KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI SỐ HÓA DỮ LIỆU HỘ TỊCH TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HẢI DƯƠNG

Thực hiện Kế hoạch số 569/KH-UBND ngày 07 tháng 3 năm 2022 của UBND tỉnh Hải Dương về việc thực hiện Quyết định số 06/QĐ-TTg ngày 06/01/2022 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022 - 2025, tầm nhìn đến năm 2030” (Kế hoạch số 569/KH-UBND) tại tỉnh Hải Dương; Kế hoạch số 3317/KH-TCTĐA06 ngày 15 tháng 11 năm 2022 của Tổ công tác triển khai các giải pháp đẩy mạnh thực hiện các nhiệm vụ của Đề án 06 và Kết luận của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh tại Hội nghị trực tuyến sơ kết 09 tháng triển khai thực hiện Đề án 06 trên địa bàn tỉnh.

Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn tỉnh Hải Dương với các nội dung như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Triển khai thực hiện Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 7 năm 2020 của Chính phủ về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến; Quyết định số 06/QĐ-TTg ngày 06 tháng 01 năm 2022 của Thủ tướng Chính phủ Đề án “Phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022 - 2025, tầm nhìn đến năm 2030” (Đề án 06), Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04 tháng 01 năm 2022 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 7 năm 2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến; Kế hoạch số 4617/KH-UBND ngày 16 tháng 12 năm 2020 của UBND tỉnh về triển khai thực hiện Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ trên địa bàn tỉnh Hải Dương và các văn bản chỉ đạo của UBND tỉnh về triển khai thực hiện Đề án 06 trên địa bàn tỉnh Hải Dương.

2. Tập trung nguồn lực để tiến hành số hóa dữ liệu hộ tịch từ các sổ hộ tịch đang được lưu trữ tại các Phòng Tư pháp và UBND các xã, phường, thị trấn (UBND cấp xã) trên địa bàn tỉnh trên Hệ thống thông tin đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để làm cơ sở cho việc đồng bộ, làm sạch dữ liệu hộ tịch điện tử và dữ liệu quốc gia về dân cư, đảm bảo đầy đủ, đúng tiến độ.

3. Phát huy vai trò của từng thành viên Tổ công tác Đề án 06, nâng cao tinh thần trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, đơn vị, địa phương, cán bộ, công chức thuộc các cơ quan có liên quan trong việc số hóa dữ liệu hộ tịch, tăng cường sự phối hợp giữa các cơ quan, đơn vị; đảm bảo hiệu quả, an ninh, an toàn và bảo mật, bí mật thông tin công dân, tuân thủ chặt chẽ quy trình nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.

4. Việc nhập số hóa dữ liệu hộ tịch phải đảm bảo đầy đủ thông tin theo hướng dẫn tại Công văn số 1437/BTP-CNTT ngày 25 tháng 4 năm 2019 của Bộ Tư pháp về việc hướng dẫn số hóa Sổ hộ tịch; đồng thời kiểm tra, rà soát, đối chiếu, cập nhật dữ liệu theo hướng dẫn tại mục 1, mục 2 tại Công văn số 496/BTP-HTQTCT ngày 22 tháng 02 năm 2022 của Bộ Tư pháp về việc thực hiện Quyết định số 06/QĐ-TTg ngày 06/01/2022 của Thủ tướng Chính phủ.

II. THỰC TRẠNG SỐ LƯỢNG DỮ LIỆU HỘ TỊCH CẦN SỐ HÓA

1. Số lượng dữ liệu đã được số hóa

Khoảng 558.000 hồ sơ. Trong đó:

- Các sổ hộ tịch từ 01/01/2019 đến nay đã được cập nhật trên Phần mềm quản lý hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp: khoảng 400.000 hồ sơ.

- Các Sổ hộ tịch thuộc thẩm quyền tham mưu giải quyết của Sở Tư pháp, lưu trữ tại Sở Tư pháp đã được thuê đơn vị chuyên nghiệp tiến hành số hóa năm 2018: khoảng 54.000 hồ sơ.

