QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐỐI NGOẠI CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

Căn cứ Nghị định số 01/2008/NĐ-CP ngày 03/01/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;
Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế và Chánh Văn phòng Bộ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành Quyết định kèm theo Quy chế quản lý văn bản đối ngoại của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký; Chánh Văn phòng Bộ, Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế và Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐỐI NGOẠI CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 115/QĐ-BNN-HTQT ngày 14 tháng 01 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn)

Chương 1.

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định thống nhất việc quản lý các văn bản đối ngoại soạn thảo bằng tiếng nước ngoài của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn gửi các tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài và các văn bản bằng tiếng Việt gửi các đối tác quốc tế (gọi tắt là văn bản đối ngoại).

Quy chế này áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân và các đơn vị thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

Điều 2. Nguyên tắc thống nhất quản lý văn bản đối ngoại

1. Bảo đảm thực hiện hiệu quả đường lối, chính sách đối ngoại của Đảng và Nhà nước, giữ gìn bí mật và an ninh quốc gia theo quy định của pháp luật;

2. Tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước và của Bộ về quản lý văn bản đối ngoại, bảo vệ và thông tin tuyên truyền đối ngoại;

3. Tuân thủ Quy chế Thống nhất quản lý hoạt động đối ngoại của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành kèm theo Quyết định số: 2116/QĐ-BNN-HTQT ngày 14/7/2008 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;

4. Đảm bảo tính phù hợp với các thông lệ ngoại giao quốc tế, thể hiện văn hóa Việt Nam trong bối cảnh hội nhập quốc tế.

Chương 2.

VĂN BẢN ĐỐI NGOẠI

Điều 3. Các hình thức văn bản đối ngoại

Các văn bản đối ngoại của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn gồm các loại văn bản sau đây:

- Công hàm (Note);

- Thư chính thức, công thư (Official Letter);

- Bản ghi nhớ (Memorandum);

- Văn bản giao dịch đối ngoại khác soạn thảo bằng tiếng nước ngoài và các văn bản tiếng Việt gửi các đối tác quốc tế.

Điều 4. Phạm vi giao dịch

- Các cơ quan, văn phòng, tổ chức, đại diện của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế và các tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam;

- Các cá nhân người nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài làm việc tại Việt Nam;

- Các cơ quan, đơn vị, tổ chức cá nhân của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế và các tổ chức phi chính phủ nước ngoài có quan hệ làm việc với Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

Điều 5. Thẩm quyền ban hành văn bản đối ngoại

- Bộ trưởng, Thứ trưởng ký các văn bản giao dịch chính thức của Bộ và các thỏa thuận quốc tế nhân danh Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn hoặc văn bản được ủy quyền nhân danh Chính phủ Nước CHXHCN Việt Nam;

- Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế ký thừa lệnh Bộ trưởng các văn bản đối ngoại gửi các Đại sứ và Trưởng đại diện ngoại giao, văn bản có nội dung thông tin chính thức của Bộ gửi các nước, các đại sứ quán, các cơ quan đại diện ngoại giao;

- Phó Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế ký thừa lệnh Bộ trưởng các văn bản giao dịch với các Đại Sứ quán, Đại diện ngoại giao và đối tác quốc tế trong khuôn khổ những chương trình, dự án hợp tác quốc tế mà Bộ đang xây dựng và triển khai;

- Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ thay mặt đơn vị ký các văn bản giao dịch với đối tác cùng cấp;

- Thẩm quyền ký tắt (đối với công hàm), ký đầy đủ (đối với công thư, thỏa thuận); thẩm quyền ký văn bản đối ngoại gửi đi tương tự như thẩm quyền ký công văn trong nước. Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản đối ngoại gửi đi (cán bộ cấp Tổng cục, Cục, Vụ và tương đương) được ký theo thẩm quyền. Trường hợp nội dung văn bản đối ngoại gửi đi vượt quá thẩm quyền, đơn vị chủ trì có trách nhiệm trình Lãnh đạo Bộ ký văn bản hoặc xin ủy quyền ký thông qua Vụ Hợp tác quốc tế.

Điều 6. Quy định về tên đơn vị và chức danh trong các văn bản đối ngoại

- Tên đơn vị thuộc Bộ trong các văn bản bằng tiếng Anh theo quy định tại Quyết định của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và PTNT số 2744/QĐ-BNN-HTQT ngày 08/9/2009 quy định tên đầy đủ và viết tắt bằng tiếng Anh của Bộ Nông nghiệp và PTNT và các cơ quan thuộc Bộ theo Nghị định số 01/2008/NĐ-CP ngày 03/01/2008;

- Chức danh ký các văn bản bằng tiếng Anh theo quy định tại Thông tư số 03/2009/TT-BNG ngày 9/7/2009 hướng dẫn dịch Quốc hiệu, tên các cơ quan, đơn vị và chức danh lãnh đạo, cán bộ công chức trong hệ thống hành chính nhà nước sang tiếng Anh để giao dịch đối ngoại.

Chương 3.

THỂ THỨC VÀ QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐỐI NGOẠI

Điều 7. Thể thức văn bản

Thể thức, hình thức văn bản tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước, hướng dẫn của Bộ Ngoại giao và được quy định cụ thể như sau:

- Có tiêu đề và lô gô của Bộ, với văn bản có từ 02 trang trở lên chỉ có trang đầu gắn tiêu đề và lô gô;

- Lô gô có thể in màu hoặc in đen trắng. Tiêu đề ghi bằng tiếng Việt và một ngôn ngữ khác thích hợp với đối tượng nhận văn bản;

- Có số hiệu văn bản do Vụ Hợp tác quốc tế cấp và vào sổ theo dõi;

- Lời văn chính thống, ngôn từ trong sáng đơn nghĩa;

- Dùng giấy tốt, giấy trắng hoặc màu nhạt, khổ giấy A4;

- Các đơn vị soạn thảo áp dụng mẫu văn bản chung của Bộ do Vụ Hợp tác quốc tế soạn thảo.

- Văn thư Bộ vào sổ, đóng dấu treo các văn bản, thỏa thuận bằng tiếng nước ngoài đối với các văn bản chính thức có số văn bản do Vụ Hợp tác quốc tế cấp do Lãnh đạo Bộ ký hoặc Lãnh đạo Vụ Hợp tác quốc tế ký thừa lệnh, thừa ủy quyền.

- Văn thư Bộ cấp số văn bản, đóng dấu chức danh lãnh đạo đối với các văn bản tiếng nước ngoài có tính quy phạm, quy định để các cơ quan, đơn vị trong nước áp dụng.

- Các đơn vị có con dấu riêng được sử dụng dấu treo hoặc dấu chức danh trong các văn bản giao dịch bằng tiềng nước ngoài nhân danh đơn vị gửi các đối tác cùng cấp và đồng thời gửi 01 bản về Vụ Hợp tác quốc tế để lưu trữ.

- Văn bản tiếng Việt gửi các đối tác nước ngoài thực hiện theo Quy chế tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản, thông tin của Bộ Nông nghiệp và PTNT ban hành kèm theo Quyết định của Bộ trưởng số 372/QĐ-BNN-VP ngày 28/01/2008.

Điều 8. Tổ chức và quản lý văn bản đối ngoại

1. Văn bản của đối tác nước ngoài gửi đến Bộ

- Văn phòng Bộ tiếp nhận các văn bản của đối tác nước ngoài gửi đến cơ quan Bộ và chuyển đến Vụ Hợp tác quốc tế xử lý; trường hợp đặc biệt, báo cáo Lãnh đạo Bộ để phân công đơn vị có liên quan phối hợp xử lý. Quy trình xử lý đối với các văn bản của đối tác nước ngoài gửi đến tương tự như quy trình xử lý đối với văn bản trong nước.

