NGHỊ QUYẾT

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM HỌP KHÔNG GIẤY CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG KHÓA X, NHIỆM KỲ 2021 - 2026

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG KHOÁ X, KỲ HỌP THỨ CHÍN

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;

Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng ngày 19/11/2015;

Căn cứ Luật An ninh mạng ngày 12/6/2018;

Căn cứ Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Thủ tướng chính phủ phê duyệt "Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030";

Căn cứ Nghị quyết số 18/2021/NQ-HDND ngày 09/12/2021 của Hội đồng nhân dân tỉnh về việc ban hành Quy chế hoạt động của Hội đồng nhân dân tỉnh Vĩnh Long Khóa X, nhiệm kỳ 2021 - 2026;

Xét Tờ trình số 08/TTr-HĐND ngày 26/11/2024 của Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh về dự thảo Nghị quyết ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng phần mềm họp không giấy của Hội đồng nhân dân tỉnh Vĩnh Long Khóa X, nhiệm kỳ 2021 - 2026; Báo cáo thẩm tra của Ban Văn hóa - Xã hội Hội đồng nhân dân tỉnh; ý kiến thảo luận của đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh tại kỳ họp.

QUYẾT NGHỊ:

Điều 1. Ban hành kèm theo Nghị quyết này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng phần mềm họp không giấy của Hội đồng nhân dân tỉnh Vĩnh Long Khóa X, nhiệm kỳ 2021 - 2026.

Điều 2. Điều khoản thi hành

1. Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban của Hội đồng nhân dân, Tổ đại biểu Hội đồng nhân dân, đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thực hiện Nghị quyết.

2. Giao Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban của Hội đồng nhân dân, Tổ đại biểu Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh giám sát việc thực hiện Nghị quyết.

3. Đề nghị Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam tỉnh phối hợp với Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban của Hội đồng nhân dân, Tổ đại biểu Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh giám sát việc thực hiện Nghị quyết.

Nghị quyết này đã được Hội đồng nhân dân tỉnh Vĩnh Long Khoá X, Kỳ họp thứ Chín thông qua ngày 10 tháng 12 năm 2024 và có hiệu lực kể từ ngày thông qua.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM HỌP KHÔNG GIẤY CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG KHÓA X, NHIỆM KỲ 2021-2026
(Kèm theo Nghị quyết số 202/NQ-HĐND ngày 10/12/2024 của Hội đồng nhân dân tỉnh Vĩnh Long)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về nguyên tắc quản lý, vận hành và sử dụng phần mềm họp không giấy của Hội đồng nhân dân (HĐND) tỉnh phục vụ các kỳ họp HĐND tỉnh, phiên họp Thường trực HĐND tỉnh, các Ban HĐND tỉnh, Tổ đại biểu HĐND tỉnh và các cuộc họp khác có liên quan (sau đây gọi là kỳ họp, phiên họp, cuộc họp) trên môi trường mạng.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Đại biểu HĐND tỉnh.

2. Đại biểu khách mời.

3. Lãnh đạo các sở, ban, ngành tỉnh tham dự kỳ họp, phiên họp, cuộc họp.

4. Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh.

5. Các cơ quan, đơn vị có liên quan.

6. Các cá nhân khác có liên quan.

Điều 3. Phần mềm họp không giấy

1. Phần mềm họp không giấy (sau đây gọi là phần mềm) là giải pháp triển khai họp hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin thay cho kỳ họp, phiên họp, cuộc họp truyền thống có sử dụng tài liệu giấy; là công cụ hỗ trợ cung cấp thông tin, tài liệu đến đại biểu tham dự kỳ họp, phiên họp, cuộc họp trên môi trường mạng một cách nhanh chóng, tiết kiệm và hiệu quả.

2. Phần mềm có các chức năng chủ yếu sau: Lập lịch họp, tổ chức cập nhật và quản lý thông tin kỳ họp, phiên họp, cuộc họp; tổ chức cập nhật tài liệu điện tử và chia sẻ tài liệu các kỳ họp, phiên họp, cuộc họp; thực hiện điểm danh điện tử đối với đại biểu tham dự; đăng ký phát biểu, biểu quyết, điều hành kỳ họp của chủ tọa/chủ trì; cập nhật thông báo kết luận, biên bản và các tài liệu kèm theo; thông báo sớm thông tin kỳ họp, phiên họp, cuộc họp để đại biểu có thời gian tham khảo tài liệu trước khi dự họp.

3. Phần mềm vận hành trên ứng dụng web tại địa chỉ https://hopkhonggiay.vinhlong.dcs.vn và thiết bị di động thông minh (điện thoại thông minh, máy tính bảng...) trên ứng dụng VNPT e-Cabinet (có thể tải và cài đặt trên AppStore đối với hệ điều hành iOS và trên CHPlay đối với hệ điều hành Android).

