QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH TRÀ VINH.

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TRÀ VINH

Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2004;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 69/ TTr-STTTT ngày 15/02/2011,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tỉnh Trà Vinh.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và bãi bỏ Quyết định số 396/QĐ-CTT ngày 21 tháng 3 năm 2005 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về việc Quy định về sử dụng hệ thống thư điện tử thuộc Đề án 112 trên địa bàn tỉnh Trà Vinh.

Điều 3. Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các Sở, cơ quan ngang Sở thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và cá nhân có liên quan căn cứ Quyết định thi hành./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH TRÀ VINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1256 /QĐ-UBND ngày 08 /8/2011 của UBND tỉnh Trà Vinh)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Đối tượng và phạm vi áp dụng

Quy chế này được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức, viên chức sử dụng hệ thống thư điện tử phục vụ mục đích công tác và giao dịch hành chính.

Điều 2. Vai trò, mục đích hệ thống thư điện tử tỉnh Trà Vinh

Hệ thống thư điện tử tỉnh Trà Vinh là một thành phần trong hệ thống thông tin của Ủy ban nhân dân tỉnh được xây dựng theo Đề án Tin học hóa quản lý hành chính nhà nước tỉnh Trà Vinh giai đoạn 2001 - 2005 nhằm mục đích cung cấp, trao đổi thông tin chính thức giữa các cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức, viên chức trong tỉnh, góp phần cải cách hành chính, giảm văn bản, giấy tờ, tiết kiệm, tăng hiệu quả trong hoạt động quản lý hành chính trong các cơ quan nhà nước.

Điều 3. Đơn vị đầu mối

Sở Thông tin và Truyền thông là đơn vị đầu mối, chịu trách nhiệm quản lý, hướng dẫn sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh; Trung tâm Quản lý Cổng thông tin điện tử tỉnh thuộc Sở Thông tin và Truyền thông trực tiếp vận hành hệ thống.

Chương II

TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH TRÀ VINH

Điều 4. Tổ chức hệ thống thư điện tử

Hệ thống thư điện tử được thiết lập, vận hành tại Trung tâm Quản lý Cổng thông tin điện tử tỉnh, sử dụng hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin của tỉnh Trà Vinh, cung cấp khả năng truy cập sử dụng qua môi trường Internet và mạng truyền số liệu chuyên dùng của tỉnh. Hệ thống thư điện tử tỉnh Trà Vinh có địa chỉ tên miền duy nhất là: mail.travinh.gov.vn, các địa chỉ hộp thư điện tử có dạng: xxxx@travinh.gov.vn hoặc xxx.xxx@travinh.gov.vn được chia thành 2 loại:

1. Hộp thư điện tử dành cho cơ quan, tổ chức được đặt tên theo quy định:

a) Các cơ quan nhà nước cấp tỉnh sử dụng từ viết tắt tên cơ quan để đặt tên. Ví dụ: Hộp thư điện tử Sở thông tin và Truyền thông là stttt@travinh.gov.vn.

b) Tên hộp thư của Ủy ban nhân dân thành phố đặt tên theo dạng: <tp + tên địa phương>. Ví dụ: Hộp thư điện tử của Ủy ban nhân dân thành phố Trà Vinh là tptravinh@travinh.gov.vn.

c) Tên hộp thư của Ủy ban nhân dân thị xã đặt tên theo dạng: <tx + tên địa phương>. Ví dụ: Hộp thư điện tử của Ủy ban nhân dân thị xã Duyên Hải là txdh@travinh.gov.vn.

d) Tên hộp thư của Ủy ban nhân dân huyện, sử dụng tên gọi của huyện để đặt tên. Ví dụ: Hộp thư điện tử của Ủy ban nhân dân huyện Châu Thành là chauthanh@travinh.gov.vn.

e) Tên hộp thư của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, cơ quan, phòng ban (gọi tắt là đơn vị) thuộc Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố (gọi tắt là địa phương trực thuộc) đặt tên theo dạng: <tên gọi đơn vị>.<tên hộp thư địa phương trực thuộc>. Ví dụ: Hộp thư điện tử của Ủy ban nhân dân xã Long Đức, thành phố Trà Vinh là longduc.tptravinh@travinh.gov.vn; Hộp thư điện tử của Ủy ban nhân dân xã Hòa Thuận, huyện Châu Thành, tỉnh Trà Vinh là hoathuan.chauthanh@travinh.gov.vn.

2. Hộp thư điện tử dành cho cá nhân được đặt tên có dạng theo thứ tự ưu tiên lần lượt như sau:

a) Dạng 1: Sử dụng <Từ viết tắt của họ và tên đệm + tên> để đặt tên cho hộp thư điện tử. Ví dụ: Hộp thư điện tử của ông/bà có tên Xxxx Yyyy Zzzz là: xyzzzz@travinh.gov.vn.

b) Dạng 2: Trường hợp tên hộp thư điện tử cá nhân bị trùng, hộp thư điện tử cá nhân được được đặt tên theo dạng: <từ viết tắt của họ và tên đệm + tên>.< tên hộp thư cơ quan trực thuộc hoặc tên hộp thư địa phương trực thuộc>. Ví dụ: Hộp thư điện tử cá nhân của ông/bà Xxxx Yyyy Zzzz công tác tại Sở A trùng với hộp thư điện tử đã được tạo trước đó thì tên hộp thư điện tử cá nhân của ông/bà Xxxx Yyyy Zzzz là xyzzzz.a@travinh.gov.vn.

c) Các trường hợp trùng tên hộp thư điện tử khác sẽ do Sở Thông tin và Truyền thông thay đổi trên cơ sở đề nghị của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, địa phương nhằm đảm bảo tính dễ nhớ, dễ hiểu tên hộp thư điện tử cá nhân.

