KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 458/QĐ-TTG NGÀY 03 THÁNG 4 NĂM 2020 CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ VỀ PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN "LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC GIAI ĐOẠN 2020 - 2025"

Thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025", Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện trên địa bàn tỉnh, cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Hồ sơ, tài liệu giải quyết công việc tại các cơ quan, tổ chức được tạo lập ở dạng điện tử, được quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh;

- Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh;

- Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có đủ năng lực, trình độ, kỹ năng đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ điện tử trong các cơ quan quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh.

2. Yêu cầu

- Xây dựng hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, đảm bảo các điều kiện về trang thiết bị để triển khai thực hiện đồng bộ tại các cơ quan, tổ chức.

- Hoàn thiện việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; đáp ứng đầy đủ các quy trình và kỹ thuật về quản lý văn bản điện tử, lập và quản lý hồ sơ điện tử và các dữ liệu đặc tả văn bản, hồ sơ trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.

- Các văn bản, hồ sơ, tài liệu được số hóa và lưu trữ ở dạng điện tử; đáp ứng yêu cầu khai thác điện tử và tích hợp được Hệ thống cơ sở dữ liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu với Lưu trữ lịch sử tỉnh.

II. MỤC TIÊU

1. Giai đoạn từ năm 2020 đến năm 2022

a) Xây dựng và hoàn thiện văn bản

- Các cơ quan, tổ chức tiến hành rà soát các quy định, quy chế làm việc, sửa đổi bổ sung cho phù hợp với các quy định mới, đưa nội dung quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, lập hồ sơ điện tử, quy trình trao đổi, xử lý, lưu trữ văn bản điện tử trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

- Sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế quy chế công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng với các quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư và các quy định pháp luật khác về văn bản điện tử.

- Xây dựng hoàn thiện Danh mục hồ sơ, tài liệu tại các cơ quan, tổ chức là nội dung quan trọng để tiến hành quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, lập hồ sơ công việc trong môi trường mạng.

b) Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

- Xử lý dứt điểm tài liệu lưu trữ bản giấy tồn đọng để đáp ứng yêu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu và thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trên môi trường mạng.

- Thống nhất và tin học hoá các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, giải quyết công việc trong tất cả các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, công chức, viên chức.

- Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn tài liệu điện tử.

- Đảm bảo thống nhất với tiêu chuẩn thông tin đầu vào của Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, tổ chức.

- Xây dựng hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan đáp ứng các yêu cầu của pháp luật và đảm bảo giải pháp tích hợp, kết nối liên thông, trích xuất dữ liệu, nộp lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử theo quy định.

- Hoàn thiện quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, lưu trữ gồm việc quản lý văn bản điện tử đến, quản lý văn bản điện tử đi, lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan.

- Đảm bảo tính chính xác, tin cậy, toàn vẹn dữ liệu và khả năng truy cập sử dụng văn bản, tài liệu; quản lý an toàn tài liệu điện tử, phân quyền truy cập đối với từng loại hồ sơ ở cấp độ khác nhau.

- Trong hệ thống phần mềm phải đảm bảo các cấu trúc, chức năng kết nối liên thông với các thiết bị di động thông minh; tạo lập được danh mục hồ sơ, tạo mã ký hiệu cho từng hồ sơ, tự động đánh số thứ tự của văn bản, tài liệu trong hồ sơ; thống kê, tìm kiếm thông minh các trường từ khóa, từ chuẩn trong cơ sở dữ liệu, phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến.

c) Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử

- Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ đảm bảo thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử.

- Xây dựng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử đảm bảo các quy trình nghiệp vụ thu thập, bảo quản, sử dụng tài liệu, trích xuất dữ liệu, kết nối với các thiết bị di động thông minh; hệ thống quản trị dữ liệu, người dùng, đảm bảo an toàn thông tin.

- Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử đảm bảo mã nguồn mở có thể tích hợp, chuyển giao các cơ sở dữ liệu từ các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố để thực hiện việc thu nộp hồ sơ lưu trữ điện tử khi đến hạn giao nhận.

