CHỈ THỊ

VỀ VIỆC GIẢM VĂN BẢN, GIẤY TỜ HÀNH CHÍNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC.

Văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước là yêu cầu tất yếu nhằm bảo đảm cho công tác chỉ đạo, điều hành và trao đổi thông tin giữa các cơ quan hành chính nhà nước và trong nội bộ từng cơ quan.

Trong những năm qua, với sự phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh; đồng thời các quy định, chủ trương, chính sách của nhà nước ngày càng hoàn thiện, yêu cầu việc chấp hành kỷ cương hành chính ngày càng chặt chẽ, đòi hỏi văn bản hành chính để thông tin báo cáo, chỉ đạo điều hành, giải quyết công việc phải nhiều hơn, thường xuyên hơn nên số lượng văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh ta tăng lên đáng kể. Văn bản, giấy tờ hành chính phần nào đã mang lại hiệu quả nhất định trong chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ trong các cơ quan hành chính nhà nước, góp phần vào sự phát triển chung của tỉnh.

Mặt khác, trong quá trình thực hiện cải cách thủ tục hành chính, nhất là việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đã tạo điều kiện để các cơ quan hành chính nhà nước cải tiến công tác văn thư và quản lý văn bản, giấy tờ hành chính; có thêm nhiều công cụ, hình thức tiến bộ hơn để trao đổi thông tin, chỉ đạo điều hành để làm giảm số lượng các giấy tờ, văn bản hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.

Tuy nhiên, hiện nay ở tỉnh ta tình trạng lạm dụng văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước còn khá phổ biến, việc in ấn, sao chụp và gửi văn bản, tài liệu còn tùy tiện, lãng phí với những biểu hiện cụ thể như: Chưa ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin trong trao đổi thông tin và chỉ đạo điều hành mà gửi giấy tờ, văn bản hành chính, nhất là một số loại công việc không cần yếu tố pháp lý; sao gửi các văn bản của cấp trên, của Trung ương khá nhiều; cùng một nội dung gửi văn bản cho nhiều người, nhiều tổ chức trong một cơ quan; văn bản gửi vượt cấp; gửi đến cấp trên những văn bản không cần thiết; văn bản phải chuyển lòng vòng; văn bản báo báo còn dài dòng...

Để thực hiện tốt chủ trương cải cách hành chính, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, nhất là giảm một cách căn bản văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước theo tinh thần Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ; tăng cường thực hiện các công cụ, phương tiện hiện đại trong trao đổi thông tin và chỉ đạo, điều hành; đưa việc quản lý, phát hành, sử dụng giấy tờ, văn bản hành chính đi vào nền nếp; nâng cao chất lượng công tác thông tin báo cáo, chỉ đạo điều hành và phục vụ nhân dân của các cơ quan hành chính nhà nước, Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ thị Thủ trưởng các cơ quan hành chính nhà nước, cơ quan sự nghiệp thuộc tỉnh (sau đây gọi tắt là các sở, ngành), Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố (sau đây gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp huyện) tổ chức thực hiện tốt các giải pháp sau:

1. Tổ chức thực hiện trong cơ quan và chỉ đạo các cơ quan trực thuộc, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn xem xét sửa đổi Quy chế làm việc; xây dựng hoàn thiện quy trình tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản một cách hợp lý và khoa học, chú ý xem xét cải tiến việc in ấn, phát hành các loại văn bản giấy tờ hành chính, quản lý chặt chẽ việc sao chụp và gửi các văn bản, giấy tờ hành chính trong nội bộ cũng như ra ngoài cơ quan, đơn vị mình theo tinh thần triệt để tiết kiệm, chống lãng phí; nhanh chóng đưa công tác văn thư vào trật tự, nền nếp.

