QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỌP TRỰC TUYẾN TỈNH LÂM ĐỒNG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÂM ĐỒNG

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan Nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg ngày 6/10/2005 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược phát triển Công nghệ thông tin và Truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 14/TTr-STTTT ngày 08/6/2011,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý và sử dụng Hệ thống họp trực tuyến tỉnh Lâm Đồng.

Điều 2. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông; Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; Giám đốc Viễn thông Lâm Đồng; Giám đốc Công ty Điện lực Lâm Đồng và các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này kể từ ngày ký.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỌP TRỰC TUYẾN TỈNH LÂM ĐỒNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1568/QĐ-UBND ngày 20 tháng 7 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống họp trực tuyến tỉnh Lâm Đồng (sau đây gọi tắt là Hệ thống họp trực tuyến).

2. Đối tượng áp dụng: Áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý, vận hành, sử dụng Hệ thống họp trực tuyến, Viễn thông Lâm Đồng, Công ty Điện lực Lâm Đồng và các đơn vị có liên quan trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng.

Điều 2. Hệ thống họp trực tuyến

Hệ thống họp trực tuyến bao gồm:

1. Trung tâm điều khiển tại: Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng UBND tỉnh và Sở Thông tin và Truyền thông.

2. Các điểm cầu tại các huyện và thành phố trong tỉnh. Các điểm cầu được kết nối đến các Trung tâm điều khiển bằng hệ thống đường truyền dẫn của Viễn thông Lâm Đồng. Trong trường hợp đặc biệt, Trung tâm điều khiển có thể được cấu hình lại để trở thành một điểm cầu.

3. Máy chủ hệ thống đặt tại Viễn thông Lâm Đồng.

Điều 3. Quản lý Hệ thống họp trực tuyến

UBND tỉnh Lâm Đồng thống nhất quản lý Hệ thống họp trực tuyến và ủy quyền cho các Trung tâm điều khiển, các điểm cầu chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động của Hệ thống họp trực tuyến tại đơn vị theo quy định của Quy chế này và các quy định khác của pháp luật.

Chương II

SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỌP TRỰC TUYẾN TỈNH LÂM ĐỒNG

Điều 4. Yêu cầu khi sử dụng Hệ thống họp trực tuyến

1. Không để các vật dễ cháy, nổ, chất lỏng gần các thiết bị của hệ thống.

2. Đảm bảo các điều kiện về âm thanh, ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, nguồn điện ổn định cho hệ thống.

3. Không tự ý di chuyển thiết bị hoặc thay đổi các tham số cấu hình hệ thống.

4. Giữ bí mật tài khoản truy cập vào hệ thống.

5. Không dùng tay, vật cứng chạm vào ống kính camera hoặc xoay camera.

6. Bật, tắt hệ thống đúng quy trình.

7. Ngắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống khi không sử dụng.

8. Thường xuyên vệ sinh hệ thống theo đúng quy trình, đặc biệt đối với thiết bị camera phải dùng khăn lau mềm tiêu chuẩn và chất tẩy rửa chuyên dụng.

Điều 5. Sử dụng phòng họp trực tuyến

1. Phòng họp trực tuyến phải được bố trí độc lập và ưu tiên phục vụ cho các cuộc họp trực tuyến.

2. Các cuộc họp do Tỉnh ủy chủ trì họp trực tuyến với các huyện, thành phố sử dụng Trung tâm điều khiển tại Văn phòng Tỉnh ủy.

3. Các cuộc họp do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì họp trực tuyến với các huyện, thành phố sử dụng Trung tâm điều khiển tại Văn phòng UBND tỉnh Lâm Đồng.

4. Các cuộc họp do các sở, ban, ngành chủ trì họp trực tuyến với các cơ quan, đơn vị liên quan ở các huyện, thành phố sử dụng Trung tâm điều khiển tại Sở Thông tin và Truyền thông. Trường hợp đơn vị có phòng họp trực tuyến riêng, có thể kết nối được với Hệ thống họp trực tuyến, thì sử dụng phòng họp trực tuyến tại đơn vị đó.

