QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT KẾ HOẠCH XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 VÀO HOẠT ĐỘNG CỦA NGÀNH BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM

TỔNG GIÁM ĐỐC BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM

Căn cứ Nghị định số 94/2008/NĐ-CP ngày 22 tháng 8 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam;

Căn cứ Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20 tháng 6 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước và Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg ngày 30 tháng 9 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Kế hoạch xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của Ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam (kèm theo).

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam, giám đốc BHXH các tỉnh, thành phố chịu trách nhiệm thực hiện quyết định này.

KẾ HOẠCH

XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 VÀO HOẠT ĐỘNG CỦA NGÀNH BẢO HIỂM XÃ HỘI
(Ban hành theo Quyết định số 1098/QĐ-BHXH ngày 24/10/2011 của Tổng giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam)

I. MỤC TIÊU, YÊU CẦU

1. Mục tiêu

1.1. Mục tiêu chung

Xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong toàn Ngành nhằm thực hiện quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với quy định của pháp luật, tạo điều kiện để người đứng đầu cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH) các cấp kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ đơn vị đảm bảo thống nhất, minh bạch, hiệu quả, đồng thời từng bước nâng cao hiệu quả công tác quản lý và giải quyết các thủ tục hành chính đối với các tổ chức, cá nhân tham gia BHXH, BHYT.

1.2. Mục tiêu cụ thể

- Tại cơ quan BHXH Việt Nam

+ Triển khai xây dựng và công bố mô hình khung áp dụng cho toàn Ngành nhằm quy định thành phần cơ bản của Hệ thống quản lý chất lượng trong Ngành, bao gồm phạm vi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo kết quả của Đề án 30; những tài liệu cần xây dựng và áp dụng của BHXH Việt Nam và quy định mẫu về quy trình xử lý công việc, giải quyết các thủ tục hành chính của Ngành.

+ Triển khai xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 nhằm quy định quy trình xử lý, giải quyết công việc của nội bộ cơ quan BHXH Việt Nam đảm bảo thống nhất, hiệu quả.

- Tại BHXH các địa phương:

BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và BHXH quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh xây dựng và áp dụng HTQLCL trên cơ sở mô hình khung của BHXH Việt Nam đã được ban hành nhằm thống nhất quy trình quản lý, giải quyết các thủ tục hành chính, tạo thuận lợi tối đa cho tổ chức, cá nhân tham gia BHXH, BHYT theo quy định của pháp luật.

2. Yêu cầu

- Xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 áp dụng toàn Ngành phải đảm bảo khoa học, đúng pháp luật, phù hợp với thực tế, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, công chức, phòng, ban giải quyết công việc thông suốt, kịp thời, hiệu quả; giúp lãnh đạo các đơn vị điều hành, kiểm soát được toàn bộ quá trình giải quyết công việc của đơn vị; đổi mới phương pháp làm việc, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong thực hiện công vụ, phục vụ tốt yêu cầu của người dân, tổ chức và doanh nghiệp.

II. PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

- Phạm vi áp dụng:

Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tập trung vào các quy trình giải quyết toàn bộ công việc liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính cho người dân và tổ chức, doanh nghiệp (theo kết quả thực hiện Đề án 30); quy trình xử lý công việc và các hoạt động quản lý nội bộ, hoạt động khác của đơn vị trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

- Đối tượng áp dụng:

Các Đối tượng thực hiện xây dựng, áp dụng, duy trì, cải thiện Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 bao gồm:

+ Cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam;

+ Bảo hiểm xã hội 63 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

+ BHXH các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

III. CÁC HOẠT ĐỘNG CẦN TRIỂN KHAI

1. Thành lập Ban Chỉ đạo triển khai xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 của BHXH Việt Nam và BHXH 63 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Ban Chỉ đạo triển khai ISO thành phần gồm có: Lãnh đạo đơn vị là Trưởng ban; Thủ trưởng bộ phận thường trực làm Phó Trưởng ban thường trực; Thủ trưởng các bộ phận liên quan tại đơn vị là thành viên.

