QUY TRÌNH

THỰC HIỆN ĐỐI CHIẾU, CẬP NHẬT, ĐỒNG BỘ DỮ LIỆU GIỮA CƠ SỞ DỮ LIỆU QUỐC GIA VỀ DÂN CƯ VỚI CƠ SỞ DỮ LIỆU HỘ TỊCH ĐIỆN TỬ

Căn cứ Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13 ngày 20/11/2014 và các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành;

Căn cứ Luật Căn cước công dân số 59/2014/QH13 ngày 20/11/2014 và các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành;

Căn cứ Luật Cư trú số 68/2020/QH14 ngày 13/11/2020;

Căn cứ Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 7 năm 2020 của Chính phủ quy định về cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

Căn cứ Kết luận của Phó Thủ tướng Vũ Đức Đam tại cuộc họp ngày 16/3/2022 về một số nội dung triển khai Quyết định số 06/QĐ-TTg ngày 06/01/2022 tại Thông báo số 86/TB-VPCP ngày 28/3/2022 của Văn phòng Chính phủ.

Nhằm rà soát, đối chiếu dữ liệu đăng ký hộ tịch của công dân trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (CSDLHTĐT) với dữ liệu công dân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CSDLQGVDC), bảo đảm dữ liệu công dân trong 02 cơ sở dữ liệu chính xác, thống nhất, đồng bộ, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực - Bộ Tư pháp và Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội (C06) - Bộ Công an thống nhất quy trình thực hiện việc đối chiếu, cập nhật, đồng bộ dữ liệu như sau:

1. Phạm vi thực hiện

- Toàn bộ dữ liệu đăng ký hộ tịch của công dân bao gồm các dữ liệu đăng ký mới trong CSDLHTĐT và các dữ liệu đăng ký hộ tịch của công dân được nhập vào CSDLHTĐT thông qua hoạt động số hóa của các địa phương;

- Dữ liệu công dân tương ứng đã được thu thập, lưu giữ trong CSDLQGVDC

2. Quy trình thực hiện

Bước 1

Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực trích xuất dữ liệu đăng ký hộ tịch trong CSDLHTĐT, sắp xếp dữ liệu theo loại việc hộ tịch, đơn vị hành chính, thời gian, bàn giao cho C06 theo phương thức đã thống nhất.

a. Đối với dữ liệu khai sinh

Các trường thông tin được trích xuất bao gồm[1]:

- Họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch, quê quán, số định danh cá nhân của người được đăng ký khai sinh (nếu có), nơi đăng ký khai sinh.

- Họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh, dân tộc, quốc tịch, nơi cư trú, số định danh cá nhân/giấy tờ tùy thân (nếu có) của cha, mẹ của người được đăng ký khai sinh.

- Thông tin về lịch sử thay đổi của dữ liệu khai sinh (nếu có), bao gồm: thông tin về căn cứ thay đổi (tên loại văn bản, số, ngày tháng năm, cơ quan cấp); mã tư pháp (mã gửi sang CSDLQGVDC).

b. Đối với các loại dữ liệu khác (đăng ký kết hôn/tình trạng hôn nhân[2]; thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc[3]; đăng ký giám hộ, chấm dứt giám hộ; thông tin đăng ký khai tử; thông tin về việc tuyên bố mất tích, hủy tuyên bố mất tích, tuyên bố chết hoặc hủy tuyên bố chết...)

Các trường thông tin cơ bản được trích xuất gồm:

- Họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch;

- Giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu, Căn cước công dân), nơi cư trú; số định danh cá nhân (nếu có);

- Số Trích lục hộ tịch/Quyết định/Giấy chứng nhận kết hôn; ngày tháng năm đăng ký, tên cơ quan đăng ký, họ, chữ đệm, tên, chức vụ người ký.

(Trường hợp đăng ký kết hôn, nhận cha, mẹ, con, nuôi con nuôi, giám hộ thì trích xuất thông tin của cả 2 bên có tên trong Trích lục/Quyết định/Giấy chứng nhận kết hôn;

Trường hợp khai tử, tuyên bố chết/mất tích thì trích xuất thêm trường thông tin: thời gian chết, nơi chết, nguyên nhân chết;

Trường hợp thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc thì trích xuất thêm nội dung thông tin hộ tịch có sự thay đổi).