5. Thực hiện đúng quy định của phòng họp.

Điều 6. Đăng ký sử dụng Hệ thống họp trực tuyến

1. Đơn vị chủ trì cuộc họp phải thông báo bằng văn bản cho Viễn thông Lâm Đồng và Trung tâm điều khiển liên quan ít nhất 02 ngày trước khi tiến hành họp chính thức để chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp; đồng thời thông báo cho Công ty Điện lực Lâm Đồng trước 02 ngày để có kế hoạch đảm bảo nguồn điện tại các điểm cầu.

2. Các sở, ban, ngành tổ chức họp trực tuyến phải đăng ký với Sở Thông tin và Truyền thông và thống nhất thời gian sử dụng phòng họp trực tuyến với UBND các huyện, thành phố trước khi phát hành văn bản mời họp để tránh trường hợp trùng lặp.

3. Trường hợp họp đột xuất, khẩn cấp (như lụt bão, thiên tai, hỏa hoạn,...) đơn vị chủ trì chủ động thông báo bằng văn bản qua Fax, E-mail, điện thoại cho Trung tâm điều khiển liên quan và các điểm cầu để kịp thời chuẩn bị điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

Điều 7. Công tác chuẩn bị trước cuộc họp

1. Các Trung tâm điều khiển và Viễn thông Lâm Đồng là đơn vị đầu mối chuẩn bị đảm bảo các điều kiện kỹ thuật trước cuộc họp:

a) Trung tâm điều khiển thông báo thời gian chuẩn bị và họp chính thức cho cán bộ kỹ thuật của Văn phòng Huyện ủy, Thành ủy; Văn phòng HĐND và UBND các huyện, thành phố có liên quan;

b) Viễn thông Lâm Đồng thông báo thời gian chuẩn bị và họp chính thức cho cán bộ kỹ thuật của các Trung tâm Viễn thông trực thuộc đơn vị mình;

c) Tổ chức kiểm tra chạy thử xong các thiết bị đầu cuối, đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh chậm nhất 30 phút trước giờ khai mạc cuộc họp;

d) Thiết lập các thông số kỹ thuật cho hệ thống phục vụ cuộc họp;

2. Văn phòng Huyện ủy, Thành ủy; Văn phòng HĐND-UBND các huyện, thành phố bố trí, chỉ đạo cán bộ được giao nhiệm vụ vận hành hệ thống thực hiện các công việc:

a) Kiểm tra thiết bị hệ thống, nguồn điện và điện dự phòng, điều chỉnh âm thanh, hình ảnh tại điểm cầu;

b) Liên hệ với cán bộ chuyên môn tại các Trung tâm điều khiển để kết nối vào hệ thống;

c) Thiết lập khung hình cần thiết phù hợp với sơ đồ vị trí các thành phần tham dự cuộc họp.

Điều 8. Điều khiển hệ thống trong cuộc họp

1. Cán bộ kỹ thuật tại các Trung tâm điều khiển:

a) Trực tiếp điều chỉnh khung hình hiển thị cho phù hợp với từng thời điểm diễn ra trong cuộc họp;

b) Phối hợp ngay với cán bộ kỹ thuật của Viễn thông Lâm Đồng và cán bộ phụ trách vận hành hệ thống ở các điểm cầu khi có sự cố về đường truyền, tín hiệu âm thanh, hình ảnh để kịp thời khắc phục, hạn chế tối đa thời gian gián đoạn cuộc họp.

c) Gửi các yêu cầu phát biểu tại các điểm cầu cho Chủ trì cuộc họp.

