, cầm cố tài sản, ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế trong nội bộ Công ty và giữa Công ty với các tổ chức, cá nhân khác;

- Hiệu quả kinh doanh, tỷ suất lợi nhuận trên vốn nhà nước; phân phối lợi nhuận; tình hình trích lập và sử dụng các Quỹ;

b) Thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm; danh mục đầu tư, danh mục hợp đồng, các dự án đang thực hiện của Công ty; đầu tư ra ngoài doanh nghiệp;

c) Thực hiện các tiêu chuẩn định mức kinh tế - kỹ thuật; chất lượng sản phẩm; mức giá, khung giá mua bán vật tư, thiết bị, sản phẩm và dịch vụ; việc xây dựng và thực hiện đơn giá tiền lương; tổng quỹ tiền lương theo đơn giá và tổng quỹ tiền lương, thù lao, tiền thưởng của viên chức quản lý tại Công ty;

d) Công tác tổ chức và cán bộ:

Chuyển đổi hình thức pháp lý của Công ty; thành lập Chi nhánh, đơn vị phụ thuộc; thay đổi cơ cấu sở hữu của công ty con làm mất quyền chi phối của Công ty; sửa đổi Điều lệ, Quy chế Tài chính của Công ty;

Tuyển dụng và sử dụng lao động, quy hoạch, bổ nhiệm cán bộ, nâng lương, nâng bậc, công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, bố trí và sử dụng cán bộ;

đ) Việc chấp hành chế độ, chính sách và các quy định của pháp luật về mọi hoạt động của Công ty; chấp hành Điều lệ, Quy chế, quy định nội bộ của Công ty;

e) Trường hợp có đơn thư khiếu nại, tố cáo gửi KSV nếu nội dung có liên quan đến nhiệm vụ, nội dung hoạt động của KSV thì KSV kiểm tra làm rõ và thông báo lại kết quả với HĐTV (Chủ tịch Công ty), đương sự đồng thời báo cáo Chủ sở hữu; trường hợp không thuộc phạm vi nhiệm vụ của KSV thì gửi trả lại đơn hoặc chuyển đến cơ quan có thẩm quyền để giải quyết và báo cáo Chủ sở hữu;

g) Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu, quyết định của Chủ sở hữu.

Chương 3.

CHẾ ĐỘ VÀ PHƯƠNG PHÁP LÀM VIỆC CỦA KIỂM SOÁT VIÊN

Điều 7. Chế độ làm việc của Kiểm soát viên

1. Chế độ làm việc của KSV:

a) Chậm nhất tháng 1 hàng năm, KSV chủ động xây dựng chương trình công tác kế hoạch kiểm tra, kiểm soát năm theo nhiệm vụ của KSV gửi KSV phụ trách (nếu có), thông báo và tham khảo ý kiến của HĐTV (Chủ tịch Công ty) trước khi trình Chủ sở hữu phê duyệt;

b) Căn cứ chương trình công tác, kế hoạch kiểm tra, kiểm soát năm đã được Chủ sở hữu phê duyệt; hàng tháng, quý KSV phải có kế hoạch làm việc, lịch kiểm tra cụ thể tại Công ty để thông báo cho HĐTV (Chủ tịch Công ty), tổ chức và các cá nhân có liên quan của Công ty. Đối với những vụ việc cần phải kiểm tra, kiểm soát đột xuất thì KSV có thể chủ động thực hiện nhưng không được gây ảnh hưởng tới hoạt động của Công ty và phải thông báo cho HĐTV (Chủ tịch Công ty) đồng thời báo cáo Chủ sở hữu trước khi tiến hành;

c) Trong quá trình làm việc, KSV nếu phát hiện thấy những sai phạm, những hoạt động không bình thường, có dấu hiệu vi phạm pháp luật, cần ghi nhận lại sự việc, hiện trạng; có trách nhiệm chủ động khuyến cáo, thông báo cho HĐTV (Chủ tịch Công ty) để ngăn chặn kịp thời, đồng thời báo cáo ngay bằng văn bản với Chủ sở hữu;

d) Khi thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn, KSV phải có yêu cầu bằng văn bản gửi HĐTV (Chủ tịch công ty) về nội dung cần cung cấp hồ sơ, tài liệu, thời gian cần cung cấp và thời gian xem xét hồ sơ, tài liệu của Công ty; kết quả làm việc phải lập thành biên bản gửi HĐTV (Chủ tịch công ty) và báo cáo Chủ sở hữu.