- Các đơn vị tiếp nhận văn bản của đối tác nước ngoài do Văn phòng Bộ, Vụ Hợp tác quốc tế chuyển đến hoặc nhận trực tiếp từ đối tác nước ngoài có trách nhiệm xử lý theo chức năng, nhiệm vụ chuyên môn của đơn vị mình và chủ động phối hợp với các đơn vị liên quan để xử lý theo Quyết định số 374/QĐ-BNN-VP ngày 28/01/2008 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành Quy chế làm việc của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và Quyết định số 372/QĐ-BNN-VP ngày 28/01/2008 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản, thông tin của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

2. Văn bản đối ngoại của Bộ gửi đi

- Các hình thức văn bản trao đổi chính thức của Bộ với đối tác nước ngoài được thể hiện dưới dạng công văn gồm: công hàm, công thư tiếng nước ngoài hoặc biên bản ghi nhớ, trừ những hình thức cụ thể được quy định riêng cho một số nghiệp vụ đặc thù;

- Công văn bằng tiếng Việt, tuân theo quy định về thể thức văn bản trong nước hiện hành.

3. Quy định về nội dung, thẩm quyền ký, chế độ lưu trữ văn bản.

- Đơn vị chủ trì soạn thảo chịu trách nhiệm về nội dung văn bản đối ngoại gửi đi theo chức năng, nhiệm vụ được phân công. Nếu nội dung văn bản đối ngoại gửi đi liên quan đến các đơn vị khác, đơn vị chủ trì soạn thảo có trách nhiệm lấy ý kiến của các đơn vị có liên quan trước khi gửi đi;

- Vụ Hợp tác quốc tế chịu trách nhiệm kiểm tra nội dung, thể thức và ngôn ngữ các văn bản bằng tiếng nước ngoài trước khi trình Lãnh đạo Bộ ký hoặc phát hành trong vòng 3 ngày sau khi nhận được dự thảo của các đơn vị;

- Chế độ lưu trữ:

Văn bản do Lãnh đạo Bộ ký: lưu trữ 01 bản tại Văn thư Bộ; 01 bản tại đơn vị chủ trì soạn thảo và 01 bản tại Vụ Hợp tác quốc tế;

Văn bản của thủ trưởng đơn vị ký: lưu trữ 01 bản tại đơn vị chủ trì soạn thảo; 01 bản tại Vụ Hợp tác quốc tế.

Chương 4.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 9. Điều khoản thi hành

1. Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế có trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện Quy chế và định kỳ báo cáo Bộ trưởng;

2. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm phổ biến, đôn đốc, kiểm tra và báo cáo việc thực hiện Quy chế này tại đơn vị; chịu trách nhiệm liên đới nếu tổ chức, cá nhân trong đơn vị vi phạm Quy chế;

3. Trong quá trình thực hiện Quy chế, nếu có vướng mắc, khó khăn và cần thiết điều chỉnh để phù hợp với tình hình thực tế, thủ trưởng các đơn vị phản ánh kịp thời về Vụ Hợp tác quốc tế để tổng hợp báo cáo Bộ trưởng xem xét, quyết định.

PHỤ LỤC 1

MẪU THỂ THỨC CÔNG HÀM
(Ban hành kèm theo Quyết định số 115/QĐ-BNN-HTQT ngày 14 tháng 01 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn)

Ghi chú:

1. Tiêu đề và lô gô

2. Số công hàm do Vụ Hợp tác quốc tế cấp

3, 5. Công thức lịch thiệp

4. Nội dung công hàm

6. Địa điểm, ngày tháng năm

7. Dấu của Bộ

8. Người nhận cùng chức vụ của người nhận

- Ký tắt của người duyệt nội dung có thể đặt ở cuối công thức lịch sự hoặc cuối cùng công hàm

- Nơi nhận ngoài phong bì ghi tương tự như nơi nhận trong công hàm, có thêm địa chỉ cụ thể nếu gửi qua bưu điện.

PHỤ LỤC 2

MẪU THỂ THỨC BẢN GHI NHỚ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 115/QĐ-BNN-HTQT ngày 14 tháng 01 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn)

BẢN GHI NHỚ

Ghi chú:

1. Tiêu đề (có thể có hoặc không có tiêu đề)

2. Nội dung

3. Địa điểm, ngày  tháng  năm

4. Tên và chức danh các bên

5. Chữ ký các bên liên quan

PHỤ LỤC 3

MẪU THỂ THỨC CÔNG THƯ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 115/QĐ-BNN-HTQT ngày 14 tháng 01 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn)

Ghi chú:

1. Lô gô tiêu đề thư và dấu treo của Bộ

2. Địa điểm, ngày tháng năm

3. Tiêu đề tóm tắt

4. Số công hàm do Vụ Hợp tác quốc tế cấp

5. Họ và tên người nhận cùng chức vụ và địa chỉ của người nhận

6. Thưa gửi

7. Nội dung

8. Lời chào

9. Chữ ký

10. Tên và chức danh của người ký

Mẫu 1: Mẫu công thư tiếng Anh do Lãnh đạo Bộ ký

Hanoi, dd   Month   year 

Ms./Mr. ….