2. Cán bộ phụ trách vận hành hệ thống tại các điểm cầu:

a) Vận hành hệ thống trong toàn bộ quá trình diễn ra cuộc họp, chỉ được bật Micro khi có yêu cầu phát biểu của cơ quan chủ trì cuộc họp;

b) Điều chỉnh khung hình khi có đại biểu ở điểm cầu của mình phát biểu;

c) Không được tự ý quay số tới bất kỳ điểm cầu nào trong hệ thống khi chưa có yêu cầu của cán bộ kỹ thuật Trung tâm điều khiển;

d) Khi mất kết nối, phải phối hợp với cán bộ kỹ thuật của Viễn thông Lâm Đồng tại điểm cầu để khắc phục và thông báo kịp thời cho cán bộ kỹ thuật Trung tâm điều khiển về nguyên nhân, giải pháp, xác định thời gian khắc phục sự cố; báo cáo chủ trì cuộc họp tại điểm cầu mình phụ trách điều chỉnh nội dung, thời gian cho phù hợp với thực tế.

e) Tiếp nhận đăng ký phát biểu của chủ trì cuộc họp tại điểm cầu mình phụ trách và gửi cho cán bộ kỹ thuật tại trung tâm điều khiển bằng điện thoại.

3. Kết thúc cuộc họp: Cán bộ kỹ thuật ở các điểm cầu kiểm tra toàn bộ hệ thống trước khi tắt và ngắt nguồn điện cung cấp hệ thống.

Chương III

TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ HỆ THỐNG HỌP TRỰC TUYẾN TỈNH LÂM ĐỒNG

Điều 9. Sở Thông tin và Truyền thông

1. Là đơn vị đầu mối quản trị, vận hành toàn bộ hệ thống; hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật; đôn đốc các cơ quan, đơn vị quản lý và sử dụng có hiệu quả Hệ thống Họp trực tuyến.

2. Hàng năm rà soát Hệ thống họp trực tuyến, tiếp nhận và tổng hợp ý kiến phản ánh của các cơ quan, đơn vị để nghiên cứu đưa ra giải pháp nâng cấp, mở rộng hệ thống; đề xuất kế hoạch bảo đảm về nguồn nhân lực, kế hoạch bồi dưỡng kiến thức mới về công nghệ và kỹ thuật cho cán bộ vận hành hệ thống theo đề xuất của Viễn thông Lâm Đồng.

3. Hàng năm dự toán kinh phí quản lý, duy trì hoạt động, bảo trì, nâng cấp hệ thống và phục vụ họp trực tuyến từ các đơn vị liên quan gửi Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính thẩm định và tổng hợp vào dự toán ngân sách báo cáo UBND tỉnh trình Hội đồng nhân dân tỉnh quyết định theo quy định.

4. Tổng hợp danh sách cán bộ kỹ thuật tham gia quản lý, vận hành Hệ thống họp trực tuyến và thông báo cho các Trung tâm điều khiển, các điểm cầu và đơn vị liên quan biết liên hệ.

Điều 10. Các Trung tâm điều khiển

1. Tiếp nhận và sắp xếp lịch họp cho các cơ quan, đơn vị đăng ký sử dụng Hệ thống họp trực tuyến; bố trí cán bộ kỹ thuật chuẩn bị các điều kiện và điều khiển hệ thống các cuộc họp theo khoản 1 Điều 7 của quy chế này.

2. Hàng năm lập dự toán kinh phí phục vụ cho việc quản lý, duy trì hoạt động, bảo trì, nâng cấp hệ thống và phục vụ họp trực tuyến tại Trung tâm điều khiển gửi Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp trình UBND tỉnh xem xét, phê duyệt.

