KẾ HOẠCH

THỰC HIỆN QUY HOẠCH NGÀNH VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH TIỀN GIANG NĂM 2018

Căn cứ Quyết định số 1957/QĐ-UBND ngày 12 tháng 8 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc phê duyệt quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Tiền Giang đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030.

Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng Kế hoạch cụ thể thực hiện quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Tiền Giang năm 2018 như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

Cụ thể hóa các nội dung, nhiệm vụ cơ bản đã được xác định trong Quyết định số 1957/QĐ-UBND, làm căn cứ để các cơ quan, đơn vị, địa phương xây dựng kế hoạch thực hiện trong năm 2018 theo đúng lộ trình đề ra. Từ đó, từng bước thực hiện có hiệu quả quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Tiền Giang đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030.

2. Yêu cầu

Tăng cường trách nhiệm của các cấp, các ngành và địa phương trong việc tổ chức thực hiện có hiệu quả quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Tiền Giang năm 2018.

II. NỘI DUNG

1. Xây dựng hệ thống văn bản triển khai, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ

a) Sở Nội vụ giúp UBND tỉnh rà soát các văn bản đã ban hành về công tác văn thư, lưu trữ; kịp thời tham mưu, đề xuất sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới văn bản cho phù hợp với quy định hiện hành và tình hình thực tế của địa phương. Đồng thời, ban hành Hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

b) Các cơ quan, tổ chức khẩn trương sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới Quy chế công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định tại Quyết định số 08/2014/QĐ-UBND về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Tiền Giang và Quyết định số 35/2017/QĐ-UBND ngày 02 tháng 11 năm 2017 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Tiền Giang ban hành kèm theo Quyết định số 08/2014/QĐ-UBND. Đồng thời, tiếp tục ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.

2. Đối với công tác Văn thư

a) 100% các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, huyện tiếp tục duy trì thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến đảm bảo theo đúng quy định.

b) 40% cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và 25% cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, tổ chức cấp huyện lập được hồ sơ công việc đối với tài liệu giấy.

c) 100% các cơ quan nhà nước tiếp tục duy trì hệ thống mạng nội bộ, hệ thống thư điện tử (Email), phần mềm quản lý văn bản và điều hành phục vụ cho việc trao đổi, chia sẻ thông tin nội bộ đảm bảo nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả.

d) 100% văn bản, tài liệu (được quy định tại khoản 3, Điều 3, Quyết định số số 03/2014/QĐ-UBND ngày 17 tháng 3 năm 2014 của UBND tỉnh ban hành Quy chế quản lý, sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành trong các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Tiền Giang) của các cơ quan nhà nước được duy trì trao đổi trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành, sử dụng chữ ký số đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin.

đ) 100% cán bộ, công chức, viên chức tại các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện tiếp tục duy trì sử dụng thư điện tử cho công việc.

e) 25% cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện lập hồ sơ công việc trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

3. Đối với công tác lưu trữ

a) Tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

- 70% tài liệu trong kho lưu trữ được chỉnh lý hoàn chỉnh, nâng cấp hoàn chỉnh, xác định giá trị trên tổng số 679,3 mét giá. Dự báo số lượng tài liệu có giá trị lưu trữ lịch sử đến cuối năm 2018 khoảng 790 mét giá.

- Tiếp tục thực hiện Dự án Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Tiền Giang (giai đoạn 1), triển khai thực hiện 03 gói thầu: Gói thầu số 6: Giám sát thi công lắp đặt thiết bị, cài đặt cấu hình hệ thống, số hóa tài liệu; gói thầu số 7: Xây dựng, triển khai, hiệu chỉnh phần mềm số hóa, đào tạo sử dụng phần mềm và gói thầu số 8: Số hóa tài liệu.

- Tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ lịch sử về Tiền Giang.

b) Tại Lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:

75% tài liệu của các sở, ban, ngành tỉnh được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.

c) Tại Lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức cấp huyện:

55% tài liệu của các phòng, ban chuyên môn cấp huyện được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.

d) Tại Lưu trữ UBND cấp xã: Xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng của UBND cấp xã; thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

4. Tổ chức bộ máy ngành Văn thư, Lưu trữ

a) Tiếp tục kiện toàn tổ chức bộ máy Sở Nội vụ đảm bảo tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh.

b) Tại các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:

Tiếp tục kiện toàn Bộ phận văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng hoặc Phòng Hành chính, bố trí đủ biên chế công chức, viên chức chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ, đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định và thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ cơ quan.

c) Cấp huyện:

- Duy trì việc bố trí công chức thuộc Phòng Nội vụ các huyện, thành phố, thị xã thực hiện chức năng tham mưu cho UBND huyện, thành phố, thị xã quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện, thành phố, thị xã.

- Các phòng, ban, đơn vị cấp huyện bố trí công chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ, đã qua các lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo quy định, thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.

d) Cấp xã: Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện quản lý công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở xã, phường, thị trấn theo hướng dẫn trực tiếp về chuyên môn, nghiệp vụ của Ủy ban nhân dân cấp huyện và của ngành.

5. Nhân lực làm công tác văn thư, lưu trữ

Xây dựng đội ngũ công chức, viên chức làm công tác quản lý nhà nước và chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ chuyên nghiệp, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có phẩm chất đạo đức tốt, đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, đáp ứng yêu cầu công việc của ngành.

a) Sở Nội vụ bố trí đủ biên chế trong biên chế được giao để thực hiện chức năng tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh (thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử).

b) Các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:

Mỗi cơ quan, tổ chức cấp tỉnh bố trí từ 01 đến 02 biên chế phụ trách công tác văn thư, lưu trữ (01 biên chế Văn thư; 01 biên chế Lưu trữ hoặc 01 biên chế Văn thư kiêm Lưu trữ). Nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định.

c) Các phòng, ban, đơn vị cấp huyện:

- Tại các phòng, ban chuyên môn cấp huyện: bố trí 01 công chức, viên chức chuyên trách hoặc kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ.

- Tại Phòng Nội vụ cấp huyện:

Tiếp tục duy trì việc bố trí 01 công chức phụ trách công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện; 01 công chức phụ trách công tác văn thư, lưu trữ của phòng. Đối với các huyện Gò Công Đông, Tân Phước (đã xây dựng kho lưu trữ huyện và đã thu thập tài liệu của một số phông thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện trước khi Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành) tiếp tục duy trì bố trí 01 viên chức thực hiện nhiệm vụ quản lý kho lưu trữ huyện.

Nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách phải đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định. Đối với nhân sự kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ phải tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng ngắn hạn về văn thư, lưu trữ để có kiến thức đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị.

d) Tại Ủy ban nhân dân cấp xã: Bố trí công chức kiêm nhiệm hoặc người không chuyên trách phụ trách công tác văn thư, lưu trữ của xã, thường xuyên tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị.

6. Hệ thống cơ sở vật chất

Ngân sách nhà nước đảm bảo kinh phí cho công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại hóa gồm:

a) Đầu tư xây dựng, cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ

- Thực hiện kiểm toán và thanh quyết toán dự án xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh Tiền Giang đúng theo quy định.

- Đầu tư xây dựng kho lưu trữ hiện hành hoặc cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ hiện hành đáp ứng yêu cầu kỹ thuật bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, huyện và UBND cấp xã chưa có kho lưu trữ hoặc đã có kho lưu trữ nhưng chưa đảm bảo đủ điều kiện bảo quản tài liệu (diện tích tối thiểu của các kho lưu trữ: cơ quan, tổ chức cấp tỉnh 40m²; phòng, ban chuyên môn cấp huyện 30 m²; UBND cấp xã 20m²).

- Đầu tư mua sắm các trang thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 1.

b) Đầu tư kinh phí để thực hiện việc chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu tồn đọng theo đúng lộ trình đề ra năm 2018.

c) Đầu tư kinh phí để tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ lịch sử về Tiền Giang.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các sở, ban, ngành, đoàn thể tỉnh; các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; UBND các huyện, thành phố, thị xã căn cứ nội dung của Kế hoạch này và tình hình thực tế tại cơ quan để xây dựng kế hoạch thực hiện có hiệu quả quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ của tỉnh năm 2018.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc các sở, ban, ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã triển khai thực hiện kế hoạch này, đồng thời đánh giá, tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh./.