- Các Sổ đăng ký khai sinh, Đăng ký khai tử, Đăng ký kết hôn năm 2014 - 2015 lưu trữ tại 12 huyện, thị xã thành phố và năm 2013 lưu trữ tại các huyện Bình Giang, Cẩm Giàng, Ninh Giang, Thanh Hà, thị xã Kinh Môn, thành phố Hải Dương đã được thuê đơn vị chuyên nghiệp tiến hành số hóa năm 2019, 2020, 2021: khoảng 104.000 hồ sơ.

2. Số lượng dữ liệu chưa được số hóa

Khoảng 1.730.000 hồ sơ. Trong đó:

- Các sổ hộ tịch từ năm 2016 - 2018 trên địa bàn tỉnh được cập nhật vào Phần mềm quản lý dữ liệu hộ tịch MISA (đã ngừng sử dụng từ 31/12/2018) đã được trích xuất dưới dạng file Excel lưu trữ trên ổ cứng (khoảng 310.000 hồ sơ), đang chờ chuẩn hóa theo mẫu của Bộ Tư pháp để chuyển đổi sang Phần mềm quản lý hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp. Tuy nhiên, các trang sổ hộ tịch chưa được scan thành file PDF theo hướng dẫn tại Công văn số 1437/BTP- CNTT của Bộ Tư pháp.

- Các sổ từ năm 2006 - 2013 chưa được số hóa: khoảng 590.000 hồ sơ.

- Các sổ hộ tịch từ năm 2005 trở về trước chưa được số hóa: khoảng 830.000 hồ sơ.

Hiện tại, các sổ này đang được lưu trữ dưới dạng sổ giấy tại UBND các Phòng Tư pháp, xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh. Theo quy định tại Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ, Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ Tư pháp cần phải được số hóa thành dữ liệu điện tử trên Hệ thống cơ sở dữ liệu hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp.

III. NỘI DUNG

1. Phương án số hóa dữ liệu hộ tịch

Thực hiện Số hóa dữ liệu theo hướng dẫn tại Công văn số 1437/BTP- CNTT ngày 25 tháng 4 năm 2019 của Bộ Tư pháp về việc hướng dẫn số hóa Sổ hộ tịch (sau đây gọi tắt là Công văn số 1437/BTP-CNTT). Theo đó, việc số hóa dữ liệu hộ tịch được thực hiện theo các bước như sau:

1.1. Cán bộ tư pháp được phân công chuẩn bị sổ hộ tịch bằng giấy, thống kê số lượng hồ sơ hộ tịch của đơn vị cần phải số hóa.

1.2. Các thành viên Tổ số hóa dữ liệu hộ tịch cấp huyện và cấp xã nhập dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy vào file mẫu (định dạng Excel) theo hướng dẫn của Sở Tư pháp; đồng thời, nhập dữ liệu hộ tịch vào cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, rà soát, đối chiếu dữ liệu giữa sổ hộ tịch giấy với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để làm sạch dữ liệu theo quy định của pháp luật.

1.3. Sở Tư pháp thuê đơn vị chuyên nghiệp Scan/chụp sổ hộ tịch từ các Sổ hộ tịch gốc được số hóa theo chuẩn định dạng, dung lượng mà Bộ Tư pháp đã hướng dẫn.

1.4. Các thành viên Tổ số hóa dữ liệu hộ tịch tiến hành cập nhật (import) các file Excel và file .zip tương ứng của từng Sổ hộ tịch vào Hệ thống thông qua Công cụ hỗ trợ cập nhật dữ liệu hộ tịch lịch sử của Bộ Tư pháp.

1.5. Công chức tư pháp cấp huyện, cấp xã được phân công tiến hành kiểm tra, phê duyệt và chính thức đưa dữ liệu hộ tịch đã được tạo lập vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch để xây dựng, tạo lập dữ liệu cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

2. Ban hành tài liệu hướng dẫn

2.1. Nội dung: Xây dựng tài liệu hướng dẫn số hóa dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy và cập nhật dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

2.2. Cơ quan chủ trì:

- Sở Tư pháp: Xây dựng tài liệu hướng dẫn số hóa dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp phù hợp với yêu cầu của Kế hoạch này.

