THÔNG BÁO

VỀ VIỆC BAN HÀNH, ĐIỀU CHỈNH QUY TRÌNH VÀ PHIẾU GIAO NHẬN THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA
(MÃ QUY TRÌNH VÀ PGN: 209)

Căn cứ Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam;

Căn cứ Quyết định số 2103/QĐ-BHXH ngày 06/6/2012 của Giám đốc Bảo hiểm xã hội Thành phố về việc ban hành quy định tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế một cửa tại Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh;

Theo đề nghị của Trưởng phòng Chế độ BHXH, Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh ban hành, điều chỉnh Quy trình và Phiếu giao nhận theo cơ chế một cửa, như sau:

1. Đối với quy trình giao nhận hồ sơ theo cơ chế một cửa lĩnh vực Chế độ BHXH. Ban hành, điều chỉnh 01 quy trình, gồm:

Quy trình giải quyết trợ cấp một lần đối với người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng ra nước ngoài để định cư, nộp hồ sơ tại BHXH quận huyện (Quy trình 209).

2. Đối với Phiếu giao nhận (PGN), ban hành, điều chỉnh 01 PGN như sau:

PGN 209.

3. Ngày áp dụng: Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh thống nhất áp dụng Quy trình và Phiếu giao nhận hồ sơ đề cập ở Mục 1 và Mục 2, kể từ ngày 10/4/2023.

4. Tổ chức thực hiện

- Phòng Công nghệ thông tin chịu trách nhiệm phối hợp với nhà cung cấp phần mềm tiếp nhận hồ sơ, để điều chỉnh Quy trình và Phiếu giao nhận nêu trên.

- Văn phòng, Các Phòng Nghiệp vụ có liên quan và Bảo hiểm xã hội thành phố Thủ Đức, quận, huyện chịu trách nhiệm tổ chức, triển khai và thực hiện theo nội dung thông báo này.

- Ban Biên tập Trang thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh cập nhật Quy trình và Phiếu giao nhận hồ sơ theo quy định./.

QUY TRÌNH GIAO NHẬN HỒ SƠ THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA

(đính kèm Thông báo số: 1461/TB-BHXH, ngày 05/4/2023 của Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh)

Quy trình giải quyết trợ cấp một lần đối với người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng ra nước ngoài để định cư, nộp hồ sơ tại BHXH quận huyện (Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả 209).

Mục đích: Giải quyết chế độ BHXH đối với người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng khi người đó ra nước ngoài để định cư.

Thành phần hồ sơ:

Theo giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả 209 ban hành kèm theo Quy trình này.

Phương thức nộp hồ sơ:

Người lao động nộp hồ sơ cho BHXH nơi đang quản lý đối tượng hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng.

Hình thức nộp hồ sơ: Người lao động nộp hồ sơ trực tiếp cho cơ quan BHXH.

Thời hạn trả kết quả: 05 ngày làm việc.

- Sơ đồ:

- Diễn giải thời gian tiếp nhận, giải quyết:

Bước 1: Bộ phận TN và TKQ. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

Bước 2: Bộ phận Chế độ BHXH, Thu-Sổ,Thẻ. Thời hạn 04 ngày làm việc.

Bước 3: Bộ phận TN và TKQ, Kế toán. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

Bước 4: Bưu điện.

- Quy trình chi tiết:

Bước 1: Bộ phận TN và TKQ. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

1. Tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra đảm bảo đầy đủ thành phần, tính toàn vẹn của hồ sơ theo Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả 209. Hồ sơ không đúng, không đủ thành phần thì trả cho người nộp kèm theo phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ.

Vào phần mềm TST, kiểm tra số chứng minh nhân dân, số thẻ căn cước công dân của người lao động:

Nếu dữ liệu TST chưa cập nhật số CCCD/số ĐDCN: đề nghị người tham gia bổ sung thẻ CCCD/giấy thông báo số ĐDCN (ảnh chụp bản chính hoặc bản sao) để đính kèm vào phần mềm TNHS.

Thực hiện tiếp nhận hồ sơ theo đúng nội dung hướng dẫn tại Công văn số 2373/BHXH-VP ngày 29/8/2022 của BHXH Việt Nam về việc chấn chỉnh và hướng dẫn một số nội dung trong công tác tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả TTHC.

