KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2022

Thực hiện Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn cứ đặc điểm tình hình cụ thể công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố, Ủy ban nhân dân (UBND) thành phố ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2022, như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức về vị trí vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ.

2. Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức đạt hiệu quả cao; trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

3. Đưa công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đi vào nề nếp, khoa học, đúng quy định của pháp luật nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc, đáp ứng yêu cầu công tác cải cách hành chính và Chính phủ điện tử hiện nay.

4. Đưa nội dung thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao đối với công chức, viên chức; đánh giá thi đua hàng năm đối với tập thể, cá nhân.

II. QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN

1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ:

- Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ như: các văn bản hướng dẫn của ngành (Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử,...) và của thành phố về công tác văn thư, lưu trữ đến các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý thông qua phương tiện Cổng thông tin điện tử thành phố, Trang thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức, các buổi hội nghị tập huấn, triển khai sơ kết, tổng kết;

- Thời gian thực hiện: Thường xuyên trong năm 2022;

b) Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ:

- Sở Nội vụ: Xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định hiện hành; đồng thời, rà soát các văn bản đã ban hành trước đây về công tác văn thư, lưu trữ không còn phù hợp để sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế bằng văn bản mới phù hợp các quy định hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ để áp dụng thống nhất tại các cơ quan, tổ chức;

- Các cơ quan, tổ chức căn cứ các quy định của Nhà nước, của thành phố hoặc hướng dẫn của Sở Nội vụ để tiến hành rà soát những văn bản đã ban hành hoặc chưa ban hành để sửa đổi, thay thế, ban hành mới các văn bản theo quy định hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức:

+ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức;

+ Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu;

+ Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ;

+ Danh mục hồ sơ cơ quan.

- Thời gian hoàn thành: quý I năm 2022.

c) Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ:

- Sở, ban, ngành, địa phương:

+ Sắp xếp tổ chức bộ máy và bố trí công chức, viên chức đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc, đặc biệt là công tác văn thư, lưu trữ điện tử và quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử thành phố; đảm bảo công chức, viên chức đáp ứng tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp theo quy định của pháp luật;

+ Chủ động xây dựng kế hoạch, phối hợp với Sở Nội vụ tổ chức tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức đang làm công tác văn thư, lưu trữ, hành chính văn phòng tại các cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý. Đồng thời, cử công chức, viên chức tham gia các lớp tập huấn chuyên sâu về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng từ cấp thành phố đến cấp quận, huyện, xã, phường, trong đó tập trung vào các nội dung: lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý văn bản và lập hồ sơ điện tử trên môi trường mạng; hướng dẫn xây dựng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; Danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm.

- Sở Nội vụ: phối hợp tổ chức mở lớp tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho Lãnh đạo Văn phòng (Phòng Hành chính), Phòng Nội vụ; công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các Sở, ban, ngành; đơn vị sự nghiệp; UBND các quận, huyện, xã, phường, thị trấn;

- Cơ quan được tổ chức theo ngành dọc đóng trên địa bàn thành phố; Đơn vị sự nghiệp; Doanh nghiệp nhà nước; Tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp cấp thành phố:

+ Xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức thuộc thẩm quyền;

+ Rà soát và cử công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chưa đảm bảo tiêu chuẩn ngạch tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng để đáp ứng yêu cầu công việc.

- Thời gian hoàn thành: quý IV/2022.

d) Kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ:

- Sở Nội vụ:

+ Xây dựng kế hoạch kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố;

+ Kiểm tra hoạt động dịch vụ lưu trữ và sử dụng dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố.

- Sở, ban ngành: chủ động xây dựng kế hoạch kiểm tra và tiến hành kiểm tra ít nhất 30% đơn vị trực thuộc (nếu có);

- Đối với UBND cấp huyện: Xây dựng kế hoạch kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ trên 30% các phòng, ban, đơn vị trực thuộc và UBND cấp xã.

- Nội dung kiểm tra cần tập trung vào các vấn đề:

+ Tình hình thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ: công tác triển khai văn bản; ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ;

+ Công tác văn thư: soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật, phần mềm Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

+ Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: thu thập tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu lưu trữ; bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; tạo lập và quản lý dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử theo đúng quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

- Thời gian hoàn thành: quý III năm 2022.

2. Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

Các cơ quan, tổ chức tăng cường lãnh đạo, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ, trong đó tập trung thực hiện các nghiệp vụ sau:

a) Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư:

- Khẩn trương hoàn thiện Hệ thống quản lý văn bản điện tử đảm bảo các chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Xây dựng hoàn thiện Danh mục hồ sơ, tài liệu tại các cơ quan, tổ chức để tiến hành quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, lập hồ sơ công việc trên môi trường mạng.

b) Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ, quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử cấp thành phố:

- Đối với Sở Nội vụ:

+ Xây dựng kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu và hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử cấp thành phố (trong quý II năm 2022);

+ Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố tham mưu xây dựng và trình cấp có thẩm quyền ban hành Kế hoạch về tu bổ, phục chế, bồi nền tài liệu; kế hoạch số hóa đối với các phông đã tối ưu hóa đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

- Đối với các cơ quan, tổ chức:

+ Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, trang bị hệ thống phần mềm lưu trữ điện tử đáp ứng các tiêu chuẩn theo Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

+ Lập hồ sơ công việc và thực hiện chỉnh lý tài liệu theo quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn của Sở Nội vụ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử thành phố;

+ Xây dựng kế hoạch thu, nộp tài liệu và hướng dẫn các đơn vị thuộc, trực thuộc chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để nộp vào Lưu trữ cơ quan và hủy tài liệu theo quy định của pháp luật;

+ Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ sau khi đã lập hồ sơ hoàn chỉnh và xây dựng dữ liệu đặc tả; ưu tiên lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có một trong những đặc điểm sau: tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, tài liệu có tần suất sử dụng cao, tài liệu bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng nặng (ố vàng, mủn, rách...), tài liệu bị mờ chữ nhưng hình ảnh còn đọc được tương đối đầy đủ thông tin;

+ Bố trí phòng, kho lưu trữ và trang thiết bị đảm bảo đúng quy định để bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn, thuận tiện cho khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu. Đối với các cơ quan, tổ chức bị ảnh hưởng của mưa bão, lũ lụt trong các năm qua cần rà soát, thống kê, báo cáo về tình hình thiệt hại (nếu có) và thực hiện các biện pháp xử lý, phục hồi đối với tài liệu bị hư hại báo cáo UBND thành phố (qua Sở Nội vụ) để tổng hợp báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

3. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

a) Triển khai xây dựng Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2022 - 2025" theo Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ, để phục vụ quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, tổ chức và tại Lưu trữ lịch sử thành phố;

b) Tiếp tục nâng cấp hoàn thiện chức năng lập hồ sơ điện tử, lưu trữ cơ quan trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản điều hành nhằm tạo cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, tổ chức phục vụ lưu trữ và khai thác, sử dụng tài liệu;

c) Các cơ quan, tổ chức hoàn thành xây dựng kế hoạch lưu trữ điện tử trên cơ sở Kế hoạch số 138/KH-UBND ngày 29 tháng 10 năm 2020 của UBND thành phố về việc triển khai thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” trên địa bàn thành phố theo Quyết định số 458/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ phù hợp với cơ cấu, tổ chức bộ máy, với nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đáp ứng thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ điện tử; đồng thời, trang bị cơ sở hạ tầng kỹ thuật đảm bảo ứng dụng vận hành hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, đảm bảo các quy trình nghiệp vụ tạo lập hồ sơ lưu trữ điện tử.

4. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

a) Các cơ quan, tổ chức tăng cường bố trí kinh phí cho công tác văn thư và hoạt động lưu trữ theo quy định của pháp luật, đặc biệt là đầu tư thiết bị phục vụ quản lý, bảo quản tài liệu giấy, tài liệu điện tử;

b) Các cơ quan, đơn vị có liên quan khẩn trương thực hiện Dự án đầu tư xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng của thành phố, Dự án đầu tư trang thiết bị cho Kho lưu trữ chuyên dụng của thành phố;

c) Thủ trưởng cơ quan, đơn vị bố trí đầu tư kinh phí cho việc xây mới, cải tạo, nâng cấp mở rộng kho lưu trữ cơ quan đủ diện tích và các điều kiện bảo quản an toàn tài liệu theo quy định; chú trọng công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng chống ấm ướt và nấm mốc, côn trùng tại kho lưu trữ cơ quan.

