BỘ TÀI CHÍNH TỔNG CỤC THUẾ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 1666/QĐ-TCT	Hà Nội, ngày 20 tháng 10 năm 2020

 

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ CỦA TỔNG CỤC THUẾ

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC THUẾ

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác Văn thư;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 29/9/2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;

Căn cứ Nghị định số 165/2018/NĐ-CP ngày 24/12/2018 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính;

Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 07 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 41/2018/QĐ-TTg ngày 25/9/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thuế trực thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

Căn cứ Quyết định số 1824/QĐ-BTC ngày 05/10/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính phê duyệt Kế hoạch thực hiện Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 456/QĐ-BTC ngày 28/3/2019 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử tại Bộ Tài chính;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Tổng cục Thuế.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử của Tổng cục Thuế.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Chánh Văn phòng, Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin, Thủ trưởng các Vụ/đơn vị thuộc và trực thuộc cơ quan Tổng cục Thuế, Cục trưởng Cục Thuế các tỉnh/thành phố và các tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

Nơi nhận: - Như Điều 2; - Lãnh đạo Tổng cục; - Văn phòng Bộ TC; - Cục TH&TKTC - BTC; - Lưu: VT, VP (95b).

TỔNG CỤC TRƯỞNG Cao Anh Tuấn

 

QUY CHẾ

VỀ VIỆC TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ CỦA TỔNG CỤC THUẾ
(Kèm theo Quyết định số: 1666/QĐ-TCT ngày 20 tháng 10 năm 2020 của Tổng cục Thuế)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy chế này quy định việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử thông qua kết nối, liên thông các hệ thống quản lý văn bản và điều hành giữa các đơn vị thuộc, trực thuộc Tổng cục Thuế, giữa Tổng cục Thuế với Bộ Tài chính và giữa Tổng cục Thuế với các đơn vị khác có hoạt động gửi, nhận văn bản điện tử với Tổng cục Thuế qua Trục liên thông văn bản ngành Tài chính.

2. Các loại văn bản có nội dung bí mật Nhà nước (Mật, Tối Mật, Tuyệt Mật) hoặc cấm lưu hành theo quy định của pháp luật; Văn bản mang tính chất nghiệp vụ không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế này.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Tổng cục Thuế (sau đây gọi là đơn vị) đã triển khai chương trình quản lý văn bản và điều hành và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong các đơn vị (sau đây gọi là cá nhân) có liên quan đến tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử của Tổng cục Thuế.

2. Khuyến khích các tổ chức, cá nhân có hoạt động gửi, nhận văn bản điện tử với cơ quan Thuế áp dụng các quy định tại Quy chế này.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Văn bản điện tử là những văn bản được tạo lập hoặc số hóa từ văn bản giấy và được gửi, nhận, lưu trữ bằng phương tiện điện tử (máy tính, các thiết bị điện tử, tin học...), theo thể thức định dạng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.

2. Văn bản chuyên ngành là các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của ngành Thuế do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định.

3. Văn bản số hóa từ văn bản giấy là văn bản điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung, thể thức văn bản giấy và có ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa.

4. Hồ sơ điện tử là tập hợp các văn bản điện tử có nội dung liên quan đến một công việc, sự vụ.

5. Bên gửi là đơn vị phát hành văn bản điện tử. Bên gửi không bao gồm đối tượng hoạt động với tư cách trung gian liên quan đến truyền đưa văn bản điện tử.

6. Bên nhận là đơn vị tiếp nhận văn bản điện tử theo danh sách nơi nhận của bên gửi. Bên nhận không bao gồm đối tượng hoạt động với tư cách trung gian liên quan đến truyền đưa văn bản điện tử.

7. Chứng thư số là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp nhằm cung cấp thông tin định danh cho khóa công khai của một cơ quan, tổ chức, cá nhân, từ đó xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân là người ký chữ ký số bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng.

Khóa bí mật con dấu: là khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cơ quan, tổ chức.

Khóa bí mật cá nhân: là khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cá nhân.

8. Chữ ký số của đơn vị là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số được Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ (Ban Cơ yếu Chính phủ) cấp cho đơn vị theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

9. Chữ ký số của người có thẩm quyền là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số được Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ (Ban Cơ yếu Chính phủ) cấp cho người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

10. Mã định danh là một tập hợp các ký hiệu dùng để xác định (phân biệt) các đối tượng tham gia trao đổi văn bản điện tử thông qua Chương trình quản lý văn bản và điều hành.

11. Văn thư cơ quan là tổ chức hoặc bộ phận hoặc cá nhân được giao thực hiện nhiệm vụ của văn thư theo quy định của pháp luật.

12. Văn thư đơn vị là cá nhân trong đơn vị của cơ quan, tổ chức, được người đứng đầu đơn vị giao thực hiện một số nhiệm vụ của công tác văn thư như: tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan.

13. Trục liên thông văn bản quốc gia là giải pháp kỹ thuật, công nghệ được triển khai từ Văn phòng Chính phủ tới các bộ, ngành, địa phương để kết nối, liên thông gửi, nhận văn bản điện tử trong hệ thống hành chính nhà nước.

14. Trục liên thông văn bản điện từ ngành Tài chính là giải pháp kỹ thuật, công nghệ được triển khai tại Bộ Tài chính để kết nối, liên thông gửi, nhận văn bản điện tử giữa: Bộ Tài chính với Trục liên thông văn bản quốc gia; các đơn vị trong ngành Tài chính; Bộ Tài chính với các đơn vị khác có hoạt động gửi, nhận văn bản điện tử với Bộ Tài chính (doanh nghiệp/tổ chức ngoài hệ thống chính trị).

15. Hệ thống quản lý văn bản và điều hành là hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng chính là hỗ trợ việc tin học hóa công tác quản lý, xử lý văn bản và hồ sơ công việc của các đơn vị thuộc Tổng cục Thuế và theo dõi tình hình xử lý công việc trên môi trường mạng (sau đây gọi là Hệ thống).

Điều 4. Nguyên tắc thực hiện

Việc thực hiện tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử của Tổng cục Thuế theo những nguyên tắc sau đây:

1. Đơn vị, cá nhân phải thực hiện đúng nguyên tắc quy định tại Điều 5 của Luật Giao dịch điện tử và tuân theo các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, công nghệ thông tin, viễn thông, văn thư, lưu trữ.

2. Văn bản điện tử đến và đi của cơ quan Thuế các cấp phải được tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý qua chương trình Quản lý văn bản và điều hành.

3. Văn bản điện tử phải được bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình gửi, nhận, xử lý và lưu trữ.

4. Văn bản đến nếu là bản giấy, phải được số hóa theo quy định và tiến hành gửi, nhận trên chương trình Quản lý văn bản và điều hành.

5. Bên nhận có quyền từ chối nhận văn bản điện tử, nếu văn bản điện tử đó không thuộc thẩm quyền giải quyết, không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối đó, đồng thời Bên nhận phản hồi cho Bên gửi được biết thông qua chương trình Quản lý văn bản và điều hành để xử lý theo quy định.

6. Việc xây dựng quy trình và triển khai gửi, nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử cần bảo đảm hiệu quả, tiết kiệm, thống nhất và an toàn, an ninh thông tin.

7. Các ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản trên chương trình quản lý văn bản và điều hành cá nhân, đơn vị trong cơ quan Thuế nhận được có trách nhiệm thực hiện đúng theo quy định.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Mục 1. QUY ĐỊNH VỀ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

Điều 5. Danh mục văn bản

1. Danh mục văn bản điện tử không gửi kèm bản giấy, bao gồm:

a) Văn bản quy phạm pháp luật

- Luật;

- Nghị định;

- Thông tư;

- Thông tư liên tịch;

b) Văn bản hành chính

- Nghị quyết (cá biệt)

- Quyết định (cá biệt)

- Chỉ thị

- Quy chế

- Quy định

- Thông cáo

- Thông báo

- Hướng dẫn

- Chương trình

- Kế hoạch

- Phương án

- Đề án

- Dự án

- Báo cáo

- Tờ trình

- Công văn

- Công điện

- Giấy ủy quyền

- Giấy mời

- Phiếu gửi

- Phiếu chuyển

- Phiếu báo

- Văn bản điện tử không gửi kèm bản giấy phải đáp ứng quy định tại Điều 6, Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ.