Điều 4. Nguyên tắc quản lý, sử dụng

1. Phần mềm là để cung cấp tài liệu bằng văn bản điện tử của kỳ họp, phiên họp, cuộc họp đến đại biểu tham dự thay cho tài liệu giấy, trừ các loại văn bản có độ “MẬT” trở lên hoặc văn bản không có độ mật nhưng được quản lý ở chế độ mật. Thông tin kỳ họp, phiên họp, cuộc họp phải được cập nhật trên phần mềm để thông báo đến các thành phần tham dự.

2. Đại biểu tham dự kỳ họp, phiên họp, cuộc họp có sử dụng phần mềm phải đảm bảo nguyên tắc bảo mật, Luật An ninh mạng và các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước hiện hành.

3. Đại biểu HĐND tỉnh, đại biểu khách mời tham dự kỳ họp, phiên họp, cuộc họp được cung cấp tài khoản đăng nhập (user), mật khẩu (password) và tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm; đại biểu khách mời Trung ương được chuẩn bị máy tính bảng sử dụng phần mềm tại kỳ họp; các cá nhân khác có liên quan khi tham dự kỳ họp, phiên họp, cuộc họp được sử dụng mã QR do Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh cung cấp để sử dụng tài liệu họp.

4. Người được phân công theo dõi, quản lý kỳ họp, phiên họp, cuộc họp trên phần mềm có trách nhiệm tạo lập và cập nhật đầy đủ thông tin, như: Người chủ tọa/chủ trì, thời gian, nội dung, tài liệu, thành phần tham dự...

Điều 5. Quy trình vận hành, sử dụng

1. Đại biểu HĐND tỉnh, đại biểu khách mời tham dự kỳ họp, phiên họp, cuộc họp sử dụng tài khoản và mật khẩu đăng nhập do người quản lý cung cấp để đăng nhập vào phần mềm.

2. Sau khi đăng nhập thành công, đại biểu chọn “Lịch gần nhất” và chọn kỳ họp, phiên họp, cuộc họp chuẩn bị tham dự, chọn “Xác nhận tham gia” để tham gia kỳ họp, phiên họp, cuộc họp; trường hợp đại biểu vắng mặt thì chọn “Báo vắng”.

3. Theo dõi tài liệu liên quan đến kỳ họp, phiên họp, cuộc họp được cung cấp sẵn trên phần mềm trong suốt quá trình diễn ra hoặc xem lại tài liệu sau kỳ họp, phiên họp, cuộc họp; đại biểu đăng ký phát biểu với chủ tọa/chủ trì hoặc thực hiện biểu quyết trực tiếp trên phần mềm đối với những kỳ họp, phiên họp, cuộc họp có nội dung thảo luận.

4. Chủ tọa/chủ trì tiếp nhận và điều hành đăng ký phát biểu trên phần mềm.

Chương II

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG

Điều 6. Trách nhiệm của đại biểu tham dự kỳ họp, phiên họp, cuộc họp

1. Đối với đại biểu HĐND tỉnh: Tuyệt đối giữ bí mật tài khoản, mật khẩu được cấp để đăng nhập vào phần mềm, không cung cấp thông tin tài khoản cho người khác; sử dụng tài khoản theo chế độ “MẬT”; thay đổi mật khẩu định kỳ 03 tháng/01 lần hoặc khi cần thiết để đảm bảo an toàn, an ninh thông tin.

2. Khi nhận được thông báo mời họp, đại biểu HĐND tỉnh và đại biểu khách mời phải đăng nhập vào phần mềm để xác nhận tham gia hoặc báo vắng (nêu lý do báo vắng) trước thời gian diễn ra kỳ họp, phiên họp, cuộc họp và cập nhật tài liệu, đóng góp ý kiến cho kỳ họp, phiên họp, cuộc họp (nếu có) để người được phân công theo dõi, quản lý kỳ họp, phiên họp, cuộc họp tổng hợp thông tin trước kỳ họp, phiên họp, cuộc họp.

3. Nghiêm túc thực hiện việc sử dụng tài liệu điện tử phục vụ kỳ họp, phiên họp, cuộc họp thông qua phần mềm, hạn chế thấp nhất việc sử dụng tài liệu giấy.

4. Thường xuyên theo dõi thông tin, diễn biến kỳ họp, phiên họp, cuộc họp trên phần mềm và thực hiện các thao tác của kỳ họp, phiên họp, cuộc họp (đăng ký phát biểu, biểu quyết, góp ý kiến...) theo yêu cầu của chủ tọa/chủ trì.

