QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN HỖ TRỢ CHƯƠNG TRÌNH CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

Căn cứ Nghị định số 73-CP ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Nông nghiệp và Phát triểnnông thôn;
Căn cứ Quyết định số 5714/2000/QĐ/TCCB ngày 7 tháng 12 năm 2000 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và PTNT về việc thành lập Ban Quản lý dự án hỗ trợ chương trình cải cách hành chính tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;
Căn cứ Văn kiện dự án "Hỗ trợ chương trình cải cách hành chính tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn", mã số VIE 98/O04/B/01/99 đã được ký kết giữa Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và Chương trình phát triển Liên hợp quốc tại Việt Nam;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1- Ban hành kèm theo quyết định này Quy chế hoạt động của Ban Quản lý dự án “Hỗ trợ chương trình cải cách hành chính tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn”.

Điều 2- Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký quyết định ban hành.

Điều 3- Chánh Văn phòng Bộ, Giám đốc dự án, thủ trưởng các cơ quan liên quan, các thành viên Ban Quản lý dự án căn cứ quyết định thi hành.

QUY CHẾ

HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN HỖ TRỢ CHƯƠNG TRÌNH CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
(Ban hành theo Quyết định số: 126 /2000-QĐ/BNN-VP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn)

Chương 1:

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG:

Điều 1- Ban Quản lý Dự án hỗ trợ Chương trình cải cách hành chính tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (sau đây gọi tắt là Ban Quản lý) được thành lập để hỗ trợ các chuyên gia quốc tế, chuyên gia trong nước, Tổ Công tác quản lý cao cấp..., triển khai thực hiện các hoạt động của dự án nhằm đạt các mục tiêu, các kết quả đã nêu trong Văn kiện dự án.

Điều 2- Ban Quản lý dự án đặt tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, dưới sự chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, và điều hành trực tiếp của Chánh Văn phòng Bộ, kiêm Giám đốc dự án quốc gia. Các thành viên của Ban Quản lý bao gồm các công chức của Văn phòng Bộ, Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Hợp tác quốc tế, Vụ Chính sách nông nghiệp và PTNT do Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn bổ nhiệm và miễn nhiệm; các nhân viên trợ giúp khác do Giám đốc dự án lựa chọn quyết định trên cơ sở tuyển dụng theo quy định của Chương trình phát triển Liên hợp quốc.

Điều 3- Các thành viên của Ban Quản lý làm việc theo chế độ chuyên trách, hoặc kiêm nhiệm do Giám đốc dự án quyết định, nghĩa vụ và quyền lợi của các thành viên khi tham gia các hoạt động của dự án sẽ được thực hiện theo các quy định hiện hành của Chính phủ hoặc Chương trình Phát triển Liên hợp quốc.

Điều 4- Ban Quản lý dự án làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ trong các hoạt động chung; chế độ thủ trưởng trong điều hành cụ thể; các thành viên được phân công nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể và có sự phối hợp chặt chẽ với nhau trong việc thực hiện dự án.

Chương 2:

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC THÀNH VIÊN BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN

Điều 5- Giám đốc dự án quốc gia:

a- Chịu trách nhiệm tổng thể về việc điều hành dự án, tổ chức thực hiện và giám sát chặt chẽ việc triển khai thực hiện dự án; chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn, trước Chính phủ và Chương trình phát triển Liên hợp quốc về việc sử dụng các nguồn lực của dự án đúng mục đích, có hiệu quả.

b- Bảo đảm huy động đầy đủ các khoản đóng góp của Chính phủ cho dự án theo đúng cam kết.

c- Chịu trách nhiệm tuyển dụng các chuyên gia, cán bộ dự án. Quản lý chung, bảo đảm cơ cấu tổ chức hoạt động của Ban quản lý dự án, giám sát hoạt động của Quản đốc dự án (điều phối viên) trong điều hành công việc hàng ngày.

d- Điều hành hoạt động tài chính của dự án, quyết định và chịu trách nhiệm về các khoản chi tiêu của dự án, bảo đảm chi tiêu đúng mục đích, phù hợp với ngân sách dự án, phục vụ tốt nhất cho các hoạt động và kết quả của dự án.

đ- Chịu trách nhiệm về xây dựng, thống nhất kế hoạch hoạt động của Dự án với Chương trình phát triển Liên hợp quốc, Bộ Kế hoạch và đầu tư, các cơ quan Chính phủ khác.

e- Chuẩn bị, thông qua nội dung và đại diện cho cơ quan điều hành dự án tại các cuộc họp các bên tham gia dự án.

g- Ngoài việc tham gia các cuộc họp, hội thảo, theo đề nghị của Quản đốc dự án, hàng tuần Giám đốc dự án bố trí ít nhất 02 buổi làm việc với Ban Quản lý để giải quyết những vấn đề phát sinh trong quản lý hoạt động của dự án.

