KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 458/QĐ-TTG NGÀY 03/4/2020 CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN “LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC GIAI ĐOẠN 2020 - 2025”

Thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”, Ủy ban nhân dân tỉnh Cà Mau ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ đề ra theo Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” (sau đây gọi tắt là Đề án), theo đúng tiến độ và đạt được các mục tiêu cụ thể và chỉ tiêu của Đề án theo quy định.

- Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Cà Mau.

- Chuyển đổi dần việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở dạng giấy sang khai thác sử dụng dưới dạng tài liệu điện tử; tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước kịp thời, đầy đủ, chính xác và tiết kiệm thời gian; góp phần cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ của tỉnh.

2. Yêu cầu

- Xác định vai trò, trách nhiệm và sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan, tổ chức và đơn vị có liên quan trong việc chỉ đạo, triển khai, hướng dẫn và thực hiện Đề án trên địa bàn tỉnh.

- Bảo đảm thiết lập hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hỗ trợ đắc lực cho hoạt động quản lý nhà nước từ tỉnh đến cơ sở, phù hợp với những tính năng lưu trữ có liên quan đến Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành trong các cơ quan nhà nước theo quy định.

- Bảo đảm thống nhất, đồng bộ, tiết kiệm, hiệu quả và phát huy mọi nguồn lực của xã hội để đáp ứng việc triển khai Đề án.

- Bảo đảm tính khả thi, có trọng tâm, trọng điểm, phù hợp với hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, đảm bảo các điều kiện về trang thiết bị để triển khai thực hiện đồng bộ tại các cơ quan, tổ chức.

II. MỤC TIÊU

1. Mục tiêu chung

- Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

- Nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước.

- Hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và quy trình nghiệp vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.

2. Mục tiêu cụ thể và chỉ tiêu

a) Xây dựng và hoàn thiện văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ điện tử.

b) Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan.

- Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan nhà nước được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác).

- Đảm bảo tối thiểu 90% lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác).

- Đảm bảo tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất, chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được tạo lập (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác).

c) Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ chuyên ngành

- Đảm bảo 100% Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ chuyên ngành có giải pháp bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.

- Bảo đảm đến năm 2025, Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ chuyên ngành số hóa tối thiểu 30% tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử tại Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ chuyên ngành có tần suất sử dụng cao, biên mục dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ở mức độ 4.

- Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ chuyên ngành không thuộc danh mục hạn chế sử dụng được xây dựng dữ liệu đặc tả và được tổ chức sử dụng trên môi trường mạng.

- Phấn đấu đến năm 2025, Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ chuyên ngành có tài liệu lưu trữ điện tử được tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.

d) Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có đủ năng lực, trình độ, kỹ năng đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước

III. ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN

- Các sở, ban, ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Cà Mau; Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu theo quy định (sau đây gọi chung là cơ quan) và tổ chức, cá nhân có liên quan.

- Các cơ quan Trung ương được tổ chức theo ngành dọc đóng trên địa bàn tỉnh, căn cứ vào mục tiêu, nội dung của Đề án, quy định của cơ quan chủ quản và các văn bản pháp luật có liên quan tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan, đơn vị mình có hiệu quả; đảm bảo việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử đúng thời gian quy định.

IV. NHIỆM VỤ VÀ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN

1. Xây dựng và hoàn thiện văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ điện tử

Thường xuyên rà soát các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của cơ quan nhà nước cấp trên quy định về công tác văn thư, lưu trữ điện tử, tham mưu trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới cho phù hợp với tình hình thực tế và theo quy định hiện hành.

- Đơn vị chủ trì: Sở Nội vụ.

- Đơn vị phối hợp: Cơ quan có liên quan.

- Thời gian thực hiện: Thường xuyên.

2. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

a) Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.

- Đơn vị chủ trì: Sở Thông tin và Truyền thông.

- Đơn vị phối hợp: Sở Nội vụ và cơ quan có liên quan.

- Thời gian thực hiện: Năm 2021 - 2025.

b) Xem xét xây dựng, hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan, đáp ứng các yêu cầu của pháp luật và bảo đảm giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử thuộc nguồn nộp lưu.

- Đơn vị chủ trì: Sở Nội vụ.

- Đơn vị phối hợp: Sở Thông tin và Truyền thông và cơ quan có liên quan.

- Thời gian thực hiện: Năm 2021 - 2025.

c) Triển khai thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ cơ quan

Căn cứ quy định hiện hành về tiêu chuẩn Kho lưu trữ số và các quy trình nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử, tiến hành triển khai thực hiện theo quy định.

- Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ.

- Cơ quan phối hợp: Cơ quan có liên quan.

- Thời gian thực hiện: Năm 2021 - 2025.

d) Tổ chức triển khai Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại cơ quan, tổ chức và các đơn vị (nếu có) thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử bảo đảm đáp ứng các yêu cầu của pháp luật

- Đơn vị chủ trì: Sở Nội vụ.

- Đơn vị phối hợp: Sở Thông tin và Truyền thông và cơ quan có liên quan.

- Thời gian thực hiện: Năm 2021 - 2025.

3. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử và lưu trữ chuyên ngành

a) Đối với Lưu trữ lịch sử

- Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ bảo đảm thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ lịch sử.

+ Đơn vị chủ trì: Sở Thông tin và Truyền thông.

+ Đơn vị phối hợp: Sở Nội vụ.