Điều 7. Trách nhiệm quản lý, vận hành, sử dụng thiết bị thuộc phần mềm họp không giấy và cung cấp tài liệu trong các kỳ họp, phiên họp, cuộc họp

1. Trách nhiệm quản lý, vận hành, sử dụng thiết bị thuộc phần mềm họp không giấy

a) Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh có trách nhiệm quản lý, vận hành phần mềm.

b) Người được giao, được cấp thiết bị để khai thác, sử dụng phần mềm chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản, khai thác và sử dụng có hiệu quả, đúng mục đích.

c) Trong quá trình sử dụng nếu xảy ra sự cố, hư hỏng hoặc thất lạc thiết bị cần thông báo ngay đến Chánh Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh biết và xử lý.

2. Cung cấp tài liệu trong các kỳ họp, phiên họp, cuộc họp

a) Đối với kỳ họp HĐND tỉnh: Đại biểu sử dụng tài liệu điện tử trên phần mềm, trừ một số văn bản phải sử dụng văn bản giấy (do Chủ tịch HĐND tỉnh quyết định).

b) Đối với phiên họp của Thường trực HĐND, các Ban HĐND, Tổ đại biểu HĐND tỉnh và các cuộc họp khác: Sử dụng tài liệu điện tử trên phần mềm, không cung cấp văn bản giấy, trừ một số văn bản phải sử dụng văn bản giấy (do chủ trì quyết định).

Điều 8. Trách nhiệm của cơ quan phối hợp chuẩn bị nội dung kỳ họp, phiên họp, cuộc họp

Các cơ quan, đơn vị được phân công chuẩn bị tài liệu từng nội dung kỳ họp, phiên họp, cuộc họp chủ động gửi tài liệu điện tử có chữ ký số về Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh để cập nhật vào phần mềm, cụ thể:

1. Đối với kỳ họp HĐND tỉnh: Thời gian gửi tài liệu theo quy định tại Điều 9 Quy chế hoạt động của HĐND tỉnh Vĩnh Long Khóa X, nhiệm kỳ 2021 - 2026 ban hành kèm theo Nghị quyết số 18/2021/NQ-HĐND ngày 09/12/2021 của HĐND tỉnh.

2. Đối với phiên họp thẩm tra của các Ban HĐND tỉnh: Thời gian gửi tài liệu theo quy định tại Điều 24 Quy chế hoạt động của HĐND tỉnh Vĩnh Long Khóa X, nhiệm kỳ 2021 - 2026 ban hành kèm theo Nghị quyết số 18/2021/NQ-HĐND ngày 09/12/2021 của HĐND tỉnh.

3. Đối với phiên họp Thường trực HĐND tỉnh, Tổ đại biểu HĐND tỉnh và các cuộc họp khác: Do chủ trì quyết định.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 9. Thường trực HĐND tỉnh

1. Chỉ đạo cơ quan tham mưu, giúp việc, phục vụ và theo dõi, đánh giá hiệu quả việc thực hiện phần mềm.

2. Chỉ đạo cập nhật các quy định mới, trình HĐND tỉnh sửa đổi, bổ sung Quy chế khi xét thấy cần thiết.

Điều 10. Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh

1. Phối hợp với Văn phòng Tỉnh ủy và chịu trách nhiệm quản lý, vận hành, duy trì hoạt động của phần mềm bảo đảm an toàn, an ninh thông tin.

2. Thực hiện cập nhật thông tin lịch họp và thông báo đến các thành phần tham dự họp; chia sẻ tài liệu; lưu trữ thông tin kỳ họp, phiên họp, cuộc họp và phiếu lấy ý kiến; báo cáo thống kê; xác nhận thông tin đại biểu và báo cáo cho chủ trì số lượng đại biểu tham dự trước mỗi kỳ họp, phiên họp, cuộc họp.

3. Chủ trì phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan được phân công chuẩn bị tài liệu kỳ họp, phiên họp, cuộc họp và cập nhật tài liệu vào phần mềm đúng thời gian quy định.

4. Quản lý, tạo lập, cung cấp tài khoản sử dụng phần mềm cho các cá nhân tham dự (nếu có).

5. Dự trù kinh phí hàng năm để thực hiện bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp, mở rộng hệ thống và thuê đường truyền, dịch vụ hệ thống wifi, thuê dịch vụ bản quyền phần mềm (nếu có).

Trong quá trình triển khai, tổ chức thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị và cá nhân liên quan kịp thời phản ánh về Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh để tổng hợp, báo cáo HĐND tỉnh xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.