KẾ HOẠCH

THU HỒ SƠ, TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ ĐẾN HẠN NỘP LƯU VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ GIAI ĐOẠN 2021-2025

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp;

Căn cứ Chỉ thị số 35/2017/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử;

Căn cứ Quyết định số 843/QĐ-UBND ngày 15 tháng 7 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang về ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;

Căn cứ Quyết định số 1498/QĐ-UBND ngày 26 tháng 10 năm 2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc phê duyệt Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; Quyết định số 1499/QĐ-UBND ngày 26 tháng 10 năm 2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc phê duyệt Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch thu hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị đến hạn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ (sau đây gọi là Trung tâm Lưu trữ lịch sử) giai đoạn 2021-2025, cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Nhằm từng bước thực hiện có hiệu quả Kế hoạch thu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử giai đoạn từ năm 2021-2025; đồng thời tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ theo Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

- Nâng cao trách nhiệm của từng cơ quan, đơn vị trong việc chỉ đạo triển khai thực hiện việc thu, nộp hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử, chủ động chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo đúng thời hạn quy định của pháp luật.

- Thực hiện tốt vai trò lưu trữ lịch sử, quản lý toàn diện thống nhất nguồn tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Thu thập đầy đủ nguồn tài liệu có giá trị vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử, góp phần làm phong phú, đa dạng nguồn tài liệu. Bảo quản tài liệu khoa học, có hệ thống, giúp công tác khai thác, tra tìm nhanh chóng, phục vụ tốt công tác quản lý điều hành của chính quyền các cấp; nghiên cứu, học tập và phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu của tổ chức, cá nhân theo quy định.

2. Yêu cầu

- Lựa chọn chính xác những hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn theo quy định tại các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

- Hồ sơ, tài liệu nộp lưu phải được chỉnh lý hoàn chỉnh trước khi giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

- Thực hiện việc giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử đảm bảo quy trình và thời gian của tài liệu theo quy định của Nhà nước.

II. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu

Thành phần hồ sơ, tài liệu thực hiện theo Quyết định số 1498/QĐ-UBND ngày 26/10/2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang về phê duyệt Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thực hiện theo Quyết định số 1499/QĐ-UBND ngày 26/10/2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang về phê duyệt Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

2. Lộ trình thực hiện giao, nhận tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử giai đoạn 2021-2025

Tổ chức thu hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị đến hạn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử theo Phụ lục gửi kèm Kế hoạch này.

3. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị trong việc giao, nộp hồ sơ, tài liệu

3.1. Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

Trường hợp tài liệu chưa được phân loại, lập hồ sơ, cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu phải chỉnh lý trước khi giao nộp.

3.2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xem xét, thông qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định.

Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Lưu trữ cơ quan được quy định tại Điều 18 của Luật Lưu trữ.

3.3. Gửi văn bản kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đề nghị Trung tâm Lưu trữ lịch sử kiểm tra, thẩm định.

3.4. Hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu sau khi có văn bản thẩm định của Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu được lập thành 03 bản: Cơ quan, đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Trung tâm Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, đơn vị, Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

3.5. Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có).

3.6. Vận chuyển tài liệu đến Trung tâm Lưu trữ lịch sử để giao nộp.

3.7. Giao nộp tài liệu:

a) Giao nộp hồ sơ, tài liệu theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đã được người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt và sau khi có văn bản thẩm định của cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ có thẩm quyền.

b) Giao nộp các văn bản hướng dẫn chỉnh lý bao gồm: bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông, hướng dẫn phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu; Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có).

4. Trách nhiệm của Trung tâm Lưu trữ lịch sử

4.1. Thống nhất với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về loại hình tài liệu, thành phần tài liệu, thời gian tài liệu, số lượng tài liệu và thời gian giao nộp tài liệu.

4.2. Hướng dẫn cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị tài liệu giao nộp theo quy định.

4.3. Thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu do cơ quan, tổ chức đề nghị giao nộp: Rà soát Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; đối chiếu thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu với Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan có thẩm quyền ban hành và kiểm tra xác suất thực tế hồ sơ, tài liệu.

4.4. Trình cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ có thẩm quyền phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Hồ sơ trình gồm: Văn bản đề nghị phê duyệt, báo cáo kết quả thẩm định của Trung tâm Lưu trữ lịch sử, văn bản đề nghị thẩm định của cơ quan, tổ chức kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

4.5. Trung tâm Lưu trữ lịch sử gửi văn bản thông báo cho cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về kết quả phê duyệt.

4.6. Chuẩn bị phòng kho và các trang thiết bị bảo quản để tiếp nhận tài liệu.

4.7. Tiếp nhận tài liệu

a) Kiểm tra, đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu giao nộp.

b) Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; các văn bản hướng dẫn chỉnh lý kèm theo (nếu có) và Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

c) Lập Biên bản giao nhận tài liệu (Biên bản được lập thành 03 bản: Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu giữ 01 bản, Trung tâm Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản).

4.8. Đưa tài liệu vào kho và lưu trữ theo quy định.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

1.1. Xây dựng Danh mục hồ sơ nộp lưu; xác định thành phần, thời hạn bảo quản tài liệu; tổ chức lựa chọn hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn để nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử theo quy định.

1.2. Chủ trì, phối hợp với Trung tâm Lưu trữ lịch sử chỉnh lý tài liệu trước khi tiến hành giao nộp và thực hiện các quy trình, thủ tục giao, nhận hồ sơ, tài liệu theo quy định của Luật lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành.

1.3. Lập dự toán kinh phí thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ lịch sử gửi Sở Tài chính tổng hợp, thẩm định theo quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước hiện hành.

2. Sở Nội vụ

2.1. Theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Lịch sử thực hiện các nội dung của Kế hoạch.

2.2. Phê duyệt mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

2.3. Định kỳ tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh kết quả thực hiện cùng với báo cáo công tác văn thư, lưu trữ hàng năm theo quy định.

2.4. Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử phối hợp với các cơ quan, đơn vị thực hiện việc thu hồ sơ, tài liệu đảm bảo theo quy định; lập dự toán kinh phí mua trang thiết bị để tiếp nhận, bảo quản tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử, trình cơ quan có thẩm quyền xem xét quyết định.

3. Nguồn kinh phí thực hiện Kế hoạch được thực hiện theo quy định của Luật ngân sách Nhà nước và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật.

 Sở Tài chính căn cứ khả năng ngân sách của tỉnh và các nguồn kinh phí hợp pháp khác có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ tổng hợp, thẩm định trình Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí cho các cơ quan, đơn vị thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ lịch sử; kinh phí mua trang thiết bị để tiếp nhận và bảo quản tài liệu của các cơ quan, đơn vị tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

Trong quá trình tổ chức triển khai thực hiện Kế hoạch, trường hợp có khó khăn, vướng mắc các cơ quan, đơn vị phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết theo thẩm quyền./.

DANH SÁCH

CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ GIAI ĐOẠN 2021-2025
(Kèm theo Kế hoạch số: 166/KH-UBND ngày 29 tháng 10 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh)