KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2023

Thực hiện Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”; Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19 tháng 12 năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về quy định thời hạn bảo quản tài liệu và tình hình thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, địa phương trên địa bàn tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Tiếp tục nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, địa phương trên địa bàn tỉnh.

- Tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ.

- Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, tổ chức, địa phương; trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc soạn thảo, quản lý, bảo quản văn bản, giấy tờ, tài liệu lưu trữ; đẩy mạnh công tác lập hồ sơ công việc trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành; chỉnh lý tài liệu để giải quyết tình trạng hồ sơ, tài liệu giấy còn tồn đọng, tích đống; nâng cao chất lượng hồ sơ, tài liệu giấy và tài liệu điện tử nộp vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

- Đưa nội dung thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao đối với công chức, viên chức; đánh giá thi đua hàng năm đối với tập thể, cá nhân.

- Tổ chức thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ, giải pháp đã đề ra tại Kế hoạch số 3016/KH-UBND ngày 17 tháng 8 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025 ” theo đúng tiến độ.

2. Yêu cầu

- Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, địa phương căn cứ các nội dung của Kế hoạch này để thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 đảm bảo hiệu quả và đúng quy định.

- Trong quá trình thực hiện các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ phải bảo đảm các yêu cầu: nhanh chóng, kịp thời, chính xác, từng bước áp dụng công nghệ thông tin, môi trường mạng, đúng với quy định hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.

II. QUẢN LÝ, NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN

1. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Tiếp tục tăng cường tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ đến các cơ quan, tổ chức, địa phương thuộc phạm vi quản lý trên các phương tiện thông tin đại chúng, Cổng (Trang) thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức, địa phương.

2. Xây dựng, sửa đổi, bổ sung và ban hành mới các văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ

Rà soát, sửa đổi, bổ sung, ban hành các văn bản theo quy định hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức, địa phương như:

- Quy chế văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức, địa phương;

- Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ, Danh mục hồ sơ năm 2023 của cơ quan, tổ chức, địa phương theo Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19 tháng 12 năm 2022 của Bộ Nội vụ về quy định thời hạn bảo quản tài liệu;

- Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2023;

- Kế hoạch kiểm tra các đơn vị thuộc quyền quản lý.

3. Công tác tổ chức, nhân sự, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ và thực hiện chế độ chính sách

- Các cơ quan, tổ chức, địa phương: sắp xếp, kiện toàn tổ chức bộ máy theo hướng tinh gọn; bố trí công chức, viên chức đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc, đặc biệt là công tác văn thư, lưu trữ điện tử của cơ quan, tổ chức, địa phương. Đảm bảo công chức, viên chức đáp ứng tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp theo quy định của pháp luật. Thực hiện đúng, đầy đủ các chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng hiện vật, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định hiện hành.

- Sở Nội vụ: xây dựng kế hoạch đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng công chức, viên chức. Trong đó, cần tập trung vào các nội dung cơ bản như: soạn thảo, quản lý văn bản điện tử; lập hồ sơ điện tử, nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan. Bố trí công chức đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc, đặc biệt là công tác lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

4. Tổ chức thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức, địa phương thuộc phạm vi quản lý

- Sở Nội vụ: xây dựng kế hoạch và tổ chức thanh tra, kiểm tra; hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 cho các cơ quan, tổ chức, địa phương. Tập trung vào các nội dung: trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, địa phương trong công tác chỉ đạo, điều hành thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; việc triển khai các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn của cấp có thẩm quyền về công tác văn thư, lưu trữ.

- Các cơ quan, tổ chức, địa phương: xây dựng kế hoạch tự kiểm tra và tiến hành kiểm tra các cơ quan, tổ chức, địa phương thuộc phạm vi quản lý. Nội dung kiểm tra, tự kiểm tra cần tập trung vào các vấn đề sau:

+ Hoạt động nghiệp vụ văn thư: việc soạn thảo, ký ban hành văn bản; đăng ký văn bản đi, đến; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật; việc thực hiện Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

+ Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: chỉnh lý, bảo quản, tiêu hủy và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ giấy; lập hồ sơ lưu trữ và nộp lưu tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan bắt đầu từ năm 2020 để phục vụ việc thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ; hoạt động dịch vụ lưu trữ và sử dụng dịch vụ lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, địa phương trên địa bàn tỉnh; thường xuyên sao lưu dữ liệu, bảo đảm lưu trữ an toàn tài liệu lưu trữ điện tử.

5. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

- Thực hiện chế độ bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; chế độ vệ sinh kho, tài liệu định kỳ.

- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả, đảm bảo giữ gìn bí mật tài liệu lưu trữ theo quy định. Bố trí, tạo điều kiện thuận lợi cho các độc giả trong quá trình khai thác, sử dụng tài liệu.

