KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2016

Căn cứ Quyết định số 03/2015/QĐ-UBND ngày 03/02/2015 của UBND tỉnh Hà Giang về Ban hành Quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Hà Giang.

Thực hiện kế hoạch số 54/KH-UBND, ngày 04/3/2016 của UBND tỉnh Hà Giang về công tác văn thư lưu trữ năm 2016; Sở Y tế Hà Giang xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 như sau:

I. MỤC ĐÍCH - YÊU CẦU

1. Mục đích

Nhằm đẩy mạnh thực hiện cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; Để công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Sở Y tế và các đơn vị trực thuộc được thực hiện đúng quy định của Luật văn thư, lưu trữ và các Nghị định, Thông tư hướng dẫn của Chính phủ.

2. Yêu cầu

Công tác văn thư, lưu trữ tại Sở Y tế và các đơn vị trực thuộc bảo đảm nhanh chóng, chính xác, bí mật, kịp thời đúng quy định của Nhà nước. Tổ chức chỉnh lý, quản lý bảo vệ tài liệu lưu trữ tại cơ quan Sở Y tế và các đơn vị phải thực hiện khoa học, giúp cho việc khai thác, tra cứu, sử dụng tài liệu được dễ dàng, hiệu quả.

II. NỘI DUNG

1. Quản lý công tác văn thư, lưu trữ

1.1. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, phạm vi, quyền hạn của ngành y tế thủ trưởng các đơn vị tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến mọi cán bộ, CCVC hiểu rõ và thực hiện đúng các quy định của Nhà nước, của Pháp luật về văn thư, lưu trữ, trọng tâm là:

- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13, được Quốc hội nước Cộng hòa XHCN Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11/11/2011.

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, ngày 03/01/2013 của Chính phủ về Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.

- Chỉ thị số 07-CT/TU, ngày 06/4/2016 của Tỉnh ủy Hà Giang về tăng cường sự lãnh đạo của Đảng đối với công tác lưu trữ.

1.2. Tổ chức và nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ

Sở Y tế và các đơn vị trực thuộc bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải đủ tiêu chuẩn, trình độ năng lực chuyên môn theo quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV và Thông tư số 14/2014/TT-BNV của Bộ Nội vụ. Thực hiện đầy đủ chế độ phụ cấp độc hại và các chế độ khác đối với cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành.

1.3. Xây dựng quy chế thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

Ban hành Quy chế thực hiện công tác văn thư lưu trữ của Sở Y tế và trên cơ sở đó các đơn vị rà soát, bổ sung xây dựng Quy chế thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đảm bảo đúng hướng dẫn yêu cầu; Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan. Nộp tài liệu lưu trữ lịch sử theo đúng quy định.

1.4. Thanh kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ

Cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ do Sở Nội vụ tổ chức. Xây dựng kế hoạch kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ đối với một số đơn vị trực thuộc năm 2016. Nội dung tập trung:

- Cách thức soạn thảo văn bản;

- Quản lý văn bản đi, đến;

- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

- Chính lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư và hoạt động lưu trữ

2.1. Thực hiện soạn thảo và ban hành văn bản đúng quy định

Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm giám sát thực hiện tốt các nội dung:

- Kiểm soát việc soạn thảo văn bản đúng trình tự, thủ tục, thẩm quyền, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 18/4/2014 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP. Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

- Chỉ đạo việc thực hiện quản lý văn bản đi, văn bản đến đúng quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

- Giám sát việc tổ chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định tại Điều 9 Luật lưu trữ và Thông tư số 07/2012/TT-BNV.

- Thực hiện quản lý, sử dụng con dấu đúng quy định của pháp luật.

- Triển khai thực hiện chính lý tài liệu và đầu tư cơ sở vật chất để bảo vệ an toàn, khai thác hiệu quả tài liệu lưu trữ.

3. Hiện đại hóa công tác văn thư

Tăng cường ứng dụng khoa học công nghệ vào thực hiện công tác văn thư lưu trữ, thực hiện quản lý, tra cứu, khai thác văn bản trên mạng. Quan tâm đầu tư trang thiết bị, máy móc để phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành và thực hiện nhiệm vụ tại cơ quan, đơn vị.

4. Bố trí kinh phí thực hiện công tác văn thư lưu trữ

Hàng năm trong tổng dự toán kinh phí, yêu cầu các đơn vị phải bố trí kinh phí để thực hiện các nội dung về công tác văn thư lưu trữ, chỉnh lý tài liệu và xử lý tài liệu lưu trữ tồn đọng theo quy định tại Điều 39 của Luật lưu trữ.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các đơn vị trực thuộc căn cứ kế hoạch của Sở Y tế xây dựng kế hoạch công tác văn thư lưu trữ năm 2016; Quy chế thực hiện công tác văn thư lưu trữ của đơn vị, đưa công tác văn thư lưu trữ thành hoạt động nề nếp, thường xuyên.

2. Giao Văn phòng Sở Y tế có trách nhiệm đôn đốc, giám sát các phòng, các đơn vị thực hiện tốt công tác văn thư lưu trữ; Tham mưu cho Sở Y tế xây dựng kế hoạch kiểm tra định kỳ việc thực hiện công tác văn thư lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc.

Trên đây là kế hoạch công tác văn thư lưu trữ của Sở Y tế Hà Giang năm 2016, đề nghị các đơn vị y tế trong toàn ngành nghiêm túc triển khai và báo cáo kết quả thực hiện về Sở Y tế trước ngày 10/12/2016./.