QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH SƠN LA

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Luật Bảo vệ bí mật Nhà nước ngày 15 tháng 11 năm 2018;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 195/2013/NĐ-CP ngày 21 tháng 11 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Xuất bản;

Căn cứ Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm 2020 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật Nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 05/2015/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng tại Lưu trữ lịch sử;

Căn cứ Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ Quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử;

Căn cứ Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 594/TTr-SNV ngày 26 tháng 8 năm 2024.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 1437/QĐ-UBND ngày 21/6/2019 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc ban hành Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La.

Điều 3. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ; Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.

QUY CHẾ

KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH SƠN LA
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1775/QĐ-UBND ngày 27/08/2024 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định việc quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La.

2. Đối tượng áp dụng bao gồm các cơ quan, tổ chức, cá nhân (bao gồm cả cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài) có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ lịch sử để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác (sau đây gọi là độc giả).

Điều 2. Nguyên tắc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Đảm bảo đáp ứng quyền được tiếp cận thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, giữ gìn bí mật Nhà nước, đáp ứng nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

2. Nghiêm cấm các hành vi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích gây thiệt hại đến lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

3. Bảo đảm giữ gìn bí mật Quốc gia và bảo quản an toàn tài liệu.

4. Các nội dung liên quan đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử tỉnh được thực hiện theo quy định tại Quy chế này và các quy định khác của pháp luật hiện hành.

Điều 3. Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử

1. Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2. Xuất bản ấn phẩm tài liệu lưu trữ.

3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.

4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.

5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu.

6. Cấp bản sao, bản chứng thực tài liệu lưu trữ.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 4. Thẩm quyền cho phép khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

a) Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu thuộc danh mục tài liệu đặc biệt quý, hiếm của tỉnh.

b) Cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Tuyệt mật; khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật của tỉnh chưa đến thời hạn giải mật.

c) Cho phép cơ quan, tổ chức, công dân nước ngoài khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử tỉnh. Việc cung cấp thông tin thuộc phạm vi Bí mật Nhà nước cho tổ chức, cá nhân nước ngoài phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

d) Cho phép sử dụng tài liệu của cá nhân tại Lưu trữ lịch sử trong một số trường hợp đặc biệt theo quy định tại Điều 16, Điều 17 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

2. Giám đốc Sở Nội vụ

a) Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu thuộc danh mục tài liệu quý, hiếm của tỉnh; tài liệu lưu trữ thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.

b) Cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Tối mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước; tài liệu thuộc danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã quá thời hạn giải mật.

c) Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của các tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi vào Lưu trữ lịch sử khi được sự đồng ý bằng văn bản của các tổ chức, cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của tổ chức, cá nhân đó.

3. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh

Cho phép cơ quan, tổ chức, cá nhân được khai thác, sử dụng tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, trừ các trường hợp quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này.

Điều 5. Trách nhiệm phê duyệt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Trách nhiệm của Giám đốc Sở Nội vụ

a) Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, phê duyệt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

b) Ký duyệt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử tỉnh theo thẩm quyền.

c) Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tổ chức thực hiện tốt việc bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ đúng quy định.

2. Trách nhiệm của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử

a) Tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, phê duyệt đối với nội dung quy định tại khoản 1 Điều này.

b) Trình Giám đốc Sở Nội vụ xem xét, ký duyệt phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền của Giám đốc Sở Nội vụ.

c) Ký duyệt phiếu yêu cầu khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả theo thẩm quyền.

d) Thực hiện trách nhiệm của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ Quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.

3. Trách nhiệm của viên chức phòng đọc

a) Đón tiếp, tiếp nhận phiếu yêu cầu, vào sổ, khai thác, hướng dẫn độc giả thực hiện thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực lưu trữ trên Cổng thông tin hệ thống dịch vụ công và trả kết quả khai thác cho độc giả.

b) Thực hiện đúng quy trình khai thác, sử dụng tài liệu; đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.

c) Hướng dẫn độc giả sử dụng công cụ tra cứu, tài liệu và thực hiện nghiêm túc, đầy đủ nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc.

d) Hướng dẫn độc giả và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử; thực hiện quy trình, thủ tục hành chính theo quy định tại Quyết định số 909/QĐ- BNV ngày 27 tháng 8 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung thuộc lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ trong phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ.

