QUYẾT ĐỊNH

CỦA BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN SỐ 02/2002/QĐ-BNN, NGÀY 07 THÁNG 01 NĂM 2002 VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN DỰ ÁN "XÂY DỰNG NĂNG LỰC TỔ CHỨC NGÀNH GIỐNG LÂM NGHIỆP"

BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

Căn cứ Nghị định số 73/CP ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;
Căn cứ vào văn kiện Dự án được ký kết giữa nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam và Chính Phủ Vương quốc Đan Mạch;
Căn cứ Quyết định số 3041/QĐ/ BNN-TCCB ngày 10 tháng 8 năm 1999 của Bộ Nông nghiệp và PTNT về việc thành lập Ban Điều hành Dự án;
Căn cứ Quyết định số 5169 QĐ/BNN-TCCB ngày 29 tháng 10 năm 2001 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về việc thành lập Ban quản lý Dự án " Xây dựng năng lực tổ chức ngành Giống lâm nghiệp";
Xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ và Giám đốc Dự án " Xây dựng năng lực tổ chức ngành Giống lâm nghiệp";

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức và thực hiện Dự án "Xây dựng năng lực tổ chức ngành Giống lâm nghiệp".

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký, mọi quy định trước đây trái với quy chế này đều bãi bỏ.

Điều 3: Chánh Văn phòng Bộ, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Giám đốc Dự án "Xây dựng năng lực tổ chức ngành Giống lâm nghiệp", thủ trưởng các cơ quan liên quan và các thành viên tham gia Dự án chịu nhiệm thi hành quyết định này.

QUY CHẾ

TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN DỰ ÁN XÂY DỰNG NĂNG LỰC TỔ CHỨC NGÀNH GIỐNG LÂM NGHIỆP
Ban hành theo Quyết định số: 02/2002/QĐ/BNN-TCCB ngày tháng 01 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Chương 1:

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Quy chế này quy định các nguyên tắc chung và các điều khoản chi tiết về việc tổ chức và thực hiện Dự án" Xây dựng năng lực tổ chức ngành giống lâm nghiệp" là một phần của Chương trình "Hỗ trợ cho việc xây dựng năng lực tổ chức của ngành giống lâm nghiệp quốc gia vùng Đông Dương" do Chính phủ Vương quốc Đan mạch (thông qua tổ chức DANIDA - Tổ chức phát triển Quốc tế của Đan Mạch) tài trợ, được Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam phê duyệt tại Quyết định số: 1116/CP-QHQT ngày 18/9/1998 và được Đại diện Chính phủ hai nước ký văn bản Hiệp định ngày 24/9/1998.

Điều 2: Mọi hoạt động và mối quan hệ giữa Ban điều hành dự án, Ban quản lý dự án và bộ phận thực hiện dự án tại các Xí nghiệp giống lâm nghiệp thuộc Công ty phải tuân thủ chặt chẽ theo Hiệp định dự án, các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam và các quy định tại quy chế này.

Chương 2:

TỔ CHỨC CỦA DỰ ÁN

Điều 3: Cơ cấu tổ chức của Dự án:

Tổ chức của Dự án " Xây dựng năng lực tổ chức ngành giống lâm nghiệp" bao gồm:

- Ban Điều hành dự án

- Ban quản lý dự án

- Bộ phận thực hiện Dự án

A/ BAN ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN

1/ Thành phần:

Ban Điều hành dự án : Trưởng Ban Điều hành dự án là 1 lãnh đạo Cục Phát triển Lâm nghiệp và các uỷ viên của Ban Điều hành bao gồm :

Đại diện: Vụ Hợp tác quốc tế, Vụ Tài chính Kế toán, Vụ Kế hoạch và Qui hoạch, Vụ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ( Bộ Kế hoạch và Đầu tư ), Vụ Tài chính đối ngoại ( Bộ Tài chính ) và Giám đốc Công ty giống lâm nghiệp Trung ương là Giám đốc dự án và Trưởng phòng kỹ thuật Công ty giống lâm nghiệp Trung ương là Điều phối viên dự án.

