CHỈ THỊ

VỀ TĂNG CƯỜNG THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN SẮP XẾP TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA HỆ THỐNG CHÍNH TRỊ THEO KẾT LUẬN SỐ 127-KL/TW CỦA BỘ CHÍNH TRỊ

Để bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị của tỉnh được thông suốt, liên tục và bảo đảm quản lý an toàn tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW ngày 28 tháng 02 năm 2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về triển khai nghiên cứu, đề xuất tiếp tục sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị;

Căn cứ Công văn số 414/BNV-VTLTNN ngày 19 tháng 3 năm 2025 của Bộ Nội vụ về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị,

Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo:

1. Chánh Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh; thủ trưởng các sở, ngành, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh và Chủ tịch UBND các huyện, thành phố có trách nhiệm:

a) Bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy cho đến khi tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu được bàn giao cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

b) Chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc thẩm quyền quản lý thực hiện nghiêm các công việc sau đây:

- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; mọi cán bộ, công chức, viên chức phải nộp lưu hồ sơ, tài liệu của những công việc đã giải quyết xong (từ ngày 30 tháng 3 năm 2025 trở về trước) vào Lưu trữ cơ quan trước ngày 15 tháng 4 năm 2025.

- Khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền về hợp nhất, kết thúc hoạt động của cơ quan, phải thực hiện các công việc:

+ Thống kê, đóng gói hồ sơ, tài liệu về các công việc đã hoàn thành và hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành (lập danh mục công việc chưa hoàn thành của từng đơn vị);

+ Lập danh mục những công việc chưa hoàn thành của cơ quan, tổ chức; có hồ sơ, tài liệu kèm theo đóng gói riêng biệt và tập kết nộp vào Lưu trữ cơ quan.

+ Phối hợp với Lưu trữ cơ quan bàn giao hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành cho đơn vị, cá nhân có nhiệm vụ tiếp tục giải quyết sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

- Nghiêm cấm việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trái pháp luật; không được làm hư hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

c) Yêu cầu Viễn thông tỉnh - đơn vị vận hành Hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT IOffice (sau đây viết tắt là Hệ thống) phối hợp với các cơ quan, đơn vị thống kê, xác nhận số lượng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của những công việc đã hoàn thành và những công việc chưa hoàn thành; khoanh vùng dữ liệu trên Hệ thống hoặc trích xuất ra thiết bị lưu trữ và bảo đảm an toàn, toàn vẹn tài liệu và cơ sở dữ liệu cho đến khi bàn giao cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

d) Chỉ đạo Lưu trữ cơ quan thực hiện các công việc:

- Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân trong cơ quan thực hiện thống kê, đóng gói hồ sơ, tài liệu và bàn giao về phòng, kho bảo quản tập trung;

- Thống kê, niêm phong, bảo quản an toàn tài liệu tại phòng, kho lưu trữ của cơ quan cho đến khi tài liệu được bàn giao cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh hoặc cơ quan, tổ chức khác có thẩm quyền;

- Phối hợp với Viễn thông tỉnh thống kê, xác nhận số lượng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, đơn vị trong Hệ thống;

- Tiếp nhận, bảo quản riêng hồ sơ, tài liệu của công việc chưa hoàn thành của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan theo danh mục.

đ) Khẩn trương nộp hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị được lập ra sau chỉnh lý theo quy định của pháp luật.

e) Bố trí phòng, kho, trang thiết bị cần thiết để tập kết, bảo quản an toàn tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý; bố trí lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

g) Chỉ đạo các cơ quan, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý phải thu thập toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị; bố trí phòng kho, trang thiết bị cần thiết để thu thập, bảo quản an toàn tài liệu của cơ quan cho đến khi bàn giao cho cơ quan có thẩm quyền.

h) Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy, cần kịp thời chỉ đạo:

- Đăng ký mở mới hoặc mở lại tài khoản của tổ chức, lãnh đạo, văn thư trên Hệ thống để bảo đảm việc phát hành và tiếp nhận văn bản; đăng ký cấp con dấu và chứng thư chữ kí số chuyên dùng công vụ theo quy định;

- Phối hợp với Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, Viễn thông tỉnh và các đơn vị, cá nhân liên quan tiếp nhận tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu về những công việc chưa hoàn thành thuộc thẩm quyền quản lý để tiếp tục giải quyết.

- Tiếp nhận tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý và tài liệu tại các phòng, kho tập kết trên địa bàn quản lý; phối hợp với Lưu trữ lịch sử xây dựng phương án xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu đó.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm:

a) Ban hành kế hoạch thực hiện Chỉ thị của Chủ tịch UBND tỉnh về tăng cường thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị.

b) Chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện các công việc:

- Tăng cường tiếp nhận tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;

- Bố trí công chức, viên chức hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện việc thống kê, sắp xếp, đóng gói, niêm phong tài liệu;

- Thống kê, lập danh mục toàn bộ tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh để sẵn sàng bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy;

- Tiếp nhận con dấu hết giá trị sử dụng từ cơ quan đăng ký mẫu con dấu để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử theo quy định tại Quyết định số 19/2019/QĐ-TTg ngày 10 tháng 5 năm 2019 của Thủ tướng Chính phủ về việc giữ lại con dấu hết giá trị sử dụng của một số cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử.

c) Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy cần kịp thời thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh kịp thời ban hành danh mục mã định danh tài liệu, hồ sơ và kí hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức hình thành sau sắp xếp tổ chức bộ máy thuộc phạm vi quản lý;

- Trình UBND tỉnh đề án, dự án quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu của các cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy;

- Phối hợp với Viễn thông tỉnh xây dựng phương án bàn giao, tích hợp tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong Hệ thống.

d) Xây dựng phương án tổ chức lại Lưu trữ lịch sử của Nhà nước cấp tỉnh trong Đề án sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương hai cấp, trình UBND tỉnh xem xét, phê duyệt và tổ chức thực hiện.