Bước 2

Sau khi nhận bàn giao dữ liệu hộ tịch, C06 tiến hành rà soát, đối chiếu dữ liệu tương ứng có trong CSDLQGVDC, phân loại các trường hợp cụ thể:

a. Trường hợp dữ liệu thống nhất, thông tin công dân từ CSDLHTĐT chưa có số định danh cá nhân, CSDLGVDC gán số định danh cá nhân để cập nhật vào CSDLHTĐT.

b. Trường hợp dữ liệu có sai khác giữa 02 cơ sở dữ liệu, C06 xác định tổng số dữ liệu sai lệch, phân loại lỗi, trao đổi, thống nhất với Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực về hướng xử lý.

Sau khi thống nhất hướng xử lý, C06 có trách nhiệm chuyển Danh sách chi tiết các trường hợp sai lệch (đã phân loại việc, loại lỗi, đơn vị hành chính) cho Công an cấp xã (nơi công dân cư trú và nơi công dân đăng ký hộ tịch) qua nền tảng CSDLQGVDC để bảo đảm an toàn, an ninh thông tin; Công an cấp xã phối hợp với cơ quan đăng ký hộ tịch kiểm tra, xác minh xác định nguyên nhân sai lệch dữ liệu, xử lý theo quy định và hướng dẫn.

(Việc xử lý đối với một số trường hợp sai khác thông tin phổ biến thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục kèm theo).

Bước 3

Trong thời hạn tối đa 10 ngày, C06 hoàn thành việc rà soát, đối chiếu, cập nhật dữ liệu trong CSDLQGVDC và bàn giao lại dữ liệu cho Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực theo đúng cấu trúc dữ liệu phía Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đã chuyển sang C06.

Đối với các trường hợp trùng khớp, thống nhất thông tin: bổ sung thêm trường thông tin về số định danh cá nhân (đối với những trường hợp chưa có số định danh cá nhân);

Đối với các trường hợp có sai lệch: phân loại theo loại việc, loại thông tin sai lệch, đơn vị hành chính; bổ sung những thông tin sai lệch.

3. Quy trình chuyển dữ liệu giữa các đơn vị

a. Địa điểm giao, nhận dữ liệu:

Để bảo đảm an ninh, an toàn, việc bàn giao, tiếp nhận lại dữ liệu sau khi đối chiếu được thực hiện tại Trụ sở Bộ Tư pháp.

b. Phương thức giao, nhận dữ liệu và trách nhiệm của các bên liên quan:

- Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội cử cán bộ Trung tâm DLDC làm đầu mối, sử dụng thiết bị chuyên dùng đã được kiểm tra, dán tem bảo đảm an ninh an toàn theo quy định, nhận bàn giao dữ liệu, thực hiện mã hóa ngay sau khi sao chép, chuyển dữ liệu vào thiết bị trước khi thiết bị được vận chuyển ra khỏi trụ sở của Bộ Tư pháp. C06 chịu trách nhiệm về an toàn, toàn vẹn, bảo vệ bí mật của dữ liệu kể từ thời điểm nhận bàn giao.

- Việc vận chuyển thiết bị chứa dữ liệu do cán bộ đầu mối của C06 chịu trách nhiệm thực hiện và phải đảm bảo an ninh an toàn cho dữ liệu trong quá trình vận chuyển về trụ sở C06.

- Sau khi hoàn thành việc sao chép, chuyển dữ liệu vào các cơ sở dữ liệu, cán bộ có trách nhiệm quản lý thiết bị sao chép thực hiện xóa toàn bộ dữ liệu trên thiết bị, bảo đảm không thể khôi phục lại dữ liệu đã sao chép.

- Việc bàn giao dữ liệu phải được lập biên bản, trong đó nêu rõ thông tin của các bên giao nhận, dữ liệu được bàn giao: số lượng, định dạng, dung lượng, nội dung dữ liệu, thời gian bàn giao và thời gian nhận kết quả xử lý.

4. Lộ trình thực hiện

Giai đoạn 1: Ngay sau khi thống nhất quy trình, thực hiện thí điểm đối với dữ liệu hộ tịch của thành phố Hà Nội, Thái Nguyên, Quảng Ninh, thành phố Hồ Chí Minh.

Giai đoạn 2: Trên cơ sở rút kinh nghiệm kết quả thực hiện giai đoạn 1, 02 Cục sẽ thống nhất thời gian triển khai thực hiện đối với dữ liệu của các địa phương còn lại trên Hệ thống CSDLHTĐT.

