QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ “MỘT CỬA” TẠI SỞ TƯ PHÁP

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng Nhân dân và Uỷ ban Nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22 tháng 6 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương;

Căn cứ Quyết định số 1858/2006/QĐ-UBND ngày 9 tháng 8 năm 2006 của Ủy ban Nhân dân tỉnh về việc ban hành Quy chế làm việc của UBND tỉnh;

Căn cứ Quyết định 2160/2005/QĐ-UBND ngày 30 tháng 6 năm 2005 của Ủy ban Nhân dân tỉnh về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Sở Tư pháp;

Căn cứ Quyết định số 1930/QĐ-UBND ngày 31 tháng 8 năm 2007 của Ủy ban Nhân dân tỉnh về việc ban hành Danh mục thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết tại các cơ quan hành chính trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Công văn số 145/CV-STP ngày 03 tháng 4 năm 2008 và Giám đốc Sở Nội vụ tại Công văn số 512/SNV-CCHC ngày 28 tháng 5 năm 2008,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” tại Sở Tư pháp.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Uỷ ban Nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp; Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện và thành phố Huế; các tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

VỀ TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ “MỘT CỬA” TẠI SỞ TƯ PHÁP
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1584/QĐ-UBND ngày 11 tháng 7 năm 2008 của Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh)

Chương I

CÁC QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Cơ chế “một cửa” tại Sở Tư pháp

Cơ chế “một cửa” tại Sở Tư pháp là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân thuộc trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết của Sở Tư pháp; từ hướng dẫn - tiếp nhận hồ sơ, thụ lý hồ sơ đến giao trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là “Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả” (sau đây gọi tắt là Bộ phận một cửa) đặt tại Văn phòng Sở Tư pháp, do Giám đốc Sở thành lập.

Điều 2. Mục đích yêu cầu

1. Công khai thủ tục hành chính; giải quyết nhanh gọn các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tư pháp, đáp ứng một cách tốt nhất mọi nhu cầu hợp pháp của các tổ chức, cá nhân theo đúng quy định của pháp luật; phục vụ phát triển kinh tế - xã hội của địa phương.

2. Không ngừng nâng cao chất lượng giải quyết hồ sơ, đảm bảo thời hạn giao trả hồ sơ theo quy định; xác định trách nhiệm của cán bộ công chức, viên chức trực tiếp tham gia giải quyết hồ sơ; đảm bảo sự thống nhất đồng bộ từ khâu tiếp nhận đến giao trả kết quả tại Sở Tư pháp, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2000.

Điều 3. Đối tượng và phạm vi áp dụng

Áp dụng thực hiện cho các loại thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tư pháp (trừ các thủ tục hành chính thực hiện tại các Phòng Công chứng theo quy định của Luật Công chứng) và được thường xuyên rà soát, bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với quy định của pháp luật và yêu cầu về cải cách hành chính.

Điều 4. Thời gian, địa điểm tiếp nhận hồ sơ và giao trả kết quả

Việc tiếp nhận hồ sơ và giao trả kết quả được thực hiện tại Bộ phận một cửa của Sở Tư pháp. Thời gian tiếp nhận và giao trả kết quả: buổi sáng từ 07 giờ 30 đến 11 giờ 00, chiều từ 14 giờ 00 đến 16 giờ 30 vào các ngày trong tuần, trừ các ngày lễ, tết và Chủ nhật.

Điều 5. Yêu cầu thủ tục hành chính đối với hồ sơ

1. Đảm bảo đầy đủ các loại văn bản cho từng loại thủ tục theo quy định tại Phụ lục kèm theo Quyết định này và các văn bản liên quan khác của Nhà nước - nếu có yêu cầu đặc biệt cho từng trường hợp cụ thể.

2. Văn bản dự thảo của các phòng, đơn vị (nếu có) phải được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định tại Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Liên Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ và các quy định khác của nhà nước có liên quan; đồng thời phải được lãnh đạo phòng, đơn vị trình ký ký chịu trách nhiệm và phải gửi kèm theo file điện tử được chuyển qua các phương tiện thích hợp để cập nhật vào hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Sở Tư pháp trước khi ban hành văn bản.

