QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH SỬA ĐỔI, BỔ SUNG TRONG LĨNH VỰC CHỨNG THỰC THUỘC PHẠM VI CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CỦA SỞ TƯ PHÁP

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HƯNG YÊN

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23 tháng 11 năm 2018 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thi hành một số Quy định của Nghị định 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 1109/TTr-STP ngày 29 tháng 8 năm 2024.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt kèm theo Quyết định này 02 Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực Chứng thực thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tư pháp.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Sở Tư pháp; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và các cơ quan, đơn vị có liên quan thực hiện giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức tuân thủ đúng quy trình được phê duyệt tại Quyết định này.

Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp, trên cơ sở quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính được phê duyệt tại Quyết định này xây dựng quy trình điện tử giải quyết thủ tục hành chính tại phần mềm của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh để áp dụng thống nhất trên địa bàn tỉnh.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY TRÌNH

NỘI BỘ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH SỬA ĐỔI, BỔ SUNG TRONG LĨNH VỰC CHỨNG THỰC THUỘC PHẠM VI CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CỦA SỞ TƯ PHÁP
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1934/QĐ-UBND ngày 06/9/2024 của Chủ tịch UBND tỉnh Hưng Yên)

A. Danh mục Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính áp dụng chung cấp huyện, cấp xã

B. Nội dung quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính áp dụng chung cấp huyện, cấp xã

1. Thủ tục Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận

Thời hạn thực hiện TTHC: Ngay trong ngày sau khi tiếp nhận giấy tờ, văn bản (08 giờ) hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn nêu trên thì thời hạn được kéo dài thêm không quá 02 ngày làm việc x 8h = 16h, hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực. Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc phải kéo dài thời gian theo quy định thì người tiếp nhận giấy tờ, văn bản phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

1.1. Cách thức thực hiện

Tổ chức, cá nhân chuẩn bị giấy tờ, văn bản xuất trình trực tiếp tại bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả UBND cấp huyện/ UBND cấp xã (sau đây gọi tắt là Bộ phận Một cửa )

1.2. Quy trình giải quyết TTHC

Bước 1. Tiếp nhận và chuyển hồ sơ TTHC:

Tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả UBND cấp huyện/cấp xã

Công chức tiếp nhận giấy tờ, văn bản xem xét, kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao:

+ Nếu nội dung bản sao không đúng với bản chính hoặc bản chính giấy tờ văn bản thuộc các trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở chứng thực bản sao, thì báo cáo lãnh đạo từ chối giải quyết, văn bản từ chối phải nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính.

+ Nếu giấy tờ, văn bản được làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính, Công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC tiếp nhận và cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh.

Ngay sau khi tiếp nhận giấy tờ, văn bản TTHC theo quy định, công chức tiếp nhận giấy tờ, văn bản thực hiện chuyển giấy tờ, văn bản đến lãnh đạo Phòng Tư pháp/Lãnh đạo UBND cấp xã xem xét, giải quyết. Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc phải kéo dài thời gian quy định thì phải có Phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

Bước 2. Giải quyết hồ sơ TTHC:

Phòng Tư pháp/UBND cấp xã thực hiện:

* Công chức được phân công tiếp nhận giấy tờ, văn bản: Tiếp nhận giấy tờ, văn bản, kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao (Thời gian thực hiện cụ thể: 02 giờ)

1.2.1. Nếu giấy tờ, văn bản thuộc trường hợp không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao:

* Công chức được phân công tiếp nhận giấy tờ, văn bản: báo cáo lãnh đạo Phòng Tư pháp/ lãnh đạo UBND cấp xã từ chối tiếp nhận. Công chức tiếp nhận xây dựng dự thảo văn bản từ chối, phải nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính (Thời gian thực hiện cụ thể: 02 giờ).

Lãnh đạo Phòng Tư pháp / lãnh đạo UBND cấp xã kiểm tra, duyệt văn bản từ chối và thực hiện các công việc, chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền theo quy định (Thời gian thực hiện cụ thể: 02 giờ).

1.2.2. Nếu giấy tờ, văn bản được làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính:

* Công chức được phân công tiếp nhận giấy tờ, văn bản: cập nhật trên phần mềm, Dự thảo lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định, trình Người thực hiện chứng thực (Lãnh đạo Phòng Tư pháp và lãnh đạo UBND cấp xã) kiểm tra và thực hiện chứng thực theo quy định; Công chức tiếp nhận giấy tờ, văn bản chịu trách nhiệm về kết quả kiểm tra bản chính (Thời gian thực hiện cụ thể: 03 giờ)

Trường hợp cần cần kéo dài thời gian: 11 giờ

* Người thực hiện chứng thực: Kiểm tra, xem xét giấy tờ, văn bản và dự thảo lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về kết quả bản sao được chứng thực từ bản chính do mình thực hiện chứng thực.