đ) Hướng dẫn, giải đáp vướng mắc của các cơ quan, tổ chức, cá nhân về văn thư, lưu trữ trước, trong và sau sắp xếp tổ chức bộ máy; kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị thực hiện Chỉ thị này.

3. Công an tỉnh: Chỉ đạo Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội thuộc Công an tỉnh kịp thời thu hồi con dấu hết giá trị sử dụng của cơ quan, tổ chức được giữ lại để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử theo quy định tại Điều 4 Quyết định số 19/2019/QĐ-TTg ngày 10 tháng 5 năm 2019 của Thủ tướng Chính phủ và thông báo, bàn giao cho Chi cục Văn thư - Lưu trữ theo quy định tại Điều 5 Quyết định số 19/2019/QĐ-TTg.

4. Chủ tịch UBND các huyện, thành phố có trách nhiệm:

a) Bố trí phòng, kho, trang thiết bị cần thiết để bảo quản an toàn toàn bộ tài liệu của phòng, ban, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND cấp huyện và bàn giao cho UBND xã, phường (thành lập sau sắp xếp tổ chức bộ máy) thực hiện.

b) Chỉ đạo Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn, trưởng các phòng, ban, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND cấp huyện khi có quyết định hợp nhất hoặc kết thúc hoạt động phải bàn giao tài liệu cho cơ quan theo thẩm quyền như sau:

- Tài liệu tại Lưu trữ cơ quan của HĐND, UBND xã, phường, thị trấn bàn giao cho UBND xã, phường (thành lập sau sắp xếp tổ chức bộ máy) quản lý địa bàn xã, phường, thị trấn đó.

- Tài liệu tại Lưu trữ cơ quan của phòng, ban, đơn vị sự nghiệp (trừ các đơn vị trường học) trực thuộc UBND cấp huyện bàn giao cho UBND xã, phường (thành lập sau sắp xếp tổ chức bộ máy) quản lý địa bàn phòng, ban, đơn vị đóng trụ sở.

5. Chủ tịch UBND xã, phường (thành lập sau sắp xếp tổ chức bộ máy) có trách nhiệm:

a) Thực hiện tiếp nhận tài liệu của các cơ quan, đơn vị bàn giao theo thẩm quyền như tại khoản 4 nêu trên.

b) Tổ chức bảo quản an toàn toàn bộ tài liệu đã tiếp nhận và phối hợp với các cơ quan liên quan tổ chức thực hiện đề án, dự án xử lý nghiệp vụ tổng thể tài liệu, cơ sở dữ liệu đối với các phông, khối tài liệu do cơ quan mình trực tiếp quản lý.

6. Viễn thông tỉnh có trách nhiệm:

a) Hỗ trợ các cơ quan thực hiện thống kê, xác nhận số lượng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, đơn vị trong Hệ thống.

b) Xác định, khoanh vùng phạm vi tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trong Hệ thống theo từng tài khoản của cơ quan, tổ chức, cá nhân; trên cơ sở danh mục công việc chưa hoàn thành của các đơn vị, cá nhân, xác định phạm vi dữ liệu và lập danh sách tài khoản của tổ chức, cá nhân còn công việc chưa hoàn thành; chuẩn bị phương án bàn giao khi có chỉ đạo.

c) Thống kê, báo cáo UBND tỉnh, Sở Nội vụ về hệ thống mã định danh tài liệu, mã hồ sơ, ký hiệu văn bản đang sử dụng trong Hệ thống để làm cơ sở đặt mã định danh tài liệu, mã hồ sơ và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức sau sắp xếp tổ chức bộ máy được thống nhất, đồng bộ, tránh trùng lặp.

d) Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy cần kịp thời thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Đóng tài khoản của tổ chức, cá nhân đối với cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động ngay sau khi có quyết định về sắp xếp tổ chức bộ máy;

- Cập nhật hệ thống mã định danh tài liệu, mã hồ sơ, kí hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức mới, bảo đảm Hệ thống hoạt động thông suốt;

- Mở tài khoản cho cơ quan, tổ chức, cá nhân mới, bảo đảm kết nối với tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu liên quan trước đó để bảo đảm không gián đoạn việc giải quyết công việc trên Hệ thống;

- Trích xuất và đóng gói tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị đã ngừng hoạt động sau khi đã xác định được định dạng dữ liệu theo yêu cầu của Lưu trữ lịch sử tỉnh hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy để bàn giao.

đ) Có phương án sử dụng tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong Hệ thống đê phục vụ nhu cầu cấp thiết của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Căn cứ nội dung chỉ đạo trên, yêu cầu thủ trưởng các cơ quan, đơn vị và Chủ tịch UBND các huyện, thành phố nghiêm túc, khẩn trương thực hiện./.