đ) Theo dõi, báo cáo, thống kê kết quả công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử theo quy định.

Điều 6. Quyền và trách nhiệm của độc giả

1. Quyền của độc giả

a) Được phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc của Lưu trữ lịch sử khi được cấp có thẩm quyền cho phép.

b) Được sử dụng các công cụ tra cứu nhằm phục vụ cho việc tìm kiếm tài liệu.

c) Được quyền yêu cầu sao, chứng thực tài liệu lưu trữ khi được cấp có thẩm quyền cho phép. Được ủy quyền cho người khác đến nhận bản sao tài liệu,  người được ủy quyền phải xuất trình văn bản ủy quyền và Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu.

d) Độc giả có quyền yêu cầu khai thác tài liệu qua cổng dịch vụ công tại địa chỉ “https://dichvucong.sonla.gov.vn”.

2. Trách nhiệm của độc giả

a) Thực hiện đầy đủ các thủ tục đăng ký khai thác, sử dụng tài liệu, chấp hành nghiêm túc các quy định của pháp luật và cơ quan Lưu trữ lịch sử về sử dụng tài liệu.

b) Nghiên cứu tài liệu đúng nơi quy định, không được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi phòng đọc, trong trường hợp đặc biệt phải được sự đồng ý của người có thẩm quyền.

c) Không được phép quay phim, chụp ảnh tài liệu; không tẩy xóa, viết, đánh dấu, vẽ lên tài liệu; làm nhàu, gấp, xé rách, làm bẩn, làm đảo lộn trật tự tài liệu trong hồ sơ trong quá trình sử dụng tài liệu.

d) Thực hiện đúng các quy định về phòng cháy chữa cháy (không hút thuốc, mang chất dễ cháy, nổ... vào phòng đọc); không gây ồn ào, mất trật tự tại phòng đọc; không mang chất cấm, vật cấm, thức ăn, nước uống, các chất có mùi gây khó chịu vào phòng đọc.

đ) Bảo vệ an toàn tài liệu, nếu có hành vi gây thiệt hại về tài sản, làm hư hỏng, sai lệch thông tin của tài liệu phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật.

e) Trả phí, lệ phí sử dụng tài liệu theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 7. Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại phòng đọc

1. Độc giả đến sử dụng tài liệu Lưu trữ lịch sử xuất trình Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.

2. Độc giả có thể thực hiện qua dịch vụ công trực tuyến trên Cổng thông tin điện tử tại địa chỉ “https://dichvucong.sonla.gov.vn”, thực hiện các thủ tục theo hướng dẫn.

3. Thủ tục và trình tự xét duyệt tài liệu thực hiện theo quy định tại Điều 4, Thông tư số 10/2014/TT-BNV của Bộ Nội vụ Quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch và quy định tại Quyết định số 909/QĐ-BNV ngày 27/8/2021 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung thuộc lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ trong phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ.

4. Phí sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện theo quy định tại Thông tư số 275/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều 8. Sao tài liệu lưu trữ lịch sử

1. Tài liệu được sao dưới các hình thức: sao chụp, in từ bản số hóa nguyên văn toàn bộ hoặc một phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu từ nguyên bản tài liệu lưu trữ. Bản sao tài liệu bao gồm: Bản sao không chứng thực và bản sao có chứng thực theo yêu cầu của độc giả.

2. Độc giả có nhu cầu cấp bản sao tài liệu đến Lưu trữ lịch sử tỉnh xuất trình Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác để đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao tài liệu hoặc có thể thực hiện qua Cổng thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh Sơn La tại địa chỉ “https://dichvucong.sonla.gov.vn”.