+ Thời gian thực hiện: Năm 2021 - 2025.

- Bảo đảm Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử đáp ứng các yêu cầu của pháp luật và lưu trữ an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử.

+ Đơn vị chủ trì: Sở Nội vụ.

+ Đơn vị phối hợp: Sở Thông tin và Truyền thông.

+ Thời gian thực hiện: Năm 2021 - 2025.

- Xem xét xây dựng Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử của tỉnh trên cơ sở tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử từ Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ cơ quan, bảo đảm quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước.

+ Đơn vị chủ trì: Sở Nội vụ.

+ Đơn vị phối hợp: Sở Thông tin và Truyền thông.

+ Thời gian thực hiện: Năm 2021 - 2025.

- Triển khai các giải pháp bảo đảm giá trị pháp lý và xác thực tài liệu lưu trữ điện tử theo thời hạn bảo quản tài liệu.

+ Đơn vị chủ trì: Sở Thông tin và Truyền thông.

+ Đơn vị phối hợp: Sở Nội vụ và cơ quan có liên quan.

+ Thời gian thực hiện: Năm 2021 - 2025.

- Xây dựng cơ sở dữ liệu đặc tả và số hóa tài liệu lưu trữ có tần suất sử dụng cao phục vụ độc giả sử dụng tài liệu trực tuyến.

+ Đơn vị chủ trì: Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

+ Thời gian thực hiện: Năm 2022.

b) Đối với Lưu trữ chuyên ngành đảm bảo phù hợp với quy định tại Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ (sau đây gọi tắt là Quyết định số 458/QĐ-TTg) và quy định của cơ quan quản lý ngành.

4. Tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước

- Hoàn thành việc tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.

+ Đơn vị chủ trì: Sở Nội vụ.

+ Đơn vị phối hợp: Sở Thông tin và Truyền thông và cơ quan có liên quan.

+ Thời gian thực hiện: Năm 2025.

- Đối với Lưu trữ chuyên ngành đảm bảo phù hợp với quy định tại Quyết định số 458/QĐ-TTg và quy định của cơ quan quản lý ngành.

5. Phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến

- Bảo đảm công bố dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục hạn chế sử dụng trên môi trường mạng và số hóa tối thiểu 30% tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử có tần suất sử dụng cao tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến.

+ Đơn vị chủ trì: Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

+ Đơn vị phối hợp: Sở Thông tin và Truyền thông.

+ Thời gian thực hiện: Năm 2022.

- Đối với Lưu trữ chuyên ngành đảm bảo phù hợp với quy định tại Quyết định số 458/QĐ-TTg và quy định của cơ quan quản lý ngành.

6. Công tác đào tạo, bồi dưỡng

Xây dựng kế hoạch và tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức bảo đảm đủ năng lực, trình độ, kỹ năng quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử.

- Đơn vị chủ trì: Sở Nội vụ.

- Đơn vị phối hợp: Sở Thông tin và Truyền thông và cơ quan có liên quan.

- Thời gian thực hiện: Năm 2021 - 2025.

V. KINH PHÍ THỰC HIỆN

Kinh phí thực hiện Kế hoạch này được đảm bảo từ nguồn ngân sách nhà nước và các nguồn kinh phí hợp pháp khác (nếu có) theo quy định.

VI. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện Kế hoạch này; đồng thời phối hợp, hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu đặc tả và số hóa tài liệu lưu trữ đã chỉnh lý hoàn chỉnh đang bảo quản tại các cơ quan, tổ chức theo quy định.

- Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông đề xuất cấp thẩm quyền triển khai thực hiện dự án xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tỉnh Cà Mau (hoặc bổ sung các tính năng liên quan đến lưu trữ điện tử vào các hệ thống, phần mềm đã có) theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ và các cơ quan chức năng có liên quan.

- Thường xuyên đôn đốc, giám sát các cơ quan, tổ chức trong quá trình thực hiện kế hoạch, định kỳ báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định. Phấn đấu đến năm 2025, Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trong tỉnh đáp ứng các yêu cầu theo quy định tại Quyết định số 458/QĐ-TTg.

2. Sở Thông tin và Truyền thông

- Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ rà soát, bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị, hạ tầng công nghệ thông tin, đủ điều kiện, tiêu chuẩn đảm bảo vận hành ổn định; thực hiện công tác giám sát, ứng cứu khẩn cấp, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin cho Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu về lưu trữ điện tử (nếu có).

- Phối hợp với Sở Nội vụ đề xuất cấp thẩm quyền triển khai thực hiện dự án xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tỉnh Cà Mau theo quy định.

3. Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính

Theo chức năng, nhiệm vụ, phối hợp với các đơn vị có liên quan tham mưu cấp thẩm quyền bố trí kinh phí để thực hiện Kế hoạch theo quy định.

4. Các sở, ban, ngành cấp tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Cà Mau

- Tổ chức triển khai thực hiện Kế hoạch này đảm bảo đúng tiến độ, yêu cầu đề ra.

- Tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống của cơ quan, tổ chức để đáp ứng yêu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu và từng bước số hóa nhằm thực hiện quy trình khai thác, sử dụng và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, hoàn thành theo tiến độ kế hoạch đề ra.

- Bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đủ năng lực, trình độ, kỹ năng quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử; đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nâng cao kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin.

Trên đây là Kế hoạch triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” trên địa bàn tỉnh Cà Mau. Trong quá trình tổ chức, thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.