2/ Chức năng, nhiệm vụ của Ban Điều hành dự án

a/ Chỉ đạo và triển khai thực hiện dự án theo nội dung đã phê duyệt.

b/ Xây dựng kế hoạch hoạt động cho toàn kỳ, hàng năm và trình Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phê duyệt.

c/ Tổ chức theo dõi, chỉ đạo và điều phối các hoạt động để dự án đạt hiệu quả theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và theo Hiệp định đã ký kết giữa hai Chính phủ.

d/ Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị thực hiện dự án và Ban quản lý dự án trong quá trình xây dựng và triển khai kế hoạch hàng năm.

đ/ Tập trung chủ yếu vào những vấn đề liên quan đến chiến lược, chính sách của Nhà nước trong lĩnh vực phát triển giống lâm nghiệp, duy trì và củng cố mối quan hệ hợp tác chặt chẽ giữa các cơ quan và các thành viên trong dự án cũng như các tổ chức khác có liên quan.

e/ Giải quyết và khắc phục những khó khăn trong quá trình thực hiện dự án.

g/ Phối hợp cùng với nhà tài trợ đưa ra các điều chỉnh cần thiết cho dự án để đảm bảo dự án hoạt động có hiệu quả.

3/ Nhiệm vụ cụ thể của các thành viên Ban Điều hành dự án

a/ Một lãnh đạo Cục phát triển lâm nghiệp ( Trưởng Ban ): Chịu trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn việc thiết lập và triển khai các hoạt động của mạng lưới sản xuất và cung ứng giống, xây dựng các mô hình bảo tồn nguồn gen trên các vùng lâm nghiệp trọng điểm, để dự án có thể phục vụ thiết thực cho chương trình trồng mới 5 triệu ha rừng.

b/ Vụ Hợp tác quốc tế: Chịu trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn các thủ tục đối ngoại.

c/ Vụ Kế hoạch và Qui hoạch: Chịu trách nhiệm chỉ đạo cân đối kế hoạch chung, đặc biệt là lập kế hoạch phân bổ vốn đối ứng phía Việt nam.

d/ Vụ Tài chính và Kế toán: Chịu trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn và giám sát thực hiện quy định quản lý tài chính và tổ chức kế toán, kiểm toán dự án.

đ/ Vụ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ( Bộ Kế hoạch và Đầu tư ), Vụ Tài chính đối ngoại ( Bộ Tài chính ) chịu trách nhiệm hướng dẫn, giám sát tổ chức thực hiện dự án.

4/ Chế độ làm việc của Ban Điều hành dự án

a/ Họp định kỳ:

- Các thành viên Ban Điều hành dự án họp định kỳ mỗi năm 2 lần (vào tháng 1 và tháng 7).

- Nội dung họp: Kiểm điểm, đánh giá kết quả hoạt động 6 tháng, xem xét và thông qua kế hoạch 6 tháng tới. Đưa ra chủ trương, tháo gỡ khó khăn, ách tắc của dự án. Kiến nghị với Bộ Nông nghiệp và PTNT và DANIDA những vấn đề lớn cần được giải quyết.

b/ Họp đột xuất:

- Các cuộc họp đột xuất, bất thường sẽ được tổ chức theo yêu cầu cụ thể do công việc của dự án và theo đề nghị của Trưởng Ban Điều hành dự án. Họp bất thường có thể triệu tập toàn thể hoặc một số uỷ viên trong Ban Điều hành để giải quyết công việc kịp thời.

- Ngoài các uỷ viên của Ban Điều hành dự án, khi thấy cần thiết Ban Điều hành dự án có thể mời thêm đại diện các Cục, Vụ, Viện, Ban, Ngành liên quan của Bộ Nông nghiệp và PTNT và Đại diện các cơ quan Nhà nước tham dự các cuộc họp.

Ban Điều hành dự án hoạt động kiêm nhiệm và tự giải thể khi hoàn thành nhiệm vụ.

B/ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN

Ban Quản lý Dự án " Xây dựng năng lực tổ chức ngành giống lâm nghiệp" hay gọi là " Văn phòng dự án", tên giao dịch tiếng Anh là Viet Nam Tree Seed Project. Ban Quản lý Dự án có trụ sở đặt tại Công ty giống Lâm nghiệp Trung ương, được mở tài khoản tại Ngân hàng ANZ Hà Nội, hạch toán độc lập và sử dụng con dấu của Công ty giống Lâm nghiệp Trung ương.

