QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ CẦN THƠ

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ CẦN THƠ

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 3215/TTr-SNV ngày 14 tháng 10 năm 2022.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế thực hiện công tác văn thư, lưu trữ điện tử tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Cần Thơ.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 1637/QĐ-UBND ngày 08 tháng 7 năm 2019 của Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quy chế về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trên giữa các cơ quan nhà nước thuộc Ủy ban nhân dân thành phố, Ủy ban nhân dân quận, huyện, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố; Giám đốc Sở Nội vụ; Giám đốc sở, Thủ trưởng cơ quan, ban ngành thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện; Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn và các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ CẦN THƠ
(Kèm theo Quyết định số 3674/QĐ-UBND ngày 20 tháng 10 năm 2022 của Ủy ban nhân dân thành phố)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy chế này quy định việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ điện tử tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Cần Thơ, bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan; quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.

2. Quy chế này không áp dụng đối với việc gửi, nhận văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật và trường hợp cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản phải sử dụng văn bản giấy để thực hiện các giao dịch khác theo quy định của pháp luật.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Sở, ban ngành thành phố, Ủy ban nhân dân quận, huyện; các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc sở, ban ngành thành phố; Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung các cơ quan, tổ chức).

2. Khuyến khích các cơ quan, đơn vị không thuộc khoản 1 Điều này áp dụng Quy chế này trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ điện tử phù hợp với điều kiện thực tế.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

2. Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện điện tử hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức.

3. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.

4. Bản chính văn bản giấy là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

5. Bản sao y là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

6. Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức.

7. Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

8. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

9. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là Hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng (sau đây gọi chung là Hệ thống).

10. Văn thư cơ quan là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

11. Lưu trữ cơ quan là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

Điều 4. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.

2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.

Điều 5. Vị trí ký số trên văn bản điện tử

1. Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh, chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.

2. Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.

3. Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính.

a) Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo;

b) Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.

- Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo;

- Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: không hiển thị;

- Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

4. Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên bản sao định dạng điện tử.

a) Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu văn bản;

b) Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: không hiển thị;

c) Thông tin: Hình thức sao, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

Chương II

SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

Điều 6. Soạn thảo văn bản

1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.

2. Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày; chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết.

3. Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.

4. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.

Điều 7. Duyệt bản thảo, kiểm tra và ký ban hành văn bản điện tử

1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.

2. Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản. Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

3. Việc ký ban hành các văn bản được thực hiện theo quy định tại Điều 13 Mục 2 Chương II Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ. Trong đó:

a) Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai;

b) Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Quy chế này.

Chương III

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

Mục 1. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ ĐI

Điều 8. Trình tự quản lý văn bản điện tử đi

1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản.

2. Đăng ký văn bản đi.

3. Ký số của cơ quan, tổ chức.

4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

5. Lưu văn bản đi.

Điều 9. Cấp số, thời gian ban hành văn bản

1. Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

2. Việc cấp số, thời gian ban hành đối với văn bản điện tử được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

Điều 10. Đăng ký văn bản đi

1. Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi. Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.

a) Đăng ký văn bản bằng sổ: Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP;

b) Đăng ký văn bản bằng Hệ thống: Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.

2. Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 11. Ký số của cơ quan, tổ chức

Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử được thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Quy chế này. Trong trường hợp có văn bản kèm theo bản chính, thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 5 Quy chế này.

Điều 12. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.

2. Phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực hiện sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

3. Trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời, thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.

Điều 13. Lưu văn bản đi

1. Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

2. Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.

3. Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Quy chế này để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc.

Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ ĐẾN

Điều 14. Trình tự quản lý văn bản điện tử đến

1. Tiếp nhận văn bản điện tử đến.

2. Đăng ký văn bản đến.

3. Trình, chuyển giao văn bản đến.

4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 15. Tiếp nhận văn bản điện tử đến

1. Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.

2. Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại khoản 1 Điều này hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

3. Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống.

Điều 16. Đăng ký văn bản đến

1. Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn bản hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

2. Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

3. Văn bản đến được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.

Đối với việc đăng ký văn bản đến bằng Hệ thống, Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản và đăng ký vào Hệ thống. Trường hợp cần thiết, Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến theo quy định tại khoản 4 Điều 5 Quy chế này. Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, sau đó in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.

4. Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 17. Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn thư cơ quan trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống.

2. Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ thống và cập nhật vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyên văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết.

Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì Văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.

Điều 18. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

2. Khi nhận được văn bản đến, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định tại quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay.

Chương IV

LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 19. Lập hồ sơ điện tử

1. Yêu cầu của việc lập hồ sơ điện tử

a) Đối với Danh mục hồ sơ:

- Danh mục hồ sơ phải đầy đủ các yếu tố cấu thành theo quy định của pháp luật về công tác văn thư;

- Danh mục hồ sơ được cập nhật cho từng cá nhân của cơ quan, tổ chức trên Hệ thống.

b) Đối với việc lập hồ sơ:

- Hồ sơ điện tử phải được lập đồng bộ trong quá trình quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức trên Hệ thống;

- Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu hồ sơ điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

2. Các bước lập hồ sơ điện tử

a) Bước 1: Lập Danh mục hồ sơ

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ban hành Danh mục hồ sơ theo Mẫu Danh mục hồ sơ quy định tại Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ trên Hệ thống;

- Văn phòng, bộ phận hành chính cập nhật Danh mục hồ sơ cho từng tài khoản đơn vị, cá nhân trên Hệ thống;

- Cá nhân tự cập nhật bổ sung danh mục hồ sơ phát sinh trên Hệ thống.

b) Bước 2: Lập hồ sơ

- Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc thực hiện cập nhật và lưu những văn bản, tài liệu, thông tin về hồ sơ theo tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào quy định tại Chương II Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ trên Hệ thống bao gồm:

+ Văn bản đến;

+ Khởi tạo dự thảo, trình dự thảo văn bản đi trong hồ sơ (lần 1,2,3...);

+ Văn bản, tài liệu, thông tin khác (phim, ảnh, ghi âm) trong quá trình quản lý điều hành, giải quyết công việc;

+ Lưu hồ sơ khi kết thúc và thoát khỏi luồng xử lý công việc.

