HƯỚNG DẪN

TRÌNH TỰ, THỦ TỤC VÀ HỒ SƠ TẠM ỨNG, THANH QUYẾT TOÁN CÁC KHOẢN CHI CHĂM LO CHO ĐOÀN VIÊN, NGƯỜI LAO ĐỘNG TỪ NGUỒN TÀI CHÍNH CỦA LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Thực hiện Quyết định số 4291/QĐ-TLĐ ngày 01 tháng 03 năm 2022 của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam về việc ban hành Quy định về tiêu chuẩn, chế độ chi tiêu trong các cơ quan công đoàn;

Căn cứ tình hình thực tế trong hoạt động chi chăm lo cho đoàn viên, người lao động từ nguồn tài chính của Liên đoàn Lao động Thành phố Hồ Chí Minh.

Liên đoàn Lao động thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn hồ sơ tạm ứng, thanh quyết toán các khoản chi chăm lo cho đoàn viên, người lao động từ nguồn tài chính của Liên đoàn Lao động Thành phố Hồ Chí Minh, cụ thể như sau:

I. Quy trình thực hiện và thanh quyết toán:

Bước 1: Liên đoàn Lao động Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Kế hoạch (hoặc văn bản, thông báo..., gọi chung là Kế hoạch) chi chăm lo cho đoàn viên, người lao động thuộc Công đoàn Thành phố. Trong đó, nêu rõ đối tượng, phân bổ số lượng được chăm lo và quy định thời gian gửi danh sách đề xuất chăm lo về Liên đoàn Lao động Thành phố Hồ Chí Minh.

Bước 2: Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở (gọi tắt là đơn vị) căn cứ số lượng được phân bổ theo Kế hoạch chịu trách nhiệm:

+ Rà soát, thẩm định và đảm bảo tính chính xác của đối tượng chăm lo theo Kế hoạch của LĐLĐ Thành phố (hồ sơ chứng minh của đối tượng đủ điều kiện do đơn vị thẩm định, được lưu tại đơn vị và xuất trình khi có đợt thanh kiểm tra theo yêu cầu).

+ Tổng hợp và đề xuất danh sách đoàn viên, người lao động thuộc đối tượng chăm lo gửi về Liên đoàn Lao động Thành phố Hồ Chí Minh đúng biểu mẫu và thời gian quy định của Kế hoạch (thông qua Ban chuyên đề trực tiếp tham mưu Kế hoạch, gọi tắt là Ban chuyên đề). Quá thời gian quy định, đơn vị không gửi danh sách đề xuất thì xem như không có đối tượng chăm lo và sẽ không được hỗ trợ kinh phí.

Bước 3: Sau khi Liên đoàn Lao động Thành phố phê duyệt danh sách đề xuất và Ban Chuyên đề thông báo cho các đơn vị, đơn vị tạm ứng kinh phí để thực hiện hiện chi chăm lo theo danh sách được duyệt. Trường hợp đơn vị không cân đối được nguồn kinh phí để tạm ứng chi, đơn vị có văn bản đề nghị Liên đoàn Lao động Thành phố Hồ Chí Minh tạm ứng kinh phí (qua Ban Tài chính) để thực hiện.

Bước 4: Trong vòng 15 ngày kể từ ngày kết thúc đợt chăm lo cho đoàn viên, người lao động theo Kế hoạch hoặc trong vòng 15 ngày kể từ ngày kết thúc chi chăm lo đợt cuối cùng đối với các đơn vị thực hiện chi nhiêu đợt (đơn vị thông báo bằng văn bản về việc chi nhiều đợt gửi Ban chuyên đề theo dõi), đơn vị phải gửi toàn bộ hồ sơ quyết toán (bản chính) về Ban chuyên đề.

Trường hợp quá thời hạn nêu tại bước 4 mà đơn vị không gửi hồ sơ quyết toán hoặc hồ sơ quyết toán đã gửi nhưng danh sách thực chi không đúng với danh sách đã được Liên đoàn lao động Thành phố Hồ Chí Minh phê duyệt thì Liên đoàn Lao động Thành phố Hồ Chí Minh từ chối thanh toán và đơn vị phải hoàn trả phần kinh phí đã tạm ứng cho Liên đoàn Lao động Thành phố Hồ Chí Minh đối với các trường hợp không đủ điều kiện thanh quyết toán (nếu có).

Trong vòng 07 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ từ các đơn vị, Ban chuyên đề phối hợp với Ban Tài chính chuyển kinh phí thanh quyết toán cho các đơn vị.

II. Quy định hồ sơ tạm ứng, thanh toán, thanh toán tạm ứng gửi về Liên đoàn Lao động Thành phố qua Ban Chuyên đề

1. Hồ sơ tạm ứng:

- Công văn của đơn vị đề nghị tạm ứng kinh phí từ Liên đoàn Lao động Thành phố Hồ Chí Minh (bản chính);

- Danh sách đoàn viên, NLĐ đề xuất chăm lo theo Kế hoạch đã được LĐLĐ Thành phố phê duyệt (bản photo).