- Công an tỉnh: Xây dựng tài liệu hướng dẫn cập nhật, đối chiếu dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

2.3. Thời gian hoàn thành: xong trước ngày 10 tháng 12 năm 2022.

3. Nhập dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy vào file Excel mẫu và cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư

3.1. Nội dung: Thành viên Tổ số hóa dữ liệu hộ tịch nhập dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy vào file mẫu Excel và nhập dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy vào cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

- Đối với cấp huyện: Nhập toàn bộ dữ liệu hộ tịch thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện (sổ được lưu giữ tại Phòng Tư pháp) mà chưa được số hóa.

- Đối với cấp xã: Nhập toàn bộ dữ liệu hộ tịch do UBND cấp xã đăng ký (sổ được lưu giữ tại Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã) mà chưa được số hóa.

3.2. Cơ quan thực hiện:

- Đối với cấp huyện: Tổ số hóa dữ liệu hộ tịch cấp huyện.

- Đối với cấp xã: Tổ số hóa dữ liệu hộ tịch cấp xã.

3.3. Thời gian và tiến độ thực hiện: Bắt đầu thực hiện từ ngày 10 tháng 12 năm 2022 và hoàn thành trước ngày 31 tháng 3 năm 2023.

4. Rà soát, đối chiếu dữ liệu hộ tịch với cơ sở dữ liệu dân cư

4.1. Nội dung:

Thực hiện kiểm tra, rà soát, đối chiếu dữ liệu hộ tịch đã nhập giữa Hệ thống cơ sở dữ liệu hộ tịch và cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo hướng dẫn tại mục 1, mục 2 Công văn số 496/BTP-HTQTCT ngày 22/02/2022 của Bộ Tư pháp về việc thực hiện Quyết định số 06/QĐ-TTg ngày 06/01/2022 của Thủ tướng Chính phủ.

4.2. Cơ quan chủ trì:

- Cấp huyện: Tổ số hóa dữ liệu hộ tịch cấp huyện.

- Cấp xã: Tổ số hóa dữ liệu hộ tịch cấp xã.

4.3. Thời gian thực hiện: Tiến hành đồng thời với việc nhập dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy vào file mẫu Excel và nhập dữ liệu từ sổ hộ tịch giấy vào cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

5. Scan hoặc chụp trang sổ hộ tịch

5.1. Nội dung:

Đơn vị chuyên nghiệp được thuê sẽ thực hiện Scan hoặc chụp các Sổ hộ tịch gốc đã được thu thập và phân loại, đảm bảo mỗi trường hợp đã đăng ký trong sổ phải được tạo thành một file PDF riêng, đồng thời, xử lý các file PDF đảm bảo đáp ứng các yêu cầu theo hướng dẫn tại Công văn số 1437/BTP-CNTT.

5.2. Cơ quan thực hiện:

- Cơ quan chủ trì: Sở Tư pháp.

- Cơ quan phối hợp: Sở Tài chính, Sở Thông tin và Truyền thông; UBND cấp huyện và UBND cấp xã.

5.3. Thời gian thực hiện: Từ ngày 01 tháng 02 năm 2023 đến ngày 30 tháng 6 năm 2023.

6. Xử lý dữ liệu sau khi số hóa

6.1. Nội dung:

- Tiến hành cập nhật (import) các file Excel và file .zip tương ứng của từng Sổ hộ tịch vào Hệ thống thông qua Công cụ hỗ trợ cập nhật dữ liệu hộ tịch lịch sử của Bộ Tư pháp.

- Tiến hành rà soát chi tiết các dữ liệu đã được import hoặc cập nhật trực tiếp, đối chiếu thông tin với nội dung đã đăng ký trong Sổ hộ tịch gốc và file PDF tương ứng đã được đính kèm.

- Thực hiện điều chỉnh, chuẩn hóa đối với các dữ liệu có sai lệch thông tin so với thông tin trong Sổ hộ tịch gốc.