2. Đối với KSV phụ trách (trường hợp Công ty có từ 2 KSV trở lên):

a) Chịu trách nhiệm chính trước Chủ sở hữu về tổ chức thực hiện kế hoạch nhiệm vụ của các KSV tại Công ty; phân công, điều phối công việc của các KSV; chủ trì lịch công tác, kế hoạch kiểm tra kiểm soát của KSV;

b) Hàng năm, chủ trì tổng hợp chương trình công tác, kế hoạch kiểm tra, kiểm soát năm của các KSV trình Chủ sở hữu phê duyệt; trên cơ sở đó tổng hợp dự toán kinh phí hoạt động hàng năm và các điều kiện cần thiết đảm bảo hoạt động của các KSV thông qua HĐTV (Chủ tịch công ty);

c) Hàng tháng, quý KSV phụ trách có trách nhiệm lập kế hoạch công tác, lịch kiểm tra, kiểm soát của các KSV; tổng hợp kết quả công tác và thay mặt các KSV thông báo với HĐTV (Chủ tịch công ty) và báo cáo Chủ sở hữu báo cáo tổng hợp chung và các báo cáo khác theo quy định.

3. Cuộc họp của Kiểm soát viên (đối với Công ty có từ 2 KSV trở lên):

a) KSV Công ty họp thường kì mỗi tháng một lần và có thể họp bất thường để xem xét việc thực hiện chương trình công tác, kế hoạch kiểm tra, kiểm soát theo nhiệm vụ, quyền hạn của mình và theo yêu cầu của Chủ sở hữu;

b) Cuộc họp thường kì: được tổ chức trước cuộc họp thường kì của HĐTV (Chủ tịch công ty) hoặc cuộc họp giao ban hàng tháng, quý của Tổng giám đốc (Giám đốc) để KSV soát xét kết quả triển khai thực hiện các công việc thuộc trách nhiệm của mình và chuẩn bị ý kiến sẽ trình bày tại cuộc họp thường kì của HĐTV (Chủ tịch công ty) hoặc cuộc họp giao ban hàng tháng quý của Công ty; KSV phụ trách phải gửi thông báo mời họp trước 05 ngày làm việc cho các KSV;

c) Cuộc họp bất thường: KSV phụ trách chuẩn bị, triệu tập, chủ trì họp đột xuất khi có yêu cầu (văn bản chỉ đạo, việc phát sinh bất thường, đơn thư, khẩn...);

d) Thông báo mời họp phải xác định rõ thời gian, địa điểm, chương trình cuộc họp, các vấn đề cần thảo luận, quyết định và các tài liệu sử dụng tại cuộc họp. Cuộc họp KSV được tiến hành khi có ít nhất 2/3 tổng số KSV tham gia;

đ) Các ý kiến của KSV trước khi báo cáo HĐTV (Chủ tịch Công ty) và trình Chủ sở hữu phải được đưa ra bàn tập thể trong cuộc họp của KSV, các KSV phải chịu trách nhiệm về các ý kiến tham gia, thống nhất những nội dung liên quan đến công tác kiểm tra, kiểm soát. Trường hợp có sự bất đồng ý kiến giữa các KSV, từng KSV đều có quyền bảo lưu ý kiến của mình và có quyền báo cáo với Chủ sở hữu về những ý kiến đó. Ý kiến của Chủ sở hữu là quyết định cuối cùng, các KSV phải thực hiện;

e) Các cuộc họp KSV phải được ghi đầy đủ vào sổ biên bản. Biên bản họp phải được lập bằng tiếng Việt và có các nội dung chủ yếu sau:

- Thời gian, địa điểm họp;

- Họ, tên từng thành viên dự họp; thành viên không dự họp và lý do vắng;

- Mục đích, chương trình và nội dung họp;

- Các vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp;

- Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp;

- Kết quả biểu quyết, trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, những thành viên không tán thành và không có ý kiến;

- Các vấn đề đã được thông qua;

- Họ, tên, chữ ký của tất cả các thành viên dự họp.

Biên bản họp KSV và các tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được KSV phụ trách lưu giữ theo chế độ lưu giữ tài liệu.