2. Giao nhiệm vụ cụ thể việc quản lý và phát hành văn bản hành chính cho Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính kiểm tra việc gửi văn bản phải theo đúng những nơi nhận cần thiết là các cơ quan thẩm quyền có chức năng tổ chức thực hiện, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản. Các văn bản, giấy tờ hành chính cần thiết để thực hiện chức năng, thẩm quyền hành chính trong xử lý công việc như quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt, chương trình, kế hoạch, tờ trình và các văn bản chỉ đạo, điều hành phải gửi đúng địa chỉ là cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm, thẩm quyền xử lý và thực hiện công việc; không gửi cho cá nhân, cơ quan, đơn vị để biết, để tham khảo hoặc để thay cho báo cáo công việc đã làm. Đặc biệt phải chấn chỉnh, chấm dứt tình trạng gửi văn bản vượt cấp của các đơn vị trực thuộc sở, ngành, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn, các thôn, khu phố...

3. Chỉ đạo và tổ chức có hiệu quả công tác cải cách thủ tục hành chính:

- Tích cực xem xét, rà soát các quy định về thủ tục hành chính, công khai hóa những thủ tục cần thiết cho việc giải quyết những công việc của tổ chức, cá nhân, kiên quyết loại bỏ các loại giấy tờ bất hợp lý, không thật cần thiết, nghiêm cấm việc các cơ quan, công chức tự đặt ra những loại giấy tờ trái quy định.

- Chuẩn hóa, ban hành đồng bộ, công khai các loại mẫu biểu, giấy tờ hành chính cần thiết để giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức; các mẫu biểu, giấy tờ hành chính phải thống nhất với quy định của Bộ, ngành Trung ương, thể thức kỹ thuật trình bày đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng.

- Nghiên cứu đưa vào ứng dụng các loại giấy tờ văn bản hành chính có thể thực hiện được nhiều chức năng, giải quyết nhiều loại công việc trong một cấp quản lý, một cơ quan quản lý hoặc liên thông giữa các sở, ngành, giữa cấp trên với cấp dưới; các việc liên quan đến công việc chính đều được thể hiện trong mẫu đơn, giấy phép để nhân dân, tổ chức có nhu cầu đăng ký và cơ quan quản lý cho phép thực hiện theo quy định.

4. Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin, từng bước thay thế cơ bản việc dùng văn bản, giấy tờ hành chính trong công tác thông tin báo cáo, công tác chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc.

- Ban hành quy định trong việc khai thác mạng tin học diện rộng (WAN), Internet giữa các sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện với Ủy ban nhân dân tỉnh; giữa các sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện với nhau và với cấp dưới trong trao đổi thông tin, lấy ý kiến góp ý dự thảo văn bản, cập nhật đầy đủ kịp thời các văn bản quy phạm pháp luật của Trung ương, địa phương, văn bản chỉ đạo của cấp trên phục vụ cho việc tra cứu của cán bộ, công chức thừa hành công vụ, hạn chế thấp nhất việc sao chụp văn bản nhận được từ cấp trên gửi cho các cơ quan, đơn vị trực thuộc, công chức trong cơ quan.

- Trong từng cơ quan, đơn vị phải ứng dụng tốt 2 phần mềm dùng chung: Phần mềm "Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc" trong quy trình soạn thảo, góp ý, xét duyệt và ban hành văn bản hành chính; phần mềm "Trang Thông tin điện tử phục vụ điều hành" trong xây dựng Chương trình công tác, Điều hành (giao việc, nhận việc, thông tin điều hành), công tác hành chính quản trị, quản trị nhân sự trong nội bộ cơ quan.

5. Chỉ đạo Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; các thôn, khu phố quản lý và khai thác tốt Công báo tỉnh được cấp để phục vụ cho cán bộ, công chức nghiên cứu, các chủ trương, chính sách của tỉnh, huyện và tuyên truyền chủ trương, chính sách cho nhân dân.

6. Cải tiến công tác báo cáo tình hình theo hướng ngắn gọn, đi vào trọng tâm; đáp ứng tốt yêu cầu của cơ quan quản lý cấp trên.

