CÔNG ƯỚC

VỀ XOÁ BỎ VIỆC HỢP PHÁP HOÁ GIẤY TỜ CÔNG VỤ CỦA NƯỚC NGOÀI¹

(Kí ngày 5/10/1961)

CÁC NƯỚC KÍ CÔNG ƯỚC NÀY,

MONG MUỐN xoá bỏ yêu cầu về hợp pháp hoá ngoại giao lãnh sự các giấy tờ công vụ của nước ngoài,

ĐÃ QUYẾT ĐỊNH KÍ Công ước về việc này với những điều khoản sau:

Điều 1

Công ước này áp dụng thi hành trên lãnh thổ của một Nước kí kết khác.

Công ước này áp dụng đối với các giấy tờ công vụ được ban hành trên lãnh thổ của một nước kí kết nhưng được thi hành trên lãnh thổ của một nước kí kết khác.

Với mục đích của Công ước này, các giấy tờ công vụ bao gồm:

(a) giấy tờ được ban hành bởi cơ quan hoặc người có thẩm quyền có liên quan đến toà án hoặc cơ quan tài pháp của nước đó, bao gồm các giấy tờ được Cơ quan công tố, nhân viên toà án hoặc một thừa phát lại ("huissier de justice") ban hành;

(b) giấy tờ hành chính;

(c) giấy tờ công chứng;

(d) các xác nhận chính thức trên văn bản được kí bởi những người trên cơ sở thẩm quyền riêng của họ, như những xác nhận chính thức ghi nhận việc đăng kí của một giấy tờ hoặc xác nhận sự thật rằng giấy tờ đó tồn tại từ một ngày nhất định và được công chứng viên có thẩm quyền kí.

Tuy nhiên, Công ước này sẽ không áp dụng đối với:

(a) Những văn bản được lập bởi cơ quan ngoại giao và cơ quan lãnh sự;

(b) Những giấy tờ hành chính trực tiếp giải quyết các vụ việc thương mại hoặc hải quan.

Điều 2

Mỗi Bên kí kết miễn hợp pháp hoá các giấy tờ theo Công ước này khi giấy tờ đó được sử dụng trên lãnh thổ nước mình. Vì mục đích của Công ước này, hợp pháp hoá được hiểu là những thủ tục chính thức do cơ quan ngoại giao hoặc cơ quan lãnh sự của nước của nước mà giấy tờ được sử dụng xác nhận về chữ kí, thẩm quyền của người kí, năng lực của người kí thi hành văn bản, và trong một số trường hợp, xác nhận con dấu và tem xác nhận trên giấy tờ đó.

Điều 3

Thủ tục duy nhất có thể được yêu cầu nhằm chứng thực chữ kí, thẩm quyền của người kí, và xác nhận về con dấu, tem dán có trên văn bản là phần bổ sung cho chứng nhận được miêu tả tại Điều 4, được ban hành bởi cơ quan có thẩm quyền của Quốc gia đã lập nên văn bản đó.

Tuy nhiên, không được yêu cầu việc thực hiện thủ tục như đề cập trong khoản trên nếu các luật, quy định hoặc thực tiễn áp dụng tại một nước đang có hiệu lực tại quốc gia đã lập nên văn bản đó; hoặc theo một thoả thuận giữa hai hay nhiều quốc gia thành viên đã bãi bỏ, đơn giản hoá hoặc miễn cho văn bản đó không phải tiến hành hợp pháp hoá.

Điều 4

Giấy chứng nhận nêu tại khoản 1 của Điều 3 được đưa vào chính văn bản hoặc bằng một bản đính kèm “allonge”, theo mẫu đi kèm trong Công ước này.

Tuy nhiên, giấy chứng nhận này có thể được thảo ra theo ngôn ngữ chính thức của cơ quan xác nhận. Những điều khoản cơ bản có thể được viết bằng ngôn ngữ thứ hai. Tựa đề "Ghi bên lề văn kiện (trong Hiệp ước La Haye ngày 5/10/1961) " phải được viết bằng tiếng Pháp.

Điều 5

Giấy chứng nhận này sẽ được cung cấp theo yêu cầu của người kí hoặc của bất kì người nào cầm giữ văn bản.

Khi đã hoàn toàn hợp thức, giấy chứng nhận sẽ xác nhận tính xác thực của chữ kí, năng lực của người tham gia kí kết và nhận dạng con dấu hay tem dán có trong văn bản.

Chữ kí, con dấu và tem dán trong phần chứng nhận được miễn hợp pháp hoá.

Điều 6

Mỗi Nước kí kết, căn cứ theo chức năng các cơ quan của nước mình, chỉ định cơ quan có thẩm quyền cấp xác nhận theo quy định tại khoản 1 Điều 3.

Các Nước kí kết cần thông báo về việc chỉ định cơ quan này của mình cho Bộ Ngoại giao Hà Lan tại thời điểm nộp văn kiện phê chuẩn hoặc tại thời điểm gia nhập hoặc tại thời điểm tuyên bố gia hạn. Cũng cần thông báo nếu có sự thay đổi về việc chỉ định này.

Điều 7

Cơ quan được chỉ định theo quy định tại Điều 6 cần giữ một bản đăng kí hoặc thư mục trong đó ghi lại các xác nhận đã cấp, cụ thể:

(a) số và ngày cấp xác nhận,

(b) tên và chức vụ của người kí giấy tờ công vụ đó, hoặc trong trường hợp giấy tờ không có chữ kí, tên của cơ quan đã đóng dấu hoặc dán tem xác nhận.

Theo yêu cầu của người có liên quan, cơ quan có thẩm quyền chứng thực sẽ xác nhận việc một giấy tờ được chứng thực có được ghi trong bản đăng kí hoặc thư mục đó hay không.

