KẾ HOẠCH

THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2022

Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh Bến Tre xây dựng Kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2022 như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Tiếp tục nâng cao hiệu quả công tác quản lý Nhà nước, tổ chức thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ trong tình hình mới.

2. Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu và công chức, viên chức trong việc lập, nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, góp phần quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị.

3. Hoàn thiện Hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT- iOffice, nhằm đảm bảo quy định của pháp luật về soạn thảo, quản lý văn bản điện tử; tạo lập và quản lý hồ sơ điện tử trong môi trường mạng.

4. Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp Nhà nước thuộc tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố căn cứ kế hoạch tổ chức triển khai, thực hiện có hiệu quả; đưa nội dung thực hiện các quy định về văn thư, lưu trữ thành tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và xét thi đua khen thưởng cuối năm đối với cơ quan, đơn vị và công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý.

II. NỘI DUNG

1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

a) Tổ chức tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ

- Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ.

- Tiếp tục tổ chức thực hiện tốt các quy định hiện hành của pháp luật về văn thư, lưu trữ, nhất là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ về quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử và các văn bản quy định, hướng dẫn có liên quan về công tác văn thư, lưu trữ.

b) Công tác tổ chức nhân sự và quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ

- Sắp xếp tổ chức bộ máy về văn thư, lưu trữ; bố trí người làm văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ, chức danh nghề nghiệp theo quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ về quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ, Thông tư số 2/2021/TT-BNV ngày 11 tháng 6 năm 2021 của Bộ Nội vụ về quy định mã số, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ và xếp lương đối với ngạch công chức chuyên ngành hành chính và công chức chuyên ngành văn thư; trường hợp thay đổi, bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ trái chuyên ngành, thì phải qua bồi dưỡng nghiệp vụ theo quy định; tổ chức thi thăng hạng cho viên chức làm văn thư, lưu trữ. Thực hiện các chế độ, phụ cấp trách nhiệm, độc hại cho người làm công tác văn thư, lưu trữ đúng quy định hiện hành;

- Tiếp tục mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng chuyên đề về: soạn thảo văn bản theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ, quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử trong môi trường mạng, chỉnh lý tài liệu tích đống, xác định giá trị tài liệu, số hóa tài liệu lưu trữ,...;

- Quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.

c) Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về văn thư, lưu trữ

- Các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh tiếp tục rà soát, sửa đổi hoặc ban hành mới văn bản hướng dẫn nghiệp vụ: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, quy định tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ; hướng dẫn chọn lọc tài liệu để số hóa,...;

- Ban hành Danh mục hồ sơ năm 2022; chậm nhất dầu tháng 3/2022 phải cập nhật vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice phục vụ cho việc lập hồ sơ hiện hành đối với văn bản bằng giấy và văn bản điện tử.

d) Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý.

đ) Thẩm tra tài liệu loại tại các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý.

2. Quản lý tài liệu

a) Tại văn thư, lưu trữ cơ quan

- Đăng ký, lưu văn bản đi bằng giấy và văn bản điện tử đúng theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ;

- Bố trí diện tích nhất định làm kho bảo quản an toàn cho tài liệu lưu trữ;

- Tổ chức thu tài liệu từ các phòng, bộ phận chuyên môn; tiêu hủy tài liệu loại đúng quy định; chủ động giải quyết tài liệu tích đống theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử;

- Tổ chức thực hiện kế hoạch số hóa đối với tài liệu lưu trữ có nguy cơ hư hỏng, có tần suất sử dụng cao; có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.

b) Tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

- Lập kế hoạch và tổ chức thu tài liệu quá hạn, đến hạn của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử;

- Xây dựng hồ sơ Phông lưu trữ đang bảo quản; tổ chức chỉnh lý, hoàn thiện hồ sơ; xác định lại giá trị hồ sơ đang bảo quản phục vụ công tác số hóa tài liệu lưu trữ và tích hợp dữ liệu theo Kế hoạch số 1802/KH-UBND ngày 06 tháng 4 năm 2021 của UBND tỉnh về lưu trữ điện tử giai đoạn 2021-2025 trên địa bàn tỉnh Bến Tre;

- Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;

- Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ qua các hình thức khai thác: chứng thực, trả lời theo thư yêu cầu;

- Tổ chức thực hiện Quyết định số 2194/QĐ-TTg, ngày 24 tháng 12 năm 2021 của Thủ tướng Chính phủ về “Công bố tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ xây dựng, phát triển kinh tế- xã hội, bảo vệ chủ quyền đất nước”.

3. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

- Tiếp tục hoàn thiện Hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice phiên bản V5, nhằm đảm bảo quy định của pháp luật hiện hành.

- Cải tiến quy trình văn thư, lưu trữ của cơ quan theo quy định của pháp luật khi áp dụng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác văn thư, lưu trữ.

4. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

Cơ quan, đơn vị bố trí kinh phí mua sắm giá, hộp, bìa hồ sơ bảo quản và chỉnh lý tài liệu tích đống trong nguồn chi theo Điều 39 Luật Lưu trữ năm 2011.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

- Tham mưu UBND tỉnh và chủ trì, phối hợp với cơ quan, đơn vị có liên quan triển khai, theo dõi, báo cáo kết quả thực hiện Kế hoạch này;

- Tổ chức kiểm tra công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ tối thiểu 05 huyện; thanh tra nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; kiểm tra, hướng dẫn chuyên đề về sử dụng chữ ký số, quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử đối với 100% sở, ban, ngành tỉnh có sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT- iOffice;

- Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Viễn Thông Bến Tre hoàn thiện Hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT- iOffice phiên bản V5, phát triển tính năng “Lưu trữ điện tử” theo hướng dẫn tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

2. Các sở, ban, ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện

a) Xây dựng kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hoặc bổ sung vào chương trình công tác năm 2022 phù hợp với tình hình thực tế và tổ chức triển khai đến các đơn vị, cá nhân thuộc phạm vi quản lý.

b) Căn cứ nhu cầu thực tiễn, tiếp tục mở các lớp tập huấn văn thư, lưu trữ theo chuyên đề đã nêu tại tiết thứ 2 điểm b khoản 1 Mục II của Kế hoạch này.

c) Tổ chức sử dụng chữ ký số, số hóa toàn bộ văn bản đến bằng giấy đúng theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ; tổ chức kiểm tra việc lập hồ sơ (giấy và điện tử) của cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý. Đồng thời, có giải pháp hành chính bắt buộc phải thực hiện việc lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, đơn vị.

d) Chủ động nguồn kinh phí, lập kế hoạch và tổ chức chỉnh lý dứt điểm tài liệu tích đống để nộp vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, nhất là các cơ quan có thay đổi về tổ chức năm 2008; riêng các huyện chưa hoàn thành chỉnh lý tài liệu của Phòng Y tế, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện phải nhanh chóng khẩn trương thực hiện.

đ) UBND các huyện, thành phố tổ chức kiểm tra về công tác văn thư, lưu trữ với tỷ lệ tối thiểu 50% cơ quan chuyên môn cấp huyện và 05 xã, phường, thị trấn thuộc phạm vi quản lý.

Trên đây là Kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2022, Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố nghiêm túc triển khai thực hiện./.