6.2. Cơ quan thực hiện:

- Cơ quan thực hiện: Tổ số hóa dữ liệu hộ tịch.

- Cơ quan phối hợp: Sở Tư pháp; đơn vị thực hiện Scan trang sổ hộ tịch.

- Thời gian hoàn thành: Trong Quý II/2023.

7. Kiểm tra, phê duyệt và chính thức đưa dữ liệu vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch để xây dựng, tạo lập dữ liệu cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc

7.1. Nội dung:

- Đăng nhập vào Công cụ hỗ trợ cập nhật dữ liệu hộ tịch lịch sử, tiến hành kiểm tra, đối chiếu dữ liệu đã được đơn vị thực hiện số hóa bàn giao với nội dung đã đăng ký trong Sổ gốc và file PDF tương ứng được đính kèm.

- Phê duyệt các dữ liệu đã được chuẩn hóa và không có sai lệch thông tin để đưa vào danh sách sẵn sàng chuyển đổi sang Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch.

- Chuyển đổi các dữ liệu Số hóa đã được phê duyệt vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch.

7.2. Cơ quan thực hiện:

- Cơ quan thực hiện: Công chức Tư pháp hoặc công chức khác được UBND cấp huyện, UBND cấp xã phân công.

- Cơ quan phối hợp: Sở Tư pháp; đơn vị thực hiện Scan trang sổ hộ tịch.

- Thời gian hoàn thành: Trong Quý III năm 2023.

8. Kinh phí thực hiện Kế hoạch

8.1. Kinh phí thuê dịch vụ Scan hoặc chụp trang sổ hộ tịch

- Nguồn kinh phí: Kinh phí thuê đơn vị chuyên nghiệp thực hiện Scan hoặc chụp trang sổ hộ tịch (mục 5 phần II của Kế hoạch) được bố trí từ nguồn ngân sách tỉnh (chi thường xuyên) cấp cho Sở Tư pháp năm 2023.

- Cơ quan chủ trì: Sở Tư pháp.

- Cơ quan phối hợp: Sở Tài chính, Sở Thông tin và Truyền thông.

8.2. Kinh phí thực hiện các nội dung khác của nhiệm vụ số hóa dữ liệu hộ tịch

- Nguồn kinh phí thực hiện các nội dung tại mục 3, mục 4, mục 6 và mục 7 phần II của Kế hoạch này được bố trí từ ngân sách nhà nước hàng năm của các sở, ngành, địa phương theo phân cấp ngân sách hiện hành; nguồn kinh phí lồng ghép trong các chương trình, đề án có liên quan đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; nguồn đóng góp, tài trợ từ các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước và các nguồn hợp pháp khác.

- Các cơ quan, đơn vị, địa phương căn cứ nhiệm vụ được giao chủ động bố trí trong nguồn kinh phí được giao để tổ chức thực hiện.

- Cơ quan chủ trì: Sở Tư pháp, UBND cấp huyện và UBND cấp xã.

- Cơ quan phối hợp: Sở Tài chính.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Tư pháp

- Chủ trì, phối hợp với Công an tỉnh hướng dẫn, đôn đốc UBND cấp huyện và UBND cấp xã thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch theo nội dung Kế hoạch này.

- Chủ trì phối hợp với Công an tỉnh hướng dẫn cơ quan tư pháp và cơ quan công an cơ sở thực hiện tốt các nhiệm vụ rà soát, đối chiếu làm sạch dữ liệu tại địa phương, qua đó đảm bảo tính đồng bộ, thống nhất giữa cơ sở dữ liệu hộ tịch và cơ sở dữ liệu dân cư.

- Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Tài chính xây dựng dự toán để triển khai thực hiện nội dung tại mục 5 phần III của Kế hoạch này.

- Chủ trì đôn đốc, hướng dẫn, tổng hợp báo cáo kết quả của các đơn vị, địa phương về kết quả thực hiện Kế hoạch này. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất về UBND tỉnh và Bộ Tư pháp theo quy định và kịp thời báo cáo, đề xuất tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện, tham mưu cho UBND tỉnh tổng kết việc triển khai thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch theo các nội dung trong Kế hoạch này.

2. Công an tỉnh

- Chủ động phối hợp với C06 - Bộ Công an để giải quyết những vấn đề phát sinh thuộc lĩnh vực công tác của ngành công an trong quá trình triển khai số hóa dữ liệu hộ tịch; chỉ đạo, đôn đốc, hướng dẫn Công an cấp huyện và cấp xã cập nhật, đối chiếu dữ liệu hộ tịch vào cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, bảo đảm an ninh, an toàn và bảo mật, bí mật thông tin công dân, tuân thủ chặt chẽ quy trình nghiệp vụ.

- Phối hợp với Sở Tư pháp thực hiện các nhiệm vụ tại mục 1 Phần IV.

- Chịu trách nhiệm về chất lượng và bảo mật của dữ liệu hộ tịch được cập nhật vào cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

3. Sở Tài chính

- Chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp và các cơ quan, đơn vị liên quan căn cứ khả năng cân đối ngân sách tỉnh hàng năm, tham mưu bố trí nguồn kinh phí chi thường xuyên để đảm bảo thực hiện Kế hoạch theo đúng quy định của Luật Ngân sách nhà nước và các văn bản hướng dẫn.

- Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thực hiện thanh quyết toán theo quy định tài chính hiện hành.

4. Sở Thông tin và Truyền thông

Phối hợp, hướng dẫn Sở Tư pháp triển khai thực hiện nội dung tại mục 5 phần III Kế hoạch này.

5. Ủy ban nhân dân cấp huyện

- Ban hành Kế hoạch cụ thể triển khai, thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch ở địa phương.

- Bố trí đầy đủ cơ sở vật chất và thành lập Tổ số hóa dữ liệu hộ tịch cấp huyện để thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch theo phần II của Kế hoạch này.

- Triển khai các nội dung của Kế hoạch này đến Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và chỉ đạo UBND cấp xã bố trí đầy đủ cơ sở vật chất; lực lượng công chức, viên chức thực hiện số hóa.

- Chịu trách nhiệm về thời gian, tiến độ, chất lượng, bảo mật của dữ liệu hộ tịch được số hóa tại địa phương.

- Định kỳ hàng tuần (thời gian trước 16 giờ ngày thứ 6), Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ theo thẩm quyền trong kế hoạch này gửi về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Tư pháp tổng hợp); bắt đầu từ thực hiện từ tháng 12 năm 2022.

6. Ủy ban nhân dân cấp xã

- Ban hành Kế hoạch triển khai, thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch ở địa phương.

- Bố trí đầy đủ cơ sở vật chất và thành lập Tổ số hóa dữ liệu hộ tịch của cấp xã (thành phần gồm: Lãnh đạo UBND cấp xã làm tổ trưởng; các tổ viên: Công chức Tư pháp - hộ tịch, Đoàn Thanh niên, Hội Phụ nữ, Văn phòng, Địa chính - Xây dựng; Văn hóa - Xã hội…) để thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch theo phần II của Kế hoạch này.

- Chịu trách nhiệm về thời gian, tiến độ, chất lượng, bảo mật của thông tin hộ tịch được số hóa của đơn vị.

- Định kỳ hàng tuần, UBND cấp xã báo cáo UBND cấp huyện tổng hợp về kết quả thực hiện các nhiệm vụ theo thẩm quyền trong kế hoạch này; đảm bảo thời gian để UBND cấp huyện báo cáo UBND tỉnh theo quy định.

Trên đây là Kế hoạch triển khai số hóa dữ liệu hộ tịch trên nền tảng Hệ thống đăng ký, quản lý Hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư trên địa bàn tỉnh Hải Dương; yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành và Chủ tịch UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp xã và các cơ quan, đơn vị có liên quan căn cứ nội dung Kế hoạch nghiêm túc triển khai thực hiện. Trong quá trình triển khai thực hiện, có khó khăn vướng mắc, phản ánh kịp thời về UBND tỉnh (qua Sở Tư pháp hoặc Công an tỉnh) để tổng hợp, hướng dẫn và giải quyết./.