- Xây dựng kế hoạch thu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh năm 2023 theo quy định tại Quyết định số 125/QĐ-UBND ngày 12 tháng 3 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc thu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

b) Tại Lưu trữ cơ quan

- Hướng dẫn công chức, viên chức lập hồ sơ công việc trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành và tiến hành nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

- Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật.

- Bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

- Chuẩn bị tài liệu và các thủ tục cần thiết để nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử khi có Kế hoạch của Sở Nội vụ.

6. Bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ

- Các cơ quan, tổ chức, địa phương xây dựng dự toán kinh phí cho công tác văn thư theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ; kinh phí cho công tác lưu trữ theo quy định tại Luật Lưu trữ. Đặc biệt là kinh phí đầu tư trang thiết bị phục vụ quản lý tài liệu điện tử.

- Tiếp tục giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống để chấm dứt tình trạng tài liệu tồn đọng từ năm 2021 trở về trước; tăng cường kiểm tra chất lượng tài liệu được chỉnh lý tại các cơ quan, tổ chức, địa phương trên địa bàn tỉnh

- Cải tạo, nâng cấp hoặc xây dựng mới phòng, kho lưu trữ để đủ diện tích và các điều kiện bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu theo quy định.

III. NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM

1. Sở Nội vụ

- Tiếp tục hướng dẫn việc thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ, Chỉ thị 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

- Triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử; phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan triển khai Hệ thống Quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử của tỉnh đúng theo quy định của pháp luật; bảo đảm việc lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành và nộp hồ sơ điện tử vào Hệ thống Quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử của tỉnh sau khi Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử giai đoạn 2022 - 2025 (tài liệu từ năm 1991 - 2013) và triển khai Hệ thống Quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử tỉnh Kon Tum được phê duyệt.

- Thu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh năm 2023.

- Tổ chức các lớp tập huấn về công tác lập hồ sơ trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành cho công chức, viên chức tại các cơ quan, tổ chức, địa phương.

- Đôn đốc, giám sát và tổ chức hội nghị tổng kết việc thực hiện Quyết định số 86/QĐ-UBND ngày 25 tháng 01 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh về phê duyệt Đề án chỉnh lý khoa học tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh Kon Tum giai đoạn 2014-2020.

- Phối hợp với các cơ quan liên quan để đẩy nhanh tiến độ xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh.

- Tham mưu ban hành Quyết định phê duyệt chương trình “Công bố tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh phục vụ xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, bảo vệ chủ quyền đất nước ”.

2. Các cơ quan, tổ chức, địa phương

- Tiếp tục tổ chức, triển khai thực hiện các văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ(1). Thực hiện nghiêm túc công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ; đưa nội dung việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan theo quy định hiện hành để đánh giá và phân loại công chức, viên chức năm 2023.

- Tổ chức triển khai thực hiện có hiệu quả Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư.

- Bố trí đủ diện tích phòng, kho lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản an toàn tài liệu theo quy định, đặc biệt quan tâm việc bố trí tại các xã, phường, thị trấn.

- Hoàn thiện Hệ thống Quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử tỉnh tại cơ quan, tổ chức, địa phương đảm bảo thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, tổ chức sử dụng hồ sơ điện tử trên hệ thống và giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, địa phương căn cứ nội dung Kế hoạch và tình hình thực tế tại cơ quan, tổ chức, địa phương mình

- Xây dựng Kế hoạch, tổ chức triển khai thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ đã đề ra. Báo cáo kết quả thực hiện về Sở Nội vụ trước ngày 01 tháng 11 năm 2023 để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh trước ngày 01 tháng 12 năm 2023.

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc.

2. Sở Nội vụ

- Theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, tổ chức, địa phương triển khai thực hiện Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 và tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh tình hình, kết quả thực hiện.

- Thực hiện nhiệm vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; tăng cường công tác kiểm tra định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, địa phương trên địa bàn tỉnh.

3. Sở Tài chính

- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, địa phương xây dựng dự toán kinh phí cho công tác văn thư theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ; kinh phí cho công tác lưu trữ theo quy định tại Luật Lưu trữ; tiếp tục tham mưu, đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí để thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng và báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh việc sử dụng kinh phí của các cơ quan, tổ chức, địa phương theo quy định.

- Tiếp tục phối hợp với các cơ quan liên quan tham mưu bố trí nguồn vốn thực hiện dự án xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, đảm bảo tiến độ đưa vào sử dụng, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chính trị của tỉnh.

Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu các cơ quan, tổ chức, địa phương nghiêm túc triển khai thực hiện; trường hợp phát sinh khó khăn, vướng mắc, kịp thời báo cáo về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết./.