2. Đối với người lao động ủy quyền cho người khác làm thủ tục hưởng hoặc làm thủ tục hưởng và nhận thay chế độ BHXH thì phải kiểm soát chặt chẽ tính pháp lý của giấy tờ ủy quyền để đảm bảo giải quyết đúng đối tượng hưởng. Thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ trên cơ sở nội dung của văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật.

Chuyển lên Bộ phận Chế độ BHXH văn bản Ủy quyền (bản chính) trong trường hợp người lao động nhận tiền qua tài khoản ATM hoặc nhận tiền mặt tại cơ quan BHXH.

3. Thực hiện số hóa tất cả hồ sơ giấy đã tiếp nhận (bao gồm cả CMND/CCCD/Hộ chiếu (bản chính), Ủy quyền (bản chính)) trừ sổ BHXH.

4. Chuyển hồ sơ cho Bộ phận Chế độ BHXH.

5. Nhập thông tin giao, nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS.

Bước 2: Bộ phận Chế độ BHXH; Thu-Sổ, Thẻ. Thời hạn 04 ngày làm việc.

Bước 2.1: Bộ phận Chế độ BHXH. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

1. Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận TN và TKQ chuyển đến.

2. Truy cập vào dữ liệu hồ sơ lưu trữ của BHXH Việt Nam theo đường dẫn: https://luutruhsdt.baohiemxahoi.gov.vn để có thông tin lưu trữ của hồ sơ đang giải quyết.

Trường hợp không có thông tin hồ sơ trong phần mềm lưu trữ: BHXH quận, huyện lập danh sách kèm văn bản gửi về phòng QLHS. Phòng QLHS sẽ gửi file scan và chuyển cho BHXH quận, huyện thông qua hệ thống eoffice trong 0,5 ngày làm việc.

3. Truy cập vào Hệ thống TCS:

- Đối chiếu dữ liệu, cập nhật giảm chi trả đối với người đang hưởng lương hưu, trợ cấp hàng tháng ra nước ngoài để định cư. Cuối tháng tổng hợp danh sách phát sinh giảm trong tháng trình Ban giám đốc ký số Danh sách 8-CBH chuyển Phòng Chế độ BHXH (Bộ phận Quản lý đối tượng).

- Đối chiếu thông tin dữ liệu trên TCS với thông tin trên hồ sơ hưu trí hoặc trợ cấp BHXH hàng tháng:

Trường hợp thông tin dữ liệu trên hệ thống TCS và thông tin trên hồ sơ khớp đúng, không sai sót, dữ liệu quá trình tham gia đã được cập nhật đầy đủ trên hệ thống thì thực hiện chuyển tiếp Bước 2.3.

Trường hợp chưa có dữ liệu trên hệ thống, dữ liệu chưa đầy đủ, dữ liệu và thông tin trên hồ sơ hưu trí không thống nhất chưa đảm bảo căn cứ để giải quyết hưởng thì lập Phiếu đề nghị Mẫu số 21-HSB kèm hồ sơ chuyển Bộ phận Thu-Sổ, Thẻ trên phần mềm TNHS để thực hiện tiếp Bước 2.2 trước khi thực hiện việc xét duyệt hồ sơ hưởng BHXH một lần.

4. Cập nhật thông tin giao, nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS

Bước 2.2: Bộ phận Thu-Sổ, Thẻ. Thời hạn 1,5 ngày làm việc.

Tiếp nhận Mẫu 21-HSB kèm hồ sơ từ Bộ phận chế độ trên phần mềm TNHS:

a) Trường hợp dữ liệu và hồ sơ khớp đúng:

- Trường hợp sổ BHXH chưa đồng bộ hoặc mã số BHXH đang có trạng thái GT: căn cứ số CCCD/số ĐDCN thực hiện rà soát, hoàn thiện mã số và đồng bộ mã số hoặc hủy GT theo đúng nguyên tắc chọn giữ lại là mã số BHXH đang hưởng hưu trí.

- Thu hồi xác nhận HT.

- Cập nhật bổ sung vào dữ liệu thu quá trình BHXH đúng theo dữ liệu chính sách đã duyệt hưu trí.

- Cập nhật dữ liệu in tờ rời sổ BHXH xác nhận tổng thời gian đóng BHXH theo phương án HT.