Điều 6- Quản đốc dự án (Điều phối viên):

a- Giúp Giám đốc dự án điều hành công việc và chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động hàng ngày theo đúng văn kiện dự án và các quy định đối với dự án quốc gia điều hành.

b- Chuẩn bị, đàm phán, thống nhất các thoả thuận với các cơ quan thực hiện dự án. Chuẩn bị và cập nhật kế hoạch hoạt động trình Giám đốc dự án và báo cáo Chương trình phát triển Liên hợp quốc.

c- Làm việc thường xuyên với Cố vấn kỹ thuật trưởng để trao đổi, thống nhất nội dung, chương trình làm việc, hỗ trợ Cố vấn kỹ thuật trưởng trong các buổi làm việc với các Cục, Vụ, các cơ quan Chính phủ và các địa phương.

d- Chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý các nguồn lực của dự án, bảo đảm các điều kiện vật chất cho thực hiện các hoạt động của dự án. Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, phương tiện và trang thiết bị văn phòng của dự án.

đ- Có trách nhiệm hỗ trợ các chuyên gia quốc tế, chuyên gia trong nước, các cán bộ tham gia dự án trong công việc của họ.

e- Quản lý, phân công nhiệm vụ và giám sát hoạt động của cá nhân, tập thể chuyên viên Văn phòng Ban Quản lý dự án và các thành viên là cộng tác viên.

g- Chuẩn bị báo cáo hàng năm, báo cáo kết thúc dự án, các báo cáo khác theo yêu cầu của Giám đốc dự án và Bộ trưởng. Phối hợp với Chương trình phát triển Liên hợp quốc tổ chức các cuộc họp đánh giá ba bên, các đoàn kiểm tra, đánh giá dự án.

Điều 7- Các thành viên chuyên trách và kiêm nhiệm.

1- Công chức chuyên trách của Văn phòng Bộ:

a- Làm việc theo chế độ chuyên trách tại Ban Quản lý, chịu trách nhiệm thực hiện những nhiệm vụ của dự án liên quan đến Văn phòng Bộ và những công việc cụ thể khác do Giám đốc dự án phân công.

b- Là đối tác trực tiếp của các chuyên gia trong nước và quốc tế liên quan đến mục tiêu 1 (tăng cường năng lực thể chế) và mục tiêu 3 (Chiến lược trao đổi thông tin). Phụ trách việc xây dựng và phát hành Bản tin hàng quý.

c- Trợ giúp các chuyên gia và Ban quản lý dự án thẩm định các dự thảo báo cáo, tài liệu liên quan đến mục tiêu 1 và 3, trước khi trình Tổ Công tác quản lý cao cấp.

d- Tham dự các cuộc họp của Dự án và đi công tác trong nước theo yêu cầu.

đ- Là đầu mối tổ chức các hoạt động của dự án tại Văn phòng Bộ.

2- Công chức chuyên trách của Vụ Tổ chức cán bộ.

a- Làm việc theo chế độ chuyên trách tại Quản lý chịu trách nhiệm thực hiện những nhiệm vụ của dự án liên quan đến Vụ Tổ chức cán bộ và những công việc cụ thể khác do Giám đốc dự án phân công.

b- Là đại diện của Vụ Tổ chức cán bộ tham gia vào các hoạt động của dự án theo chức năng của Vụ Tổ chức cán bộ tại Ban quản lý dự án.

c- Là đối tác trực tiếp của các chuyên gia trong nước và quốc tế liên quan đến mục tiêu 2 (phát triển tổ chức bộ máy và phát triển nguồn nhân lực).

d- Trợ giúp các chuyên gia và Ban quản lý dự án thẩm định các dự thảo báo cáo, tài liệu liên quan đến mục tiêu 2, trước khi trình Tổ Công tác quản lý cao cấp.

đ- Tham dự các cuộc họp của Dự án và đi công tác trong nước theo yêu cầu.

e- Là đầu mối hỗ trợ Ban Quản lý dự án tổ chức các buổi làm việc với Vụ Tổ chức cán bộ.

3- Công chức kiêm nhiệm của Vụ Hợp tác quốc tế:

a- Làm việc theo chế độ kiêm nhiệm tại Ban Quản lý dự án, chịu trách nhiệm thực hiện những nhiệm vụ của dự án liên quan đến Vụ Hợp tác quốc tế và những công việc cụ thể khác do Giám đốc dự án phân công.

b- Là đại diện của Vụ Hợp tác quốc tế tham gia vào các hoạt động quản lý Dự án theo chức năng nhiệm vụ được Bộ giao.

c- Tham gia đánh giá nhu cầu đào tạo ngoại ngữ cho cán bộ các vụ, cục, cán bộ của Ban quản lý dự án.

d- Hỗ trợ Ban Quản lý dự án giải quyết những vấn đề phát sinh liên quan đến chuyên gia nước ngoài.