- Văn bản quy phạm pháp luật theo danh mục nêu trên chỉ gửi bản giấy đến các cơ quan sau: Cơ quan kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật, cơ quan đăng Công báo, đăng trên cơ sở dữ liệu quốc gia về pháp luật.

2. Các loại văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy:

a) Văn bản gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ theo quy định tại Quy chế làm việc của Chính phủ.

b) Văn bản có tính chất pháp lý liên quan tới đơn vị hoặc cá nhân (phạm vi ảnh hưởng lâu dài cho đối tượng áp dụng), bao gồm:

- Quyết định về cơ cấu tổ chức, nhân sự.

- Các hồ sơ trình Lãnh đạo Bộ, lãnh đạo Tổng cục để phê duyệt chủ trương, kế hoạch, nhiệm vụ có thời gian thực hiện từ 03 năm trở lên.

- Hồ sơ tài liệu liên quan đến cấp bằng, chứng chỉ.

- Các hồ sơ, tài liệu liên quan đến thi đua, khen thưởng, tổ chức, bộ máy nhân sự, chế độ chính sách đối với công chức, viên chức.

- Văn bản liên quan đến xây dựng, phân bổ dự toán thu và giao dự toán chi ngân sách của Tổng cục Thuế.

Ngoài ra còn các loại văn bản khác như:

- Văn bản mời dự các hội nghị quan trọng của ngành; mời dự các phiên họp đặc biệt, có phạm vi hẹp.

- Văn bản, hồ sơ có thành phần phức tạp, khó khăn trong việc số hóa bao gồm bản đồ, bản vẽ thiết kế, ấn phẩm, vật phẩm..

3. Các loại văn bản mang tính chất nghiệp vụ không quản lý trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành, đó là các tài liệu thể hiện các giao dịch trong hoạt động tài chính nói chung và lĩnh vực thuế nói riêng, bao gồm: chứng từ, báo cáo, hợp đồng, thỏa thuận, thông tin giao dịch, thông tin thực hiện thủ tục hành chính, hồ sơ đăng ký thuế, tờ khai thuế, các tài liệu đính kèm của hồ sơ đề nghị miễn, giảm, hoàn thuế và các loại thông tin, dữ liệu khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

Điều 6. Khuôn dạng của văn bản điện tử

1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử: Tuân thủ đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định hiện hành.

2. Định dạng tệp dữ liệu của văn bản điện tử:

Định dạng văn bản điện tử được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước. Cụ thể:

a) Văn bản điện tử được tạo lập từ phần mềm máy tính sử dụng định dạng tệp dữ liệu (.txt), (.odt), (.rtf), (.doc), (.xls), (.ppt), (.docx), (.xlsx), (.pptx), (.pdf), (.xml).

b) Văn bản điện tử số hóa dạng ảnh quét, được số hóa từ bản gốc văn bản giấy hoặc bản chính sử dụng định dạng tệp dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.pdf).

c) Việc lựa chọn định dạng tệp dữ liệu của văn bản điện tử phải bảo đảm việc gửi, nhận, xử lý và lưu trữ văn bản một cách tự động trên các phương tiện điện tử, đồng thời cho phép việc thực hiện chuyển dpi sang văn bản giấy phản ánh toàn vẹn nội dung của văn bản điện tử được chuyển đổi.

3. Bộ mã ký tự tiếng Việt

Bộ mã ký tự tiếng Việt sử dụng trong văn bản điện tử dùng cho việc gửi, nhận văn bản điện tử phải là bộ mã ký tự tiếng Việt theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (font chữ tiếng Việt Unicode).

Điều 7. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử đã ký số theo quy định của pháp luật được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.

2. Văn bản điện tử không thuộc khoản 1 Điều này được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành có giá trị để biết, tham khảo, không thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.

Điều 8. Quy định về chữ ký số

1. Đơn vị và cá nhân sử dụng chứng thư số hợp lệ được Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng (Ban Cơ yếu Chính phủ) cung cấp để ký số xác nhận văn bản điện tử cuối cùng trước khi chính thức ban hành:

a) Trường hợp văn bản điện tử hình thành từ việc số hóa từ văn bản giấy thì cần chữ ký số của cơ quan tổ chức thực hiện số hóa.

b) Các trường hợp còn lại, văn bản điện tử cần chữ ký số hợp lệ của thủ trưởng và của cơ quan ban hành văn bản kèm theo con dấu thời gian.

2. Kiểm tra chữ ký số trên văn bản điện tử theo quy định tại Điều 7 Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.

3. Hình thức chữ ký số

a) Hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản

- Vị trí: tại vị trí ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trên văn bản giấy.

- Hình ảnh: chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng (.png).

b) Hình thức chữ ký số của đơn vị ban hành văn bản

- Vị trí: Trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái.

- Hình ảnh: Dấu của đơn vị ban hành văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng .png.

- Thông tin: Tên đơn vị, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601), đặt dọc phía bên phải.

Điều 9. Nội dung và yêu cầu thông tin của văn bản điện tử

1. Nội dung thông tin của văn bản điện tử được gửi, nhận trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành của cơ quan thuế bao gồm nội dung của văn bản điện tử đó và toàn bộ nội dung văn bản, tài liệu được gửi kèm theo.

2. Chương trình quản lý văn bản và điều hành của các đơn vị thuộc Tổng cục Thuế phải thể hiện các thông tin theo quy định tại Điều 10 của Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg.

3. Mã định danh của đơn vị: Mã định danh của các đơn vị thuộc Tổng cục Thuế được quy định tại Quyết định số 1642/QĐ-BTC ngày 17/9/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành danh mục mã định danh các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ Tài chính phục vụ kết nối, trao đổi văn bản điện tử thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành và các quyết định sửa đổi bổ sung mã định danh đơn vị

4. Trạng thái xử lý văn bản được hệ thống tiếp nhận phản hồi tự động về cho hệ thống của đơn vị gửi theo quy định tại Điều 10 của Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg được quy định thống nhất tại Tổng cục Thuế như sau:

- Đã đến: Văn bản điện tử của Bên gửi đã được tiếp nhận tại hệ thống Quản lý văn bản điện tử của Bên nhận.

- Đã tiếp nhận: Văn thư của Bên nhận đã thực hiện các thao tác tiếp nhận văn bản (vào sổ văn bản điện tử).

- Đã chuyển xử lý: Văn thư của Bên nhận đã luân chuyển xử lý văn bản điện tử trên hệ thống Quản lý văn bản điện tử của đơn vị.

- Đang xử lý: Văn bản điện tử đang được cán bộ của đơn vị tiếp nhận xử lý (người được giao nhiệm vụ chủ trì xử lý văn bản).

- Đã hoàn thành: Văn bản điện tử đã có kết quả xử lý, có tờ trình điện tử được Phê duyệt hoặc có văn bản đi điện tử được phát hành hoặc cá nhân chủ trì xử lý văn bản xác định “kết thúc” tiến trình xử lý văn bản trên hệ thống.

- Từ chối nhận (Trả lại): Bên nhận từ chối nhận hoặc trả lại văn bản cho Bên gửi trên hệ thống.

- Thu hồi: Là tình trạng Bên gửi thực hiện nghiệp vụ Thu hồi văn bản sau khi đã gửi văn bản điện tử cho Bên nhận.