III. CHỈ ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM

Năm 2022 các cơ quan, tổ chức cần tập trung quản lý, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm sau đây:

1. Sắp xếp tổ chức bộ máy về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2. Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị xây dựng và trình UBND thành phố phê duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2022 - 2025" trên địa bàn thành phố theo Kế hoạch số 138/KH-UBND ngày 29 tháng 10 năm 2020 của UBND thành phố về việc triển khai thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” trên địa bàn thành phố Cần Thơ theo Quyết định số 458/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.

3. Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ nâng cấp bổ sung hoàn thiện chức năng lập hồ sơ điện tử trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản điều hành; đồng thời, xây dựng hệ thống phần mềm quản lý kho tài liệu lưu trữ lịch sử điện tử tại Lưu trữ lịch sử thành phố theo tiêu chuẩn quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

4. Sở Nội vụ chỉ đạo việc thực hiện phục chế, bồi nền, số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố.

5. Tăng cường kiểm tra hoạt động dịch vụ lưu trữ và sử dụng dịch vụ lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; phối hợp với các cơ quan, tổ chức cùng nghiệm thu, thẩm định chất lượng hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh lý.

6. Tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức theo tiêu chuẩn chức danh, vị trí việc làm đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn về văn thư, lưu trữ điện tử của các cơ quan, tổ chức trong bối cảnh thực thi Chính phủ điện tử ở Việt Nam.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức

a) Căn cứ tình hình thực tế tại đơn vị xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện; đồng thời chỉ đạo các đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định; gửi Kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2022 và các văn bản có liên quan về Sở Nội vụ tổng hợp báo cáo UBND thành phố (trước ngày 31 tháng 3 năm 2022);

b) Thực hiện chế độ báo cáo công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo chất lượng, đúng thời gian quy định.

2. Sở Nội vụ

a) Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ;

b) Kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện các nội dung theo kế hoạch đảm bảo hiệu quả; phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông triển khai lập hồ sơ điện tử trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành đến tất cả các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố theo quy định;

c) Lập kế hoạch tu bổ, phục chế, bồi nền, đối với những khối tài liệu bị hư hỏng nặng tại kho lưu trữ lịch sử thành phố; chỉ đạo thực hiện số hóa đối với các khối phông tài liệu đã tối ưu hóa tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử; đồng thời phối hợp với Sở Tài chính dự trù kinh phí cho công tác tu bổ, phục chế và số hóa.

d) Tham mưu UBND thành phố ban hành Quy chế thực hiện công tác văn thư điện tử trên địa bàn thành phố.

3. Sở Thông tin và Truyền thông

Phối hợp với Sở Nội vụ triển khai, hướng dẫn lập hồ sơ điện tử trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản điều hành đến tất cả các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố.

4. Sở Tài chính

a) Thẩm định dự toán kinh phí phục vụ công tác lưu trữ của các cơ quan, tổ chức theo Điều 39 Luật Lưu trữ và trình UBND thành phố phê duyệt;

b) Phối hợp với Sở Nội vụ tham mưu trình UBND thành phố về kinh phí thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các sở, ban ngành giai đoạn II và kinh phí phục chế, bồi nền, số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố.

5. Ủy ban nhân dân quận, huyện

a) Căn cứ tình hình thực tế tại địa phương xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời, chỉ đạo UBND xã, phường, thị trấn xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2022 gửi Phòng Nội vụ tổng hợp, theo dõi;

b) Chủ tịch UBND quận, huyện bố trí kinh phí để tiếp tục giải quyết tài liệu tồn đọng hình thành trước từ năm 2015 trở về trước theo tinh thần Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ.

Trên đây là Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2022 của Ủy ban nhân dân thành phố, yêu cầu các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, cơ quan, tổ chức phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, giải quyết./.