đ- Là đầu mối hỗ trợ Ban Quản lý dự án trong việc tổ chức làm việc với Vụ Hợp tác quốc tế.

e- Tham dự các cuộc họp của Dự án và đi công tác trong nước theo yêu cầu.

4- Công chức kiêm nhiệm của Vụ Chính sách nông nghiệp và PTNT:

a- Làm việc theo chế độ kiêm nhiệm tại Ban Quản lý chịu trách nhiệm thực hiện những nhiệm vụ của dự án liên quan đến Vụ Chính sách nông nghiệp và PTNT và những công việc cụ thể khác do Giám đốc dự án phân công.

b- Tham gia đánh giá nhu cầu đào tạo nâng cao năng lực xây dựng chính sách cho cán bộ các vụ, cục, các địa phương.

c- Là đối tác chính của các chuyên gia trong nước và quốc tế liên quan đến chính sách nông nghiệp, phát triển nông thôn.

d- Là đầu mối hỗ trợ Ban Quản lý dự án trong việc tổ chức làm việc với Vụ Chính sách nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

đ- Hỗ trợ Ban Quản lý dự án trong việc thẩm định các tài liệu, báo cáo liên quan đến chính sách trước khi trình Tổ Công tác quản lý cao cấp.

e- Tham dự các cuộc họp của Dự án và đi công tác trong nước theo yêu cầu.

Các công chức làm việc chuyên trách và kiêm nhiệm nêu trên làm việc theo chế độ biệt phái tại Ban quản lý dự án với tư cách là đóng góp của Chính phủ Việt Nam. Lương và các khoản phụ cấp khác do đơn vị cũ chi trả. Phụ cấp làm việc tại Ban Quản lý dự án được thực hiện theo chế độ hiện hành. Phụ cấp công tác phí khi được cử đi công tác cho dự án được áp dụng như những thành viên khác của Ban quản lý.

5- Trợ lý Quản đốc Dự án:

a- Chịu trách nhiệm giúp Quản đốc dự án duy trì mối quan hệ làm việc với các cục, vụ, các cơ quan trong Bộ, các bộ ngành khác và các địa phương.

b- Giám sát hoạt động của Văn phòng Ban Quản lý dự án trong trường hợp Quản đốc dự án vắng mặt.

c- Trợ giúp Quản đốc dự án trong việc lập kế hoạch công tác, điều hành thực hiện kế hoạch, dự thảo các hợp đồng phụ, mua sắm và quản lý trang thiết bị.

d- Trợ giúp Giám đốc và Quản đốc dự án trong việc chuẩn bị nội dung và tổ chức các cuộc họp của Ban Điều hành, Tổ công tác, các cuộc họp ba bên, các đoàn công tác đánh giá dự án...

đ- Trình ký phát hành văn bản, quản lý văn phòng phẩm.

e- Trợ giúp Quản đốc dự án trong việc phối hợp hoạt động của tất cả các bộ phận trong Ban quản lý, chương trình công tác của các chuyên gia trong và ngoài nước.

g- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Giám đốc và Quản đốc dự án.

6- Lái xe:

a- Có trách nhiệm lái xe an toàn phục vụ công tác của dự án. Giữ gìn, bảo quản xe, sẵn sàng phục vụ các nhu cầu hoạt động của dự án.

b- Tuân thủ chặt chẽ các quy định về chế độ quản lý xe, ghi chép đầy đủ các loại giấy tờ sổ sách theo yêu cầu của Chương trình phát triển Liên hợp quốc.

c- Hỗ trợ thực hiện một số công việc khác của Ban quản lý theo yêu cầu của Giám đốc và Quản đốc dự án.

7- Tạp vụ:

a- Bảo đảm các phòng làm việc của Ban Quản lý luôn sạch sẽ, gọn gàng, bảo quản tốt các đồ dùng và trang thiết bị phục vụ công việc.

b- Chuẩn bị nước uống, công tác hậu cần cho các cuộc họp, hội thảo và mua sắm đồ dùng cần thiết phục vụ cho các cuộc họp và hội thảo.

8- Bảo vệ:

a- Phối hợp chặt chẽ với bộ phận bảo vệ của Cơ quan Bộ bảo đảm an ninh và an toàn của Văn phòng, bảo vệ an toàn các trang thiết bị, tài sản của dự án trong phạm vi Cơ quan Bộ Nông nghiệp và PTNT.

b- Thực hiện các thủ tục cần thiết với các cơ quan có trách nhiệm của Bộ và cơ quan bảo vệ pháp luật khi xảy ra mất mát tài sản.

Điều 8- Trách nhiệm của các cán bộ do dự án tuyển dụng:

1- Thư ký kiêm quản lý hành chính (Thư ký hành chính):

a- Giúp Quản đốc dự án dự thảo lịch công tác hàng tuần của Ban quản lý, trợ giúp việc thực hiện lịch công tác tuần, sau khi đã được Giám đốc dự án thông qua.

b- Giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến công việc tuyển dụng nhân sự, xuất nhập cảnh, các hợp đồng phụ, đào tạo, hội thảo, các cuộc họp của Ban Điều hành, Tổ Công tác, Ban Quản lý...

c- Dự thảo công văn, thư công tác về các hoạt động chung của dự án

d- Tổ chức và thực hiện việc lưu trữ tài liệu, hồ sơ dự án phục vụ công việc chung và trợ giúp các chuyên gia

đ- Trợ giúp Quản đốc dự án trong việc quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng, tiếp nhận công văn, thông tin đến và báo cáo Giám đốc, Quản đốc dự án.

e- Thực hiện biên/phiên dịch khi cần thiết và thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc, Quản đốc dự án và Cố vấn kỹ thuật trưởng.

g- Thực hiện nhiệm vụ thủ qũy của Ban quản lý.

2- Biên dịch và phiên dịch:

a- Trợ giúp Giám đốc dự án, Cố vấn kỹ thuật trưởng trong các cuộc họp, các khóa đào tạo, trong quan hệ công việc hàng ngày và biên dịch.

b- Tiến hành phiên dịch từ tiếng Anh sang tiếng Việt và ngược lại.

c- Thực hiện việc biên dịch theo yêu cầu và đảm bảo thời gian.

d- Hỗ trợ về biên/phiên dịch cho các cán bộ chuyên trách và kiêm nhiệm.

đ- Chuẩn bị các báo cáo theo yêu cầu.

e- Giám sát các khóa đào tạo tiếng Anh theo phân công

g- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc, Quản đốc dự án và Cố vấn kỹ thuật trưởng.

3- Kế toán của dự án:

a- Chuẩn bị và bảo vệ dự toán ngân sách hàng qúy và hàng năm từ các nguồn của Chính phủ và Chương trình phát triển Liên hợp quốc, tiến hành các thủ tục để tạm ứng, bảo đảm đủ nguồn tài chính cho các hoạt động của dự án.

b- Thực hiện việc chi tiêu từ các nguồn ngân sách của dự án; kiểm tra, thanh toán các chứng từ chi tiêu của dự án đúng quy định của Chính phủ và Chương trình phát triển Liên hợp quốc. Lập các báo cáo tài chính hàng qúy (gồm cả nguồn tài trợ và vốn đối ứng của Việt Nam) gửi Chương trình phát triển Liên hợp quốc, Văn phòng Bộ, Vụ Tài chính kế toán, Bộ Tài chính.

c- Tiến hành các thủ tục điều chỉnh ngân sách dự án khi cần thiết.

d- Trợ giúp Quản đốc dự án trong việc tiến hành các thủ tục về tài chính để mua sắm trang thiết bị, thực hiện việc kiểm kê, theo dõi tình trạng hoạt động của các loại trang thiết bị của dự án.

đ- Lưu trữ hồ sơ kế toán và chuẩn bị mọi điều kiện để sẵn sàng làm việc với cơ quan kiểm toán hoặc thanh tra, kiểm tra tài chính khi có yêu cầu.

e- Phụ trách tổng đài điện thoại của Ban quản lý, theo dõi việc liên lạc điện thoại đường dài liên tỉnh và quốc tế.

g- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc, Quản đốc dự án.

Chương 3:

CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC

Điều 9- Chế độ giao ban, hội nghị, hội thảo:

a- Ban Quản lý dự án họp giao ban định kỳ mỗi tháng 1 lần để kiểm điểm tình hình triển khai công tác, thông qua những nội dung công tác lớn của tháng sau, cuộc họp do Giám đốc dự án chủ trì.

b- Chiều thứ 6 hàng tuần Văn phòng Ban Quản lý dự án họp giao ban do Giám đốc dự án chủ trì, hoặc ủy quyền Quản đốc dự án chủ trì để kiểm điểm tình hình thực hiện công tác tuần, thông qua chương trình công tác tuần tiếp theo và bàn biện pháp thực hiện lịch công tác tuần. Thư ký kiêm quản lý hành chính có trách nhiệm ghi biên bản các cuộc họp giao ban.

c- Các cuộc họp của Tổ công tác và các Tiểu tổ họp ít nhất mỗi tháng một lần và do Giám đốc dự án quyết định, Quản đốc dự án và các cán bộ khác có trách nhiệm tổ chức về mặt hành chính và trợ giúp hoàn thành các tài liệu họp theo phân công. Việc ghi biên bản họp do người chủ trì họp phân công.

d- Ban Điều hành dự án họp định kỳ 6 tháng một lần, Quản đốc dự án có trách nhiệm chuẩn bị nội dung trình Giám đốc dự án, các cán bộ khác có trách nhiệm hỗ trợ Quản đốc dự án trong việc tổ chức họp, Quản đốc dự án ghi biên bản và dự thảo thông báo kết quả họp Ban Điều hành.