Address:

Tel:

Fax:

Email:

Our Ref. AA/BB                                                 Your Ref. (có hoặc không)

Reply hoặc Subject:

Attention: (có hoặc không)

Dear Ms/Mr. ABC,

(Nội dung thư)

Yours Sincerely,

Nguyen Van A

Vice Minister

CC. Người nhận, địa chỉ, tel, fax, email ……….. (nếu có)

Ghi chú:

- Đóng dấu treo ở mép trên lề trái văn bản, đóng dấu giáp lai với văn bản có nhiều hơn một trang.

- AA, Số văn bản lấy theo sổ công văn lưu tại Vụ Hợp tác quốc tế

- BB, Ký hiệu tên đơn vị soạn thảo và ký hiệu tên viết tắt của chuyên viên soạn thảo.

Ví dụ: Our Ref. 15/HTQT-SP_NVB – Văn bản do ông Nguyễn Văn B, chuyên viên phòng Hợp tác Song phương – Vụ Hợp tác quốc tế soạn thảo.

Mẫu 2: Mẫu công thư tiếng Anh do Lãnh đạo Vụ Hợp tác quốc tế

Hanoi, dd   Month   year 

Ms./Mr. ….

Address: ..

Tel:

Fax:

Email:

Our Ref. AA/BB                                                 Your Ref. (có hoặc không)

Reply hoặc Subject:

Attention: (có hoặc không)

Dear Ms/Mr. ABC,

(Nội dung thư)

Yours Sincerely,

Nguyen Van A

Deputy Director General,

International Cooperation Department (ICD-MARD)

CC. Người nhận, địa chỉ, tel, fax, email ……….. (nếu có)

Ghi chú:

- Đóng dấu treo ở mép trên lề trái văn bản, đóng dấu giáp lai với văn bản có nhiều hơn một trang.

- AA, Số văn bản lấy theo sổ công văn lưu tại Vụ Hợp tác quốc tế

- BB, Ký hiệu tên đơn vị soạn thảo và ký hiệu tên viết tắt của chuyên viên soạn thảo.

Ví dụ: Our Ref. 15/HTQT-SP_NVB – Văn bản do ông Nguyễn Văn B, chuyên viên phòng Hợp tác Song phương – Vụ Hợp tác quốc tế soạn thảo.

Mẫu 3: Mẫu công thư tiếng Anh do Lãnh đạo đơn vị ký gửi đối tác cùng cấp

Hanoi, dd Month year

Ms./Mr. ….

Address: ..

Tel:

Fax:

Email:

Our Ref.AA/BB                                                  Your Ref. (có hoặc không)

Reply hoặc Subject:

Attention: (có hoặc không)

Dear Ms/Mr. ABC,

(Nội dung thư)

Yours Sincerely,

Nguyen Van A

Deputy Director General

CC.

- Tên và chức danh của Lãnh đạo Bộ phụ trách đơn vị, phụ trách lĩnh vực;

- International Cooperation Department (ICD-MARD)

- Người nhận khác, địa chỉ, tel, fax, email … (nếu có).

Ghi chú:

- Đóng dấu treo của đơn vị ở mép trên lề trái văn bản, đóng dấu giáp lai với văn bản có nhiều hơn một trang.

- AA, Số văn bản lấy theo sổ công văn lưu tại đơn vị.

- BB, Ký hiệu tên đơn vị soạn thảo và ký hiệu tên viết tắt của chuyên viên soạn thảo.

Ví dụ: Our Ref. 23/KL-BT_NVB – Văn bản do ông Nguyễn Văn B, chuyên viên phòng Bảo tồn thiên nhiên – Cục Kiểm lâm soạn thảo.