1/ Thành phần

Ban Quản lý Dự án gồm có: Giám đốc dự án, Điều phối viên dự án, Kế toán dự án, Thư ký và hành chính và các nhân viên khác của dự án. Giám đốc dự án là người chịu trách nhiệm trước Trưởng Ban Điều hành dự án về mọi hoạt động của dự án.

2/ Chức năng, nhiệm vụ của Ban quản lý dự án

a/ Ban quản lý dự án là đầu mối giao dịch với các bộ phận thực hiện dự án, có nhiệm vụ thường trực điều hành tổ chức, triển khai thực hiện các mục tiêu và nội dung của dự án.

b/ Giải quyết mọi công việc liên quan đến các hoạt động đối nội, đối ngoại của dự án (lập kế hoạch hoạt động, kế hoạch ngân sách hàng năm, phân bổ vốn, phân phối thiết bị, vật tư mua sắm) nhằm đảm bảo thực hiện đúng các cam kết giữa hai Chính phủ và kế hoạch đã được Ban Điều hành dự án nhất trí, Bộ Nông nghiệp và PTNT phê duyệt.

c/ Xây dựng kế hoạch tổng hợp, thực thi và quản lý mạng lưới giống cây rừng

d/ Phát triển các hoạt động liên quan đến việc điều tra khảo sát nguồn giống và sản xuất giống cây rừng của vùng và quốc gia.

3/ Nhiệm vụ cụ thể của các thành viên Ban quản lý dự án

Giám đốc dự án:

a/ Đại diện cho Bộ Nông nghiệp và PTNT quản lý và điều phối các hoạt động của dự án.

b/ Trình các cơ quan có thẩm quyền ban hành các văn bản hướng dẫn liên quan.

c/ Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch hoạt động của dự án theo qui định hiện hành.

d/ Tổ chức các cuộc họp Ban Điều hành dự án.

đ/ Tổ chức và thiết lập điều kiện làm việc của Văn phòng dự án .

e/ Giám sát việc quản lý kỹ thuật và tài chính trong các hoạt động của dự án.

g/ Tổ chức việc thiết lập hệ thống giám sát.

i/ Đảm bảo việc điều phối các hoạt động của dự án với các chương trình trong nước và quốc tế khác.

k/ Xây dựng các báo cáo tiến độ và báo cáo hàng năm.

Điều phối viên dự án:

Trợ lý cho Giám đốc dự án trong các lĩnh vực có liên quan đến tổ chức thực hiện và quản lý dự án, cộng tác chặt chẽ với cố vấn dự án, chịu trách nhiệm trong các lĩnh vực sau:

a/ Quản lý, điều phối và tổ chức thực hiện các hoạt động của dự án.

b/ Xây dựng và đánh giá nhu cầu, kế hoạch và kết quả đào tạo của dự án.

c/ Tổ chức và giám sát các khoá đào tạo, các cuộc hội thảo chuyên đề và các chuyến đi tham quan, khảo sát.

d/ Xây dựng kế hoạch hoạt động, tổ chức, theo dõi việc thực hiện kế hoạch, trình duyệt điều chỉnh kế hoạch hàng năm.

đ/ Liên hệ và hợp tác với các tổ chức trong các hoạt động có liên quan đến dự án.

e/ Hướng dẫn, thúc đẩy và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của dự án tại các xí nghiệp trực thuộc.

g/ Tổng hợp các báo cáo tiến độ và báo cáo hàng năm.

Thư ký và hành chính:

a/ Là thư ký của Ban quản lý dự án, chuẩn bị và tổ chức các cuộc họp kế hoạch của dự án.

b/Giúp điều phối viên dự án tổ chức các khoá đào tạo và hội thảo trong nước theo kế hoạch của dự án.

c/Thu thập các văn bản mới có liên quan đến dự án do Nhà nước ban hành.

d/ Ghi chép biên bản các hội nghị, soạn thảo văn bản, lưu trữ công văn của dự án.

Kế toán dự án:

a/ Chịu trách nhiệm trước Giám đốc dự án trong việc sử dụng vốn đối ứng của Nhà nước.

b/ Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm cho các hoạt động của dự án.

c/ Thanh quyết toán cho các hạng mục công trình hàng năm và khi kết thúc dự án.

d/ Lập báo cáo tài chính theo qui định của Nhà nước và DANIDA.

đ/ Tổ chức thực hiện công tác kế toán dự án theo qui định hiện hành. Chịu trách nhiệm trực tiếp về việc quản lý sử dụng các nguồn kinh phí của dự án.