Điều 10. Hình thức gửi, nhận văn bản điện tử

1. Thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử thông qua chương trình Quản lý văn bản và điều hành của đơn vị hoặc qua hệ thống thư điện tử (email), dịch vụ trên mạng (webservice) đối với các đơn vị không có hệ thống quản lý văn bản kết nối với cơ quan thuế.

2. Các đơn vị phải sử dụng chương trình Quản lý văn bản và điều hành với đầy đủ các tính năng, chức năng để trao đổi, luân chuyển văn bản nội bộ và công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo đơn vị.

3. Trường hợp các văn bản cần phổ biến rộng rãi thì được đăng tải, cập nhật trên Cổng/Trang thông tin điện tử của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế hoặc của các đơn vị.

Điều 11. Thời điểm gửi, nhận văn bản điện tử

1. Trừ trường hợp bên gửi và bên nhận đã thỏa thuận từ trước, thời điểm gửi, nhận văn bản điện tử được xác định như sau:

a) Thời điểm gửi một văn bản điện tử tới bên nhận là thời điểm văn bản điện tử này nhập vào hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của bên nhận và được hệ thống này xác nhận.

b) Thời điểm nhận một văn bản điện tử là thời điểm văn bản điện tử được nhập vào hệ thống Quản lý văn bản và điều hành mà bên nhận có thể truy cập và sử dụng văn bản điện tử từ thời điểm đó hoặc được bên nhận xác nhận.

2. Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành phải được thiết lập tính năng xác định được thời điểm nhận, gửi đối với văn bản điện tử được gửi, nhận.

3. Thời gian gửi, nhận văn bản điện tử giữa các hệ thống quản lý văn bản bảo đảm thống nhất, đồng bộ theo múi giờ Việt Nam (Tiêu chuẩn ISO 8601) và đồng bộ theo Trục kết nối liên thông văn bản ngành/ quốc gia.

Điều 12. Kiểm tra, bảo đảm tính toàn vẹn của văn bản điện tử

1. Tính toàn vẹn của văn bản điện tử là khi nội dung của văn bản điện tử chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức biểu hiện thông tin phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị văn bản điện tử.

2. Văn bản điện tử được kiểm tra tính toàn vẹn dựa trên các thông tin cơ bản sau đây:

a) Thể thức văn bản bao gồm: Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; số, ký hiệu văn bản;

b) Thông tin bên gửi và bên nhận văn bản điện tử;

c) Thời gian văn bản điện tử được chính thức phát hành, hoặc thời gian gửi, nhận văn bản điện tử;

d) Cấu trúc tệp dữ liệu chứa văn bản điện tử;

đ) Chữ ký số của bên gửi trong trường hợp có sử dụng chữ ký số.

Mục 2. TIẾP NHẬN, XỬ LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

Điều 13. Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đến

1. Bên nhận phải kiểm tra tính đầy đủ, toàn vẹn, xác thực của văn bản điện tử. Xác nhận văn bản đến đúng địa chỉ. Xác định đúng chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền giải quyết văn bản đến của đơn vị tiếp nhận văn bản.

a) Trường hợp không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử, Bên nhận phải kịp thời phản hồi thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành để Bên gửi biết, xử lý theo quy định.

b) Trường hợp văn bản đến không thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị, Văn thư đơn vị tiếp nhận văn bản có trách nhiệm từ chối hoặc trả lại văn bản đến (bản điện tử và bản giấy nếu có) cho Văn thư cơ quan ngay trong ngày làm việc để báo cáo người có thẩm quyền xem xét, xử lý.

2. Tất cả văn bản đến đơn vị phải được đăng ký vào chương trình Quản lý văn bản và điều hành. Trường hợp văn bản đến chưa được đăng ký trên chương trình quản lý văn bản thì cán bộ không có trách nhiệm giải quyết.

3. Số đến của một văn bản đến do hệ thống quản lý văn bản và điều hành tạo ra theo các quy định hiện hành về công tác văn thư và là duy nhất trong hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của đơn vị.

4. Văn bản đến điện tử sau khi được tiếp nhận, nếu bảo đảm giá trị pháp lý phải được xử lý kịp thời, không phải chờ văn bản giấy.

5. Công khai thông tin văn bản đến thực hiện theo quy trình công khai thông tin văn bản trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Điều 14. Tiếp nhận văn bản điện tử

1. Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.

Kiểm tra chữ ký số theo quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.

2. Trường hợp văn bản điện tử không đảm bảo về tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử hoặc gửi sai nơi nhận thì Văn thư cơ quan trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

3. Cơ quan Thuế khi nhận được văn bản trên hệ thống có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ quan đơn vị gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống.

Tiếp nhận và phản hồi thông tin cho bên gửi trên hệ thống. Bên nhận xử lý và phản hồi trạng thái xử lý văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành (các trạng thái xử lý được quy định tại điểm h, khoản 2, Điều 10 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg). Bên nhận giải quyết văn bản đến kịp thời, đúng thời hạn quy định.

3. Trường hợp nhận được thông báo thu hồi văn bản điện tử, Bên nhận có trách nhiệm cập nhật trình trạng văn bản điện tử đã được thu hồi trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành, đồng thời thông báo việc đã xử lý văn bản điện tử được thu hồi thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành để Bên gửi biết.

Điều 15. Đăng ký, số hóa văn bản đến

1. Đăng ký văn bản điện tử đến: Văn thư cơ quan thực hiện đăng ký văn bản đến trên hệ thống bằng cách cập nhật đầy đủ các trường thông tin tại màn hình văn bản đến (thông tin đầu vào) và được lưu trong Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành các thông tin về thời gian tiếp nhận, xử lý. Chi tiết tại phụ lục II, thông tin đầu vào của dữ liệu Quản lý văn bản đến.

2. Số hóa văn bản đến từ văn bản giấy

Trường hợp văn bản gửi đến cơ quan Thuế là bản giấy, văn thư cơ quan thực hiện đăng ký, ghi số đến lên văn bản giấy, số hóa, ký số văn bản đến (nếu cần) bằng chứng thư số được Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của ban Cơ yếu Chính phủ cấp cho đơn vị theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử theo quy định tại Điểm c khoản này.

a) Loại văn bản số hóa:

- Đối với Tổng cục Thuế: Văn bản đến của Văn phòng Chính phủ, Bộ Tài chính (nếu chưa nhận được văn bản đến điện tử); Văn bản của các cơ quan tổ chức gửi đến Tổng cục Thuế thuộc loại phải trình lãnh đạo Tổng cục, lãnh đạo Văn phòng; Văn bản gửi cho một đơn vị chủ trì và có đơn vị phối hợp thực hiện. Thực hiện số hóa theo tiêu chuẩn tại điểm b khoản này.

- Đối với Cục Thuế: Tùy theo khối lượng văn bản đến cơ quan có văn bản quy định loại văn bản phải số hóa cho phù hợp.

- Đối với Chi cục Thuế: Tùy theo khối lượng văn bản đến cơ quan có văn bản quy định loại văn bản phải số hóa cho phù hợp.

- Dung lượng dữ liệu số hóa đưa lên hệ thống: Không quá 10MB/01 tệp văn bản.

b) Tiêu chuẩn số hóa tài liệu:

- Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên;

- Ảnh màu;

- Độ phân giải: 200 dpi;

- Tỷ lệ số hóa: 100%.

c) Hình thức chữ ký số của đơn vị thực hiện số hóa trên văn bản số hóa để xử lý công việc trong chương trình Quản lý văn bản và điều hành:

- Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu văn bản;

- Hình ảnh: Dấu của đơn vị số hóa văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png);

- Thông tin: Tên đơn vị, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).

Điều 16. Trình, luân chuyển xử lý và giải quyết văn bản đến trên chương trình Quản lý văn bản và điều hành.

- Tổng cục Thuế thực hiện theo Quy trình tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử cấp Tổng Cục Thuế;

- Cục Thuế các tỉnh, thành phố thực hiện theo Quy trình tiếp nhận xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử cấp Cục Thuế;

- Chi cục Thuế thực hiện theo Quy trình tiếp nhận xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử cấp Chi cục Thuế.