3. Sau khi độc giả điền đầy đủ các thông tin vào Phiếu yêu cầu sao tài liệu, viên chức Phòng đọc sẽ trình hồ sơ cho người đứng đầu Lưu trữ lịch sử phê duyệt; viên chức ghi vào Sổ đăng ký phiếu yêu cầu sao tài liệu và tiến hành thực hiện sao tài liệu.

4. Độc giả nhận bản sao tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh hoặc có thể nhận qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc nhận kết quả trên Cổng thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh Sơn La.

5. Phí sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện theo quy định tại Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều 9. Chứng thực tài liệu lưu trữ lịch sử

1. Hình thức chứng thực tài liệu bao gồm: Chứng thực bản sao nguyên văn toàn bộ văn bản, tài liệu và chứng thực bản sao một phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu.

2. Độc giả đến Lưu trữ lịch sử xuất trình Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác để đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao tài liệu hoặc có thể thực hiện qua Cổng thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh Sơn La tại địa chỉ “https://dichvucong.sonla.gov.vn”.

3. Sau khi độc giả điền đầy đủ các thông tin vào Phiếu yêu cầu chứng thực, viên chức Phòng đọc xác nhận thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, gồm: Tờ số, hồ sơ số, số mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong Sổ chứng thực. Các thông tin về chứng thực tài liệu được thể hiện trên Dấu chứng thực;

4. Viên chức Phòng đọc điền đầy đủ các thông tin vào Dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực, trình người đứng đầu Lưu trữ lịch sử ký xác nhận và đóng dấu của Lưu trữ Lịch sử, sau đó trả bản chứng thực tài liệu cho độc giả.

5. Độc giả nhận bản sao chứng thực tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc nhận kết quả qua Cổng thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh Sơn La.

6. Phí sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện theo quy định tại Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều 10. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ

1. Xuất bản ấn phẩm tài liệu lưu trữ từ nguồn thông tin trong tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử với mục đích tuyên truyền, phục vụ nhiệm vụ chính trị của địa phương.

2. Việc xuất bản ấn phẩm tài liệu lưu trữ thực hiện theo Nghị định số 195/2013/NĐ-CP ngày 21 tháng 11 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số Điều và biện pháp thi hành Luật Xuất bản; Quy định tại Điều 10 Thông tư số 01/2020/TT-BTTTT ngày 07 tháng 02 năm 2020 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Xuất bản và Nghị định số 195/2013/NĐ-CP ngày 21 tháng 11 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Xuất bản.

Điều 11. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ

1. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tham mưu xây dựng kế hoạch triển lãm chuyên đề, trưng bày tài liệu lưu trữ; phối hợp với các cơ quan, địa phương liên quan xây dựng các gian triển lãm, giới thiệu tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ cho các mục đích tuyên truyền nhân dịp các ngày lễ lớn của dân tộc theo kế hoạch chung của Uỷ ban nhân dân tỉnh.

2. Không trưng bày bản gốc, bản chính, chỉ trưng bày các bản chứng thực và bản sao từ nguyên bản.

Điều 12. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử

1. Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử được giới thiệu trên phương tiện thông tin đại chúng, cổng/trang thông tin điện tử của UBND tỉnh, Sở Nội vụ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2. Chỉ giới thiệu trên phương tiện thông tin đại chúng, cổng/trang thông tin điện tử những nội dung thông tin chung về các phông tài liệu và những tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi

Điều 13. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu

1. Lưu trữ lịch sử thực hiện trích dẫn tài liệu lưu trữ phục vụ cho khai thác sử dụng tài liệu theo nguyên tắc: tác giả, tựa đề công trình, năm của công trình, số trang tài liệu lưu trữ.

2. Độc giả sử dụng tài liệu Lưu trữ lịch sử vào các công trình nghiên cứu phải trích dẫn chính xác thông tin và có chỉ dẫn nguồn tài liệu.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 14. Trách nhiệm thi hành

1. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đến việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc nội dung Quy chế này.

2. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề vướng mắc phát sinh, các cơ quan, tổ chức, cá nhân có văn bản gửi về Sở Nội vụ tổng hợp, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.