Điều 11. Huyện ủy, Thành ủy, UBND các huyện, thành phố có điểm cầu trực tuyến

1. Ban hành và niêm yết nội quy phòng họp trực tuyến đảm bảo các điều kiện quy định trong Quy chế này.

2. Bố trí ổn định cán bộ kỹ thuật đã được đào tạo vận hành và sử dụng thiết bị phòng họp trực tuyến (tối thiểu mỗi đơn vị 2 cán bộ, một của Văn phòng Huyện ủy, Thành ủy và một của Văn phòng HĐND và UBND các huyện, thành phố). Danh sách cán bộ kỹ thuật (họ tên, đơn vị, số điện thoại, email) được gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp. Khi có yêu cầu thay đổi hoặc luân chuyển cán bộ làm nhiệm vụ khác phải kịp thời cử cán bộ thay thế và thông báo cho Sở Thông tin và Truyền thông, Viễn thông Lâm Đồng biết để có kế hoạch đào tạo vận hành và sử dụng hệ thống.

3. Hàng năm lập và phê duyệt dự toán kinh phí phục vụ cho việc quản lý, duy trì hoạt động, bảo trì, nâng cấp hệ thống và phục vụ họp trực tuyến tại điểm cầu do đơn vị mình quản lý.

4. Hàng năm tổ chức đánh giá hiệu quả hoạt động của Hệ thống họp trực tuyến, gửi ý kiến đóng góp hoặc kiến nghị, đề xuất về Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp báo cáo UBND tỉnh.

Điều 12. Sở, ban, ngành đăng ký sử dụng Hệ thống họp trực tuyến

1. Tăng cường sử dụng Hệ thống Họp trực tuyến trong việc tổ chức các cuộc họp với các huyện, thành phố và các phòng, ban chuyên môn của huyện, thành phố.

2. Phối hợp chặt chẽ với UBND các huyện, thành phố; Sở Thông tin và Truyền thông trong việc đăng ký thời gian tổ chức họp trực tuyến.

3. Gửi văn bản thông báo đến UBND các huyện, thành phố; Sở Thông tin và Truyền thông để các đơn vị bố trí phòng họp và cán bộ phụ trách vận hành hệ thống phục vụ cuộc họp.

4. Khi có sự thay đổi về thời gian tổ chức họp phải thông báo kịp thời đến UBND các huyện, thành phố, Sở Thông tin và Truyền thông để có kế hoạch vận hành hệ thống phục vụ cuộc họp.

Điều 13. Viễn thông Lâm Đồng

1. Đảm bảo các chỉ tiêu kỹ thuật và chất lượng đường truyền dẫn cho Hệ thống HTT.

2. Cung cấp cho Sở Thông tin và Truyền thông địa chỉ liên hệ và cử cán bộ kỹ thuật ở mỗi điểm cầu thường trực xử lý sự cố suốt thời gian trước, trong và sau cuộc họp.

3. Có trách nhiệm bảo mật thông tin các cuộc họp theo các quy định của pháp luật hiện hành.

4. Tổ chức tập huấn việc vận hành và sử dụng hệ thống họp trực tuyến cho các Trung tâm điều khiển và các điểm cầu để từng bước làm chủ việc vận hành hệ thống Họp trực tuyến.

5. Đề xuất phương án tính cước truyền dẫn phục vụ hệ thống họp trực tuyến.

Điều 14. Công ty Điện lực Lâm Đồng

1. Ưu tiên đảm bảo nguồn điện cho Trung tâm điều khiển và các điểm cầu của Hệ thống họp trực tuyến trong suốt thời gian trước, trong và sau cuộc họp theo thời gian và địa điểm do đơn vị chủ trì cuộc họp thông báo.

2. Cung cấp địa chỉ liên hệ và cử cán bộ kỹ thuật ở mỗi điểm cầu thường trực xử lý sự cố trong suốt thời gian trước, trong và sau cuộc họp.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 14. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Các cơ quan, đơn vị, cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy chế này được xét khen thưởng theo quy định.

2. Các cơ quan, đơn vị, cá nhân vi phạm Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 15. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc cần điều chỉnh, bổ sung, các đơn vị kịp thời phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp trình UBND tỉnh xem xét, quyết định./.