Điều 8. Các phương pháp và hình thức kiểm tra, kiểm soát

Kiểm tra, kiểm soát là biện pháp chủ yếu được KSV thực hiện thường xuyên nhằm cảnh báo, ngăn ngừa, phát hiện kịp thời, xử lý các vi phạm pháp luật, Điều lệ Công ty.

1. Phương pháp kiểm soát:

a) Kiểm tra gián tiếp: thông qua các tài liệu, báo cáo và thông tin thu thập được từ nhiều nguồn khác nhau, KSV kiểm tra, đối chiếu với các quy định của Nhà nước, Điều lệ và Quy chế quản lý nội bộ của Công ty. Nếu phát hiện có dấu hiệu sai lệch, vi phạm về thực hiện chế độ, chính sách của Nhà nước, các quy định về quản lý tài chính, KSV phải có ý kiến để HĐTV (Chủ tịch Công ty), Tổng giám đốc (Giám đốc) xem xét và có sự điều chỉnh cho phù hợp. Trường hợp không điều chỉnh, ngăn chặn được phải lập tức báo cáo bằng văn bản, đề xuất biện pháp xử lý, xin ý kiến chỉ đạo của Chủ sở hữu;

b) Kiểm tra trực tiếp: KSV trực tiếp làm việc với các Phòng, Ban nghiệp vụ và các đơn vị có liên quan trong Công ty để kiểm tra giám sát tại chỗ việc chấp hành các quy định của Nhà nước, Điều lệ và các Quy chế quản lý nội bộ của Công ty; kiến nghị những vấn đề cần bổ sung, sửa đổi để thông báo với HĐTV (Chủ tịch Công ty), Tổng giám đốc (Giám đốc) xem xét, điều chỉnh công tác quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty cho phù hợp, đúng quy định của pháp luật.

2. Hình thức kiểm soát:

a) Kiểm tra định kỳ: căn cứ theo kế hoạch, chương trình hành động của KSV đã xây dựng từ đầu năm và đã được Chủ sở hữu phê duyệt; KSV thông báo nội dung, địa điểm, thời gian và đối tượng kiểm tra với HĐTV (Chủ tịch Công ty), Tổng giám đốc (Giám đốc) và với đối tượng kiểm tra trước khi thực hiện;

b) Kiểm tra đột xuất: khi có yêu cầu công việc cần kiểm tra đột xuất hoặc có đơn thư gửi KSV có nội dung thuộc phạm vi, nhiệm vụ của KSV cần phải kiểm tra xác minh, KSV sẽ quyết định về thời điểm và nội dung kiểm tra, sẽ thông báo với HĐTV (Chủ tịch Công ty), Tổng giám đốc (Giám đốc) đồng thời báo cáo Chủ sở hữu trước khi thực hiện.

Điều 9. Chế độ thông tin, báo cáo

1. Đối với Công ty có 1 KSV: KSV thực hiện báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Chủ sở hữu; đối với Công ty có từ 2 KSV trở lên: thì KSV phụ trách chịu trách nhiệm về việc tổng hợp báo cáo theo định kỳ và đột xuất gửi Chủ sở hữu.

2. KSV báo cáo Chủ sở hữu bằng văn bản về kết quả thực hiện kế hoạch kiểm soát tại Công ty theo định kỳ chậm nhất sau 10 ngày kết thúc quí và sau 15 ngày kết thúc năm.

3. Đối với vụ việc phát sinh đột xuất: trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm tra, KSV phải thông báo bằng văn bản kết quả kiểm tra đến HĐTV (Chủ tịch Công ty) nêu rõ tính hợp lý, hợp pháp và các sai sót, kiến nghị, giải pháp khắc phục (nếu có), đồng thời báo cáo Chủ sở hữu.

4. Đối với những văn bản, báo cáo của Công ty cần có ý kiến thẩm định của KSV, thì trong thời hạn 15 ngày làm việc sau khi nhận được văn bản, báo cáo, KSV phải gửi báo cáo thẩm định đến Chủ sở hữu.

Chương 4.

MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC CỦA KIỂM SOÁT VIÊN

Điều 10. Giữa Kiểm soát viên với HĐTV (Chủ tịch Công ty), Tổng giám đốc (Giám đốc), KSV nội bộ và người đại diện phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp thành viên

1. Đối với KSV:

a) Chủ động nắm bắt tình hình, kịp thời phát hiện những sai phạm trong công tác quản lý, hoạt động điều hành sản xuất kinh doanh ở Công ty cũng như việc quản lý phần vốn nhà nước tại các công ty cổ phần, định hướng chiến lược và mục tiêu phát triển sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp thành viên để giúp cho HĐTV (Chủ tịch Công ty) và Tổng giám đốc (Giám đốc) có những chỉ đạo và giải pháp cần thiết nhằm bảo đảm việc tuân thủ pháp luật và hiệu quả hoạt động của Công ty;

b) Thường xuyên phối hợp chặt chẽ với bộ phận Thanh tra, các Phòng, Ban nghiệp vụ và các đơn vị trong Công ty để thực hiện các nhiệm vụ được giao. Đối với những vụ việc kiểm tra phức tạp và diện rộng, KSV đề nghị với HĐTV (Chủ tịch Công ty) và Tổng giám đốc (Giám đốc) để huy động thêm một số cán bộ có đủ phẩm chất, năng lực trong Công ty tham gia đồng thời xin ý kiến Chủ sở hữu trước khi thực hiện;

Đối với các vụ việc phải liên hệ với các tổ chức, cá nhân ngoài Công ty để phục vụ cho công tác kiểm tra xác minh thì KSV phải xin ý kiến của Chủ sở hữu;

c) Khi tiến hành kiểm tra hoạt động của HĐTV (Chủ tịch Công ty), Tổng giám đốc (Giám đốc) phải bảo đảm không làm ảnh hưởng đến hoạt động quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty; không thực hiện chồng chéo những nội dung công việc thuộc phạm vi giải quyết của Thanh tra, Tổ chức ...Công ty;

Trường hợp đối tượng kiểm tra là HĐTV (Chủ tịch Công ty), Tổng giám đốc (Giám đốc) chưa nhất trí với nội dung kết luận của KSV thì phải ghi rõ ý kiến của mình trong biên bản kiểm tra; các kiến nghị của KSV đưa ra nếu đối tượng kiểm tra không chấp nhận, chỉnh sửa, thì đối tượng được kiểm tra phải có văn bản giải trình; khi đã có văn bản giải trình mà hai bên vẫn chưa thống nhất thì KSV sẽ làm văn bản báo cáo Chủ sở hữu để xin ý kiến chỉ đạo; trường hợp là các đối tượng khác thì KSV có văn bản thông báo tới HĐTV (Chủ tịch Công ty), Tổng giám đốc (Giám đốc) đề nghị xem xét giải quyết theo kiến nghị của KSV và báo cáo Chủ sở hữu;

d) Hàng Quý (hoặc do yêu cầu công việc đột xuất), KSV đăng ký lịch và họp với HĐTV (Chủ tịch Công ty) thông báo về kết quả hoạt động của KSV; đề xuất các kiến nghị liên quan đến quản lý, hoạt động của HĐTV (Chủ tịch Công ty), Tổng giám đốc (Giám đốc); thông qua và tham khảo ý kiến của HĐTV (Chủ tịch Công ty) trước khi trình báo cáo với Chủ sở hữu;

đ) Thường xuyên phối hợp, trao đổi nghiệp vụ, kinh nghiệm công tác kiểm tra, kiểm soát giữa các KSV, giữa KSV với các KSV nội bộ, Trưởng ban kiểm soát và người đại diện phần vốn nhà nước tại các doanh nghiệp thành viên của Công ty.

2. Đối với HĐTV (Chủ tịch Công ty), Tổng giám đốc (Giám đốc):

a) Phối hợp và tạo điều kiện thuận lợi để KSV hoàn thành tốt nhiệm vụ, quyền hạn của KSV được quy định tại Điều 5, Điều 6 Quy chế này; đảm bảo kinh phí, phương tiện và điều kiện làm việc cho hoạt động của KSV tại Công ty phù hợp với chương trình công tác, kế hoạch kiểm tra, kiểm soát đã được Chủ sở hữu phê duyệt và điều kiện thực tế của Công ty;