- Hệ thống tự cập nhật vào hồ sơ:

+ Quá trình luân chuyển và thông tin chỉ đạo giải quyết văn bản đến;

+ Văn bản đi đã phát hành, quá trình luân chuyển và thông tin trong chỉ đạo soạn thảo văn bản đi.

- Kết thúc hồ sơ:

+ Khi công việc đã giải quyết xong, người lập hồ sơ thực hiện rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ và hoàn thiện hồ sơ;

+ Xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị về Danh mục hồ sơ, thành phần hồ sơ nộp lưu hàng năm của đơn vị và hoàn thiện theo ý kiến chỉ đạo;

+ Kết xuất dữ liệu quản lý văn bản đi, đến, mục lục văn bản trong hồ sơ thành định dạng PDF và lưu hồ sơ;

+ Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

Điều 20. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan

1. Hồ sơ điện tử nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định.

2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán;

b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.

3. Thủ tục nộp lưu

Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.

Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống.

Chương V

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 21. Quản lý thiết bị lưu khóa bí mật

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.

2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm

a) Bảo quản an toàn, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức;

b) Chỉ giao thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản;

c) Phải trực tiếp ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản;

d) Chỉ được ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.

3. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.

Điều 22. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật

Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

Chương VI

BẢO QUẢN VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 23. Bảo quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

1. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải bảo đảm an ninh, an toàn và bảo mật phù hợp với quy định của pháp luật trong việc quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

2. Cơ quan, tổ chức phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu phần mềm và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ để bảo đảm an toàn thông tin và khả năng truy cập của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

3. Phương tiện lưu trữ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp.

Điều 24. Sử dụng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

1. Thẩm quyền cho phép đọc, sao, chứng thực lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện như đối với tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.

2. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đăng tải thông tin về quy trình, thủ tục, chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên trang tin điện tử của cơ quan, tổ chức.

3. Khuyến khích việc thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến.

4. Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng không được kết nối và sử dụng trên mạng diện rộng.

Điều 25. Hủy tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị

1. Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được hủy theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác hết giá trị.

2. Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị đã được phê duyệt và phải bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được.

Chương VII

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 26. Sở Nội vụ

1. Chịu trách nhiệm tổ chức theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ điện tử tại các cơ quan, tổ chức; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.

2. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ lãnh đạo, quản lý công tác văn thư, lưu trữ; công chức, viên chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức đảm bảo thực hiện các nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ.

3. Tổng hợp việc sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành của các cơ quan, tổ chức báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố theo quy định.

Điều 27. Sở Thông tin và Truyền thông

1. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan xây dựng, nâng cấp, hiện đại hóa, quản lý và vận hành hiệu quả Hệ thống quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành.

2. Hàng năm tổ chức kiểm tra, giám sát, tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố (thông qua Sở Nội vụ) về kết quả sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành của các cơ quan, tổ chức.

Điều 28. Sở Tài chính

Tham mưu Ủy ban nhân dân thành phố bố trí kinh phí để thực hiện hiện đại hóa phương tiện, hạ tầng kỹ thuật phục vụ công tác văn thư, lưu trữ. Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức bố trí kinh phí trong dự toán ngân sách hàng năm để thực hiện các nhiệm vụ về văn thư, lưu trữ, đặc biệt là văn thư, lưu trữ điện tử.

Điều 29. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức

1. Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu ban hành mới hoặc sửa đổi, bổ sung Quy chế công tác văn thư, lưu trữ điện tử tại cơ quan, đơn vị; đồng thời, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo thực hiện các quy trình trong việc thực hiện văn bản điện tử tại cơ quan, tổ chức.

2. Đối với các cơ quan, tổ chức chưa sử dụng phần mềm hoặc có sử dụng phần mềm nhưng chưa thực hiện được các chức năng xử lý văn bản và lập hồ sơ công việc trên Hệ thống. Đề nghị đơn vị liên hệ Sở Thông tin và Truyền thông (hoặc tổ chức cung cấp phần mềm) để triển khai thực hiện việc sử dụng hoặc mở rộng các chức năng của phần mềm quản lý văn bản.

3. Đưa nội dung lập hồ sơ điện tử trên hệ thống vào việc đánh giá công chức hàng năm nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm của từng công chức, viên chức đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc giải quyết công việc chuyên môn để đáp ứng nhu cầu phát triển của địa phương.

4. Bố trí nhân lực, phương tiện làm việc phù hợp, bảo đảm giữ gìn bí mật nhà nước, bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức.

Trong quá trình tổ chức thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị, địa phương phản ánh về Sở Nội vụ (Phòng Cải cách hành chính - Văn thư, lưu trữ) để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.