QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐỐI VỚI CƠ QUAN, ĐƠN VỊ VÀ ĐỊA PHƯƠNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định tiêu chí đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đối với cơ quan, đơn vị và địa phương trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 1279/QĐ-UBND-HC ngày 16 tháng 12 năm 2014 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp ban hành Quy định tiêu chí đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức, đơn vị và địa phương trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp.

Điều 3. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp, đơn vị lực lượng vũ trang, cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn Tỉnh, các hội đặc thù cấp tỉnh, doanh nghiệp nhà nước thuộc Uỷ ban nhân dân Tỉnh và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ VÀ ĐỊA PHƯƠNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1161/QĐ-UBND-HC ngày 25 tháng 9 năm 2018 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy định này quy định các tiêu chí để đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị và địa phương trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Các sở và cơ quan tương đương trực thuộc Uỷ ban nhân dân Tỉnh; Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội Tỉnh và Văn phòng Hội đồng nhân dân Tỉnh.

2. Các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Uỷ ban nhân dân Tỉnh.

3. Các đơn vị lực lượng vũ trang Tỉnh.

4. Các cơ quan, đơn vị thuộc ngành dọc do Trung ương quản lý đóng trên địa bàn Tỉnh, địa bàn các huyện, thị xã, thành phố.

5. Các doanh nghiệp nhà nước thuộc Ủy ban nhân dân Tỉnh.

6. Các tổ chức hội đặc thù cấp tỉnh (các hội được giao biên chế).

7. Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố và các cơ quan, đơn vị trực thuộc Uỷ ban nhân dân cấp huyện.

8. Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn.

(Sau đây gọi chung là cơ quan, đơn vị và địa phương).

Chương II

NHỮNG QUY ĐỊNH ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI

Điều 3. Nội dung đánh giá, xếp loại

1. Nội dung đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ bao gồm các tiêu chí sau:

a) Tổ chức, chỉ đạo và điều hành công tác văn thư, lưu trữ.

b) Kết quả thực hiện công tác văn thư.

c) Kết quả thực hiện công tác lưu trữ.

d) Kết quả được cộng điểm hoặc trừ điểm.

2. Các tiêu chí cụ thể được quy định tại Phụ lục kèm theo.

Điều 4. Thời gian đánh giá

1. Việc đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ được tổ chức định kỳ hàng năm.

2. Đối với các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh:

a) Đối với cơ quan, đơn vị cấp tỉnh không có đơn vị trực thuộc tiến hành tự đánh giá, chấm điểm kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình và báo cáo về Ủy ban nhân dân Tỉnh (qua Sở Nội vụ) trước ngày 10 tháng 11 hàng năm.

b) Đối với cơ quan, đơn vị cấp tỉnh có đơn vị trực thuộc tiến hành tự đánh giá, chấm điểm kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình đồng thời thẩm định và tổng hợp kết quả tự đánh giá, chấm điểm kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của các đơn vị trực thuộc và báo cáo về Ủy ban nhân dân Tỉnh (qua Sở Nội vụ) trước ngày 20 tháng 11 hàng năm.

3. Các cơ quan, đơn vị trực thuộc Uỷ ban nhân dân cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã tiến hành tự đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị mình và báo cáo kết quả về Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố (qua Phòng Nội vụ) trước ngày 10 tháng 11 hàng năm.

4. Phòng Nội vụ huyện, thị xã, thành phố chịu trách nhiệm thẩm định, đánh giá kết quả của các cơ quan, đơn vị trực thuộc Uỷ ban nhân dân cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã; báo cáo Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố, đồng thời tổng hợp, báo cáo kết quả đánh giá, xếp loại và gửi về Sở Nội vụ trước ngày 20 tháng 11 hàng năm.

5. Sở Nội vụ tổng hợp kết quả đánh giá thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; thẩm định kết quả tự chấm điểm của các cơ quan, đơn vị và địa phương báo cáo Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh vào cuối tháng 12 hàng năm.

Điều 5. Phương pháp chấm điểm

1. Dựa vào thang điểm của các nội dung theo tiêu chí, Hội đồng đánh giá đối chiếu kết quả công việc các cơ quan, đơn vị và địa phương đã làm được hoặc chưa làm được để tự chấm điểm cho các nội dung tương ứng, cụ thể:

a) Đối với công việc của các cơ quan, đơn vị và địa phương đã thực hiện hoàn chỉnh và có hiệu quả tốt: Có thể chấm điểm tối đa theo thang điểm quy định.

b) Đối với công việc của các cơ quan, đơn vị và địa phương đã triển khai nhưng chưa hoàn thành hoặc chưa đạt kết quả theo yêu cầu đề ra: Chấm điểm theo các nội dung cụ thể đã quy định.

2. Cộng điểm: Đối với các cơ quan, đơn vị và địa phương có các sáng kiến và chủ động trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; đánh giá, chấm điểm chặt chẽ, báo cáo đúng thời gian quy định.

3. Trừ điểm: Đối với các cơ quan, đơn vị và địa phương chấm điểm không chặt chẽ, không chính xác, báo cáo không đúng thời gian quy định và có hơn 50% số lượng cơ quan, đơn vị trực thuộc xếp loại từ trung bình trở xuống.