- Đính kèm vào phần mềm TNHS (nếu có): Mẫu D09a danh sách in tờ bìa, tờ rời sổ (nếu có).

- Thực hiện xác nhận tổng thời gian đóng BHXH theo phương án HT.

- Chuyển toàn bộ hồ sơ Bộ phận Chế độ BHXH.

b) Trường hợp dữ liệu và hồ sơ không khớp đúng:

Lập phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) ghi rõ nội dung yêu cầu, kèm hồ sơ chuyển trả cho Bộ phận Chế độ.

Bước 2.3: Bộ phận Chế độ BHXH. Thời hạn 2.0 ngày làm việc.

1. Giải quyết hồ sơ:

1.1. Truy cập vào hệ thống TCS, cập nhật thông tin, đối chiếu dữ liệu để xét duyệt. Trình Ban giám đốc ký số Quyết định về việc hưởng trợ cấp một lần (Mẫu số 07D-HSB) kèm toàn bộ hồ sơ để Ban giám đốc kiểm tra lại lần cuối trước khi thực hiện ký số trên TCS.

1.2. Sau khi Ban giám đốc ký hồ sơ, thực hiện in 02 bản Quyết định về việc hưởng trợ cấp một lần (Mẫu 07D-HSB) chuyển văn thư đóng dấu.

2. Lập danh sách chi trả:

- Hàng ngày, căn cứ dữ liệu giải quyết hưởng BHXH một lần, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc khấu trừ tiền BHXH (nếu có), lập Danh sách C97-HD theo phân cấp với các hình thức: Chi trả qua tài khoản cá nhân, chi trả trực tiếp bằng tiền mặt tại cơ quan BHXH, trình lãnh đạo phê duyệt.

- Thực hiện in 02 danh sách C97-HD kèm đơn đề nghị mẫu 14-HSB (bản photo) của các trường hợp trong danh sách và văn bản ủy quyền bản chính (trường hợp nhận tiền mặt tại cơ quan BHXH) chuyển đến Bộ phận kế toán. Đồng thời bấm chuyển danh sách C97-HD tương ứng từ phần mềm TCS sang phần mềm KTTT.

3. Kết xuất báo cáo:

3.1. Ngày làm việc đầu tiên hàng tháng thực hiện khóa số liệu và kết xuất báo cáo theo mẫu số 20-HSB, trình Ban Giám đốc ký số để lưu trên Hệ thống và gửi Phòng Chế độ BHXH.

3.2. Ngày làm việc đầu tiên của tháng 7, tháng 01 hàng năm hoặc theo yêu cầu đột xuất, lập báo cáo chỉ tiêu thống kê của 6 tháng đầu năm và của năm trước hoặc theo kỳ thống kê đột xuất theo các mẫu số 22-HSB, trình Ban Giám đốc ký số để lưu trên Hệ thống và gửi Phòng Chế độ BHXH.

Việc luân chuyển các quyết định, danh sách, biểu mẫu báo cáo, văn bản trao đổi giữa các bộ phận nghiệp vụ, giữa bộ phận nghiệp vụ đến cán bộ quản lý cấp trên phải thực hiện trên Hệ thống phần mềm quản lý và phải lưu giữ trên Hệ thống; việc phê duyệt phải được thực hiện bằng chữ ký số.

3.3. Bàn giao hồ sơ: Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

3.3.1. Bàn giao hồ sơ đã giải quyết cho Bộ phận TN và TKQ gồm: 01 bản Quyết định về việc hưởng trợ cấp một lần (Mẫu số 07D-HSB).

3.3.2. Lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH một lần gồm: 01 Quyết định hưởng BHXH một lần; Đơn đề nghị mẫu số 14-HSB; Văn bản ủy quyền (Bản chính đối với trường hợp chi qua ATM, bản photo đối với trường hợp nhận bằng tiền mặt) và các giấy tờ khác (nếu có).

Thực hiện chuyển toàn bộ hồ sơ hưởng BHXH một lần cho Phòng quản lý hồ sơ lưu cùng hồ sơ hưu trí theo quy định.

3.3.3. Cập nhật thông tin giao, nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS.

Bước 3: Bộ phận TN và TKQ, Kế toán. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

1. Bộ phận TN và TKQ:

- Tiếp nhận hồ sơ đã được giải quyết từ Bộ phận Chế độ BHXH.

