QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HÀ NAM

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ NAM

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

Căn cứ Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03 tháng 02 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Hà Nam.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 20 tháng 01 năm 2025.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Tư pháp; Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch Hội Công chứng viên tỉnh; các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HÀ NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 87/2024/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2024 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Nam)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Hà Nam (sau đây viết tắt là Cơ sở dữ liệu).

2. Đối tượng áp dụng: Quy chế này áp dụng đối với Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng, các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu.

Điều 2. Nguyên tắc cung cấp thông tin và sử dụng Cơ sở dữ liệu

1. Việc cung cấp thông tin cho Cơ sở dữ liệu phải chính xác, kịp thời, đầy đủ. Các tổ chức hành nghề công chứng phải cập nhật, cung cấp thông tin về các hợp đồng, giao dịch mà tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện trên Cơ sở dữ liệu; chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin; thường xuyên truy cập, khai thác, sử dụng thông tin trên cơ sở dữ liệu.

2. Việc sử dụng Cơ sở dữ liệu phải đúng mục đích, không sử dụng Cơ sở dữ liệu vào những mục đích trái pháp luật.

3. Các tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan, tổ chức liên quan phối hợp thống nhất trong việc quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu.

4. Việc sửa đổi, nâng cấp hệ thống phần mềm do Sở Tư pháp phối hợp với đơn vị cung ứng phần mềm thực hiện.

5. Các hoạt động quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng dữ liệu theo Quy chế này là một hoạt động nghiệp vụ công chứng; không làm phát sinh thủ tục hành chính đối với người có yêu cầu công chứng.

Điều 3. Những hành vi bị nghiêm cấm

1. Thay đổi, xóa bỏ thông tin, làm biến dạng giao diện, sai lệch hệ thống quản trị, thay đổi cấu trúc dữ liệu hoặc các hành vi khác có ảnh hưởng đến Cơ sở dữ liệu.

2. Cung cấp hoặc tiết lộ tài khoản truy cập cho cá nhân, tổ chức không thuộc đối tượng được cung cấp tài khoản. Truy cập bằng tài khoản của người khác hoặc để người khác truy cập bằng tài khoản của mình.

3. Sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu với mục đích trái pháp luật, tiết lộ các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác mà mình biết được trong quá trình quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu trừ trường hợp pháp luật có quy định yêu cầu cung cấp thông tin.

4. Những hành vi bị nghiêm cấm khác theo quy định của pháp luật.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 4. Cấp, quản lý, sử dụng tài khoản

1. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu gồm:

a) Lãnh đạo Sở Tư pháp, trưởng phòng, phó trưởng phòng, công chức phòng, công chức khác được phân công quản lý Cơ sở dữ liệu;

b) Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh;

c) Các tổ chức, cá nhân khác được giao nhiệm vụ thực hiện công tác quản lý nhà nước về công chứng.

2. Tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu sẽ bị khóa trong các trường hợp sau:

a) Công chứng viên bị miễn nhiệm, đình chỉ hành nghề công chứng, xóa đăng ký hành nghề, thu hồi Thẻ công chứng viên;

b) Tổ chức hành nghề công chứng chấm dứt hoạt động, giải thể, chuyển đổi, sáp nhập, hợp nhất;

c) Cá nhân không còn làm trong lĩnh vực công chứng;

d) Tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm tại Điều 3 của Quy chế.

3. Tài khoản bị khóa sẽ được mở khóa khi tổ chức, cá nhân chấm dứt hành vi vi phạm và có yêu cầu bằng văn bản của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền.

4. Sở Tư pháp thực hiện việc quản lý, cấp tài khoản cho các tổ chức, cá nhân theo quy định của Quy chế này.

Điều 5. Cơ quan, tổ chức cung cấp thông tin ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn

1. Các sở, ngành, cơ quan, tổ chức theo chức năng, nhiệm vụ được giao cung cấp thông tin bằng văn bản các Quyết định ngăn chặn, Quyết định giải tỏa ngăn chặn; Quyết định kê biên tài sản, giải tỏa kê biên tài sản; Văn bản tạm dừng giao dịch, chấm dứt tạm dừng giao dịch đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu.

2. Ủy ban nhân dân các cấp cung cấp thông tin bằng văn bản các Quyết định thu hồi, hủy bỏ Giấy chứng nhận quyền sử dụng, quyền sở hữu tài sản gửi đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu.

Điều 6. Cơ quan tiếp nhận, nội dung cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn trong Cơ sở dữ liệu

Sở Tư pháp là cơ quan tiếp nhận các văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, thông tin cảnh báo do các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền cung cấp thông tin.

