CHỈ THỊ

VỀ VIỆC GIẢM VĂN BẢN, GIẤY TỜ HÀNH CHÍNH VÀ GIẢM CÁC CUỘC HỌP HỘI NGHỊ, HỘI THẢO TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ THUỘC BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

Trong thời gian qua, cùng với quá trình cải cách hành chính, việc sử dụng văn bản, giấy tờ giao dịch; tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ đã từng bước cải tiến, có nhiều tiến bộ giúp việc chỉ đạo, điều hành và thực hiện nhiệm vụ được tiến hành thống nhất, đồng đều và có sự phối hợp tốt giữa các đơn vị có liên quan. Tuy nhiên, tình trạng lạm dụng văn bản, giấy tờ hành chính trong quan hệ giải quyết công việc; in ấn, sao chụp và gửi văn bản, tài liệu còn lãng phí; một số cuộc họp, hội nghị, hội thảo vẫn còn mang tính hình thức và kém hiệu quả, chồng chéo gây khó khăn, phức tạp, phiền hà về thủ tục hành chính, lãng phí thời gian và các nguồn lực phát triển khác, tác động tiêu cực đến hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc thường xuyên của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ.

Để khắc phục tình trạng nêu trên và nhằm giảm một cách căn bản văn bản, giấy tờ hành chính; tăng cường hiệu quả của các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện nhiệm vụ, tiết kiệm chi phí hành chính góp phần thực hiện mục tiêu kiềm chế lạm phát, ổn định kinh tế vĩ mô, bảo đảm an sinh xã hội theo tinh thần Nghị quyết số 11/NQ-CP ngày 24 tháng 02 năm 2011 của Chính phủ, Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường chỉ thị:

1. Các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường tiếp tục quán triệt và tổ chức thực hiện nghiêm túc các văn bản sau:

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;

- Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước;

- Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23 tháng 3 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong các cơ quan hành chính nhà nước;

- Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

- Chỉ thị số 05/2008/CT-TTg ngày 31 tháng 01 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc nâng cao hiệu quả sử dụng thời giờ làm việc của cán bộ, công chức, viên chức nhà nước;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Chỉ thị số 03/CT-BTNMT ngày 25 tháng 12 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường về việc tăng cường áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành của ngành tài nguyên và môi trường.

2. Các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường thực hiện nghiêm túc các quy định về công tác văn thư, lưu trữ để giảm văn bản, giấy tờ hành chính, trong đó chú trọng thực hiện các nội dung sau:

a) Rà soát, sửa đổi, bổ sung và thực hiện nghiêm túc quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị; xây dựng, hoàn thiện quy trình tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản một cách hợp lý và khoa học; cải tiến việc in ấn, sao chụp, phát hành các loại văn bản, giấy tờ hành chính theo tinh thần triệt để tiết kiệm. Nghiên cứu và đưa vào ứng dụng một loại văn bản, giấy tờ hành chính có thể thực hiện được nhiều chức năng, giải quyết được nhiều loại công việc; kiên quyết loại bỏ các loại giấy tờ bất hợp lý, không thật cần thiết và nghiêm cấm các cơ quan, đơn vị, công chức, viên chức tự đặt ra những loại giấy tờ trái quy định.

b) Thực hiện việc đóng dấu và nhân bản đúng số lượng quy định; hạn chế việc gửi văn bản để báo cáo, thay báo cáo, để biết và không gửi văn bản vượt cấp. Văn bản gửi phải là bản chính hoặc văn bản gửi kèm theo hồ sơ công việc; nội dung và thể thức đúng quy định; gửi đúng địa chỉ, đúng thời gian; gửi đúng cấp có trách nhiệm xử lý và chỉ gửi một bản duy nhất. Khi ban hành văn bản, giấy tờ hành chính phải sử dụng đúng hình thức văn bản bảo đảm phù hợp với nội dung công việc cần giải quyết.

c) Tăng cường khai thác văn bản quy phạm pháp luật qua Công báo, Cổng thông tin điện tử của Chính phủ, của Bộ, ngành và các cổng thông tin điện tử khác; lập và thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu văn bản quy phạm pháp luật trên mạng để tra cứu, sử dụng chung trong nội bộ cơ quan, đơn vị nhằm hạn chế dần và đi đến chấm dứt tình trạng sao chụp văn bản nhận được từ cơ quan cấp trên để gửi cho các cơ quan, tổ chức trực thuộc.

d) Tăng cường các biện pháp tuyên truyền, động viên công chức, viên chức và người lao động thường xuyên nâng cao ý thức trách nhiệm và tinh thần tiết kiệm, chống lãng phí trong công việc; cải cách hành chính gắn với cải tiến lề lối làm việc; khuyến khích phát huy sáng kiến trong việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính.

3. Các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ khi tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo (sau đây gọi chung là họp) cần quán triệt các nguyên tắc sau:

a) Chỉ tiến hành họp khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành, phối hợp thực hiện nhiệm vụ. Triệt để ứng dụng công nghệ thông tin để tổ chức hội nghị theo hình thức trực tuyến đối với các cuộc họp liên tỉnh, liên vùng.