Thành lập Tổ Giúp việc cho Ban Chỉ đạo trong quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO tại các đơn vị. Tổ Giúp việc có nhiệm vụ tập hợp các tài liệu liên quan đến việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008; phối hợp với cơ quan tư vấn để thực hiện các nội dung cụ thể về đào tạo, xây dựng và áp dụng thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 của các đơn vị; biên tập và viết các thủ tục giải quyết công việc theo sự hướng dẫn của tư vấn; hướng dẫn triển khai và áp dụng các thủ tục giải quyết công việc; hiệu chỉnh và soát xét chất lượng các thủ tục; phối hợp với các bộ phận, phòng ban trong cơ quan để ban hành, triển khai thực hiện hệ thống, đào tạo cán bộ, công chức để hiểu rõ về hệ thống đang thực hiện và các công việc khác.

Xây dựng Quy chế hoạt động của Ban Chỉ đạo, trong đó quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng thành viên của Ban Chỉ đạo.

2. Triển khai cụ thể việc xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO, trong đó xác định cụ thể phạm vi áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 là toàn bộ hoạt động liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính cho người dân và tổ chức, doanh nghiệp (căn cứ vào kết quả thực hiện Đề án 30); các hoạt động nội bộ, hoạt động cụ thể khác của cơ quan.

3. Nghiên cứu, lựa chọn và ký hợp đồng tư vấn và ký hợp đồng với tổ chức chứng nhận theo quy định tại Thông tư số 01/2010/TT-BKHCN ngày 25/2/2010 của Bộ Khoa học và Công nghệ về hoạt động tư vấn, đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 đối với cơ quan hành chính nhà nước.

4. Khảo sát, đánh giá thực trạng hệ thống quản lý chất lượng.

Ban Chỉ đạo triển khai ISO phối hợp với tổ chức tư vấn thực hiện khảo sát, đánh giá thực trạng hoạt động quản lý của các đơn vị. Căn cứ tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, các văn bản hướng dẫn của Bộ Khoa học và Công nghệ và thực trạng hoạt động của các đơn vị, tổ chức tư vấn cùng Ban Chỉ đạo triển khai ISO tại các đơn vị kiến nghị các nội dung liên quan đến việc xây dựng các quy trình xử lý công việc phù hợp với tiêu chuẩn ISO và mô hình khung của Ngành ban hành.

5. Đào tạo về tiêu chuẩn ISO và phương pháp xây dựng hệ thống tài liệu

Ban Chỉ đạo triển khai ISO phối hợp với tổ chức tư vấn, đào tạo, hỗ trợ thông tin về mô hình quản lý chất lượng, phân tích các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO; hướng dẫn cách thức soạn thảo các quy trình, văn bản, tài liệu để đáp ứng được yêu cầu quản lý công việc và phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO.

6. Soạn thảo hệ thống tài liệu ISO

- Theo danh mục tài liệu và kế hoạch phân công viết quy trình đã được Trưởng Ban Chỉ đạo triển khai ISO phê duyệt, tổ chức tư vấn sẽ trực tiếp làm việc với các cán bộ được phân công để tư vấn cụ thể cách thức xây dựng từng quy trình; các quy trình phải đảm bảo các nội dung về chính sách - mục tiêu chất lượng, sổ tay chất lượng, các quy trình quản lý (quy trình tác nghiệp và quy trình hỗ trợ), các hướng dẫn công việc, các biểu mẫu.

- Ban Chỉ đạo triển khai ISO của các đơn vị phối hợp với tổ chức tư vấn thực hiện lấy ý kiến các đơn vị liên quan đển đảm bảo chất lượng và đồng thuật trong các đơn vị trước khi chính thức đưa vào áp dụng; trình cấp có thẩm quyền xem xét, ban hành để áp dụng chính thức.

7. Triển khai áp dụng

Sau khi các quy trình được cấp có thẩm quyền ký, ban hành, Ban Chỉ đạo triển khai ISO của các đơn vị phối hợp với tổ chức tư vấn tổ chức phổ biến bộ tài liệu quản lý (văn bản, quy trình làm việc) và phương pháp áp dụng cho từng bộ phận, cán bộ, công chức liên quan để thực hiện thống nhất; thường xuyên kiểm tra, rà soát việc áp dụng; hướng dẫn và giải thích để việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng được thực hiện có hiệu quả.

8. Đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ và tiến hành Đánh giá Hệ thống ISO

- Ban Chỉ đạo triển khai ISO phối hợp với tổ chức Tư vấn tổ chức tư vấn, đào tạo các chuyên gia đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.

Cán bộ đánh giá nội bộ là các thành viên của Ban Chỉ đạo triển khai ISO hoặc các cán bộ quản lý, chuyên viên có liên quan đến việc áp dụng quy trình chất lượng. Cán bộ đánh giá nội bộ phải được tổ chức tư vấn đào tạo để có đủ năng lực cần thiết cho việc đánh giá nội bộ tại đơn vị, đồng thời hiểu và tổ chức tốt hoạt động đánh giá chất lượng nội bộ để đảm bảo duy trì, cải tiến được hệ thống chất lượng sau này.

- Ban Chỉ đạo ISO của cơ quan phối hợp với đơn vị tư vấn tiến hành lập kế hoạch đánh giá nội bộ, thành lập đoàn đánh giá và phân công cho các cán bộ, công chức tiến hành thực hiện hoạt động đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng để xem xét được tính phù hợp và tính hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng tại các đơn vị.

Các cán bộ đánh giá nội bộ của đơn vị phối hợp với tổ chức tư vấn tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ. Lần thứ nhất, tổ chức tư vấn thực hiện đánh giá, cán bộ đánh giá nội bộ của đơn vị quan sát; các lần đánh giá sau, cán bộ đánh giá nội bộ của đơn vị chủ động thực hiện với sự hỗ trợ của tổ chức tư vấn. Sau mỗi đợt đánh giá, phải chi ra được các vấn đề còn tồn tại cần khắc phục. Các bộ phận liên quan có trách nhiệm khắc phục triệt để những tồn tại này để hoàn thiện các quy trình quản lý chất lượng.

9. Đánh giá và cấp giấy Chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.

- Hệ thống quản lý chất lượng của các đơn vị được cơ quan chứng nhận đánh giá; cơ quan đánh giá chứng nhận sẽ chỉ ra các điểm không phù hợp và đề nghị cải tiến cho các đơn vị.

- Các đơn vị tiến hành khắc phục các điểm không phù hợp của cơ quan đánh giá chứng nhận và nộp hồ sơ về cho cơ quan đánh giá chứng nhận thẩm định. Nếu đạt yêu cầu cơ quan đánh giá chứng nhận sẽ nộp hồ sơ đề nghị Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường Chất lượng cấp chứng nhận; lập báo cáo kết quả triển khai xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 và công văn đề nghị cấp chứng nhận gửi cho Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường Chất lượng cấp chứng nhận theo đúng Quy định tại Thông tư số 01/2010/TT-BKHCN ngày 25/2/2010 của Bộ Khoa học và Công nghệ về hoạt động tư vấn, đánh giá chứng nhận HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 đối với cơ quan hành chính nhà nước.

10. Duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng sau chứng nhận

Các đơn vị sau khi được cấp chứng nhận, có trách nhiệm duy trì Hệ thống quản lý có hiệu lực; thường xuyên, định kỳ tiến hành các hoạt động theo dõi, đo lường, cập nhật tất cả các tài liệu quản lý; thiết lập kênh thông tin với tổ chức tư vấn để kịp thời trợ giúp và giải quyết những vấn đề vướng mắc trong quá trình quản lý và thực hiện nhằm đảm bảo Hệ thống hoạt động có hiệu quả.

11. Công tác tuyên truyền, hướng dẫn về áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

Các đơn vị triển khai công tác tuyên truyền về các hoạt động liên quan đến việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO, nâng cao nhận thức về áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động của các đơn vị.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Tiến độ thực hiện

1.1. Cơ quan BHXH Việt Nam

- Xây dựng mô hình khung áp dụng cho toàn Ngành hoàn thành trước 31/12/2011.

- Triển khai xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại cơ quan bảo hiểm xã hội Việt Nam hoàn thành trước ngày 31/3/2012.

1.2. BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

Theo mô hình khung của BHXH Việt Nam đã được công bố, ban hành BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương triển khai xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 phải hoàn thành trước ngày 31/12/2012.

1.3. BHXH cấp quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh hoàn thành việc triển khai xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trước ngày 31/12/2013.

(Kế hoạch chi tiết triển khai xây dựng mô hình khung và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 của BHXH Việt Nam theo phụ lục 01).

2. Trách nhiệm của các đơn vị

a) Các đơn vị trực thuộc:

- Thực hiện triển khai chi tiết áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO đảm bảo chất lượng và đúng tiến độ theo phụ lục 01 nêu trên;

- Thiết lập bộ phận kiểm soát nội bộ để kiểm soát quá trình xây dựng, áp dụng, duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng trong hoạt động của đơn vị;

- Xác định việc xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong hoạt động của đơn vị là nội dung bắt buộc của chương trình cải cách hành chính.

- Kiểm soát quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng; chịu trách nhiệm về hiệu lực, hiệu quả của việc xây dựng, áp dụng, duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng trong hoạt động của đơn vị mình.

b) Văn phòng (đơn vị thường trực) giúp việc Ban Chỉ đạo có trách nhiệm:

- Trình Tổng Giám đốc phê duyệt kế hoạch xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 đối với toàn Ngành BHXH;

- Trình Lãnh đạo Ngành phê duyệt đơn vị tư vấn xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008;

- Phối hợp với Ban Chi trình lãnh đạo Ngành việc phân bổ kinh phí đảm bảo các các đơn vị thực hiện;

- Lựa chọn, ký kết hợp đồng với tổ chức tư vấn, tổ chức đánh giá theo quy định tại Thông tư số 01/2010/TT-BKHCN ngày 25/2/2010 của Bộ Khoa học và Công nghệ về hoạt động tư vấn, đánh giá chứng nhận HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 đối với cơ quan hành chính nhà nước.

- Chuẩn bị nội dung và trình Trưởng Ban Chỉ đạo về việc tổ chức các cuộc họp của Ban Chỉ đạo Bảo hiểm xã hội Việt Nam thực hiện Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg;

- Theo dõi, đôn đốc việc triển khai thực hiện của các đơn vị thuộc, trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam; thực hiện chế độ báo cáo theo quy định.

V. KINH PHÍ THỰC HIỆN

Các đơn vị lập dự toán, thực hiện thanh quyết toán kinh phí triển khai xây dựng, thực hiện, đánh giá cấp giấy chứng nhận, duy trì và giám sát Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO theo quy định tại Thông tư 159/2010/TT-BTC ngày 15/10/2010 của Bộ Tài chính quy định công tác quản lý Tài chính đối với việc xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.

BHXH Việt Nam bố trí kinh phí cho việc xây dựng, áp dụng, duy trì, hoàn thiện và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng vào dự toán kinh phí hoạt động bộ máy hàng năm của các đơn vị theo quy định.

PHỤ LỤC 01

KẾ HOẠCH CHI TIẾT TRIỂN KHAI XÂY DỰNG MÔ HÌNH KHUNG VÀ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN 9001:2008 CỦA BHXH VIỆT NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1098/QĐ-BHXH ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Phó Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam)

I. KẾ HOẠCH XÂY DỰNG MÔ HÌNH KHUNG

Thời gian và các bước công việc

- Thời gian thực hiện: Thời gian bắt đầu triển khai thực hiện từ T10/2011 và hoàn thành trước 31/12/2011.

- Các bước công việc phải thực hiện khi triển khai xây dựng Mô hình khung

II. KẾ HOẠCH XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG HTQLCL THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 TẠI CƠ QUAN BHXH VIỆT NAM

1. Thời gian và tiến độ thực hiện

- Thời gian thực hiện: Thời gian bắt đầu thực hiện từ T7/2011 và hoàn thành trước ngày 31/3/2012

- Tiến độ thực hiện xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cụ thể như sau:

2. Các bước công việc phải thực hiện khi triển khai xây dựng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008

III. KINH PHÍ THỰC HIỆN

Kinh phí thực hiện xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 được thực hiện theo Thông tư số 159/2010/TT-BTC ngày 15/10/2010 của Bộ Tài chính về hướng dẫn công tác quản lý tài chính đối với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.

Dự toán chi phí thực hiện tại cơ quan Bảo hiểm xã hội trong giai đoạn 1 bao gồm:

Văn phòng Bảo hiểm xã hội Việt Nam có trách nhiệm dự toán, thực hiện thanh quyết toán theo đúng quy định./.