Mục 3. PHÁT HÀNH, GỬI VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

Điều 17. Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đi

1. Tất cả văn bản đi do cơ quan Thuế phát hành phải được đăng ký vào Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.

2. Số của một văn bản đi do hệ thống quản lý văn bản và điều hành tạo ra theo các quy định hiện hành về công tác văn thư và là duy nhất trong hệ thống của đơn vị.

3. Xác nhận văn bản đi được gửi đến đúng địa chỉ của đơn vị, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết.

4. Bảo đảm văn bản được chuyển giao toàn vẹn, an toàn trong môi trường mạng và đúng cấu trúc tệp dữ liệu chứa văn bản điện tử.

5. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

6. Công khai thông tin văn bản đến thực hiện theo quy trình công khai thông tin văn bản trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Điều 18. Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

1. Cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện dự thảo văn bản, đưa dự thảo văn bản vào Hệ thống, chịu trách nhiệm nhập đầy đủ thông tin bộ hồ sơ trình và tính chính xác của văn bản điện tử (nội dung, nơi nhận, Lãnh đạo để báo cáo nếu có);

Cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan, đơn vị và trước pháp luật về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Đối với đơn vị làm việc theo chế độ chuyên viên, cá nhân được giao soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm về nội dung và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

2. Thủ trưởng đơn vị được giao chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày bản thảo văn bản trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành cụ thể:

a) Văn bản do lãnh đạo Bộ ký

Lãnh đạo Tổng cục được giao phụ trách đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản, đề xuất độ khẩn (nếu có), trước khi trình lãnh đạo Bộ ký ban hành.

b) Văn bản do lãnh đạo Tổng cục ký thừa lệnh/ thừa ủy quyền lãnh đạo Bộ

Lãnh đạo Vụ/đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính chính xác, nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đề xuất độ khẩn (nếu có) trước khi trình lãnh đạo Tổng cục ký thừa lệnh hoặc trình Tổng cục trưởng ký thừa ủy quyền lãnh đạo Bộ.

c) Văn bản do lãnh đạo Tổng cục ký

Lãnh đạo Vụ/đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính chính xác, nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đề xuất độ khẩn (nếu có) trước khi trình lãnh đạo Tổng cục ký ban hành.

d) Văn bản do lãnh đạo Vụ/đơn vị và tương đương ký thừa lệnh/thừa ủy quyền lãnh đạo Tổng cục

Lãnh đạo phòng/chuyên viên chủ trì soạn thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính chính xác nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đề xuất độ khẩn (nếu có) trước khi trình lãnh đạo Vụ/đơn vị ký thừa lệnh hoặc trình Vụ trưởng/Thủ trưởng đơn vị ký thừa ủy quyền lãnh đạo Tổng cục.

e) Văn bản do Lãnh đạo Cục Thuế ký

- Trưởng phòng được giao chủ trì soạn thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính chính xác, nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đề xuất độ khẩn (nếu có) trước khi trình lãnh đạo Cục Thuế ký ban hành.

- Văn bản do lãnh đạo Phòng của Cục Thuế ký thừa lệnh, thừa ủy quyền lãnh đạo Cục Thuế: Cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản rà soát và chịu trách nhiệm về tính chính xác, nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đi trước khi trình lãnh đạo Phòng ký thừa lệnh hoặc trình Trưởng phòng ký thừa ủy quyền lãnh đạo Cục Thuế.

f) Văn bản do lãnh đạo Chi cục Thuế ký

- Lãnh đạo Đội được giao chủ trì soạn thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính chính xác, nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đi trước khi trình lãnh đạo Chi cục ký ban hành văn bản.

- Văn bản do lãnh đạo Đội của Chi cục Thuế ký thừa lệnh, thừa ủy quyền lãnh đạo Chi cục Thuế: Tùy theo tính chất, nội dung công việc Chi cục Trưởng giao Đội trưởng ký thừa lệnh, được quy định tại Quy chế làm việc của Chi cục Thuế.

3. Văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra lần cuối thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản đi trước khi phát hành.

4. Trong môi trường điện tử nếu phụ lục đi kèm với văn bản chính có chữ ký số hợp pháp thì không cần cơ chế bổ sung xác nhận phụ lục là bản không thể tách rời nội dung của văn bản chính. Trường hợp phụ lục đi kèm không thuộc cùng một tệp điện tử thì phụ lục đi kèm cần được ký số bởi ký số của cơ quan.

Ghi chú: Hồ sơ trình điện từ có bản giấy kèm theo thì việc kiểm tra xác nhận của bản giấy thực hiện theo quy chế công tác văn thư đối với bản giấy.

Điều 19. Ban hành và phát hành văn bản

1. Ban hành văn bản điện tử

a) Người có thẩm quyền ký ban hành văn bản ký số trên văn bản điện tử theo quy định tại khoản 2, Điều 17 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, chuyển văn thư cơ quan để làm thủ tục phát hành văn bản.

- Vị trí: Tại vị trí ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trên văn bản giấy.

- Hình ảnh: Chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng (.png).

b) Văn thư cơ quan: cấp số, ngày, tháng, năm vào dự thảo văn bản bằng chức năng của Hệ thống; in và đóng dấu của đơn vị để lưu tại văn thư 01 bản (trường hợp hệ thống không đảm bảo việc lưu trữ) và số lượng bản giấy phải phát hành đến các đối tượng quy định tại Khoản 2 Điều 5 của Quy chế này; ký số của đơn vị theo quy định tại Điều 8 của Quy chế này và phát hành văn bản điện tử.

c) Ngày ký số của tổ chức trên văn bản điện tử phải ký đúng theo ngày ban hành văn bản.

2. Văn bản điện tử phải được gửi ngay trong ngày văn bản đó ký ban hành, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

Trường hợp văn bản điện tử thuộc loại khẩn phải được đặt ở chế độ ưu tiên ghi rõ mức độ khẩn, gửi ngay sau khi đã ký số và phải được trình, chuyển giao xử lý ngay sau khi tiếp nhận.

3. Phát hành văn bản số hóa từ văn bản giấy

Trường hợp ban hành văn bản giấy, văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản giấy theo quy định tại Khoản 2 Điều 15 của Quy chế này, ký số của đơn vị theo quy định tại Điều 8 của Quy chế này.

4. Đối tượng nhận văn bản giấy

a) Đơn vị, cá nhân không đáp ứng điều kiện hạ tầng kỹ thuật công nghệ để nhận văn bản điện tử;

b) Đơn vị, cá nhân phải sử dụng văn bản giấy để thực hiện các giao dịch khác theo quy định tại Khoản 2, Điều 5 của Quy chế này.

5. Toàn bộ văn bản điện tử được lưu trong hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của cơ quan, đơn vị.

Mục 4

KÝ SỐ TRÊN VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

Điều 20. Nguyên tắc thực hiện

1. Chương trình Quản lý văn bản và điều hành được tích hợp chứng thư số và chữ ký số chuyên dùng của tổ chức, cá nhân để xác định tính pháp lý của văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan, đơn vị. Văn bản điện tử đã ký số theo quy định của pháp luật được gửi, nhận qua Chương trình quản lý văn bản và điều hành quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.

2. Chữ ký số phải gắn kèm văn bản điện tử sau khi ký số. Văn bản điện tử được ký số phải đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn xuyên suốt quá trình trao đổi, xử lý và lưu trữ văn bản điện tử được ký số.

3. Việc ký số vào văn bản điện tử thành công hoặc không thành công phải được thông báo lại bằng chức năng của Hệ thống.

4. Về quản lý khóa bí mật cá nhân và khóa bí mật con dấu:

a) Người có thẩm quyền ký số có trách nhiệm bảo quản an toàn khóa bí mật cá nhân.

b) Thủ trưởng cơ quan Thuế các cấp có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng khóa bí mật con dấu theo quy định. Thiết bị lưu khóa bí mật con dấu phải được cất giữ an toàn tại trụ sở cơ quan, tổ chức.