2. Hồ sơ thanh toán, thanh toán tạm ứng (bản chính):

- Công văn đề nghị thanh toán hoặc công văn đề nghị thanh toán tạm ứng của đơn vị theo số tiền thực chi;

- Danh sách đoàn viên, NLĐ đề xuất chăm lo theo Kế hoạch đã được LĐLĐ Thành phố phê duyệt

- Danh sách ký nhận của đoàn viên, người lao động được chi chăm lo có xác nhận, đóng dấu của đơn vị (đoàn viên, người lao động phải có tên trong danh sách đã được phê duyệt trước đó);

- Chứng từ gốc theo quy định do đơn vị đứng tên người mua hàng (hợp đồng, báo giá, hóa đơn, thanh lý hợp đồng... Riêng báo giá, hóa đơn tài chính phải có chữ ký xác nhận của đơn vị). Trường hợp Kế hoạch của LĐLĐ Thành phố Hồ Chí Minh (hoặc LĐLĐ Thành phố Hồ Chí Minh có thông báo riêng) hướng dẫn tách nguồn chi thì chứng từ gốc phải được đơn vị tách riêng theo từng nguồn kinh phí quyết toán.

III. Quy định về chứng từ gốc (bản chính) đối với các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ

1. Giá trị thanh toán dưới 200.000 đồng: Hóa đơn tài chính hoặc bảng kê mua hàng.

2. Giá trị thanh toán từ 200.000 đồng đến dưới 5.000.000 đồng: Hóa đơn tài chính

3. Giá trị thanh toán từ 5.000.000 đồng đến dưới 20.000.000 đồng: 01 báo giá, Hóa đơn tài chính

4. Giá trị thanh toán từ 20.000.000 đồng đến dưới 50.000.000 đồng:

- 01 báo giá;

- 01 Hợp đồng;

- 01 Biên bản thanh lý hợp đồng hoặc 01 Biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng;

- Hóa đơn tài chính.

5. Giá trị thanh toán từ 50.000.000 đồng đến dưới 100.000.000 đồng: thực hiện quy trình chỉ định thầu rút gọn, hồ sơ thanh toán gồm:

- Tờ trình phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu (lưu tại đơn vị);

- Quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu;

- Thông báo mời chào giá (gửi đích danh đơn vị dự kiến chỉ định, thời gian đơn vị cung cấp báo giá ít nhất 3 ngày làm việc, ghi rõ nội dung yêu cầu thực hiện);

- 01 báo giá;

- Biên bản thương thảo hợp đồng (lưu tại đơn vị);

- Tờ trình phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu (lưu tại đơn vị);

- Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu;

- 01 Hợp đồng;

- 01 Biên bản thanh lý hợp đồng hoặc 01 Biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng;

- Hóa đơn tài chính.

6. Giá trị thanh toán từ 100.000.000 đồng đến dưới 200.000.000 đồng: thực hiện quy trình chào hàng cạnh tranh rút gọn, hồ sơ thanh toán gồm:

- Tờ trình phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu (lưu tại đơn vị);

- Quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu;

- Thông báo mời chào giá (thời gian đơn vị cung cấp báo giá ít nhất 3 ngày làm việc, ghi rõ nội dung yêu cầu thực hiện);

- 03 báo giá;

- 01 Biên bản thương thảo hợp đồng (lưu tại đơn vị);

- Tờ trình phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu (lưu tại đơn vị);

- Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu;

- 01 Hợp đồng;

- 01 Biên bản thanh lý hợp đồng hoặc 01 Biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng;

- Hóa đơn tài chính.

7. Giá trị thanh toán từ 200.000.000 đồng đến dưới 2.000.000.000 đồng: thực hiện quy trình chào hàng cạnh tranh thông thường (đăng thông tin mời trên website: http://muasamcong.mpi.gov.vn), hồ sơ thanh toán gồm:

- Dự toán gói thầu được phê duyệt, kế hoạch lựa chọn nhà thầu, báo cáo thẩm định kế hoạch lựa chọn nhà thầu;

- Hồ sơ yêu cầu, báo cáo thẩm định hồ sơ yêu cầu, quyết định phê duyệt hồ sơ yêu cầu;

- Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu, báo cáo thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu;

- Quyết định phê duyệt nhà thầu, biên bản thương thảo hợp đồng, hợp đồng, biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng, hóa đơn tài chính.

8. Giá trị thanh toán (giá trị gói thầu) trên 2.000.000.000 đồng: thực hiện quy trình đấu thầu rộng rãi theo quy định của Luật đấu thầu, hồ sơ thanh toán giống như mục số 7 (thay hồ sơ yêu cầu bằng hồ sơ mời thầu)

9. Ngoài ra, các trường hợp mua sắm hàng hóa, dịch vụ thuộc các nội dung quy định tại điều 3, Quyết định 17/2019/QĐ-TTg thì áp dụng hình thức Lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt, hồ sơ gồm:

- Tờ trình phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu (lưu tại đơn vị);

- Quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu;

- 01 Biên bản thương thảo hợp đồng (lưu tại đơn vị);

- Tờ trình phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu (lưu tại đơn vị);

- Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu;

- 01 Hợp đồng;

- 01 Biên bản thanh lý hợp đồng hoặc 01 Biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng;

- Hóa đơn tài chính.

Ghi chú:

Thực hiện chuyển khoản thanh toán đối với chi mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.

Trên đây là hướng dẫn hồ sơ tạm ứng, thanh quyết toán các khoản chi chăm lo cho đoàn viên, người lao động từ nguồn tài chính của Liên đoàn Lao động Thành phố Hồ Chí Minh. Trong quá trình thực hiện có vướng mắc, đề nghị các đơn vị kịp thời phản ánh về LĐLĐ Thành phố (qua Ban Tài chính) để được giải quyết./.