đ- Các buổi làm việc khác của Cố vấn kỹ thuật trưởng, chuyên gia trong và ngoài nước với các Vụ, Cục thuộc Bộ, các cơ quan khác được đưa vào lịch công tác tuần và Quản đốc dự án phân công cụ thể việc trợ giúp thực hiện cho các thành viên Ban Quản lý.

e- Việc tổ chức các hội nghị, hội thảo, các khóa huấn luyện đào tạo, Văn phòng Ban Quản lý cùng với Cố vấn kỹ thuật trưởng xây dựng kế hoạch, phân công thực hiện trình Giám đốc dự án thông qua. Sau đó, Quản đốc dự án phân công trách nhiệm cụ thể cho mỗi thành viên trực tiếp triển khai công việc.

Điều 10- Trình tự và thủ tục phát hành văn bản (văn bản đi).

Văn bản phát hành bao gồm tất cả các báo cáo, tài liệu, công văn, thư công tác, được gửi ra bên ngoài bằng các phương tiện khác nhau như fax, đường bưu điện, thư điện tử...

a- Soạn thảo văn bản: Theo sự phân công của Giám đốc hoặc Quản đốc dự án, các thành viên Ban Quản lý có trách nhiệm dự thảo văn bản (tùy theo yêu cầu có thể bằng tiếng Việt, Tiếng Anh, hoặc cả hai thứ tiếng) đúng thời gian quy định. Người soạn thảo phải ký nháy vào cuối văn bản hoặc ghi tên vào góc trái bên dưới của văn bản dự thảo, sau đó chuyển cho Quản đốc dự án kiểm tra, xác nhận trước khi trình Giám đốc dự án. Người soạn thảo và Quản đốc dự án phải chịu trách nhiệm trước người ký và cùng chịu trách nhiệm liên đới với người ký trước pháp luật hiện hành của nhà nước, đặc biệt là các văn bản bằng tiếng Anh.

b- Ký văn bản: Giám đốc dự án là người duy nhất ký các văn bản. Mọi văn bản, trước khi trình Giám đốc dự án ký phải được Quản đốc dự án kiểm tra xem xét và chấp thuận trình ký.

Đối với một số văn bản giao dịch thông thường và thư công tác trong nội bộ, Giám đốc dự án có thể ủy quyền cho Quản đốc, nhưng phải được Giám đốc dự án thông qua nội dung. Trong trường hợp Giám đốc dự án vắng mặt mà công việc đòi hỏi gấp, Quản đốc dự án ký và báo cáo lại Giám đốc dự án phù hợp với những quy định trong Sổ tay quốc gia điều hành dự án và của Bộ Nông nghiệp và PTNT.

c- Phát hành văn bản: Trợ lý Quản đốc dự án là người chịu trách nhiệm trình ký và phát hành văn bản đúng địa chỉ đã ghi trong phần “nơi nhận” của văn bản. Mọi văn bản trước khi phát hành phải lưu lại ít nhất một bản vào hồ sơ lưu tại Văn phòng Ban Quản lý. Những văn bản giao dịch chính thức liên quan đến công tác quản lý và tiến độ thực hiện dự án phải gửi 01 bản cho Vụ hợp tác quốc tế theo quy định chung của Bộ.

Điều 11- Trình tự xử lý văn bản và thông tin đến (văn bản đến)

a- Văn bản, thông tin đến là tất cả các thông tin Ban Quản lý dự án nhận được bằng văn bản, điện thoại, thư điện tử, fax, truyền miệng....

b- Tất cả thông tin đến bằng văn bản phải được Thư ký hành chính vào sổ theo dõi và thông báo cho Quản đốc dự án để phân loại, xử lý sơ bộ và báo cáo Giám đốc dự án cho ý kiến giải quyết.

c- Sau khi Giám đốc hoặc Quản đốc dự án đã có ý kiến xử lý, Thư ký hành chính chuyển văn bản cho người có trách nhiệm giải quyết công việc để thực hiện. Sau khi công việc được giải quyết, Thư ký hành chính phải lưu văn bản đến vào các cặp hồ sơ tương ứng.

d- Tất cả thông tin nhận được qua điện thoại, truyền miệng liên quan đến các công việc của dự án, nếu không thuộc trách nhiệm giải quyết của người nhận thông tin phải khẩn trương báo cáo Quản đốc và Giám đốc dự án để xem xét giải quyết và phúc đáp. Mọi thông tin, phát ngôn, giao dịch chính thức giữa dự án với các cơ quan bên ngoài do Giám đốc dự án chịu trách nhiệm, trong một số trường hợp Giám đốc dự án có thể ủy quyền cho Quản đốc dự án hoặc các thành viên khác.