- Trả hồ sơ cho người lao động theo hình thức đã đăng ký nhận hồ sơ: trực tiếp theo Phiếu giao nhận hoặc thông qua Bưu điện.

- Cập nhật thông tin giao, nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS.

1.2. Bộ phận Kế toán.

Tiếp nhận hồ sơ giấy kèm danh sách chi trả mẫu C97-HD từ Bộ phận Chế độ BHXH.

- Đối với trường hợp chi bằng Tiền mặt:

+ Căn cứ vào Quyết định hưởng BHXH một lần; Văn bản ủy quyền bản chính (nếu có); CCCD/ CMND và Danh sách C97-HD.

+ Đề nghị người hưởng ký tên vào Danh sách C97-HD; Đối chiếu chữ ký người hưởng trên Danh sách C97-HD và chữ ký người hưởng trên Đơn đề nghị Mẫu 14-HSB;

+ Đóng dấu đã chi tiền trên quyết định và trả lại quyết định cho người hưởng.

- Đối với trường hợp chi qua ATM:

+ Trước khi thực hiện chuyển tiền vào tài khoản, liên hệ với người hưởng theo số điện thoại ghi trên Đơn đề nghị Mẫu 14-HSB để kiểm tra lại thông tin và thông báo việc chuyển tiền chế độ BHXH một lần để xác nhận.

+ Căn cứ thông tin trên danh sách C97-HD thực hiện chuyển tiền vào tài khoản cho người hưởng.

Bước 4: Bưu điện:

- Tiếp nhận hồ sơ do cơ quan BHXH chuyển sang.

- Bàn giao hồ sơ cho người lao động theo địa chỉ ghi trên hồ sơ./.

GIẤY TIẾP NHẬN HỒ SƠ VÀ HẸN TRẢ KẾT QUẢ

Mã hồ sơ: .................

Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả TTHC BHXH tỉnh (huyện): .......................................

..............................................................................................................................................

Địa chỉ: .................................................................................................................................

Số điện thoại: .......................................................................................................................

Đã tiếp nhận hồ sơ ông /bà1: ............................................................................................

..............................................................................................................................................

Mã số BHXH (trường hợp nộp hồ sơ của cá nhân): ...........................................................

Số CCCD: ............................................................................................................................

Ngày sinh:.................................................. Giới tính: ..........................................................

Địa chỉ (ghi theo địa chỉ tại mẫu đơn/tờ khai: ......................................................................

..............................................................................................................................................

Số điện thoại: .......................................................................................................................

Email: ...................................................................................................................................

Mã đơn vị (trường hợp nộp hồ sơ của tổ chức): ................................................................

Tên đơn vị: ..........................................................................................................................

Nội dung yêu cầu giải quyết: Giải quyết trợ cấp một lần đối với người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng ra nước ngoài để định cư

1. Thành phần hồ sơ nộp gồm:

2. Thời gian giải quyết hồ sơ theo quy định là: 05 ngày làm việc.

3. Thời gian nhận hồ sơ: .....giờ.... phút, ngày … tháng ... năm..........

4. Thời gian trả kết quả : ngày … tháng ... năm..........

5. Đăng ký hình thức nhận kết quả: (tích vào ô lựa chọn)

□ Chỉ nhận bản điện tử

□ Bản giấy

□ Cả bản giấy và bản điện tử

Lựa chọn cách thức nhận:

□ Trực tiếp tại cơ quan BHXH

□ Tại Trung tâm phục vụ HCC/Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả cấp huyện

□ Qua dịch vụ bưu chính công ích (cá nhân tự thanh toán cước phí chuyển phát với đơn vị cung cấp dịch vụ).

Địa chỉ nhận hồ sơ giấy: 2………………………………………………………………………….

6. Đối với kết quả là tiền giải quyết chế độ, đề nghị nhận: (Đánh dấu vào ô chọn)

Đã nhận kết quả giải quyết vào ngày .........tháng ............năm........
Người nhận
(Ký và ghi rõ họ tên)

Lưu ý: Tổ chức, cá nhân khi đến nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan BHXH mang theo Giấy Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả để nộp lại khi nhận kết quả; thực hiện ký xác nhận vào Giấy này và ký vào Sổ theo dõi hồ sơ.