Điều 5. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Tổ chức triển khai thực hiện các quy định của Chính phủ, Bộ Thông tin và Truyền thông và Ủy ban nhân dân tỉnh có liên quan đến công tác quản lý, sử dụng, điều hành hoạt động hệ thống thư điện tử.

2. Xây dựng và triển khai kế hoạch duy trì, bảo dưỡng, phát triển hệ thống thư điện tử; triển khai các giải pháp đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin cho hệ thống thư điện tử của tỉnh.

3. Quản trị danh bạ thư điện tử: Tạo mới, chỉnh sửa, thu hồi hộp thư điện tử; phân quyền truy cập hộp thư điện tử; cung cấp cho cán bộ, công chức, viên chức, các cơ quan có địa chỉ thư điện tử và mật khẩu đăng nhập.

4. Cập nhật danh bạ thư điện tử của các cơ quan, tổ chức và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của tỉnh.

5. Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, các cơ quan khai thác sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh cho cán bộ, công chức, viên chức.

6. Báo cáo định kỳ, đột xuất về hoạt động hệ thống thư điện tử trên địa bàn tỉnh.

Điều 6. Trách nhiệm của các cơ quan sử dụng hệ thống thư điện tử

1. Trên cơ sở các qui định tại Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ; Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 3/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ, yêu cầu lãnh đạo các cơ quan sử dụng hệ thống thư điện tử trong tỉnh có trách nhiệm:

a) Nhận thức đúng lợi ích của hệ thống thư điện tử trong công việc, từng bước ứng dụng hệ thống thư điện tử và các hệ thống thông tin khác trong quản lý, điều hành.

b) Gương mẫu trong việc ứng dụng hệ thống thư điện tử phục vụ cho công việc.

c) Chỉ đạo các cơ quan thuộc quyền quản lý bảo đảm các điều kiện triển khai hiệu quả hệ thống thư điện tử, bao gồm các điều kiện về nguồn nhân lực, tài chính và phối hợp với các cơ liên quan quan nhằm cải tiến quy trình làm việc.

2. Giao Sở Thông tin và Truyền thông thiết lập địa chỉ thư điện tử cho nhân sự mới, thay đổi thông tin hộp thư điện tử cá nhân đối với trường hợp nhân sự thay đổi vị trí công tác, thu hồi hộp thư điện tử cá nhân đối với trường hợp nhân sự chuyển công tác ra ngoài tỉnh hoặc nghỉ hưu…

Điều 7. Quản lý và sử dụng hộp thư điện tử của cơ quan

1. Hộp thư điện tử của cơ quan do Thủ trưởng cơ quan hoặc người được Thủ trưởng cơ quan giao quản lý và sử dụng phục vụ công việc của cơ quan.

2. Cán bộ có thẩm quyền quản lý, sử dụng hộp thư điện tử của cơ quan phải thường xuyên kiểm tra hộp thư điện tử của cơ quan để hồi đáp kịp thời thư điện tử của các cơ quan.

Điều 8. Quản lý và sử dụng hộp thư điện tử cá nhân

1. Trên cơ sở các qui định tại Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ; Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ, cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước có trách nhiệm:

a) Nhận thức đúng lợi ích và tận dụng tối đa hiệu quả của hệ thống thư điện tử trong công việc.

b) Sử dụng hộp thư điện tử với địa chỉ tên miền travinh.gov.vn nếu đã được cấp phát để trao đổi trong công việc.

c) Tuân thủ các quy định về an ninh, an toàn, bảo mật thông tin trong quá trình sử dụng hệ thống thư điện tử, sử dụng hệ thống thư điện tử của cơ quan và các quy định có liên quan khác của Nhà nước.

2. Trường hợp quên mật khẩu phải báo ngay cho Sở Thông tin và Truyền thông để được thay đổi mật khẩu.

Điều 9: Các loại văn bản gửi và nhận qua hệ thống thư điện tử

Các loại văn bản gửi và nhận qua hệ thống thư điện tử của tỉnh phải đảm bảo phù hợp với qui định tại Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ; Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 3/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ, cụ thể:

a) Gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử các loại văn bản: Lịch công tác của cơ quan, các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ các cuộc họp, những văn bản gửi đến cơ quan để biết, để báo cáo (trừ những văn bản mật và những nơi đã triển khai các hệ thống thông tin điện tử khác hỗ trợ).

b) Khuyến khích tận dụng hệ thống thư điện tử để gửi, nhận các loại văn bản: Thư mời, công văn, báo cáo, những thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo và các văn bản khác. Những văn bản được chuyển qua hệ thống thư điện tử phải phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước và cơ quan gửi không phải gửi thêm văn bản giấy.

c) Cơ quan được cấp hộp thư điện tử, khi phát hành văn bản giấy gửi đến các cơ quan khác (trừ những văn bản mật theo quy định) ngoài việc gửi văn bản tới nơi nhận theo cách thông thường, phải gửi văn bản điện tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức) vào địa chỉ thư điện tử của cơ quan có tên trong phần “nơi nhận” hoặc cung cấp địa chỉ có thể liên lạc, nhận văn bản điện tử.

d) Sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 (Unicode) để thể hiện các nội dung trao đổi trong hệ thống thư điện tử.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 10. Thủ trưởng các Sở, cơ quan ngang Sở thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh tham gia thực hiện; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện, định kỳ 06 tháng báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh kết quả thực hiện.

Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có những vấn đề khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị và địa phương phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, sửa đổi, bổ sung ./.