KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2021

Thực hiện Công văn số 6679/BNV-VTLTNN ngày 18/12/2020 của Bộ Nội vụ về phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021, Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Tiếp tục nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; phát huy vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động lãnh đạo, quản lý của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.

- Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu, trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao chất lượng giải quyết công việc, hướng tới môi trường làm việc điện tử, hiện đại và hiệu quả.

2. Yêu cầu

- Thủ trưởng các sở, ban, ngành; các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp nhà nước thuộc tỉnh, các cơ quan tổ chức trực thuộc Trung ương trên địa bàn tỉnh, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, thị xã (sau đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức) căn cứ kế hoạch của UBND tỉnh để xây dựng kế hoạch và triển khai, tổ chức thực hiện hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ năm 2021.

- Đưa nội dung thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ, đánh giá thi đua đối với cá nhân, tập thể.

II. NỘI DUNG

1. Nhiệm vụ thường xuyên

a) Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

- Tăng cường tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các Bộ theo ngành dọc ở Trung ương, UBND tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ trên Cổng thông tin điện tử tỉnh, Trang Thông tin điện tử của Sở Nội vụ

- Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành:

+ Sở Nội vụ: Tham mưu xây dựng các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ trình UBND tỉnh ban hành; xây dựng, ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ.

+ Các cơ quan, tổ chức: Rà soát, sửa đổi bổ sung và ban hành các văn bản mới theo quy định pháp luật như: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

+ Sắp xếp tổ chức bộ máy và bố trí công chức, viên chức đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc, đặc biệt là công tác văn thư, lưu trữ điện tử và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử cấp tỉnh; đảm bảo công chức, viên chức đáp ứng tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp theo quy định của pháp luật; thực hiện các chế độ chính sách tiền lương, phụ cấp, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

+ Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng công chức, viên chức, trong đó tập trung vào các nội dung: Soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; lập, nộp lưu và quản lý hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử đối với công chức, viên chức chuyên môn; sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư; số hóa tài liệu lưu trữ.

Sở Nội vụ: Xây dựng kế hoạch và tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ cấp tỉnh, huyện, xã. Rà soát, đánh giá thực trạng, tổng hợp, nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng, nâng ngạch, thăng hạng theo tiêu chuẩn ngạch công chức chuyên ngành văn thư, chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ gửi về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trước ngày 30/3/2021.

Các cơ quan, tổ chức: Xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức thuộc thẩm quyền; phối hợp với Sở Nội vụ xây dựng nội dung, chương trình tập huấn; rà soát và cử công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chưa đảm bảo tiêu chuẩn ngạch tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng để đáp ứng yêu cầu công việc.

- Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ

+ Sở Nội vụ: xây dựng kế hoạch thanh tra, kiểm tra, tổ chức thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

+ Các cơ quan, tổ chức: Xây dựng kế hoạch tự kiểm tra và tiến hành kiểm tra các cơ quan, đơn vị trực thuộc. Thanh tra, kiểm tra việc quán triệt, triển khai các văn bản của Trung ương, của UBND tỉnh; việc ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; việc thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, nghiệp vụ công tác lưu trữ; việc bổ sung, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật để quản lý tài liệu điện tử; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.

- Sở Nội vụ nghiên cứu, đề xuất triển khai và thực hiện các chương trình, đề án về văn thư, lưu trữ theo quy định

+ Tham mưu trình UBND tỉnh Quy hoạch công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên đến năm 2030; triển khai xây dựng kho lưu trữ số của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên; Đề án Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh Thái Nguyên.

+ Tiếp tục thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Thái Nguyên từ năm 2015 trở về trước (giai đoạn 2019-2021); triển khai Kế hoạch thực hiện Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên giai đoạn 2020-2025; Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Nguyên.

b) Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh

- Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định tại Điều 9, Điều 11 Luật Lưu trữ năm 2011, Điều 29, Điều 30 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

- Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu có trách nhiệm lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo quy định tại Điều 21 Luật Lưu trữ năm 2011. Sở Nội vụ có trách nhiệm thẩm định, phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh.