Điều 21. Gửi/nhận văn bản điện tử đã ký số

1. Văn bản điện tử sau khi ký số gửi đến nơi nhận qua hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.

2. Thời gian gửi/nhận văn bản điện tử được căn cứ trên nhãn thời gian gửi/nhận của hệ thống thông tin.

3. Trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật, công chức, viên chức, người lao động có trách nhiệm xử lý bằng hình thức văn bản truyền thống. Sau khi sự cố kỹ thuật được khắc phục, công chức có trách nhiệm đưa văn bản vào hệ thống để quản lý.

Mục 5. LẬP VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 22. Yêu cầu tạo lập hồ sơ điện tử

1. Bảo đảm yêu cầu chung của việc lập và quản lý hồ sơ:

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ.

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.

c) Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

2. Bảo đảm tính xác thực của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.

3. Được bảo đảm an toàn trong hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.

Điều 23. Lập danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ do Lãnh đạo cơ quan thuế các cấp phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ.

Điều 24. Lập hồ sơ điện tử

1. Mở hồ sơ

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đi, văn bản đến và các tài liệu liên quan khác như: ý kiến chỉ đạo, ý kiến đóng góp, báo cáo giải trình và các nội dung khác liên quan trong quá trình giải quyết công việc; cập nhật vào Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành các trường thông tin số 1.3 Phụ lục I ban hành kèm theo Quy chế này và Trường thông tin số 1.3 Phụ lục II ban hành kèm theo Quy chế này và các trường thông tin số 1.3, 2, 3, 4, 5, 6, 7 Phụ lục III ban hành kèm theo Quy chế này. Trường hợp phát sinh hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ đã ban hành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc cập nhật bổ sung hồ sơ vào Danh mục hồ sơ trong Hệ thống sau khi được phê duyệt.

2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu theo trình tự thời gian và diễn biến công việc).

3. Kết thúc hồ sơ:

Khi công việc hoàn thành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ, chỉnh sửa tiêu đề, hoàn thiện, kết thúc hồ sơ và cập nhật vào Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành các Trường thông tin số 8, 11 Phụ lục III ban hành kèm theo Quy chế này.

4. Mã hồ sơ gồm:

a) Mã định danh của đơn vị lập danh mục hồ sơ

Mã định danh của đơn vị của ngành Tài chính quy định tại Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01 tháng 4 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành và Quyết định số 1642/QĐ-BTC ngày 17/9/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành danh mục mã định danh các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ Tài chính. Mã định danh của đơn vị được mặc định trong Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành và các quyết định sửa đổi, bổ sung mã định danh đơn vị.

b) Năm hình thành hồ sơ

c) Số và ký hiệu hồ sơ

Năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ được xác định theo Danh mục hồ sơ. Các thành phần của mã hồ sơ được phân định bằng dấu chấm.

Ví dụ: 000.A3.18.G12.2019.01.CNTT, là Hồ sơ số 01 của Cục Công nghệ Thông tin, năm 2019, Tổng cục Thuế.

Trong đó: 000.A3.18.G12 là mã định danh của Cục Công nghệ thông tin thuộc Tổng cục Thuế; 2019 là năm hình thành hồ sơ; 01.CNTT là số ký hiệu hồ sơ.

5. Việc cập nhật mã định danh của đơn vị lập hồ sơ, năm hình thành hồ sơ, tổng số văn bản trong hồ sơ, tổng số trang của hồ sơ vào các Trường thông tin số 1.1, 1.2, 9, 10 Phụ lục III ban hành kèm theo Quy chế này được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.

6. Việc biên mục trong hồ sơ điện tử được thực hiện bằng chức năng của hệ thống. Sau 01 năm kết thúc xử lý hồ sơ, hệ thống có cơ chế kết xuất danh sách hồ sơ đề nghị chuyển lưu trữ cơ quan.

Điều 25. Nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

1. Việc nộp lưu, quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan và hủy tài liệu điện tử hết giá trị được thực hiện theo quy định tại của Luật Lưu trữ. (Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ)

2. Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, có trách nhiệm nộp lưu tài liệu điện tử và các tài liệu định dạng khác nếu có vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.

3. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ theo danh mục, đưa hồ sơ về chế độ quản lý “Hồ sơ lưu trữ điện tử” trong Hệ thống.

4. Các thông tin, dữ liệu về văn bản đi, văn bản đến trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành được thực hiện theo quy định của luật lưu trữ.

Mục 6. CHỨC NĂNG HỆ THỐNG, HẠ TẦNG KỸ THUẬT, CÔNG NGHỆ

Điều 27. Nguyên tắc xây dựng Hệ thống

1. Bảo đảm quản lý văn bản và hồ sơ điện tử của cơ quan, tổ chức đúng quy định.

2. Bảo đảm an toàn thông tin mạng, an ninh mạng theo quy định của pháp luật hiện hành.

3. Bảo đảm phân quyền cho các cá nhân truy cập vào Hệ thống.

4. Đảm bảo tính xác thực và độ tin cậy của tài liệu, dữ liệu lưu hành trong hệ thống.

5. Cho phép kiểm chứng, xác minh, thực hiện các yêu cầu nghiệp vụ khác của cơ quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm khi được yêu cầu.

Điều 28. Yêu cầu chung khi thiết kế Hệ thống

1. Đáp ứng đầy đủ các quy trình và kỹ thuật về quản lý văn bản điện tử, lập và quản lý hồ sơ điện tử và dữ liệu đặc tả.

2. Có khả năng tích hợp, liên thông, chia sẻ thông tin, dữ liệu với các hệ thống khác.

3. Có khả năng hệ thống hóa văn bản, hồ sơ, thống kê số lượt truy cập văn bản, hồ sơ, hệ thống.

4. Bảo đảm dễ tiếp cận và sử dụng.

5. Bảo đảm tính xác thực, tin cậy, toàn vẹn và khả năng truy cập, sử dụng văn bản, tài liệu.

6. Bảo đảm lưu trữ hồ sơ theo thời hạn bảo quản.

7. Bảo đảm phù hợp với Kiến trúc Chính phủ điện tử ngành Tài chính tại Quyết định số 2445/QĐ-BTC ngày 28/12/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Kiến trúc Chính phủ điện tử ngành Tài chính

8. Cho phép ký số, kiểm tra chữ ký số, xác thực chữ ký số theo quy định của pháp luật (hiện nay theo quy định tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước).

Điều 29. Yêu cầu chức năng của Hệ thống

1. Đối với việc tạo lập và theo dõi văn bản

a) Cho phép tạo lập văn bản mới và chuyển đổi định dạng văn bản.

b) Cho phép đính kèm văn bản.

c) Cho phép tạo mã định danh văn bản đi.

d) Hiển thị mức độ khẩn của văn bản.

đ) Cho phép tự động cấp số cho văn bản đi và số đến cho văn bản đến theo thứ tự và trình tự thời gian trong năm.

e) Cho phép bên nhận tự động thông báo cho bên gửi đã nhận văn bản.

g) Cho phép tự động cập nhật các trường thông tin số 1.1, 1.2, 2, 4, 6, 10, 13.1 Phụ lục I ban hành kèm theo Quy chế này; trường thông tin số 1.1, 1.2, 2, 10, 12, 13 Phụ lục II ban hành kèm theo Quy chế này; trường thông tin số 1.1, 1.2, 9, 10 Phụ lục III ban hành kèm theo Quy chế này.

h) Thông báo cho Văn thư cơ quan khi có sự trùng lặp mã định danh văn bản hoặc cả ba trường thông tin số, ký hiệu và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

i) Thông báo khi có văn bản mới.

k) Thông báo tình trạng nhận văn bản tại cơ quan, tổ chức nhận văn bản.

l) Cho phép thống kê, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

m) Cho phép người có thẩm quyền phân phối văn bản đến, theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đúng thời hạn.

n) Cho phép người có thẩm quyền truy cập, chỉnh sửa, chuyển lại dự thảo văn bản, tài liệu.

o) Cho phép cơ quan, tổ chức gửi văn bản biết tình trạng xử lý văn bản của cơ quan, tổ chức nhận văn bản.

2. Đối với việc kết nối, liên thông

a) Bảo đảm kết nối, liên thông giữa các Hệ thống quản lý tài liệu điện tử và Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử mà cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu;

b) Có khả năng hoạt động trên các thiết bị di động thông minh trong điều kiện bảo đảm an toàn thông tin;

c) Có khả năng kết nối, liên thông và tích hợp với các hệ thống chuyên dụng khác đang được sử dụng tại cơ quan, tổ chức.

3. Đối với an ninh thông tin

a) Bảo đảm các cấp độ an ninh thông tin theo quy định của pháp luật.

b) Bảo đảm phân quyền truy cập đối với từng hồ sơ, văn bản;

c) Cảnh báo sự thay đổi về quyền truy cập đối với từng hồ sơ, văn bản trong Hệ thống cho đến khi có xác nhận của người có thẩm quyền.

4. Đối với việc lập và quản lý hồ sơ

a) Bảo đảm tạo lập Danh mục hồ sơ trong Hệ thống.

b) Bảo đảm tạo mã cho từng hồ sơ và tự động đánh số thứ tự của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.

c) Liên kết toàn bộ văn bản, tài liệu và dữ liệu đặc tả có cùng mã hồ sơ trong Hệ thống để tạo thành hồ sơ.

d) Bảo đảm liên kết các trường thông tin trong Danh mục hồ sơ của từng hồ sơ với toàn bộ văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả của hồ sơ.

đ) Bảo đảm liên kết và thống kê toàn bộ hồ sơ được lập của một tài khoản cụ thể.

e) Cho phép gán một văn bản, tài liệu cho nhiều hồ sơ được tạo bởi nhiều tài khoản khác nhau mà không cần nhân bản.

g) Cho phép kết xuất toàn bộ văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả của hồ sơ sang định dạng (.pdf), (.xml) và bảo đảm trình tự thời gian hình thành văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả của hồ sơ.

5. Đối với việc bảo quản và lưu trữ văn bản, hồ sơ

a) Lưu văn bản và các thông tin về quá trình giải quyết công việc gồm: ý kiến chỉ đạo, phân phối văn bản đến của người có thẩm quyền; các dự thảo văn bản của công chức, viên chức được phân công soạn thảo; ý kiến góp ý của cá nhân, đơn vị có liên quan; ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo; ý kiến phê duyệt, chịu trách nhiệm nội dung của lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo; ý kiến phê duyệt chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của người có thẩm quyền; lịch sử truy cập và xem văn bản; các tác động khác vào văn bản;

b) Liên kết các văn bản, tài liệu có cùng mã hồ sơ trong Hệ thống để tạo thành hồ sơ, bảo đảm khả năng truy cập và sử dụng hồ sơ, văn bản theo thời hạn bảo quản;

c) Cho phép tự động thông báo hồ sơ đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trước 30 ngày kể từ ngày Lưu trữ cơ quan thông báo danh mục hồ sơ nộp lưu cho đơn vị giao nộp tài liệu;

d) Bảo đảm thực hiện nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử;

đ) Cho phép gán một văn bản, tài liệu cho nhiều hồ sơ mà không cần nhân bản;

e) Bảo đảm sự toàn vẹn, tin cậy, không thay đổi của văn bản, hồ sơ;

g) Bảo đảm khả năng di chuyển hồ sơ, tài liệu, dữ liệu đặc tả và thay đổi định dạng văn bản khi có sự thay đổi về công nghệ;

i) Có khả năng sao lưu định kỳ, đột xuất và phục hồi dữ liệu khi gặp sự cố.

6. Đối với thống kê, tìm kiếm và sử dụng văn bản, hồ sơ

a) Cho phép thống kê số lượng hồ sơ, văn bản, tài liệu; số lượt truy cập vào từng hồ sơ, văn bản, tài liệu;

b) Cho phép thống kê số lượt truy cập vào Hệ thống theo yêu cầu của người quản lý, quản trị;

c) Cấp quyền, kiểm soát quyền truy cập vào hồ sơ lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của hồ sơ lưu trữ.

d) Cho phép tìm kiếm văn bản, hồ sơ đối với tất cả các trường thông tin đầu vào của văn bản, hồ sơ và nội dung của văn bản, tài liệu;

đ) Cho phép lựa chọn hiển thị các trường thông tin của văn bản, hồ sơ trong kết quả tìm kiếm;

e) Cho phép lưu và sử dụng lại các yêu cầu tìm kiếm;

g) Cho phép hiển thị thứ tự kết quả tìm kiếm;

h) Cho phép kết xuất kết quả tìm kiếm ra các định dạng tệp văn bản phổ biến: (.doc), (.docx), (.pdf);

i) Cho phép tải hoặc in văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả;

k) Cho phép đánh dấu vào văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả được in ra từ Hệ thống;

l) Lưu lịch sử truy cập và sử dụng văn bản, tài liệu.

7. Đối với việc quản lý dữ liệu đặc tả

a) Lưu các yếu tố dữ liệu đặc tả liên quan đến một văn bản, hồ sơ cụ thể theo thời hạn bảo quản.

b) Hiển thị toàn bộ dữ liệu đặc tả của một văn bản, hồ sơ khi có yêu cầu của người sử dụng được cấp quyền.

c) Cho phép nhập dữ liệu đặc tả bổ sung cho văn bản, hồ sơ.

d) Lưu dữ liệu đặc tả của quá trình kiểm soát an ninh văn bản, hồ sơ, hệ thống.

đ) Lưu và cố định sự liên kết của một văn bản, hồ sơ với tất cả các yếu tố dữ liệu đặc tả liên quan.

8. Đối với việc thu hồi văn bản

a) Đóng băng văn bản đi và dữ liệu đặc tả văn bản đi khi có lệnh thu hồi văn bản của cơ quan, tổ chức.

b) Hủy văn bản đến và dữ liệu đặc tả văn bản đến khi có lệnh thu hồi văn bản từ cơ quan, tổ chức phát hành văn bản.

c) Lưu dữ liệu đặc tả của quá trình thu hồi văn bản.

Điều 30. Yêu cầu về quản trị Hệ thống

1. Hệ thống cho phép người được giao quản trị Hệ thống thực hiện những nhiệm vụ sau:

a) Tạo lập nhóm tài liệu, hồ sơ theo cấp độ thông tin khác nhau;

b) Phân quyền cho người sử dụng theo quy định của cơ quan, tổ chức;

c) Truy cập vào hồ sơ, văn bản theo quy định của cơ quan, tổ chức;

d) Thay đổi quyền truy cập đối với hồ sơ, văn bản khi có sự thay đổi quy định của cơ quan, tổ chức;

đ) Thay đổi quyền truy cập của các tài khoản cá nhân khi có những thay đổi về vị trí công tác của cá nhân đó;

e) Phục hồi thông tin, dữ liệu trong trường hợp lỗi hệ thống và thông báo kết quả phục hồi;

g) Khóa hoặc đóng băng các tập hợp (văn bản, hồ sơ, nhóm tài liệu) để ngăn chặn khả năng di chuyển, xóa hoặc sửa đổi khi có yêu cầu của người có thẩm quyền.

f) Tạo lập và cấu hình các thông tin: Cơ cấu tổ chức, các danh mục dùng chung (mã định danh đơn vị, danh mục người ký, loại văn bản, tình trạng xử lý, Trạng thái xử lý,...

