QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH VIỆC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NAM

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004; Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06 tháng 9 năm 2006 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân;
Căn cứ Quyết định số 19/2007/QĐ-UBND ngày 01 tháng 8 năm 2007 của UBND tỉnh Quảng Nam ban hành quy định về trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn bản quy phạm pháp luật của UBND các cấp trên địa bàn tỉnh;
Căn cứ Quyết định số 122/2001/QĐ-TTg ngày 21 tháng 8 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế;
Căn cứ Quy chế thống nhất quản lý các hoạt động đối ngoại ban hành kèm theo Quyết định số 28/2005/QĐ-TTg ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Thủ tướng Chính phủ;
Theo đề nghị của Phó Giám đốc phụ trách Sở Ngoại vụ tại Tờ trình số 304/TTr-SNgV ngày 31 tháng 12 năm 2007,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này "Quy định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Quảng Nam”.

Điều 2. Quyết định có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký ban hành.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Ngoại vụ, Thủ trưởng các ngành, địa phương, các tổ chức, cá nhân có liên quan trên địa bàn tỉnh chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

QUY ĐỊNH

VỀ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 04 /2008/QĐ-UBND ngày 10 tháng 01 năm 2008 của UBND tỉnh Quảng Nam)

Điều 1. Văn bản này quy định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Quảng Nam.

Điều 2. Trong Quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

“Hội nghị, hội thảo quốc tế” là các hội nghị, hội thảo do cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh tổ chức hoặc đăng cai tổ chức có sự tham gia hoặc tài trợ của các cá nhân, tổ chức nước ngoài hoặc tổ chức nước ngoài khác.

“Cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh” là cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, xã hội - nghề nghiệp và các tổ chức khác thuộc tỉnh; tổ chức kinh tế (kể cả doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài) do UBND tỉnh, cơ quan trực thuộc UBND tỉnh hoặc cơ quan được UBND tỉnh uỷ quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư theo quy định của pháp luật.

Điều 3. Thẩm quyền cho phép tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế:

1. Thủ tướng Chính phủ cho phép tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế mà thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc quan chức là cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, các tổ chức quốc tế; hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung liên quan đến các vấn đề chính trị, dân tộc, tôn giáo, an ninh, quốc phòng và phạm vi bí mật nhà nước.

2. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định tổ chức hoặc cho phép các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung không thuộc quy định tại khoản 1 Điều này.

Điều 4. Trình tự thủ tục trình xin phép tổ chức Hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ:

1. Cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh lập văn bản trình xin phép Thủ tướng Chính phủ trước 40 ngày tính từ ngày dự kiến tổ chức hội nghị, hội thảo. Riêng doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài lập văn bản trình xin phép Thủ tướng Chính phủ trước 60 ngày tính từ ngày dự kiến tổ chức hội nghị, hội thảo.

Đối với các hội nghị, hội thảo dự kiến UBND tỉnh là cơ quan chủ trì tổ chức thì đơn vị được UBND tỉnh giao làm cơ quan tham mưu chính cho UBND tỉnh tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế chủ trì phối hợp với Sở Ngoại vụ tham mưu cho UBND tỉnh lập văn bản trình xin phép Thủ tướng Chính phủ trước 40 ngày tính từ ngày dự kiến tổ chức hội nghị, hội thảo.

2. Văn bản trình xin phép Thủ tướng Chính phủ phải đảm bảo các nội dung:

a. Mục đích của hội nghị, hội thảo;

b. Nội dung của hội nghị, hội thảo;

c. Thời gian và địa điểm tổ chức, địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có);

d. Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có);

đ. Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu nước ngoài;

e. Nguồn kinh phí;

g. Ý kiến của các cơ quan liên quan (nếu có).

3. Sau khi có ý kiến thống nhất của Thủ tướng Chính phủ, các cơ quan, tổ chức tiến hành tổ chức hội nghị, hội thảo theo đúng nội dung ý kiến của Thủ tướng Chính phủ.

Đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế do UBND tỉnh trình thì cơ quan tham mưu chính cho UBND tỉnh tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phối hợp với Sở Ngoại vụ tổ chức triển khai thực hiện.

Điều 5. Trình tự thủ tục trình xin phép tổ chức Hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh:

1. Cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh lập văn bản trình xin phép Chủ tịch UBND tỉnh (qua Sở Ngoại vụ) trước 30 ngày tính từ ngày dự kiến tổ chức hội nghị, hội thảo. Riêng doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài lập văn bản trình xin phép Chủ tịch UBND tỉnh (qua Sở Ngoại vụ) trước 45 ngày tính từ ngày dự kiến tổ chức hội nghị, hội thảo.