Không tổ chức họp đối với các trường hợp phổ biến, quán triệt các văn bản quy phạm pháp luật (trừ các văn bản quy định những chủ trương, chính sách lớn, quan trọng, những nhiệm vụ trọng tâm, cấp bách về phát triển kinh tế - xã hội); sơ kết kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả 6 tháng thực hiện chương trình, kế hoạch nhiệm vụ công tác hằng năm của đơn vị; những việc cụ thể đã được ủy quyền hoặc phân công, phân cấp rõ thẩm quyền và trách nhiệm cho cấp dưới giải quyết; trao đổi thông tin hoặc giao lưu học tập kinh nghiệm giữa các cơ quan, đơn vị.

b) Mỗi cuộc họp phải nghiên cứu tổ chức lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý. Một vấn đề cần được giải quyết triệt để tại một cuộc họp; trong trường hợp phát sinh nhiều vấn đề hoặc vấn đề chưa được giải quyết thì phải kịp thời báo cáo cấp trên trực tiếp để quyết định việc tiến hành tổ chức họp lần tiếp theo.

c) Tổ chức họp phải đơn giản, khoa học; nội dung họp phải được chuẩn bị chu đáo và phải được gửi đến các đại biểu trước cuộc họp ít nhất là 03 ngày; về hình thức phải cắt giảm khẩu hiệu, băng rôn, ma-ket và các trang trí không cần thiết cho cuộc họp.

d) Đại biểu được mời phải đến dự họp đúng thành phần, phải mang theo tài liệu đã gửi trước và chuẩn bị các nội dung cần phát biểu hoặc góp ý, nếu vắng mặt thì phải cử người đi họp thay và gửi trước bản phát biểu hoặc góp ý.

đ) Các báo cáo, tham luận trình bày tại cuộc họp phải được tóm tắt (nếu không cần thiết, không đọc lại toàn bộ văn bản), có giải thích hoặc so sánh và đưa ra các vấn đề cần trao đổi, thảo luận, những vấn đề còn có ý kiến khác nhau; nên trình bày tóm tắt thông qua máy chiếu.

e) Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ chỉ đạo việc cải tiến nội dung, quy trình tổ chức và cách thức tiến hành họp nhằm giảm tối đa số lượng, quy mô, kinh phí và nâng cao chất lượng cuộc họp trong hoạt động của cơ quan, đơn vị.

4. Vụ Khoa học và Công nghệ chủ trì, phối hợp với Cục Công nghệ thông tin, Văn phòng Bộ, Vụ Tổ chức cán bộ đôn đốc, kiểm tra, đánh giá việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của cơ quan, đơn vị thuộc Bộ.

5. Văn phòng Bộ:

a) Chủ trì tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm điều tiết và kiểm soát việc tổ chức các cuộc họp của Bộ, các cuộc họp giữa Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ với cơ quan, đơn vị ngoài Bộ và Ủy ban nhân dân các cấp.

b) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị trực thuộc Bộ xây dựng quy trình tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản; rà soát, ban hành các mẫu giấy tờ, văn bản hành chính theo quy định mới để áp dụng thống nhất trong Bộ theo hướng đơn giản, chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin.

Trước mắt, triển khai ngay việc ứng dụng phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc trong toàn bộ các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ. Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ phải sử dụng phần mềm nêu trên để xử lý văn bản, giấy tờ trong giải quyết công việc của đơn vị.

Đối với văn bản, giấy tờ có tính trao đổi nội bộ giữa các cơ quan hành chính thuộc Bộ, yêu cầu các đơn vị sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc để trao đổi, không phát hành văn bản, giấy tờ theo hình thức truyền thống, trừ trường hợp cần gửi kèm theo hồ sơ công việc.

c) Xây dựng và ứng dụng phần mềm quản lý, theo dõi thực hiện ý kiến chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ đối với các đơn vị trực thuộc Bộ.

d) Chủ trì, phối hợp với Vụ Pháp chế và các đơn vị có liên quan, đẩy nhanh tiến độ để hoàn thiện việc thực hiện Nghị quyết số 25/NQ-CP ngày 02 tháng 6 năm 2010 của Chính phủ về phương án đơn giản hóa 258 thủ tục hành chính ưu tiên; Nghị quyết số 56/NQ-CP ngày 15 tháng 12 năm 2010 của Chính phủ về phương án đơn giản hóa thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tài nguyên và Môi trường để triển khai thực hiện trong thực tế.

6. Vụ Pháp chế chủ trì, phối hợp với các đơn vị trực thuộc Bộ khẩn trương hoàn thiện để áp dụng Cổng thông tin về văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường để theo dõi Chương trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Tài nguyên và Môi trường, kịp thời cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật của ngành tài nguyên và môi trường để thuận tiện trong việc tra cứu, khai thác, sử dụng.

Việc góp ý, thẩm định văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Tài nguyên và Môi trường được tiến hành thông qua cổng thông tin nêu trên.

7. Vụ Tài chính chủ trì, phối hợp với Vụ Kế hoạch, Văn phòng Bộ và các đơn vị có liên quan tăng cường công tác thẩm định kế hoạch, dự toán kinh phí các nhiệm vụ có tổ chức các cuộc họp bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả.

8. Vụ Thi đua - Khen thưởng có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức thông tin tuyên truyền Chỉ thị này; phát động và tổng kết phong trào thi đua tổ chức thực hiện Chỉ thị, đề xuất Bộ trưởng khen thưởng các tập thể, cá nhân điển hình tiên tiến đi đầu trong việc thực hiện giảm văn bản, giấy tờ hành chính và giảm cuộc họp.

9. Vụ Tổ chức cán bộ theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Chỉ thị này.

Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường yêu cầu các đơn vị thuộc Bộ thực hiện tốt các nội dung nêu trên. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề vướng mắc, các đơn vị kịp thời báo cáo Bộ trưởng (qua Vụ Tổ chức cán bộ) để xem xét, giải quyết./.