Sau khi tiếp nhận thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin cảnh báo trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận văn bản, cán bộ phụ trách quản lý Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin vào Cơ sở dữ liệu.

Đối với thông tin giải tỏa ngăn chặn đã có dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu thì cán bộ phụ trách được giao nhiệm vụ cập nhật phải kiểm tra thông tin giải tỏa ngăn chặn có phù hợp với thông tin ngăn chặn đã có trước đó không thì tiến hành thực hiện việc cập nhật thông tin giải tỏa ngăn chặn. Trường hợp thông tin giải tỏa ngăn chặn không phù hợp với thông tin ngăn chặn trước đó thì phải báo cáo lãnh đạo Sở Tư pháp để chuyển trả lại thông tin giải tỏa ngăn chặn đó cho cơ quan, tổ chức đã cung cấp thông tin và nêu rõ lý do trả lại.

Điều 7. Nội dung, thời hạn cập nhật thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào Cơ sở dữ liệu

Các tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cập nhật kịp thời thông tin về hợp đồng, giao dịch đã được công chứng tại tổ chức mình vào Cơ sở dữ liệu sau khi Hợp đồng, giao dịch được công chứng viên chứng nhận, ký tên và đóng dấu vào sổ Công chứng.

1. Nội dung cơ bản của hợp đồng, giao dịch phải được cập nhật đầy đủ bao gồm các thông tin về nhân thân, về tổ chức chủ thể của hợp đồng, về tài sản giao dịch, tên loại hợp đồng, số công chứng, ngày công chứng và các thông tin khác có liên quan.

Trường hợp các tổ chức hành nghề công chứng cập nhật không đầy đủ, kịp thời, chính xác dẫn đến hậu quả pháp lý thì tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật.

2. Thời hạn nhập dữ liệu: Trong ngày văn bản công chứng có hiệu lực.

Điều 8. Sửa đổi các thông tin đã nhập trong Cơ sở dữ liệu

1. Việc sửa đổi các thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong quá trình nhập thông tin.

2. Đối với các sai sót kỹ thuật được phát hiện trong quá trình nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu, người thực hiện nhập chủ động sửa chữa cho chính xác.

3. Đối với các sai sót kỹ thuật được phát hiện sau khi thông tin đã đưa lên Cơ sở dữ liệu người thực hiện nhập phải báo cáo ngay với Trưởng tổ chức hành nghề công chứng

Điều 9. Trách nhiệm tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu

1. Khi thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch các tổ chức hành nghề công chứng phải có trách nhiệm tra cứu trên Cơ sở dữ liệu để kiểm tra thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản, thông tin ngăn chặn liên quan đến tài sản.

2. Cách thức tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo hướng dẫn kỹ thuật của người quản trị phần mềm Cơ sở dữ liệu.

3. Trường hợp tra cứu tài sản giao dịch có trong danh sách ngăn chặn thì công chứng viên không thực hiện việc công chứng.

4. Trường hợp phát hiện giao dịch đang được thực hiện công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng khác, thông tin về tài sản, chủ sở hữu hay người tham gia giao dịch không phù hợp hoặc các thông tin khác không rõ ràng, Công chứng viên có quyền từ chối công chứng.

5. Các tình huống phát sinh cụ thể khác, các tổ chức hành nghề công chứng tổng hợp, báo cáo Sở Tư pháp hướng dẫn giải quyết.

Điều 10. Khai thác và sử dụng dữ liệu

1. Tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, viên chức và nhân viên tổ chức hành nghề công chứng được khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu phục vụ trong hoạt động công chứng.

2. Sở Tư pháp được khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước về công chứng trên địa bàn tỉnh.

3. Cơ quan, tổ chức có nhu cầu khai thác thông tin Cơ sở dữ liệu nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý hoặc các mục đích hợp pháp khác gửi Văn bản đến Sở Tư pháp. Sở Tư pháp cung cấp thông tin theo yêu cầu của Văn bản đề nghị.

Điều 11. Quyền và nghĩa vụ của các tổ chức hành nghề công chứng

1. Tổ chức hành nghề công chứng, Trưởng tổ chức, công chứng viên, viên chức và nhân viên các tổ chức hành nghề công chứng có các quyền sau:

a) Được tra cứu, khai thác, sử dụng các thông tin trên Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật;

b) Được tạo tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu;

c) Đề nghị Sở Tư pháp cấp, xóa hoặc thay đổi thông tin, cấp lại tài khoản cho tổ chức hành nghề công chứng của mình;

d) Đảm bảo về hệ thống đường truyền cho việc vận hành tốt Cơ sở dữ liệu;

đ) Được quản trị viên hệ thống hỗ trợ nghiệp vụ khi tham gia vào Cơ sở dữ liệu.