Điều 8

Khi một Hiệp định, Công ước hoặc Thoả thuận giữa hai hoặc nhiều Nước kí kết chứa đựng những quy định về việc chứng nhận chữ kí, con dấu, tem xác nhận theo những thủ tục nhất định, Công ước này chỉ loại bỏ những quy định đó nếu các thủ tục này nghiêm ngặt hơn thủ tục được quy định tại Điều 3 và Điều 4.

Điều 9

Mỗi Nước kí kết phải tiến hành những biện pháp cần thiết để ngăn chặn việc các cơ quan ngoại giao hoặc lãnh sự tiến hành hợp pháp hoá trong trường hợp Công ước này quy định phải miễn trừ..

Điều 10

Công ước này được mở để những quốc gia tham dự tại kì họp thứ 9 Hội nghị Hague về Luật Tư pháp quốc tế và các nước Iceland, Ai-len, Liechtenstein và Thổ Nhĩ Kì kí.

Công ước cần phải được phê chuẩn, văn kiện phê chuẩn được lưu tại Bộ Ngoại giao Hà Lan.

Điều 11

Công ước này sẽ có hiệu lực sau 60 ngày kể từ ngày lưu chiểu văn kiện phê chuẩn thứ 3 theo quy định tại khoản 2 Điều 10.

Công ước có hiệu lực với các nước kí kết sau sáu mươi ngày kể từ ngày nộp văn kiện phê chuẩn.

Điều 12

Bất cứ quốc gia nào không được nhắc đến tại Điều 10 có thể gia nhập Công ước này sau khi nó có hiệu lực theo quy định tại khoản 1 Điều 11. Văn kiện gia nhập sẽ được gửi tới Bộ ngoại giao Hà Lan.

Việc gia nhập chỉ có hiệu lực đối với mối quan hệ giữa nước đang tiến hành gia nhập và những nước đã tham gia kí kết nếu các nước đó không phản đối việc gia nhập này trong vòng 6 tháng sau khi nhận được thông báo theo điểm d khoản 6 Điều 14. Phản đối sẽ được thông báo tới Bộ ngoại giao Hà Lan.

Công ước sẽ có hiệu lực giữa các nước đang tiến hành gia nhập và những nước mà không phản đối việc gia nhập đó trong vòng 60 ngày sau khi hết thời hạn 6 tháng được đề cập trong đoạn văn trên.

Điều 13

Tại thời điểm kí kết, thông qua hay gia nhập, bất cứ quốc gia nào đều có thể tuyên bố về việc mở rộng áp dụng Công ước với một, một số hoặc tất cả các lãnh thổ mà họ có trách nhiệm trong quan hệ quốc tế. Tuyên bố này sẽ có hiệu lực vào ngày bắt đầu có hiệu lực của Hiệp định đối với những nước có liên quan.

Sau thời điểm đó, việc mở rộng sẽ phải được thông báo đến Bộ ngoại giao Hà Lan.

Khi một tuyên bố về sự mở rộng được một Nước đã kí và phê chuẩn Công ước đưa ra, Công ước sẽ có hiệu lực đối với những phần lãnh thổ liên quan theo quy định của Điều 11. Khi tuyên bố về sự mở rộng được lập bởi một Nước đã gia nhập, Công ước này áp dụng đối với lãnh thổ có liên quan theo quy định của Điều 12.

Điều 14

1. Công ước có giá trị 5 năm kể từ ngày có hiệu lực theo quy định tại khoản 1 Điều11, đối với các nước phê chuẩn cũng như các nước gia nhập.

2. Nếu không có phản đối, Công ước sẽ tự động duy trì hiệu lực 5 năm một khi hết thời hạn kể trên.

3. Mọi sự phản đối sẽ được thông báo tới Bộ ngoại giao Hà Lan ít nhất là 6 tháng trước khi kết thúc giai đoạn 5 năm đã nêu.

4. Điều này có thể được giới hạn đối với một số nhất định các lãnh thổ mà Hiệp định áp dụng.

5. Việc phản đối sẽ chỉ có hiệu lực với những quốc gia đã đưa ra thông báo về việc phản đối đó. Công ước vẫn có hiệu lực đối với các quốc gia tham gia còn lại.

Điều 15

Bộ ngoại giao Hà Lan sẽ gửi thông báo cho các quốc gia được nêu tại Điều 10, và các nước gia nhập theo quy định tại Điều 12, về những nội dung sau:

(a) Những thông báo đã nêu tại khoản 2 Điều 6;

(b) Việc kí kết và phê chuẩn theo quy định của Điều 10;

(c) Thời điểm Công ước bắt đầu có hiệu lực theo quy định tại khoản 1 Điều 11;

(d) Việc gia nhập và sự phản đối được quy định tại Điều 12 và thời điểm việc gia nhập đó có hiệu lực.

(e) Sự mở rộng theo quy định tại Điều 13 và thời điểm việc mở rộng đó có hiệu lực;

(f) Những phản đối theo quy định tại khoản 3 Điều 14.

Để làm bằng, các đại diện dưới đây có thẩm quyền, đã kí Công ước này.

LÀM TẠI Hague, ngày 5 tháng 10 năm 1961, thành một bản duy nhất bằng tiếng Pháp và tiếng Anh được lưu chiểu tại cơ quan lưu trữ của Chính phủ Hà Lan, bản tiếng Pháp có giá trị ưu tiên trong trường hợp có sự khác nhau giữa hai bản, và thông qua kênh ngoại giao các bản sao có chứng thực sẽ được gửi đến các quốc gia tham dự Hội nghị Hague lần thứ 9 về Luật Tư pháp Quốc tế cũng như gửi đến Iceland, Ireland, Liechtenstein và Thổ Nhĩ Kì.