2. Cảnh báo xung đột xảy ra trong hệ thống.

3. Thiết lập kết nối liên thông.

Điều 31. Thông tin đầu ra của Hệ thống

Biểu mẫu thông tin đầu ra của Hệ thống quy định tại Phụ lục VII ban hành kèm theo Quy chế này, gồm:

1. Sổ đăng ký văn bản đến.

2. Báo cáo tình hình giải quyết văn bản đến.

3. Sổ đăng ký văn bản đi.

4. Báo cáo tình hình văn bản đi.

5. Mục lục văn bản trong hồ sơ.

6. Mục lục hồ sơ.

Điều 32. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, giải pháp kết nối, liên thông văn bản điện tử

1. Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Tổng cục Thuế phải đảm bảo hạ tầng kỹ thuật kết nối với Trục liên thông văn bản điện tử ngành Tài chính sử dụng mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin, phản hồi trạng thái xử lý văn bản theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông và Bộ Tài chính. Các chức năng cơ bản của hệ thống theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg, Thông tư số 02/2019/TT-BNV và Quy chế này.

2. Đảm bảo giải pháp kết nối, liên thông hệ thống quản lý văn bản và điều hành của đơn vị với Trục liên thông văn bản điện tử ngành Tài chính; thực hiện kết nối theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Điều 33. Bảo đảm an toàn thông tin

1. Chủ quản hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Tổng cục Thuế phải xác định, phê duyệt cấp độ và tổ chức phương án bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ cho các hệ thống thông tin thuộc phạm vi quản lý theo Quyết định số 201/QĐ-BTC ngày 12/2/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Quy chế An toàn thông tin mạng Bộ Tài chính.

2. Việc kết nối giữa hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Tổng cục Thuế với Trục liên thông văn bản điện tử ngành Tài chính phải được mã hóa, xác thực theo tiêu chuẩn về an toàn thông tin theo Thông tư số 39/2017/TT- BTTTT ngày 25/12/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước và Quyết định số 316/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ngày 13/2/2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Quy định tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ Tài chính.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 34. Trách nhiệm của Văn phòng Tổng cục Thuế

1. Chủ trì triển khai công tác gửi nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử của Tổng cục Thuế; thực hiện kiểm tra đôn đốc các đơn vị triển khai sử dụng chương trình quản lý văn bản và điều hành theo quy định.

2. Phối hợp với Cục Công nghệ thông tin thực hiện nâng cấp Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tại cơ quan Tổng cục Thuế, 03 Cục Thuế đã triển khai và triển khai mở rộng chương trình quản lý văn bản và điều hành cho Cục Thuế còn lại phù hợp với Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định về tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản điện tử của Tổng cục Thuế;

3. Ban hành quy trình tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản điện tử của Tổng cục Thuế phù hợp với Quy chế này và các quy định về văn bản điện tử.

4. Thực hiện ký số của tổ chức trên văn bản điện tử đã có ký số của cá nhân có thẩm quyền theo đúng quy định và gửi văn bản điện tử đã ký số trên chương trình quản lý văn bản và điều hành.

5. Tổ chức sử dụng và bảo quản chứng thư số của tổ chức đúng quy định.

Điều 35. Trách nhiệm của Cục Công nghệ thông tin

1. Chủ trì, phối hợp với Văn phòng xây dựng, nâng cấp, quản lý, vận hành hệ thống quản lý văn bản và điều hành tại cơ quan Tổng cục Thuế, Cục Thuế các tỉnh và các Chi cục Thuế phù hợp với Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định về tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản điện tử của Tổng cục Thuế; đảm bảo kết nối Trục liên thông văn bản điện tử ngành Tài chính.

2. Tiếp nhận các yêu cầu từ đơn vị, thực hiện hỗ trợ người sử dụng quản lý, khai thác các chức năng của chương trình quản lý văn bản và điều hành.

3. Tổng hợp việc sử dụng mã định danh cơ quan, mã định danh văn bản và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành để gửi, nhận văn bản điện tử; quản lý thống nhất danh sách mã định danh của các đơn vị thuộc, trực thuộc Tổng cục Thuế phục vụ gửi, nhận văn bản điện tử; tổng hợp, cập nhật kịp thời mã định danh cơ quan khi có sự thay đổi về đơn vị hành chính, cơ cấu tổ chức của các đơn vị báo cáo Bộ qua Cục Tin học và thống kê tài chính.

4. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, thực hiện các biện pháp an toàn thông tin theo quy định hiện hành để đảm bảo kết nối đối với trục liên thông văn bản ngành Tài chính và đối với hệ thống quản lý văn bản và điều hành của ngành Thuế. Tổ chức quản lý, định kỳ sao lưu văn bản điện tử và phải bảo đảm an ninh, an toàn thông tin trong quá trình thực hiện.

5. Phối hợp với Ban Cơ yếu Chính phủ thực hiện thủ tục cấp phát, gia hạn và thu hồi, rà soát hiệu lực của chứng thư số cá nhân, tổ chức đối với các Vụ, đơn vị thuộc, trực thuộc Tổng cục Thuế.

6. Chịu trách nhiệm cài đặt chữ ký số của tổ chức, cá nhân cho các đơn vị thuộc, trực thuộc cơ quan Tổng cục Thuế và hướng dẫn Cục Thuế thực hiện. Hỗ trợ kỹ thuật và hướng dẫn trong quá trình sử dụng chữ ký số cho cán bộ, công chức, viên chức được cấp chứng thư số.

7. Tổ chức quản lý, định kỳ sao lưu văn bản điện tử và phải bảo đảm an ninh, an toàn thông tin trong quá trình thực hiện.

Điều 36. Trách nhiệm của Cục trưởng Cục Thuế

1. Phổ biến quán triệt nội dung quy chế đến toàn thể công chức thuộc, trực thuộc Cục Thuế.

- Trong trường hợp cần thiết xây dựng và ban hành quy trình tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử chi tiết tại đơn vị (đối với các đơn vị triển khai chương trình quản lý văn bản và điều hành).

2. Phối hợp với Cục Công nghệ thông tin Tổng cục Thuế tổ chức triển khai chương trình quản lý văn bản và điều hành tại Cục Thuế và các Chi cục trực thuộc.

3. Tổ chức thực hiện tiếp nhận, luân chuyển, xử lý văn bản trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành theo quy chế này.

4. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, thực hiện các biện pháp an toàn thông tin theo quy định hiện hành để đảm bảo vận hành hệ thống quản lý văn bản và điều hành của ngành Thuế.

5. Tổ chức quản lý, định kỳ sao lưu văn bản điện tử và phải bảo đảm an ninh, an toàn thông tin trong quá trình thực hiện.

6. Phối hợp với Cục Công nghệ Thông tin thực hiện thủ tục cấp phát, gia hạn, thu hồi chữ ký số cá nhân, chứng thư số đối với đơn vị (nếu có).

Điều 37. Trách nhiệm của thủ trưởng các đơn vị, các đơn vị sự nghiệp thuộc Tổng cục Thuế.

1. Tổ chức thực hiện tiếp nhận, luân chuyển, xử lý, giải quyết văn bản trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành theo quy chế này và tuân thủ các quy định của pháp luật về quản lý sử dụng chứng thư số. Quán triệt nội dung quy chế đến toàn thể công chức để thực hiện.

2. Triển khai thực hiện ký số các loại văn bản theo quy định của Quy chế này.

3. Phối hợp với Cục Công nghệ Thông tin thực hiện thủ tục cấp phát, gia hạn, thu hồi chữ ký số cá nhân, chứng thư số đối với đơn vị (nếu có).

4. Vụ Tổ chức cán bộ có trách nhiệm tham mưu, đề xuất với Hội đồng Thi đua - Khen thưởng của Tổng cục Thuế đưa tiêu chí đánh giá việc thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử của đơn vị, cá nhân vào bình xét thi đua, khen thưởng hàng năm.