Chương II

QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT HỒ SƠ VÀ GIAO TRẢ KẾT QUẢ

Điều 6. Quy trình tiếp nhận hồ sơ

Tiếp nhận hồ sơ là quá trình thành viên Bộ phận một cửa được phân công trực thực hiện các công việc sau:

1. Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ:

+ Nếu hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết của Sở Tư pháp thì hướng dẫn để tổ chức, cá nhân đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

+ Nếu hồ sơ đủ số lượng các loại tài liệu theo Phụ lục kèm theo Quyết định này thì tiếp nhận hồ sơ.

+ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ theo quy định thì không tiếp nhận, đồng thời hướng dẫn cụ thể bằng phiếu hướng dẫn (theo mẫu) để tổ chức, cá nhân bổ sung hoàn chỉnh. Việc hướng dẫn được thực hiện theo nguyên tắc một lần, đầy đủ, đúng quy định đã niêm yết công khai.

2. Đối với các loại công việc theo quy định giải quyết trong ngày làm việc, không được ghi giấy hẹn thì tiếp nhận và giải quyết ngay, sau đó trình lãnh đạo có thẩm quyền ký, trả kết quả cho tổ chức, cá nhân; thu phí, lệ phí đối với những công việc được thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật.

3. Đối với các loại công việc theo quy định được ghi giấy hẹn thì tiếp nhận và viết phiếu tiếp nhận hồ sơ, hẹn ngày trả kết quả (thời hạn hẹn trả hồ sơ thực hiện theo Phụ lục kèm theo Quyết định này); yêu cầu cá nhân, tổ chức ký vào phiếu tiếp nhận hồ sơ.

4. Ghi chép, cập nhật các nội dung liên quan vào sổ theo dõi việc tiếp nhận - giao trả kết quả và phần mềm theo dõi (nếu có) theo quy trình sử dụng phần mềm.

Điều 7. Quy trình chuyển hồ sơ

Sau khi tiếp nhận, Bộ phận một cửa có trách nhiệm chuyển hồ sơ đã nhận đến phòng chuyên môn có liên quan để giải quyết trong vòng không quá 0,5 ngày kể từ khi nhận hồ sơ. Nếu tiếp nhận hồ sơ sau 16h00 thì chuyển hồ sơ đến phòng chuyên môn vào buổi sáng ngày làm việc tiếp theo. Thời gian Bộ phận một cửa chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn và thời gian phòng chuyên môn trả lại kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận một cửa phải thể hiện trong sổ theo dõi tiếp nhận - giao trả kết quả, phần mềm theo dõi (nếu có) và/hoặc phiếu chuyển hồ sơ (theo mẫu).

Điều 8. Quy trình giải quyết hồ sơ

1. Phòng chuyên môn thụ lý thực hiện các công việc sau:

a) Kiểm tra nội dung hồ sơ do thành viên trực Bộ phận một cửa chuyển giao theo phiếu tiếp nhận hồ sơ;

b) Nghiên cứu, đề xuất phương án giải quyết, báo cáo văn bản dự thảo giải quyết cho lãnh đạo Sở xem xét, quyết định.

Nếu hồ sơ có vướng mắc về nội dung thủ tục phải báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Sở. Trong thời hạn tối đa 0,5 ngày làm việc kể từ khi có ý kiến chỉ đạo dự thảo văn bản trình lãnh đạo ký trả lời cho tổ chức, cá nhân để yêu cầu điều chỉnh, bổ sung hồ sơ trước khi tiến hành lại việc tiếp nhận hồ sơ.

Đối với hồ sơ đòi hỏi có sự phối hợp liên ngành của các cơ quan, đơn vị liên quan, phòng chuyên môn thụ lý tham mưu cho lãnh đạo Sở thực hiện việc phối hợp giải quyết theo hướng:

- Phát hành văn bản để xin ý kiến thống nhất trong việc thụ lý hồ sơ.