Điều 12- Lưu trữ, sao chụp tài liệu và chế độ bảo mật

a- Thư ký hành chính chịu trách nhiệm chung về lưu trữ hồ sơ, tài liệu về các hoạt động chung của dự án.

b- Kế toán chịu trách nhiệm lưu trữ toàn bộ các tài liệu, chứng từ về kế toán, tài chính của dự án.

c- Các thành viên Ban quản lý có thể sao chụp tài liệu từ các hồ sơ lưu để phục vụ công việc nhưng phải thông báo cho Thư ký hành chính biết và trả lại tài liệu vào hồ sơ lưu ngay sau khi sao chụp xong.

d- Các thành viên Ban Quản lý dự án phải thực hiện tốt chế độ bảo mật đối với các tài liệu và thông tin theo đúng quy định của Nhà nước và của Bộ. Việc cung cấp thông tin, tài liệu cho chuyên gia hoặc gửi tài liệu ra nước ngoài, các thành viên phải báo cáo Quản đốc dự án để xin ý kiến của Giám đốc dự án quyết định. Việc tổ chức các buổi làm việc với chuyên gia quốc tế, phải thực hiện theo đúng quy định hiện hành.

Chương 4:

QUẢN LÝ TÀI CHÍNH VÀ TÀI SẢN CỦA DỰ ÁN

Điều 13- Nguyên tắc chung:

Việc quản lý và sử dụng các nguồn tài chính của dự án phải được thực hiện theo đúng các quy định của Chính phủ về quản lý sử dụng vốn đối ứng, quản lý viện trợ và tuân theo các nguyên tắc của Sổ tay quốc gia điều hành dự án về quản lý sử dụng ngân sách dự án. Giám đốc dự án là người quyết định và chịu trách nhiệm về việc chi tiêu các nguồn tài chính của dự án đúng mục đích, Kế toán viên và Quản đốc dự án chịu trách nhiệm trước Giám đốc dự án về việc quản lý trực tiếp các nguồn tài chính.

Điều 14- Chế độ quản lý vốn đối ứng:

a- Căn cứ vào kế hoạch công tác và các cam kết của Chính phủ về vốn đối ứng, hàng năm Ban Quản lý dự án lập kế hoạch vốn đối ứng, làm việc với các Vụ chức năng để thống nhất và trình Lãnh đạo Bộ quyết định kế hoạch vốn đối ứng cho các hoạt động của dự án.

b- Sau khi được Bộ Tài chính và Bộ Nông nghiệp và PTNT giao kế hoạch vốn, mọi khoản chi phải bảo đảm đúng mục đích và theo mục lục ngân sách. Kế toán viên và Quản đốc dự án lập dự trù chi tiêu hàng tháng trình Giám đốc dự án duyệt. Phòng kế toán tài chính thuộc Văn phòng Bộ là cơ quan giám sát, quản lý việc chi tiêu nguồn vốn đối ứng của dự án.

Điều 15- Chế độ quản lý nguồn vốn tài trợ của dự án:

a- Về mua sắm trang thiết bị không tiêu hao (sử dụng từ 3 năm trở lên, có giá trị trên 500 USD):

- Căn cứ vào văn kiện dự án và nhu cầu mua sắm phù hợp với kế hoạch tài chính qúy, Quản đốc dự án lập tờ trình Giám đốc dự án về danh mục trang thiết bị cần mua sắm. Sau khi được Giám đốc dự án phê duyệt, Trợ lý quản đốc chuẩn bị các thông số kỹ thuật và yêu cầu báo giá gửi cho các nhà cung cấp.

- Trợ lý quản đốc là người giao dịch và xử lý các công việc liên quan đến việc mua sắm trang thiết bị.

- Đối với các khoản mua sắm trên 1.000USD, tổ chức họp Ban tư vấn mua sắm để đánh giá các báo giá, lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất. Ban tư vấn mua sắm gồm Quản đốc, Trợ lý Quản đốc, Kế toán viên và một tư vấn kỹ thuật (nếu cần).

- Sau cuộc họp của Ban tư vấn mua sắm, Quản đốc dự án có trách nhiệm trình Giám đốc dự án phê duyệt kết quả, Trợ lý quản đốc chuẩn bị và gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp được lựa chọn có xác nhận của Quản đốc dự án, ký duyệt của Giám đốc dự án và tiến hành các thủ tục mua sắm, tiếp nhận, kiểm tra.