Điều 38. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức được cấp chứng thư số

1. Quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật theo chế độ quản lý bí mật Nhà nước ở cấp độ “Mật”.

2. Có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các quy định, quy trình quản lý, sử dụng chứng thư số và tuân thủ các quy định của pháp luật về quản lý sử dụng chứng thư số. Khi phát hiện chứng thư số không còn thuộc sự kiểm soát của mình, phải kịp thời báo cáo cho Cục Công nghệ thông tin Tổng cục Thuế biết và kịp thời xử lý.

Điều 39. Điều khoản thi hành

1. Khen thưởng

Tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy chế này sẽ được Bộ trưởng, Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế xem xét khen thưởng theo quy định.

2. Kỷ luật

Tập thể, cá nhân vi phạm Quy chế này và các quy định hiện hành của Nhà nước trong gửi, nhận văn bản điện tử, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý, kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm theo các quy định hiện hành của pháp luật.

3. Các đơn vị và cá nhân tham gia thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử phải chấp hành nghiêm chỉnh Quy chế này và các quy định hiện hành của Nhà nước. Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc các đơn vị, cá nhân phản ánh về Văn phòng, Cục Công nghệ thông tin để kịp thời xử lý./.

 

PHỤ LỤC I

THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
(Kèm theo Quyết định số 1666/QĐ-TCT ngày 20 tháng 10 năm 2020 của Tổng cục Thuế)

STT	Trường thông tin	Tên (viết tắt tiếng Anh)	Kiểu dữ liệu	Độ dài
1	Mã hồ sơ 1	FileCode
1.1 1	Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ	Drganld	String	13
1.2	Năm hình thành hồ sơ	FileCatalog	Number	4
1.3	Số và ký hiệu hồ sơ	FileNotation	String	20
2	Số thứ tự văn bản trong hồ sơ	DocOrdinal	Number	3
3	Tên loại văn bản	TypeName	String	100
4	Số của văn bản	CodeNumber	String	11
5	Ký hiệu của văn bản	CodeNotation	String	30
6	Ngày, tháng, năm văn bản	IssuedDate	Date	10
7	Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản	OrganName	String	200
8	Trích yếu nội dung	Subject	String	500
9	Ngôn ngữ	Language	String	30
10	Số trang của văn bản	PageAmount	Number	3
11	Ghi chú	Description	String	500
12	Chức vụ, họ tên người ký	SignerInfo
12.1	Chức vụ của người ký văn bản	Position	String	100
12.2	Họ và tên người ký văn bản	FullName	String	50
13	Nơi nhận	To
13.1	Mã định danh của cơ quan, tổ chức nhận văn bản	OrganId	String	13
13.2	Tên cơ quan, tổ chức nhận văn bản	OrganName	String	200
14	Mức độ khẩn, độ mật	Priority	Number	1
15	Số lượng bản phát hành	IssuedAmount	Number	3
16	Hạn trả lời văn bản	DueDate	Date	10

 

PHỤ LỤC II

THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm theo Quyết định số 1666/QĐ-TCT ngày 20 tháng 10 năm 2020 của Tổng cục Thuế)

STT	Trường thông tin	Tên (viết tắt tiếng Anh)	Kiểu dữ liệu	Độ dài
1	Mã hồ sơ	FileCode
1.1	Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ	OrganId	String	13
1.2	Năm hình thành hồ sơ	FileCatalog	Number	4
1.3	Số và ký hiệu hồ sơ	FileNotation	String	20
2	Số thứ tự văn bản trong hồ sơ	DocOrdinal	Number	3
3	Tên loại văn bản	TypeName	String	100
4	Số của văn bản	CodeNumber	String	11
5	Ký hiệu của văn bản	CodeNotation	String	30
6	Ngày, tháng, năm văn bản	IssuedDate	Date	10
7	Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản	OrganName	String	200
8	Trích yếu nội dung	Subject	String	500
9	Ngôn ngữ	Language	String	30
10	Số trang của văn bản	PageAmount	Number	3
11	Ghi chú	Description	String	500
12	Ngày, tháng, năm đến	ArrivalDate	Date	10
13	Số đến	ArrivalNumber	Number	10
14	Chức vụ, họ tên người ký	SignerInfo
14.1	Chức vụ của người ký văn bản	Position	String	100
14.2	Họ và tên người ký văn bản	FullName	String	50
15	Mức độ khẩn, độ mật	Priority	Number	1
16	Đơn vị hoặc người nhận	ToPlaces	String	1000
17	Ý kiến phân phối, chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản	TraceHeaderList	LongText
18	Thời hạn giải quyết	DueDate	Date	10

 

PHỤ LỤC III

THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ HỒ SƠ
(Kèm theo Quyết định số 1666/QĐ-TCT ngày 20 tháng 10 năm 2020 của Tổng cục Thuế)

STT	Trường thông tin	Tên (viết tắt tiếng Anh)	Kiểu dữ liệu	Độ dài
1	Mã hồ sơ	FileCode
1.1	Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ	OrganId	String	13
1.2	Năm hình thành hồ sơ	FileCatalog	Number	4
1.3	Số và ký hiệu hồ sơ	FileNotation	String	20
2	Tiêu đề hồ sơ	Title	String	500
3	Thời hạn bảo quản	Maintenance	String	30
4	Chế độ sử dụng	Rights	String	30
5	Người lập hồ sơ	Creator	String	30
6	Ngôn ngữ	Language	String	50
7	Thời gian bắt đầu	StartDate	Date	10
8	Thời gian kết thúc	EndDate	Date	10
9	Tổng số văn bản trong hồ sơ	DocTotal	Number	4
10	Tổng số trang của hồ sơ	PageTotal	Number	4
11	Ghi chú	Description	String	500

 

PHỤ LỤC IV

THÔNG TIN ĐẦU RA CỦA HỆ THỐNG
(Kèm theo Quyết định số 1666/QĐ-TCT ngày 20 tháng 10 năm 2020 của Tổng cục Thuế)

1. Sổ đăng ký văn bản đến

STT	Ngày đến	Số đến	Tác giả/Nơi gửi	Số, ký hiệu văn bản	Ngày tháng năm văn bản	Tên loại và trích yếu nội dung văn bản	Đơn vị hoặc người nhận	Ghi chú
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)	(8)	(9)

2. Báo cáo tình hình giải quyết văn bản đến

Từ ngày … tháng … năm … đến ngày … tháng … năm …

Tổng số văn bản:

Số lượng văn bản đã xử lý:

Số lượng văn bản chưa xử lý:

STT	Ngày đến	Số đến	Số, ký hiệu văn bản	Ngày tháng năm văn bản	Đơn vị ban hành	Tên loại, trích yếu, nội dung	Đơn vị/ người nhận	Thời hạn giải quyết	Tình trạng giải quyết	Số, ký hiệu văn bản trả lời	Ghi chú
(1)		(2)		(3)			(4)	(5)	(6)	(7)	(8)

3. Sổ đăng ký văn bản đi

STT	Số, ký hiệu văn bản	Ngày tháng năm văn bản	Tên loại và trích yếu nội dung văn bản	Người ký	Nơi nhận văn bản	Đơn vị, người soạn thảo	Ngày chuyển (phát hành)	Số lượng bản	Ghi chú
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)	(8)	(9)	(10)

4. Thống kê văn bản đi

Từ ngày … tháng … năm … đến ngày … tháng … năm …

Tổng số văn bản:

STT	Loại văn bản	Số lượng	Ghi chú
(1)	(2)	(3)	(4)

5. Mục lục văn bản trong hồ sơ

STT	Số ký hiệu văn bản	Ngày tháng năm văn bản	Tên loại và trích yếu nội dung văn bản	Số lượng trang	Ghi chú
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)

6. Mục lục hồ sơ

STT	Số, ký hiệu hồ sơ	Tiêu đề hồ sơ	Thời gian tài liệu	Thời hạn bảo quản	Số lượng trang	Ghi chú
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)