- Tối thiểu 30% tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử tại các Lưu trữ lịch sử có tần suất sử dụng cao, biên mục dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ở mức độ 4.

- Hoàn thiện các chức năng hệ thống tra cứu tài liệu điện tử tại Kho Lưu trữ lịch sử; cung cấp quyền quy cập cho các cá nhân, tổ chức có yêu cầu khai thác tài liệu.

- Bóc tách các hồ sơ, tài liệu có mức độ "Mật" trở lên (khi chưa được giải mật) không đưa vào cơ sở dữ liệu để đảm bảo an toàn thông tin.

d) Bố trí, đào tạo, bồi dưỡng nhân lực

- Các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố kiện toàn bộ máy, vị trí việc làm, bố trí công chức, viên chức đáp ứng yêu cầu về công nghệ thông tin nhằm quản trị hệ thống, số hóa tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử, phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến.

- Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực sử dụng Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử đối với người thừa hành giải quyết công việc trong các cơ quan, hành chính nhà nước.

2. Giai đoạn từ năm 2023 đến năm 2025

a) Các cơ quan, tổ chức tiếp tục hoàn thiện và ban hành các văn bản đáp ứng việc quy trình xử lý, tạo lập hồ sơ lưu trữ điện tử tại các quy chế làm việc, quy chế công tác văn thư, lưu trữ (nếu có sự thay đổi hướng dẫn từ các văn bản, quy định mới); xây dựng quy định, quy chế khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử; xây dựng quy trình nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử.

b) Các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ và các phòng chuyên môn trực thuộc.

c) Hoàn thành việc tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử từ các cơ quan, tổ chức đến Lưu trữ lịch sử tỉnh. Từ Lưu trữ lịch sử vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông lưu trữ nhà nước.

d) Hoàn thiện tổ chức bộ máy, vị trí việc làm đáp ứng yêu cầu công nghệ thông tin đảm bảo duy trì vận hành, triển khai, thực hiện việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, đơn vị. Tiếp tục đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực thực hiện giải quyết công việc trong môi trường điện tử, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ điện tử từ lãnh đạo đến công chức, viên chức.

đ) Đảm bảo công bố dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục hạn chế sử dụng trên môi trường mạng và số hóa tối thiểu 30% tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử có tần suất sử dụng cao tại Lưu trữ lịch sử phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến.

e) Tối thiểu 80% tài liệu tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và được lưu trữ dưới dạng điện tử bằng phần mềm đáp ứng đầy đủ các tính năng, kỹ thuật (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác).

f) Tối thiểu 90% Lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác).

g) Tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được tạo lập (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác).

h) Tiếp tục thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử

- Có giải pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn tại Lưu trữ lịch sử;

- Tiếp tục số hóa tối thiểu 30% tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử (bản giấy) tại Lưu trữ lịch sử.

- Tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử không thuộc danh mục hạn chế sử dụng được xây dựng dữ liệu đặc tả và được tổ chức sử dụng trên môi trường mạng;

- Đáp ứng việc tích hợp tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.

i) Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực trong các cơ quan, tổ chức 100% công chức, viên chức đảm nhiệm vị trí việc làm lưu trữ (kể cả kiêm nhiệm) ở các cơ quan, tổ chức từ cấp tỉnh đến cấp xã được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về lưu trữ tài liệu điện tử.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

a) Là đầu mối triển khai, hướng dẫn, đôn đốc, giám sát quá trình thực hiện Kế hoạch này của các cơ quan, đơn vị, địa phương. Hàng năm, tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện về Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ Nội vụ theo quy định.

b) Tham mưu gia hạn tiến độ, bố trí kinh phí thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu giấy tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu để đáp ứng yêu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu và thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, phê duyệt, hoàn thành trước tháng 9 năm 2020.

c) Phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và đơn vị cung cấp phần mềm (VNPT) xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử, đáp ứng các yêu cầu của pháp luật.

d) Đảm bảo an toàn thông tin trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, tổ chức và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử.