b) Cử cán bộ có thẩm quyền, các tổ chức và cá nhân có liên quan của Công ty tham gia đoàn công tác, làm việc theo chương trình công tác, kế hoạch kiểm tra, kiểm soát của KSV đã được Chủ sở hữu phê duyệt; chỉ đạo các Phòng, Ban nghiệp vụ, các đơn vị trực thuộc và cán bộ quản lý khác trong Công ty, người đại diện phần vốn nhà nước tại các doanh nghiệp thành viên của Công ty cung cấp đầy đủ các hồ sơ, tài liệu và thông tin về thực hiện quyền của Chủ sở hữu, về quản lý điều hành và hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo yêu cầu của KSV; các đơn vị và cá nhân được yêu cầu cung cấp tài liệu, phải chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của hồ sơ, tài liệu đã cung cấp;

c) Biên bản các cuộc họp, Nghị quyết, Quyết định và các loại văn bản của HĐTV (Chủ tịch Công ty), Tổng giám đốc (Giám đốc) có liên quan đến công tác quản lý, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và các báo cáo của Công ty gửi cho HĐTV (Chủ tịch Công ty), Tổng giám đốc (Giám đốc) đồng thời gửi 1 bản cho KSV để phục vụ cho công tác kiểm tra, giám sát;

d) Tùy theo tình hình thực tế, để tăng cường công tác quản lý, điều hành HĐTV (Chủ tịch Công ty), Tổng giám đốc (Giám đốc) có thể đề nghị KSV phối hợp với KSV nội bộ (nếu có) thực hiện kiểm tra, giám sát đột xuất tại các doanh nghiệp thành viên của Công ty trên một số lĩnh vực hoặc theo yêu cầu của Chủ sở hữu.

3. Đối với KSV nội bộ và người đại diện phần vốn nhà nước tại các doanh nghiệp thành viên:

a) Báo cáo của các KSV nội bộ, Trưởng ban kiểm soát, người đại diện phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp thành viên của Công ty có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, công tác quản lý phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp gửi HĐTV (Chủ tịch Công ty), Tổng giám đốc (Giám đốc), đồng thời gửi 01 bản cho KSV;

b) Khi có thông báo lịch kiểm tra của KSV tại doanh nghiệp thành viên của Công ty thì các KSV nội bộ, Trưởng ban kiểm soát, người đại diện phần vốn nhà nước tại công ty này có trách nhiệm phối hợp công tác, cung cấp thông tin, tạo điều kiện để KSV thực hiện tốt nhiệm vụ.

Điều 11. Giữa Kiểm soát viên với tổ chức Đảng, Công đoàn,...trong Công ty

1. KSV có trách nhiệm tôn trọng Nghị quyết của Đảng ủy, Công đoàn Công ty. Nếu có vướng mắc liên quan đến thực hiện nhiệm vụ của mình thì KSV báo cáo lại Đảng ủy, Công đoàn Công ty và có quyền bảo lưu ý kiến, thông báo với HĐTV (Chủ tịch công ty) và báo cáo Chủ sở hữu.

2. KSV phối hợp chặt chẽ với tổ chức Đảng, Công đoàn,...của Công ty trong việc thực hiện tốt Quy chế dân chủ, thanh tra kiểm tra, giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo tại Công ty theo đúng quy định của pháp luật.

Chương 5.

TIÊU CHUẨN, QUYỀN LỢI VÀ KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT

Điều 12. Tiêu chuẩn Kiểm soát viên

Số lượng KSV, KSV phụ trách do Chủ sở hữu quyết định theo quy định của pháp luật, ghi tại Điều lệ Công ty.

Tiêu chuẩn, điều kiện của KSV được quy định tại khoản 4 Điều 71 Luật Doanh nghiệp.

KSV không đồng thời giữ chức vụ quản lý, điều hành doanh nghiệp hoặc là người có liên quan đến người quản lý, điều hành doanh nghiệp theo qui định tại các điểm a, c và đ khoản 17 Điều 4 Luật Doanh nghiệp.

Điều 13. Thù lao, tiền lương và lợi ích khác của Kiểm soát viên

KSV được thực hiện chế độ lương, thù lao, tiền thưởng và quyền lợi khác theo quy định tại Nghị định số 86/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 28/5/2007 quy định quản lý lao động và tiền lương trong công ty TNHH một thành viên do nhà nước sở hữu 100% vốn điều lệ và Nghị định số 25/2010.

Thù lao, tiền lương và lợi ích khác của KSV được tính vào chi phí kinh doanh của Công ty theo quy định của pháp luật và được thể hiện thành mục riêng trong báo cáo tài chính hàng năm của Công ty.