5. Tổ chức thực hiện

- Để bảo đảm dữ liệu sau khi đối chiếu, rà soát, xử lý được duy trì đúng, đủ, sống, tránh trường hợp tiếp tục có sai lệch do không đồng bộ thông tin khi có thay đổi, ảnh hưởng đến việc sử dụng dữ liệu, thực hiện các TTHC của công dân, C06 cần triển khai ngay API đồng bộ dữ liệu giữa CSDLHTĐT và CSDLQGVDC (dịch vụ đồng bộ dữ liệu) để cập nhật, đồng bộ dữ liệu giữa 02 CSDL trước khi thực hiện việc đối chiếu, rà soát, cập nhật theo Quy trình này.

- Trung tâm dữ liệu quốc gia về dân cư - Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Phòng Quản lý hộ tịch - Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực là 02 đơn vị thực hiện chức năng đầu mối phối hợp; có trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn, tổ chức và đôn đốc thực hiện Quy trình này.

Trong quá trình thực hiện, nếu cần điều chỉnh, bổ sung, 02 Cục sẽ trao đổi, thống nhất bằng văn bản./.

PHỤ LỤC

HƯỚNG DẪN XỬ LÝ MỘT SỐ TRƯỜNG HỢP SAI LỆCH DỮ LIỆU PHỔ BIẾN

1. Trường hợp sai lệch thông tin do dữ liệu đăng ký hộ tịch ban đầu (dữ liệu gốc) được thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc, ghi vào sổ việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài; ghi vào sổ việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Công an cấp xã nơi đăng ký hộ tịch trao đổi với công chức tư pháp - hộ tịch để được cung cấp giấy tờ hộ tịch là căn cứ thay đổi thông tin công dân, chụp lưu hồ sơ, thực hiện cập nhật, điều chỉnh thông tin công dân tương ứng trong CSDLQGVDC.

2. Trường hợp sai lệch dữ liệu không phải do thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch ... (không cung cấp được giấy tờ, tài liệu là căn cứ thay đổi dữ liệu), cơ quan đã thực hiện ĐKHT có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu Sổ ĐKHT, hồ sơ ĐKHT:

+ Nếu dữ liệu trong CSDLHTĐT thống nhất với Sổ, hồ sơ ĐKHT thì việc ĐKHT là đúng theo quy định của Luật Hộ tịch, cơ quan đã thực hiện ĐKHT phản hồi, đính kèm bản scan trang Sổ ĐKHT tương ứng trên CSDLHTĐT; cung cấp bản chụp trang Sổ ĐKHT cho Công an cấp xã để thực hiện Quy trình điều chỉnh thông tin trong CSDLQGVDC (tương tự trường hợp 1).

+ Nếu dữ liệu trong CSDLHTĐT không thống nhất với Sổ ĐKKS, hồ sơ ĐKKS thì xác định công chức TPHT đã có lỗi khi nhập dữ liệu, UBND có trách nhiệm lập đề nghị điều chỉnh dữ liệu theo chức năng trên Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch gửi Cơ quan quản lý hộ tịch cấp trên (kèm theo bản chụp trang Sổ Đăng ký khai sinh) để phê duyệt, cho phép điều chỉnh, sau đó chuyển thông tin sang cơ quan công an cấp xã để đồng bộ trong CSDLQGVDC.

3. Đối với trường hợp một SĐDCN được cấp cho 02 công dân

Nguyên tắc: SĐDCN nào hợp lệ (về cấu trúc SĐDCN), cấp trước cho công dân (đủ 14 tuổi trở lên hoặc dưới 14 tuổi nhưng đã được ĐKKS trước khi cấp SĐDCN) là SĐDCN có giá trị. SĐDCN cấp sau là không hợp lệ, C06 cần thực hiện quy trình hủy SĐDCN, chuyển thông tin cho CSDLHTĐT (nếu là công dân được ĐKKS từ sau ngày 01/01/2016) để cập nhật và thực hiện quy trình đề nghị cấp SĐDCN mới.

4. Các lỗi nghi trùng thông tin, sai lệch thông tin cha, mẹ của người ĐKKS, chuyển Danh sách cụ thể để Công an cấp xã phối hợp với cơ quan đăng ký hộ tịch kiểm tra, xác minh thực tế, có báo cáo kết quả (kèm theo giấy tờ chứng minh) để 2 bên thống nhất việc xác định dữ liệu nào là đúng và xử lý, điều chỉnh dữ liệu sai.