- Kế toán viên có trách nhiệm kiểm tra, nghiệm thu và thực hiện các thủ tục thanh toán, theo dõi, kiểm kê... theo đúng các quy định trong Sổ tay quốc gia điều hành dự án.

b- Về mua sắm thiết bị tiêu hao, văn phòng phẩm, sửa chữa thiết bị...

- Các thành viên Ban Quản lý đăng ký với Trợ lý Quản đốc dự án nhu cầu mua sắm, sửa chữa thiết bị, văn phòng phẩm... để tổng hợp nhu cầu hàng tháng, hàng qúy. Trợ lý quản đốc cùng Kế toán viên lập dự trù để đưa vào kế hoạch tài chính hàng qúy.

- Đối với mỗi khoản mục mua sắm, sửa chữa, Trợ lý quản đốc cùng Kế toán viên tìm kiếm ít nhất ba nhà cung cấp để yêu cầu báo giá, so sánh, lựa chọn , báo cáo Quản đốc dự án thông qua, trình Giám đốc dự án phê duyệt việc mua sắm, sửa chữa.

- Về quản lý sử dụng ngân sách cho các hoạt động khác của dự án thực hiện theo đúng quy định trong Sổ tay quốc gia điều hành dự án, bảo đảm công khai, theo kế hoạch. Kế toán viên lập dự trù, báo cáo Quản đốc dự án xác nhận và trình Giám đốc dự án phê duyệt.

c- Về theo dõi chi tiêu: Kế toán viên bảo đảm việc mở các sổ kế toán theo quy định. Mọi hoá đơn chứng từ chi tiêu từ Qũy tạm ứng, hoặc do Chương trình phát triển Liên hợp quốc thanh toán trực tiếp trước khi gửi Văn phòng Chương trình phát triển Liên hợp quốc phải lưu lại 01 bản sao để tạo điều kiện cho việc kiểm toán khi có yêu cầu.

d- Báo cáo tài chính: Hàng quý và cuối năm kế toán viên chịu trách nhiệm chuẩn bị các báo cáo tài chính trình Quản đốc dự án xác nhận và Giám đốc dự án ký duyệt gửi Bộ, Chương trình phát triển Liên hợp quốc, Bộ Tài chính và các cơ quan có liên quan.

Điều 16- Chế độ quản lý và sử dụng tài sản:

a-Nguyên tắc chung:

- Tài sản phải được bảo quản tốt và sử dụng đúng mục đích của dự án. Các thành viên có trách nhiệm bảo vệ tài sản mình đang sử dụng, nếu để xảy ra mất mát hư hỏng do thiếu tinh thần trách nhiệm của cá nhân thì phải bồi thường thiệt hại.

- Quản đốc dự án chịu trách nhiệm chung về quản lý sử dụng tài sản dự án một cách có hiệu quả, nếu có mất mát hư hỏng phải lập biên bản, tìm hiểu nguyên nhân và đề xuất biện pháp khắc phục. Kế toán viên chịu trách nhiệm quản lý tài sản không tiêu hao của dự án. Đối với tài sản dự án được giao cho các cơ quan tham gia thực hiện dự án sử dụng, các cơ quan đó phải có trách nhiệm bảo quản, Quản đốc dự án lập biên bản bàn giao và thường xuyên kiểm tra việc sử dụng của các cơ quan tham gia dự án.

- Hàng năm Quản đốc dự án và Kế toán viên có trách nhiệm tổ chức kiểm kê, đánh giá tài sản không tiêu hao của dự án vào ngày 31/12 để lập báo cáo “kiểm kê tài sản”.

b- Sử dụng điện thoại, fax và hệ thống thông tin mạng:

- Trên tinh thần tiết kiệm, tránh dùng điện thoại, fax, hệ thống thông tin nối mạng của dự án vào việc riêng.

- Kế toán viên chịu trách nhiệm quản lý sử dụng tổng đài điện thoại/các máy điện thoại trực tiếp và có sổ theo dõi gọi điện thoại, fax liên tỉnh và quốc tế.

- Các thành viên Ban Quản lý có trách nhiệm ghi chép đầy đủ các cuộc gọi điện thoại, fax liên tỉnh, quốc tế vào sổ theo dõi (điện thoại/fax quốc tế phải được sự đồng ý của Quản đốc dự án).

- Việc truy cập mạng internet và hệ thống nối mạng thông tin do Trợ lý Quản đốc dự án, Thư ký hành chính và kế toán viên thực hiện theo yêu cầu công việc. Thư ký hành chính có trách nhiệm kiểm tra thư điện tử đến tPrên mạng vào đầu giờ buổi sáng và buổi chiều hàng ngày.

c- Sử dụng xe ô tô:

- Xe ô tô được sử dụng cho các hoạt động của dự án theo đúng quy định trong Sổ tay quốc gia điều hành dự án.

