CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG QUÁ TRÌNH SẮP XẾP TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA HỆ THỐNG CHÍNH TRỊ THEO KẾT LUẬN SỐ 127-KL/TW NGÀY 28/02/2025 CỦA BỘ CHÍNH TRỊ

Thực hiện Văn bản số 414/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2025 của Bộ Nội vụ về tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW ngày 28/02/2025 của Bộ Chính trị; Văn bản số 851/BNV-CVT&LTNN ngày 01/4/2025 của Bộ Nội vụ về số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị; Kế hoạch số 243-KH/TU ngày 03/4/2025 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy Thái Nguyên và Ban Thường vụ Tỉnh ủy Bắc Kạn về phối hợp thực hiện Kết luận số 137- KL/TW ngày 28/3/2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về Đề án sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương hai cấp.

Để công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục, bảo đảm quản lý an toàn tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn, Chủ tịch Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh yêu cầu:

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu[1]; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn

1.1. Chỉ đạo thực hiện thống kê, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, lập Danh mục toàn bộ hồ sơ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hiện có; chịu trách nhiệm bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy cho đến khi tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu được bàn giao cho Lưu trữ lịch sử tỉnh và cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

1.2. Chỉ đạo thực hiện nộp toàn bộ hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của pháp luật; bàn giao tài liệu khác cho Lưu trữ lịch sử tỉnh tạm thời quản lý hoặc phối hợp quản lý.

Đối với các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thực hiện giao nộp tài liệu xong trước ngày 31/7/2025; cơ quan, tổ chức cấp huyện thực hiện giao nộp tài liệu xong trước ngày 30/6/2025. Đối với UBND các xã, phường, thị trấn: Trước khi sáp nhập, thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu, lập danh mục hồ sơ tài liệu vĩnh viễn và danh mục hồ sơ tài liệu có thời hạn của từng xã, phường, thị trấn; đóng gói, xác định khối lượng; ngay sau khi sáp nhập chuyển toàn bộ tài liệu về tập kết, bảo quản tại Kho lưu trữ của đơn vị cấp xã mới.

1.3. Bố trí kho tàng, trang thiết bị, nhân lực cần thiết để tập hợp, bảo vệ, bảo quản an toàn toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu thuộc phạm vi quản lý hoặc các biện pháp cấp bách khác phù hợp với điều kiện thực tế để bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục và an toàn tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy.

1.4. Bố trí nguồn lực để thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức trước khi kết thúc hoạt động và trước khi được tổ chức lại, trong đó tập trung số hóa các tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, tài liệu đang phục vụ hoạt động quản lý điều hành và nhu cầu của người dân, cơ quan, tổ chức. Việc số hóa tài liệu lưu trữ cần tuân thủ quy định của pháp luật về lưu trữ, pháp luật khác có liên quan.

1.5. Tuyệt đối không để xảy ra việc chiếm giữ, chuyển giao, tiêu hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không được làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

1.6. Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới cần kịp thời chỉ đạo:

- Đăng ký mở mới hoặc mở lại tài khoản của tổ chức, lãnh đạo, văn thư trên Hệ thống để bảo đảm việc phát hành và tiếp nhận văn bản; đăng ký cấp con dấu và chứng thư chữ kí số chuyên dùng công vụ theo quy định;

- Phối hợp với Lưu trữ lịch sử tỉnh, đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống và các đơn vị, cá nhân liên quan tiếp nhận tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu về những công việc chưa hoàn thành thuộc thẩm quyền quản lý để tiếp tục giải quyết;

- Tiếp nhận tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý và tài liệu tại các phòng, kho tập kết trên địa bàn quản lý; phối hợp với Lưu trữ lịch sử xây dựng phương án xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu đó.

2. Sở Khoa học và Công nghệ

2.1. Xác định, khoanh vùng phạm vi tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trong Hệ thống theo từng tài khoản của cơ quan, tổ chức, cá nhân; trong đó trên cơ sở danh mục công việc chưa hoàn thành của các đơn vị, cá nhân, xác định phạm vi dữ liệu và lập danh sách tài khoản của tổ chức, cá nhân còn công việc chưa hoàn thành; chuẩn bị phương án bàn giao khi có chỉ đạo.

2.2. Thống kê và báo cáo UBND tỉnh, Sở Nội vụ về hệ thống mã định danh tài liệu, mã hồ sơ, kí hiệu văn bản đang sử dụng trong Hệ thống để làm cơ sở đặt mã định danh tài liệu, mã hồ sơ và kí hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức sau sắp xếp tổ chức bộ máy được thống nhất, đồng bộ, tránh trùng lặp.

2.3. Có phương án sử dụng tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong Hệ thống để phục vụ nhu cầu cấp thiết của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

2.4. Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy cần kịp thời thực hiện một số nhiệm vụ sau:

- Đóng tài khoản của tổ chức, cá nhân đối với cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động ngay sau khi có quyết định về sắp xếp tổ chức bộ máy;

- Cập nhật hệ thống mã định danh tài liệu, mã hồ sơ, kí hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức mới, bảo đảm Hệ thống hoạt động thông suốt;

- Mở tài khoản cho cơ quan, tổ chức, cá nhân mới, bảo đảm kết nối với tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu liên quan trước đó để bảo đảm không gián đoạn việc giải quyết công việc trên Hệ thống;

- Trích xuất và đóng gói tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị đã ngừng hoạt động bàn giao cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

3. Sở Tài chính: Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh bố trí diện tích các Kho bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ các cấp và ngân sách để thực hiện đề án, dự án, kế hoạch tiếp nhận, quản lý, xử lý nghiệp vụ đối với tài liệu của các cơ quan, tổ chức sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

4. Sở Nội vụ

4.1. Ban hành Kế hoạch để triển khai thực hiện Chỉ thị này và các yêu cầu, nhiệm vụ khác có liên quan của các cơ quan, tổ chức, đơn vị, địa phương, công chức, viên chức, người lao động được quy định chi tiết tại Công văn số 414/BNV- VTLTNN ngày 19/3/2025 của Bộ Nội vụ.

4.2. Tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh bố trí nguồn lực bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu tại các phòng, kho đã được Lưu trữ lịch sử tỉnh xác nhận, niêm phong cho đến khi bàn giao cho cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý sau sắp xếp bộ máy.

4.3. Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy cần kịp thời thực hiện một số nhiệm vụ sau:

- Tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh ban hành danh mục mã định danh tài liệu, hồ sơ và kí hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức hình thành sau sắp xếp tổ chức bộ máy thuộc phạm vi quản lý;

- Tham mưu UBND tỉnh đề án, dự án quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu của các cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy;

- Phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ xây dựng phương án bàn giao, tích hợp tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong Hệ thống.

4.4. Tham mưu thực hiện việc số hóa tài liệu của các cơ quan, tổ chức trước, trong và sau khi sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh đảm bảo theo quy định.

4.5. Thường trực hướng dẫn, giải đáp vướng mắc của các cơ quan, tổ chức, cá nhân về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trước, trong và sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các ban, ngành, đoàn thể; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn và các đơn vị, tổ chức liên quan có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc Chỉ thị này./.