2. Tổ chức hành nghề công chứng, Trưởng tổ chức, công chứng viên, viên chức và nhân viên của tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

a) Tham gia vào Cơ sở dữ liệu, cập nhật đầy đủ các thông tin liên quan đến tài sản đã được công chứng theo sự phân công của Trưởng tổ chức hành nghề công chứng; đảm bảo kết nối các thông tin hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản với tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh và khai thác cơ sở dữ liệu về ngăn chặn tài sản nhằm ngăn ngừa rủi ro trong nghiệp vụ công chứng như: Công chứng nhiều giao dịch với cùng một tài sản hoặc công chứng tài sản đã bị ngăn chặn;

b) Chịu trách nhiệm trước Trưởng tổ chức hành nghề công chứng về việc nhập, xóa, sửa chữa các thông tin do mình nhập trên Cơ sở dữ liệu. Đối với các trường hợp xóa, sửa chữa thông tin, tổ chức hành nghề công chứng phải có văn bản giải trình kèm theo tài liệu kiểm chứng gửi Sở Tư pháp;

c) Tra cứu các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về các hợp đồng giao dịch đã công chứng trong Cơ sở dữ liệu để cung cấp kết quả cho Trưởng tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền khi được yêu cầu và chịu trách nhiệm về kết quả tra cứu đã cung cấp;

d) Tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu khi được phân công;

đ) Kịp thời thông tin cho Trưởng tổ chức hành nghề công chứng các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng Cơ sở dữ liệu.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 12. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

1. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai, thực hiện việc quản lý Cơ sở dữ liệu, có trách nhiệm và quyền hạn theo quy định của pháp luật và Quy chế này.

2. Thực hiện việc cấp và xóa tài khoản; phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan để vận hành, sử dụng, khai thác hiệu quả Cơ sở dữ liệu.

3. Tiếp nhận, cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn; cung cấp thông tin trong Cơ sở dữ liệu phục vụ công tác điều tra, thanh tra, kiểm tra và nhu cầu cung cấp thông tin khác phù hợp với quy định của pháp luật theo đề nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

4. Triển khai thực hiện đồng bộ, hiệu quả các nội dung trong Quy chế này. Theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế và báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh; tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung Quy chế khi cần thiết.

Điều 13. Trách nhiệm của các sở, ngành, cơ quan, tổ chức cung cấp thông tin.

1. Các sở, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã, các cơ quan, tổ chức có liên quan phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc kịp thời cung cấp nội dung các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn; thông tin về kê biên, giải tỏa kê biên tài sản; thông tin về tạm dừng giao dịch, chấm dứt tạm dừng giao dịch trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của đơn vị mình đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Hội Công chứng viên tỉnh

Phối hợp với Sở Tư pháp triển khai đồng bộ, kịp thời trong việc xây dựng, quản lý, vận hành, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu.

Có trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở các tổ chức hành nghề công chứng cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng kịp thời, đúng quy định góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh. Khi phát hiện tổ chức hành nghề công chứng vi phạm về việc cập nhật Cơ sở dữ liệu hoặc có hành vi vi phạm khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu, làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, quyền và lợi ích hợp pháp của các cá nhân tổ chức, an toàn pháp lý trong các hợp đồng, giao dịch thì phải thông tin kịp thời đến Sở Tư pháp để có biện pháp xử lý theo quy định của pháp luật.

3. Các tổ chức hành nghề công chứng

Chịu trách nhiệm thực hiện các nội dung theo Quy chế này và đề xuất, kiến nghị những giải pháp nhằm quản lý, khai thác và sử dụng có hiệu quả Cơ sở dữ liệu.

Điều 14. Xử lý vi phạm

1. Tổ chức hành nghề công chứng không thực hiện việc nhập dữ liệu thông tin về hợp đồng giao dịch kịp thời, chính xác bị xử lý theo quy định của pháp luật.

2. Các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan nếu vi phạm Quy chế bị xử lý theo quy định của pháp luật trong từng trường hợp cụ thể.

Điều 15. Điều khoản thi hành

Trong quá trình thực hiện có phát sinh vướng mắc, các cơ quan, tổ chức, cá nhân kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Tư pháp) được hướng dẫn theo thẩm quyền./.