- Các cơ quan, tổ chức chủ động xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng theo yêu cầu của Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

- Các cơ quan, tổ chức thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị đã được loại ra sau khi chỉnh lý khoa học theo quy định của pháp luật.

- Các cơ quan, tổ chức đã chỉnh lý khoa học tài liệu theo nghiệp vụ lưu trữ, bố trí kinh phí phù hợp để thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ và xây dựng dữ liệu đặc tả; ưu tiên lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có một trong những đặc điểm sau để số hóa: tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, tài liệu có tần suất khai thác sử dụng cao, tài liệu bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng nặng, tài liệu bị mờ chữ nhưng hình ảnh còn đọc được tương đối đầy đủ thông tin. Việc lựa chọn tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức để số hóa sau khi có ý kiến tham gia của Sở Nội vụ.

- Các cơ quan, tổ chức chưa có kho lưu trữ, đề nghị bố trí ngay diện tích làm kho lưu trữ và đầu tư các trang thiết bị thiết yếu để quản lý, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Đối với các cơ quan, tổ chức đã có kho lưu trữ nhưng diện tích còn nhỏ hẹp, đề nghị cải tạo, nâng cấp, bổ sung thêm diện tích làm kho lưu trữ để tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo thời hạn quy định.

- Tăng cường tổ chức các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.

c) Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, công tác lưu trữ

Các cơ quan, tổ chức tăng cường bố trí kinh phí cho công tác văn thư trong dự toán ngân sách nhà nước hằng năm theo quy định tại Điều 36, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và công tác lưu trữ theo quy định tại Điều 39, Luật Lưu trữ năm 2011, đặc biệt quan tâm kinh phí đầu tư thiết bị phục vụ quản lý tài liệu điện tử và kinh phí để chỉnh lý giải quyết dứt điểm tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống hình thành từ năm 2015 trở về trước theo yêu cầu của Chỉ thị số 35/CT-TTg; không bố trí kinh phí chỉnh lý đối với tài liệu được hình thành sau năm 2015.

2. Nhiệm vụ trọng tâm

a) Sắp xếp tổ chức bộ máy về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

b) Tiếp tục triển khai, quán triệt, thực hiện nghiêm túc các văn bản của Trung ương, UBND tỉnh chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ.

c) Tiếp tục thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Thái Nguyên từ năm 2015 trở về trước (giai đoạn 2019-2021); triển khai Kế hoạch thực hiện Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên giai đoạn 2020-2025; Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Nguyên.

d) Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ. Hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định khác của pháp luật có liên quan, bảo đảm hạ tầng kỹ thuật để lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh trên Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định của pháp luật.

e) Đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức theo tiêu chuẩn chức danh, vị trí việc làm đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ điện tử của các cơ quan, tổ chức khi triển khai, xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử, Chính phủ số.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

- Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, tổ chức xây dựng, triển khai và tổ chức thực hiện kế hoạch.

- Tham mưu sắp xếp tổ chức bộ máy thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2. Sở Thông tin và Truyền thông

- Rà soát, bổ sung, nâng cấp Hệ thống quản lý văn bản và điều hành liên thông tỉnh Thái Nguyên tại các cơ quan nhà nước, bảo đảm lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh trên Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định của pháp luật.

- Phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan nghiên cứu, đề xuất xây dựng, trang bị hạ tầng kỹ thuật, an toàn, an ninh thông tin, hoàn thiện hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo đúng quy định của pháp luật.

3. Sở Tài chính

Thẩm định dự toán kinh phí phục vụ công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, tổ chức sử dụng kinh phí thực hiện kế hoạch theo quy định hiện hành.

UBND tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành, các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp nhà nước thuộc tỉnh, các cơ quan tổ chức trực thuộc Trung ương trên địa bàn tỉnh, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, thị xã triển khai thực hiện nghiêm túc Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 của UBND tỉnh; căn cứ kế hoạch của UBND tỉnh để xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 cho phù hợp với tình hình thực tế tại cơ quan, tổ chức; gửi kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 về Sở Nội vụ trước ngày 15/03/2021.

Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh, vướng mắc phản ánh về Sở Nội vụ để được hướng dẫn thực hiện theo thẩm quyền hoặc tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét, giải quyết./.