đ) Đảm bảo duy trì hệ thống Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử hoạt động an toàn, ổn định 24/24 giờ; định kỳ sao lưu văn bản điện tử, bảo đảm an ninh, an toàn thông tin trong quá trình thực hiện.

e) Xây dựng Đề án số hóa tài liệu tại Lưu trữ lịch sử, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, phê duyệt, hoàn thành trong tháng 12 năm 2021.

f) Kiện toàn bộ máy của Chi cục Văn thư - Lưu trữ đáp ứng yêu cầu tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan, tổ chức, hoàn thành năm 2022.

g) Tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng về lưu trữ tài liệu điện tử cho công chức, viên chức đảm nhiệm vị trí việc làm lưu trữ (kể cả kiêm nhiệm) của các cơ quan, tổ chức nhà nước từ cấp tỉnh đến cấp xã và các công chức, viên chức có liên quan đến công tác quản lý tài liệu điện tử theo lộ trình phù hợp.

h) Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông và cơ quan, đơn vị có liên quan khảo sát, đánh giá hạ tầng kỹ thuật, giải pháp kết nối, công nghệ, đảm bảo liên thông Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử giữa các cơ quan, tổ chức với Lưu trữ lịch sử tỉnh.

i) Thực hiện công tác tuyên truyền, phổ biến về lưu trữ điện tử.

2. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh

Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ quan, tổ chức liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện nâng cấp Hệ thống quản lý văn bản và điều hành đáp ứng yêu cầu tại điểm g, Điều 4, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ, hoàn thành trong quí III năm 2020.

3. Sở Tài chính và Sở Kế hoạch và Đầu tư

a) Cân đối, bố trí kinh phí hàng năm để thực hiện việc xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; số hóa tài liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu tồn đọng. Đảm bảo kinh phí được bố trí đúng, đủ để thực hiện theo lộ trình của kế hoạch Lưu trữ điện tử tại các cơ quan, tổ chức.

b) Bố trí kinh phí đảm bảo hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn và sử dụng hiệu quả tài liệu điện tử tại các cơ quan, tổ chức.

c) Bố trí kinh phí cho Chi cục Văn thư - Lưu trữ (Lưu trữ lịch sử) trực thuộc Sở Nội vụ đảm bảo đáp ứng việc xây dựng phần mềm lưu trữ điện tử, xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến.

d) Bố trí kinh phí đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nâng cao năng lực, nghiệp vụ đối với các cán bộ, công chức, viên chức nhằm đáp ứng việc quản lý, xử lý công việc trên môi trường điện tử và lập lưu hồ sơ điện tử tại các cơ quan, tổ chức.

4. Các sở, ban, ngành; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố

a) Cân đối, bố trí kinh phí xử lý tài liệu (bản giấy) tồn đọng của cơ quan và các cơ quan, đơn vị trực thuộc diện quản lý để đáp ứng yêu cầu tiến độ xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu và thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng.

b) Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị cần thiết để đáp ứng yêu cầu thực hiện lưu trữ điện tử.

c) Chỉ đạo công chức, viên chức thuộc diện quản lý thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu (giấy và điện tử) vào Lưu trữ cơ quan theo quy định của pháp luật.

d) Phối hợp với các cơ quan liên quan trong việc triển khai thực hiện các nội dung của Kế hoạch.

5. Các cơ quan ngành dọc, tổ chức tại tỉnh và các Doanh nghiệp nhà nước thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

Căn cứ nội dung của Kế hoạch này triển khai thực hiện các công việc liên quan đến công tác lưu trữ điện tử trong phạm vi quản lý của cơ quan, tổ chức của mình, bảo đảm giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng quy định.

Trên đây là Kế hoạch triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025". Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị các đơn vị kịp thời phản ánh về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) để xem xét, giải quyết./.