Chuyển kết quả giải quyết hồ sơ tới Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả. (Thời gian thực hiện cụ thể: 02 giờ)

* Công chức được phân công tiếp nhận giấy tờ, văn bản: vào sổ chứng thực, tính phí theo quy định. (Thời gian thực hiện cụ thể: 01 giờ)

Bước 3: Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính

Công chức Bộ phận trả kết quả, tiếp nhận kết quả giải quyết, vào Sổ theo dõi hồ sơ, thực hiện:

- Thông báo cho tổ chức, cá nhân biết trước tin nhắn, thư điện tử, điện thoại đối với hồ sơ TTHC được giải quyết trước thời hạn quy định.

- Trả kết quả giải quyết hồ sơ TTHC:

+ Trả kết quả trực tiếp: Tổ chức, cá nhân nhận kết quả giải quyết TTHC tại bộ phận trả kết quả. Nếu trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc trường hợp kéo dài thì theo thời gian, địa điểm ghi trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (xuất trình giấy hẹn trả kết quả).

- Thời gian: Giờ làm việc theo quy định của tỉnh.

2. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận

Thời hạn thực hiện TTHC: Ngay trong ngày sau khi tiếp nhận giấy tờ, văn bản (08 giờ) hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn nêu trên thì thời hạn được kéo dài thêm không quá 02 ngày làm việc x 8h = 16h, hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực. Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc phải kéo dài thời gian theo quy định thì người tiếp nhận giấy tờ, văn bản phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

2.1. Cách thức thực hiện

Tổ chức, cá nhân chuẩn bị giấy tờ, văn bản, xuất trình trực tiếp tại bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả UBND cấp huyện (sau đây gọi tắt là Bộ phận Một cửa )

2.2. Quy trình giải quyết TTHC

Bước 1. Tiếp nhận và chuyển hồ sơ TTHC:

Tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả UBND cấp huyện

Công chức tiếp nhận giấy tờ, văn bản xem xét, kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao:

+ Nếu nội dung bản sao không đúng với bản chính; bản chính giấy tờ văn bản thuộc các trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở chứng thực bản sao, thì báo cáo lãnh đạo Phòng Tư pháp từ chối giải quyết, văn bản từ chối phải nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính.

+ Nếu giấy tờ, văn bản được làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính, Công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC tiếp nhận và cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh.

Ngay sau khi tiếp nhận giấy tờ, văn bản TTHC theo quy định, công chức tiếp nhận giấy tờ, văn bản thực hiện chuyển giấy tờ, văn bản đến lãnh đạo Phòng Tư pháp xem xét, giải quyết. Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc phải kéo dài thời gian quy định thì phải có Phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

Bước 2. Giải quyết hồ sơ TTHC:

Phòng Tư pháp thực hiện:

* Công chức được phân công tiếp nhận giấy tờ, văn bản: Tiếp nhận giấy tờ, văn bản, kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao (Thời gian thực hiện cụ thể: 02 giờ)

1.2.1. Nếu giấy tờ, văn bản thuộc trường hợp không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao:

* Công chức được phân công tiếp nhận giấy tờ, văn bản: báo cáo lãnh đạo Phòng Tư pháp từ chối tiếp nhận. Công chức tiếp nhận xây dựng dự thảo văn bản từ chối, phải nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính (Thời gian thực hiện cụ thể: 02 giờ).

Lãnh đạo Phòng Tư pháp kiểm tra, duyệt văn bản từ chối và thực hiện các công việc, chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền theo quy định (Thời gian thực hiện cụ thể: 02 giờ).

1.2.2. Nếu giấy tờ, văn bản được làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính:

* Công chức được phân công tiếp nhận giấy tờ, văn bản: cập nhật trên phần mềm, Dự thảo lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định, trình Lãnh đạo Phòng Tư pháp kiểm tra và thực hiện chứng thực theo quy định; Công chức tiếp nhận giấy tờ, văn bản chịu trách nhiệm về kết quả kiểm tra bản chính (Thời gian thực hiện cụ thể: 03 giờ)

Trường hợp cần cần kéo dài thời gian: 11 giờ

* Người thực hiện chứng thực (Lãnh đạo Phòng Tư pháp): Kiểm tra, xem xét giấy tờ, văn bản và dự thảo lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về kết quả bản sao được chứng thực từ bản chính do mình thực hiện chứng thực.

Chuyển kết quả giải quyết hồ sơ tới Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả. (Thời gian thực hiện cụ thể: 02 giờ)

* Công chức được phân công tiếp nhận giấy tờ, văn bản: vào sổ chứng thực, tính phí theo quy định. (Thời gian thực hiện cụ thể: 01 giờ)

Bước 3: Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính

Công chức Bộ phận trả kết quả, tiếp nhận kết quả giải quyết, vào Sổ theo dõi hồ sơ, thực hiện:

- Thông báo cho tổ chức, cá nhân biết trước tin nhắn, thư điện tử, điện thoại đối với hồ sơ TTHC được giải quyết trước thời hạn quy định.

- Trả kết quả giải quyết hồ sơ TTHC:

+ Trả kết quả trực tiếp: Tổ chức, cá nhân nhận kết quả giải quyết TTHC tại bộ phận trả kết quả. Nếu trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc trường hợp kéo dài thì theo thời gian, địa điểm ghi trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (xuất trình giấy hẹn trả kết quả).

- Thời gian: Giờ làm việc theo quy định của tỉnh.