Điều 6. Hội đồng đánh giá kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, đơn vị và địa phương

1. Đối với các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh

a) Thủ trưởng (hoặc cấp phó) cơ quan, đơn vị - Chủ tịch Hội đồng.

b) Lãnh đạo Văn phòng (hoặc Phòng Hành chính - Tổng hợp) phụ trách công tác văn thư, lưu trữ - Phó Chủ tịch Hội đồng

c) Trưởng các phòng, ban chuyên môn; thủ trưởng đơn vị trực thuộc (nếu có) - Uỷ viên.

d) Công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ - Uỷ viên, kiêm Thư ký.

2. Đối với Uỷ ban nhân dân cấp huyện

a) Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố - Chủ tịch Hội đồng.

b) Trưởng Phòng Nội vụ - Phó Chủ tịch Hội đồng.

c) Trưởng các phòng, ban chuyên môn - Uỷ viên.

d) Công chức tham mưu công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ thuộc Phòng Nội vụ - Uỷ viên, kiêm Thư ký.

3. Đối với Uỷ ban nhân dân cấp xã

a) Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phương, thị trấn - Chủ tịch Hội đồng.

b) Công chức Văn phòng - Thống kê, phụ trách công tác văn thư, lưu trữ - Uỷ viên, kiêm Thư ký.

c) Công chức khác khi được phân công - Uỷ viên.

Chủ tịch Hội đồng là ngư i đứng đầu chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị và địa phương. Tùy tình hình, đặc điểm và yêu cầu cụ thể, thủ trưởng cơ quan, đơn vị và địa phương có thể mời thêm thành phần khác tham gia đánh giá.

Điều 7. Tổ chức thẩm định

1. Trên cơ sở báo cáo kết quả tự đánh giá của các cơ quan, đơn vị và địa phương Sở Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp, tổ chức thẩm định độc lập hoặc tham mưu Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh thành lập Tổ thẩm định để thẩm định việc tự đánh giá của các cơ quan, đơn vị và địa phương; báo cáo Uỷ ban nhân dân Tỉnh kết quả đánh giá, xếp loại thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị và địa phương.

2. Cơ sở để thẩm định (hồ sơ) bao gồm:

a) Báo cáo kết quả tự đánh giá của cơ quan, đơn vị và địa phương kèm theo bảng tự chấm điểm, bảng tổng hợp kết quả đánh giá của đơn vị trực thuộc (nếu có).

b) Tài liệu chứng minh cho các nội dung hoạt động bao gồm:

- Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm.

- Báo cáo công tác văn thư, lưu trữ hàng năm (ước tính thời gian còn lại của năm).

- Báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ: Đối với cấp Tỉnh và cấp huyện thực hiện Biểu số 01/TH và Biểu số 02/TH; đối với cấp xã thực hiện Biểu số 01/CS và Biểu số 02/CS ban hành kèm theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ (ước tính thời gian còn lại của năm).

- Quy chế công tác văn thư, lưu trữ (hoặc Quy chế sửa đổi, bổ sung).

- Danh mục hồ sơ.

- Thông tin số liệu từ các cơ quan chuyên môn có liên quan.

- Kết quả phúc tra (nếu có).

c) Trong quá trình thẩm định, Sở Nội vụ có thể trưng tập một số công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị và địa phương để thực hiện nhiệm vụ thẩm định.

Điều 8. Xếp loại kết quả

Xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trên cơ sở điểm tổng cộng của các tiêu chí và theo thang điểm như sau:

1. Từ 90 đến 100 điểm: Xuất sắc.

2. Từ 80 điểm đến dưới 90 điểm: Tốt.

3. Từ 70 điểm đến dưới 80 điểm: Khá.

4. Từ 50 đến dưới 70 điểm: Trung bình.

5. Dưới 50 điểm: Không đạt.

Cơ quan, đơn vị và địa phương đạt kết quả xếp loại từ khá trở lên sẽ làm căn cứ để bình xét thi đua - khen thưởng hàng năm.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 9. Trách nhiệm của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị và địa phương

Căn cứ Quy định này triển khai và tổ chức đánh giá kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trực thuộc đánh giá kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và tổng hợp báo cáo kết quả (bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử) về Uỷ ban nhân dân Tỉnh (qua Sở Nội vụ) theo đúng thời gian quy định.

Điều 10. Trách nhiệm của Sở Nội vụ

1. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị và địa phương hướng dẫn, kiểm tra việc tổ chức thực hiện Quy định này.

2. Tổng hợp và thẩm định kết quả tự chấm điểm của các cơ quan, đơn vị và địa phương; xếp hạng và tham mưu Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Tỉnh khen thưởng các tập thể, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư, lưu trữ hàng năm và công bố kết quả xếp hạng trên Cổng Thông tin điện tử tỉnh Đồng Tháp.

Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc, thủ trưởng các cơ quan, đơn vị và địa phương, các cá nhân có liên quan kịp thời phản ánh về Uỷ ban nhân dân Tỉnh (qua Sở Nội vụ) để xem xét sửa đổi, bổ sung Quy định này cho phù hợp./.