- Tổ chức họp với các cơ quan, đơn vị liên quan để lập biên bản về những nội dung thống nhất và kiến nghị, đề xuất với cấp trên.

c) Sau khi giải quyết xong hồ sơ, phòng chuyên môn trình lãnh đạo Sở ký, chuyển đến Văn thư thuộc Sở vào sổ, nhân bản, đóng dấu; trực tiếp nhận lại từ Văn thư và chuyển kết quả giải quyết cho Bộ phận một cửa để giao trả cho tổ chức, cá nhân đảm bảo đúng thời gian hẹn trả.

d) Trường hợp đến ngày hẹn trả nhưng hồ sơ chưa được giải quyết xong thì phòng chuyên môn chủ trì thẩm định phải lập phiếu gia hạn trả hồ sơ ghi rõ lý do chậm trễ, trình lãnh đạo Sở ký, chuyển cho Bộ phận một cửa để gửi cho tổ chức, cá nhân; thời gian gia hạn tùy tình hình thực tế nhưng không được vượt quá thời gian giải quyết hồ sơ theo quy định cho từng loại hồ sơ (chỉ được phép gia hạn 01 lần).

2 .Thời gian thụ lý cho từng loại thủ tục hành chính được quy định cụ thể tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định này.

Điều 9. Quy trình trả kết quả giải quyết hồ sơ

Trả kết quả là quá trình thành viên Bộ phận một cửa thực hiện các công việc sau:

1. Trả kết quả giải quyết hồ sơ hoặc phiếu gia hạn trả hồ sơ cho tổ chức, cá nhân theo đúng phiếu tiếp nhận hồ sơ.

2. Ghi chép và cập nhật kết quả giải quyết hồ sơ vào sổ theo dõi việc tiếp nhận - giao trả kết quả và phần mềm theo dõi (nếu có) theo quy trình sử dụng phần mềm.

3. Yêu cầu tổ chức, cá nhân ký nhận kết quả vào sổ theo dõi và thu hồi phiếu tiếp nhận hồ sơ.

4. Thu phí, lệ phí đối với những công việc được thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật.

Đối với việc trả hồ sơ đăng ký kết hôn, đăng ký việc nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài thì Văn phòng Sở, Phòng Hành chính tư pháp – Bổ trợ tư pháp và bộ phận một cửa tổ chức lễ trao dưới sự chủ trì của lãnh đạo Sở.

Điều 10. Lưu trữ hồ sơ

Việc lưu trữ hồ sơ thực hiện theo quy định hiện hành về công tác lưu trữ của Nhà nước và của đơn vị.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 11. Trách nhiệm của Giám đốc Sở Tư pháp

1. Đầu tư, kiện toàn cơ sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo phục vụ hoạt động của Bộ phận một cửa; ban hành các loại văn bản liên quan đến quá trình thực hiện cơ chế “một cửa” tại Sở (phiếu tiếp nhận hồ sơ, phiếu gia hạn trả hồ sơ, phiếu hướng dẫn hồ sơ, Sổ theo dõi tiếp nhận và trả hồ sơ,...).

2. Ban hành quy chế, quy trình quy định cụ thể trách nhiệm của các phòng chuyên môn, của cán bộ, công chức trong tiếp nhận, chuyển hồ sơ, xử lý, trình ký, trả lại Bộ phận một cửa; giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính của đơn vị.

3. Tổ chức niêm yết công khai các thủ tục hành chính thực hiện tại Bộ phận một cửa (danh mục hồ sơ, mức thu phí, lệ phí và thời hạn giải quyết).

4. Thường xuyên chỉ đạo việc nghiên cứu, rà soát, đề xuất UBND tỉnh điều chỉnh, bổ sung kịp thời nội dung danh mục hồ sơ, thời hạn giải quyết cho từng loại thủ tục hành chính phù hợp với quy định của Nhà nước.

5. Theo dõi, chỉ đạo chặt chẽ hoạt động của Bộ phận một cửa đảm bảo đúng theo quy định (bao gồm cả việc tiếp nhận, xử lý các kiến nghị vướng mắc về quy định hành chính).

6. Định kỳ báo cáo UBND tỉnh và Sở Nội vụ về tình hình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” tại Sở Tư pháp (khó khăn, vướng mắc, kiến nghị, đề xuất) vào ngày 10 của tháng cuối quý và ngày 5 tháng 11 hàng năm.

Điều 12. Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân liên quan

1. Thực hiện đúng và đầy đủ các nội dung tại Quy định này.

2. Thực hiện việc nộp hồ sơ và nhận kết quả đúng địa điểm, thời gian ghi ở phiếu tiếp nhận hồ sơ.

3. Thường xuyên phản ảnh cho UBND tỉnh, Sở Tư pháp những vướng mắc để kịp thời xử lý, đảm bảo giải quyết công việc nhanh chóng, đúng quy định của pháp luật.