- Các thành viên Ban Quản lý dự án, các chuyên gia trong nước và quốc tế khi có nhu cầu sử dụng xe ô tô phải đăng ký trước với Thư ký hành chính 01 ngày (trừ các trường hợp đột xuất). Các nội dung đăng ký gồm: nơi đến, mục đích, thời gian sử dụng. Thư ký hành chính có trách nhiệm tổng hợp nhu cầu đăng ký sử dụng xe ô tô, hàng ngày báo cáo Quản đốc dự án thông qua và quyết định thứ tự ưu tiên sử dụng xe khi có nhiều người đăng ký sử dụng xe trong cùng một thời gian.

- Thư ký hành chính mở sổ theo dõi hoạt động của xe, nhu cầu về xăng dầu, bảo trì, bảo dưỡng và phối hợp với Đội xe Văn phòng Bộ để quản lý việc sử dụng xe.

- Lái xe có trách nhiệm thực hiện đúng hành trình của người đăng ký sử dụng xe và có quyền từ chối lái xe ngoài hành trình đã đăng ký. Lái xe phải ghi chép đầy đủ những nội dung trong sổ nhật ký sử dụng xe.

d- Chế độ sử dụng trung tâm thông tin tư liệu của dự án:

- Sách và tài liệu tham khảo tại trung tâm thông tin tư liệu phục vụ chuyên gia, cán bộ tham gia thực hiện dự án do Cán bộ thông tin-thư viện quản lý và các thành viên Ban Quản lý có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn.

- Cán bộ và chuyên gia có nhu cầu mượn đọc tại chỗ, sao chụp, mượn đem ra khỏi phòng đọc phải được sự đồng ý của cán bộ phụ trách ghi sổ mượn, nếu mất mát phải bồi thường.

đ- Chế độ sử dụng văn phòng phẩm:

- Trợ lý Quản đốc dự án phối hợp với kế toán viên có trách nhiệm lập nhu cầu sử dụng, tổ chức mua văn phòng phẩm đảm bảo phục vụ tốt các hoạt động của dự án.

- Trợ lý Quản đốc dự án mở sổ theo dõi việc sử dụng văn phòng phẩm của Văn phòng Ban quản lý và các chuyên gia, cán bộ tham gia thực hiện dự án.

Điều 17- Các chế độ khác:

Chế độ xin nghỉ:

- Các thành viên nghỉ việc do ốm đau phải thông báo kịp thời cho Quản đốc dự án biết và báo cáo về những công việc đang làm cần hoàn thành đúng hạn để Quản đốc dự án bố trí người khác giải quyết. Nghỉ ốm từ 03 ngày trở lên phải có giấy xác nhận của bác sỹ.

- Các thành viên nghỉ về việc riêng 1-2 ngày phải viết phiếu xin nghỉ (theo mẫu), báo cáo trước 01 ngày với Quản đốc dự án và bố trí hoàn thành các công việc theo yêu cầu tiến độ. Khi thành viên nghỉ từ 03 ngày trở lên, Quản đốc dự án phải báo cáo Giám đốc dự án xin ý kiến giải quyết.

b- Sắp xếp bố trí phòng làm việc: Các thành viên phải bảo đảm phòng làm việc luôn gọn gàng, ngăn nắp, tuân thủ các quy định về an toàn, phòng chống cháy. Kết thúc ngày làm việc phải kiểm tra kỹ việc tắt các thiết bị điện, khóa cửa... Thành viên nào không thực hiện đúng quy định, để xảy ra mất mát, hư hỏng tài sản phải chịu trách nhiệm cá nhân.

Chương 5:

HIỆU LỰC VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 18- Những quy định khác không có trong quy chế này, được áp dụng theo những quy định hiện hành của pháp luật Việt nam, quy định trong Sổ tay quốc gia điều hành dự án, các điều khoản giao việc, mô tả công việc và hợp đồng nhân sự của mỗi thành viên.

Điều 19- Mọi thành viên tham gia Ban Quản lý Dự án có trách nhiệm chấp hành nghiêm chỉnh Quy chế này. Quản đốc dự án có trách nhiệm giúp Giám đốc dự án giám sát việc thực hiện Quy chế và định kỳ tổ chức họp đánh giá tình hình thực hiện, đề xuất hình thức khen thưởng hoặc kỷ luật theo quy định chung về khen thưởng-kỷ luật của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

Điều 20- Quy chế này mới quy định những vấn đề chung, trong qúa trình thực hiện có những vấn đề vướng mắc cần bổ sung và sửa đổi, Quản đốc dự án tổng hợp trình Giám đốc dự án xem xét, báo cáo Trưởng Ban điều hành cho ý kiến chỉ đạo.