Điều 14. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật Kiểm soát viên

Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm khen thưởng, kỷ luật KSV, KSV phụ trách do Chủ sở hữu quyết định theo quy định của pháp luật và Điều lệ Công ty.

Chương 6.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN VÀ HIỆU LỰC THI HÀNH

Điều 15. Tổ chức thực hiện

1. Trách nhiệm của KSV:

a) Thực hiện các quy định tại Quy chế này, các quy định của pháp luật và Điều lệ của Công ty.

b) Hàng năm sau 15 ngày kết thúc năm, KSV phải có báo cáo kiểm điểm kết quả công tác trên cơ sở chương trình công tác, kế hoạch kiểm tra, kiểm soát của KSV đã được Chủ sở hữu phê duyệt, tự đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ gửi HĐTV (Chủ tịch công ty) và báo cáo Chủ sở hữu.

2. Trách nhiệm của HĐTV (Chủ tịch Công ty), Tổng giám đốc (Giám đốc):

a) Phối hợp và tham gia ý kiến với KSV về chương trình công tác, kế hoạch kiểm tra, kiểm soát của KSV tại Công ty trước khi trình Chủ sở hữu phê duyệt; phối hợp với KSV theo quy định tại khoản 2 Điều 10 Quy chế này để tổ chức thực hiện tại Công ty;

b) Sau khi chương trình công tác, kế hoạch hành động của KSV đã được Chủ sở hữu phê duyệt, HĐTV (Chủ tịch Công ty) có trách nhiệm phê duyệt dự trù kinh phí do KSV xây dựng;

c) Tổng giám đốc (Giám đốc) có trách nhiệm đảm bảo kinh phí và các điều kiện cần thiết để KSV thực hiện nhiệm vụ tại Công ty; phối hợp với KSV theo quy định tại khoản 2 Điều 10 Quy chế này.

3. Trách nhiệm của Chủ sở hữu:

a) Quý I, hàng năm phê duyệt chương trình công tác, kế hoạch kiểm tra, kiểm soát của KSV do KSV Công ty trình; đánh giá, nhận xét hiệu quả hoạt động của KSV năm trước, theo các tiêu chí chủ yếu sau: Chương trình công tác, kế hoạch kiểm tra, kiểm soát năm của KSV đã được Chủ sở hữu phê duyệt; hiệu quả hoạt động của Công ty; việc thực hiện vai trò, trách nhiệm KSV theo Quy chế này và báo cáo kiểm điểm của KSV;

b) Xem xét, trả lời đối với các kiến nghị, xin ý kiến chỉ đạo của các KSV trong quá trình thực hiện nhiệm vụ tại Công ty; trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được báo cáo của KSV, Chủ sở hữu phải có ý kiến bằng văn bản đối với những nội dung cần có ý kiến trả lời KSV; trường hợp có nội dung, vấn đề phát sinh đột xuất, có tính cấp bách mà KSV xin ý kiến thì trong vòng 05 ngày làm việc Chủ sở hữu phải trả lời, chỉ đạo bằng văn bản để KSV thực hiện.

Điều 16. Sửa đổi, bổ sung Quy chế

Chủ sở hữu quyết định nội dung; sửa đổi, bổ sung Quy chế hoạt động của KSV tại Công ty; trong trường hợp các văn bản quy định của Nhà nước có thay đổi thì thực hiện theo quy định đó và Chủ sở hữu sẽ sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp.

Những nội dung liên quan đến hoạt động và các vấn đề khác của KSV không có quy định trong Quy chế này thì thực hiện theo các văn bản hiện hành của Nhà nước, Điều lệ và các Quy chế quản lý nội bộ của Công ty.

Điều 17. Hiệu lực thi hành

Quy chế này có 6 Chương, 17 Điều; có hiệu lực từ ngày ký ban hành.

Chủ sở hữu, KSV, HĐTV (Chủ tịch Công ty), Tổng giám đốc (Giám đốc), các tổ chức và cá nhân có liên quan đến hoạt động của KSV tại Công ty có trách nhiệm thi hành Quy chế này.

Ban Đổi mới và QLDNNN Bộ có trách nhiệm theo dõi thực hiện Quy chế này tại Công ty. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, KSV, tổ chức và cá nhân có liên quan phản ánh về Ban Đổi mới và Quản lý doanh nghiệp nông nghiệp để xem xét, tổng hợp ý kiến và báo cáo Bộ giải quyết./.