Đối với các hội nghị, hội thảo dự kiến UBND tỉnh là cơ quan chủ trì tổ chức thì đơn vị được UBND tỉnh giao làm cơ quan tham mưu chính cho UBND tỉnh tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế lập văn bản trình xin phép Chủ tịch UBND tỉnh (qua Sở Ngoại vụ) trước 30 ngày tính từ ngày dự kiến tổ chức hội nghị, hội thảo.

2. Văn bản trình xin phép Chủ tịch UBND tỉnh phải đảm bảo các nội dung:

a. Mục đích của hội nghị, hội thảo;

b. Nội dung của hội nghị, hội thảo;

c. Thời gian và địa điểm tổ chức, địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có);

d. Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có);

đ. Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu nước ngoài;

e. Nguồn kinh phí;

g. Ý kiến của các cơ quan liên quan (nếu có).

3. Trong thời hạn 5 ngày làm việc (riêng đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế do doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài trình là 10 ngày) kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Ngoại vụ có báo cáo thẩm định và đề xuất UBND tỉnh quyết định.

Uỷ ban nhân dân tỉnh xem xét quyết định trong vòng 3 ngày làm việc (riêng đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế do doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài trình là 05 ngày) kể từ ngày nhận được báo cáo thẩm định và đề xuất của Sở Ngoại vụ.

Điều 6. Trách nhiệm của cơ quan tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế:

1. Cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải thực hiện các quy định sau:

a. Xin phép cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Điều 4, Điều 5 Quy định này;

b. Chấp hành luật pháp và các quy định của Việt Nam liên quan đến việc tổ chức hội nghị, hội thảo.

c. Báo cáo kết quả hội nghị, hội thảo cho UBND tỉnh trong thời hạn 10 ngày sau khi kết thức hội nghị, hội thảo.

2. Riêng đối với các cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh ngoài việc thực hiện các quy định tại khoản 1 Điều này còn phải thực hiện các quy định sau:

a. Lập dự toán kinh phí, thực hiện chi tiêu, thanh quyết toán kinh phí phục vụ hội nghị, hội thảo theo quy định của Nhà nước và phù hợp với quy định của nhà tài trợ (đối với khoản kinh phí mà đối tác nước ngoài tài trợ cho hội nghị, hội thảo);

b. Chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, các tư liệu, số liệu tại hội nghị, hội thảo quốc tế; nội dung các ấn phẩm phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo;

c. Thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật, các quy định của Nhà nước trong việc thông tin, tuyên truyền;

d. Thông báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền để chỉ đạo xử lý kịp thời đối với trường hợp hội nghị, hội thảo có diễn biến phức tạp;

3. Sở Ngoại vụ giúp UBND tỉnh quản lý công tác tổ chức, nội dung phát biểu, nội dung thông tin, tuyên truyền và các ấn phẩm phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế tổ chức trên địa bàn tỉnh; kiểm tra, giám sát và tham mưu cho UBND tỉnh xử lý kịp thời đối với cá nhân và tổ chức có các hành vi vi phạm pháp luật hoặc cố ý làm trái Quy định này trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

Điều 7. Công tác lễ tân đối ngoại trong các hội nghị, hội thảo quốc tế:

1. Các hội nghị, hội thảo quốc tế mà UBND tỉnh là cơ quan chủ trì hoặc đồng chủ trì thì cơ quan tham mưu chính cho UBND tỉnh tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế đó có trách nhiệm phối hợp với Sở Ngoại vụ lập kế hoạch thực hiện công tác lễ tân đối ngoại cho hội nghị, hội thảo.

2. Các hội nghị, hội thảo quốc tế do các cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh chủ trì thì cơ quan chủ trì thực hiện công tác lễ tân đối ngoại cho hội nghị, hội thảo; tham vấn ý kiến của Sở Ngoại vụ trong quá trình lập kế hoạch và triển khai thực hiện công tác lễ tân đối ngoại cho hội nghị, hội thảo.

Điều 8. Tổ chức thực hiện

1. Sở Ngoại vụ phối hợp với các ngành có liên quan phổ biến và hướng dẫn triển khai thực hiện Quy định này trên địa bàn tỉnh.

2. Trong quá trình thực hiện Quy định này, nếu phát sinh vướng mắc, các ngành, địa phương, đơn vị có liên quan phản ánh về Sở Ngoại vụ để tổng hợp, trình UBND tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.