Ngoại trừ những lĩnh vực theo yêu cầu của Trung ương, Ủy ban nhân dân tỉnh quy định phải báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng. Các lĩnh vực khác cần lồng ghép việc báo cáo các lĩnh vực công tác chuyên biệt trong báo cáo thực hiện nhiệm vụ chung của một cơ quan, không yêu cầu mỗi cơ quan báo cáo định kỳ riêng từng lĩnh vực công việc hàng tháng, quý, 6 tháng.

7. Riêng việc gửi văn bản, giấy tờ hành chính cho Ủy ban nhân dân tỉnh được quy định như sau:

- Nếu không có yêu cầu của Ủy ban nhân dân tỉnh thì các cơ quan trực thuộc sở, ngành; cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; các thôn, khu phố... không gửi văn bản về Ủy ban nhân dân tỉnh mà chỉ gửi đến cấp quản lý trực tiếp để xem xét giải quyết. Trường hợp công việc thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân tỉnh thì sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện là cấp trên quản lý trực tiếp đơn vị đó mới gửi văn bản đến Ủy ban nhân dân tỉnh để xem xét giải quyết; không cùng một văn bản gửi cho nhiều cấp, nhiều ngành. Các trường hợp văn bản hành chính gửi vượt cấp, Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chuyển trả lại cấp trên trực tiếp của đơn vị đồng thời yêu cầu cấp trên của đơn vị tiến hành kiểm điểm về ý thức chấp hành đơn vị gửi vượt cấp.

- Các sở, ngành, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện khi gửi các báo cáo, văn bản hành chính khác cho Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ gửi 01 bản cho Ủy ban nhân dân tỉnh, không đồng thời gửi nhiều văn bản cùng một nội dung cho cả Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Trừ các trường hợp bức xúc khẩn cấp, đòi hỏi Ủy ban nhân dân tỉnh phải xem xét giải quyết ngay; các văn bản hành chính đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết công việc có liên quan đến chức năng tham mưu của các cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân tỉnh thì cơ quan đề nghị gửi văn bản cho Ủy ban nhân dân tỉnh thông qua cơ quan chuyên môn 02 bản: 01 bản để cơ quan chuyên môn lưu, 01 bản cơ quan chuyên môn gửi kèm theo văn bản tham mưu, đề xuất của cơ quan mình cho Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết, nhằm giảm bớt khâu chuyển văn bản lòng vòng nhiều lần không cần thiết.

Giao Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì cùng các cơ quan chức năng nghiên cứu để hướng dẫn cụ thể việc gửi các loại văn bản này.

- Không gửi cho Ủy ban nhân dân tỉnh các văn bản do các sở, ngành yêu cầu báo cáo chuyên đề để tổng hợp báo cáo chung cho Ủy ban nhân dân tỉnh;

- Các sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện không gửi các văn bản giải quyết công việc, văn bản chỉ đạo, điều hành nội bộ cơ quan, cấp dưới cho Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Cải tiến công tác báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất về tình hình kinh tế - xã hội của từng ngành, địa phương; việc tham mưu các kế hoạch, chương trình hành động của Ủy ban nhân dân tỉnh...theo hướng ngắn gọn, đi vào trọng tâm, trọng điểm, đáp ứng yêu cầu quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh; các số liệu tình hình, việc phân công nhiệm vụ cụ thể...đưa vào bảng biểu, phụ lục kèm theo.

- Các Hội và tổ chức khác do Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định thành lập không phải gửi báo cáo định kỳ hàng tháng, quý về tình hình hoạt động của đơn vị mình về Ủy ban nhân dân tỉnh.

Chỉ thị này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày, kể từ ngày ký ban hành.

Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra các cơ quan hành chính, sự nghiệp các cấp trong tỉnh thực hiện nghiêm Chỉ thị này.