Các nhân viên khác của Dự án:

Thực hiện các công việc hàng ngày của Dự án do Giám đốc Dự án và Điều phối viên Dự án phân công.

4/ Chế độ hội họp của Ban Quản lý Dự án

a/ Tổ chức họp thường kỳ vào tuần đầu hàng tháng.

b/ Nội dung họp: Kiểm điểm, đánh giá kết quả hoạt động trong tháng và thông qua kế hoạch tháng tới.

c/ Thảo luận, kiến nghị những vấn đề có liên quan đến dự án.

5/ Chế độ báo cáo

a/ Văn phòng dự án tổng hợp báo cáo về tiến độ, kết quả hoạt động dự án để báo cáo Bộ Nông nghiệp và PTNT, Ban Điều hành dự án và các cơ quan Nhà nước có liên quan và cố vấn trưởng dự án.

b/ Nội dung các báo cáo gồm: Báo cáo kết quả thực hiện 6 tháng cuối của năm trước và kế hoạch năm sau, báo cáo kết quả hoạt động 6 tháng đầu năm và chuẩn bị kế hoạch 6 tháng cuối năm.

c/ Các đơn vị thành viên gửi các báo cáo cho văn phòng dự án trước thời hạn qui định trước 10 ngày để văn phòng xử lý và tổng hợp báo cáo chung.

d/ Báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán được qui định riêng trong bản qui chế quản lý tài chính dự án.

C/ BỘ PHẬN THỰC HIỆN DỰ ÁN TẠI CÁC XÍ NGHIỆP GIỐNG LÂM NGHIỆP

Các bộ phận thực hiện dự án tại các Xí nghiệp giống lâm nghiệp thuộc Công ty giống Lâm nghiệp Trung ương (do Giám đốc Xí nghiệp phụ trách) gồm:

+ Cán bộ về nguồn giống

+ Cán bộ về kỹ thuật giống

+ Cán bộ phổ cập, chuyển giao kỹ thuật giống lâm nghiệp

Các cán bộ nói trên do Giám đốc Xí nghiệp giống lâm nghiệp đề nghị và được Giám đốc Công ty giống lâm nghiệp Trung ương kiêm Giám đốc Dự án phê chuẩn và quyết định.

Bộ phận thực hiện dự án tại các Xí nghiệp giống lâm nghiệp thuộc Công ty giống Lâm nghiệp Trung ương có các nhiệm vụ sau:

a/ Sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả kinh phí dự án do Ban quản lý dự án phân bổ theo kế hoạch, tổ chức xây dựng và thực hiện kế hoạch trong phạm vi vùng dự án.

b/ Thường xuyên đảm bảo đủ điều kiện cần thiết để làm việc với các cán bộ của dự án, cũng như chuyên gia của DANIDA, chuyên gia trong, ngoài nước có liên quan đến công tác tại địa phương.

c/ Tổng hợp và báo cáo định kỳ việc thực hiện dự án, đồng thời đề xuất và kiến nghị các vấn đề có liên quan lên Ban quản lý dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoạt động có hiệu quả.

d/ Hướng dẫn, phổ cập, chuyển giao kỹ thuật và cung cấp tài liệu trong lĩnh vực giống lâm nghiệp của dự án trên địa bàn hoạt động của Xí nghiệp.

đ/ Giúp Giám đốc dự án trong mọi lĩnh vực có liên quan đến dự án tại địa bàn hoạt động của mình. Là cầu nối giữa dự án, người sản xuất, cung ứng và sử dụng giống.

e/ Chuẩn bị các tư liệu, số liệu, triển khai công tác phổ cập, chuyển giao kỹ thuật cho các đối tượng tham gia dự án.

g/ Xây dựng và thực thi kế hoạch hàng năm của đơn vị.

i/ Chuẩn bị các báo cáo tiến độ, báo cáo hàng năm và báo cáo tài chính của cơ sở.

k/ Phối hợp chặt chẽ với điều phối viên dự án để tổ chức các cuộc hội thảo, các khoá đào tạo tại địa bàn hoạt động.

Chương 3:

CHUYÊN GIA VÀ NHÂN VIÊN CỦA DỰ ÁN

Điều 4: Nhiệm vụ chung của các chuyên gia và nhân viên

Tất cả các chuyên gia và nhân viên của dự án, bao gồm người Việt Nam và người nước ngoài đều có nhiệm vụ sau đây:

a/ Hoàn thành các nhiệm vụ với chất lượng tốt và đúng thời hạn, các công việc được giao theo bản giao việc trong hợp đồng hoặc các công việc được giao.

b/ Báo cáo trung thực và đầy đủ các công việc được giao

c/ Duy trì mối quan hệ công tác với các đồng nghiệp, cơ quan liên quan. Các chuyên gia và nhân viên của dự án chỉ được quyền giao dịch với các cơ sở của Việt Nam và nước ngoài theo sự phân công của lãnh đạo Ban Quản lý dự án.

d/ Tuân thủ pháp luật và các chính sách của Việt nam, các quy chế của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và quy định của dự án, đặc biệt trong công tác thông tin, tài liệu, bảo vệ tài sản.

đ/ không ngừng học tập, rèn luyện, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ và năng lực công tác thông qua các hoạt động của dự án.

e/ Đóng đầy đủ và đúng hạn các khoản thuế và nghĩa vụ theo quy định.

Chương 4:

TÀI CHÍNH VÀ TÀI SẢN

Điều 5: Kinh phí viện trợ không hoàn lại của Chính phủ Đan Mạch:

Thực hiện theo các qui định và thủ tục của Chính phủ Đan Mạch đối với các dự án đầu tư, hỗ trợ nước ngoài đã được thoả thuận với Chính phủ Việt Nam.

Điều 6: Kinh phí đối ứng của Việt nam:

a/ Chi phí cho các hoạt động của dự án: thiết lập và quản lý mạng lưới giống, bổ sung vốn đầu tư cho việc nghiên cứu kỹ thuật giống, trồng và chăm sóc các mô hình bảo tồn ngoại vi các loài cây bản địa ưu tiên, quí, hiếm . . .

b/ Trả lương và phụ cấp cho cán bộ chuyên trách và kiêm nhiệm tham gia quản lý và thực hiện dự án.

c/ Chi phí quản lý dự án được thực hiện theo qui định của Nhà nước và DANIDA.

Điều 7: Hàng quý và hàng năm, Giám đốc dự án phải thực hiện báo cáo quyết toán tài chính với Ban Điều hành dự án, các Vụ chức năng thuộc Bộ và các Bộ hữu quan và với nhà tài trợ theo quy định.

Điều 8: Tài sản của Dự án

a/ Mọi tài sản, thiết bị, phương tiện, dụng cụ trang thiết bị chung do Ban quản lý dự án mua sắm từ kinh phí của dự án là tài sản thuộc quyền quản lý và sử dụng của dự án trong suốt thời gian hoạt động của dự án, không ai có quyền chuyển nhượng, cho, biếu, bán các tài sản đó hoặc sử dụng cho mục đích riêng.

b/ Việc mua sắm các trang thiết bị, tài sản được thực hiện theo các qui định và thủ tục của Chính phủ Đan Mạch và các nguyên tắc, quy định quản lý tài chính hiện hành của Chính phủ Việt Nam.

c/ Ban quản lý dự án có trách nhiệm soạn thảo, ban hành quy định về quản lý tài sản, sử dụng xe, điện thoại, điện, nước của dự án và tổ chức tốt việc sử dụng, bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa ...

d/ Sau khi kết thúc dự án, tất cả các tài sản và hồ sơ tài sản phải được bàn giao đầy đủ theo đúng quy định của Nhà nước.

Chương 5:

QUAN HỆ GIỮA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ CÁC CƠ QUAN CHỨC NĂNG

Điều 9: Các Cục, Vụ thuộc Bộ và các cơ quan có liên quan theo chức năng được phân công có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với Ban quản lý dự án và các đơn vị tham gia dự án hướng dẫn đầy đủ các quy định của Nhà nước có liên quan đến dự án, theo dõi kiểm tra và hỗ trợ cho dự án tổ chức thực hiện đạt kết quả tốt.

Điều 10: Trong quá trình tổ chức thực hiện quy chế này, nếu thấy cần thiết phải bổ sung sửa đổi cho phù hợp với tình hình thực tế, Ban quản lý dự án xin ý kiến Ban Điều hành dự án và đề nghị Vụ Tổ chức cán bộ trình Bộ xem xét.