3.2 Tên cơ quan ban hành văn bản

Tên cơ quan ban hành văn bản trình bày ở ô số (2) bằng phông chữ .VnTimeH, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng đậm, phía dưới có đường gạch ngang, nét liền, dài khoảng 1/2 so với tên cơ quan và đặt cân đối ở giữa.

Nếu có cơ quan chủ quản cấp trên thì tên cơ quan chủ quản cấp trên được trình bày trên tên cơ quan ban hành văn bản bằng phông chữ .VnTimeH, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng.

Ví dụ:

3.3 Số, ký hiệu văn bản

Số, ký hiệu văn bản trình bày ở ô số (3). Số văn bản trình bày bằng phông chữ .VnTime, ký hiệu bằng phông chữ .VnTimeH, số và ký hiệu có cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng thống nhất như sau:

Số:         /năm ban hành văn bản (nếu là văn bản quy phạm pháp luật)/ chữ viết tắt tên loại văn bản – chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản. Giữa số, năm ban hành văn bản và ký hiệu văn bản là các dấu gạch chéo, gạch nối viết liền không cách.

Ví dụ 1: Số: 5/2000/NĐ-CP (Nghị định số 5 năm 2000 của Chính phủ)

...

...

...

Ví dụ 3: Số: 15/BC-SCN (Báo cáo số 15 của Sở Công nghiệp)

Ví dụ 4: Số: 18/CV-BTC (Công văn số 18 của Bộ Tài chính).

3.4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản trình bày ở ô số (4) bằng phông chữ .VnTime, cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng.

Địa danh đặt trước thời gian, tên địa danh phải viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy. Số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản viết bằng số Ả rập. Những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và số chỉ tháng 1, tháng 2 phải viết số 0 ở trước.

Ví dụ:               Hà Nội, ngày 01 tháng 02 năm 2002

3.5 Nơi nhận văn bản

Nơi nhận văn bản trình bày ở ô số (5^a) và ô số (5^b)

Ô số (5^a) ghi cụm từ “Kính gửi” chỉ áp dụng cho công văn hành chính. Cụm từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng phông chữ .VnTime, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Sau cụm từ “Kính gửi” có dấu hai chấm (:)

...

...

...

Ô số (5^b) ghi cụm từ “Nơi nhận” áp dụng cho tất cả các loại văn bản. Cụm từ “Nơi nhận” được trình bày bằng phông chữ .VnTime, cỡ chữ 12, kiểu chữ đậm nghiêng; sau cụm từ “Nơi nhận” có dấu hai chấm (:). Phía dưới trình bày tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản bằng phông chữ .VnTime, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân trình bày thành một dòng riêng, đầu dòng có gạch nối, cuối dòng có dấu chấm phảy (;); dòng cuối cùng ghi lưu VT (văn thư) và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản và kết thúc bằng dấu chấm (.). Đối với công văn hành chính còn có thêm cụm từ “Như trên” ở dòng trên cùng.

Ví dụ:

Nơi nhận:

- Như trên

- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

- UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TƯ;

- Cơ quan TƯ của các tổ chức chính trị - xã hội;

- Các Ban của Trung ương Đảng;

- Lưu VT, TCCB.

...

...

...

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản trình bày ở ô số (6^a) và (6^b)

Ô số (6^a): áp dụng cho văn bản có tên gọi như Quyết định, Thông tư, Chỉ thị, Kế hoạch, Báo cáo … Tên gọi văn bản được trình bày bằng phông chữ .VnTimeH, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm. Phía dưới tên gọi trình bày trích yếu nội dung văn bản bằng phông chữ .VnTime, cỡ chữ 14, kiểu đứng đậm.

Ví dụ:

NGHỊ ĐỊNH
Quy định chi tiết thi hành một số điều
của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật

Ô số (6^b): chỉ áp dụng cho công văn hành chính. Trích yếu nội dung văn bản được trình bày sau ký hiệu V/v. (viết tắt về việc) bằng phông chữ .VnTime, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng.

Ví dụ:

V/v. Treo cờ Tổ quốc nhân dịp Quốc khánh

3.7 Nội dung văn bản

Nội dung văn bản trình bày ở ô số (7) bằng phông chữ .VnTime, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng. Khoảng cách giữa các đoạn (paragraph) từ 3 đến 6 point, giữa các dòng (line) chọn (Exactly) từ 15 đến 22. Khi xuống dòng thì chữ đầu dòng lùi vào 01 Tab (≈ 1,27 cm).

...

...

...

Chương: Chữ “Chương” và số thứ tự chương được trình bày thành một dòng riêng. Chữ “Chương” trình bày bằng phông chữ .VnTimeH, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; số thứ tự chương ghi bằng số La mã. Tên chương trình bày bằng phông chữ .VnTimeH, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm.

Mục: Chữ “Mục”, số thứ tự mục và tên mục được trình bày thành một dòng bằng phông chữ .VnTime, cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng, đậm. Số thứ tự của mục được ghi bằng số Ả rập; giữa số và tên mục cách nhau bởi dấu chấm (.).

Điều: Chữ “Điều”, số thứ tự điều và tên điều được trình bày thành một dòng bằng phông chữ .VnTime, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của điều được ghi bằng số Ả rập; giữa số điều và tên điều cách nhau bởi dấu chấm (.).

Khoản: Số thứ tự của khoản được ghi bằng số Ả rập, sau đó là dấu chấm (.).

Tiết: Số thứ tự của tiết được ghi bằng thứ tự chữ cái thường tiếng Việt, sau đó là dấu ngoặc đơn ( ) ).

Ví dụ:

CHƯƠNG I
SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Mục 1. Hình thức và thể thức văn bản

Điều 5. Các hình thức văn bản

1. Văn bản quy phạm pháp luật

...

...

...

3.8 Thể thức đề ký và chức vụ của người ký văn bản

Thể thức đề ký và chức vụ của người ký văn bản trình bày ở ô số (8) bằng phông chữ .VnTimeH, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng đậm.

Thể thức đề ký có thể là: TM. (thay mặt); KT. (ký thay); TL. (thừa lệnh); TUQ. (thừa ủy quyền); Q. (quyền)

Ví dụ:

TM. CHÍNH PHỦ
THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ

3.9 Chữ ký của người có thẩm quyền

Chữ ký của người có thẩm quyền trình bày ở ô số (9)

3.10 Dấu cơ quan

Dấu của cơ quan đóng vào ô số (10) trùm lên 1/3 chữ ký ở phía bên trái.

...

...

...

Họ, tên người ký văn bản trình bày ở ô số (11) bằng phông chữ .VnTime, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm.

3.12 Địa chỉ giao dịch

Địa chỉ giao dịch (nếu cần), như địa chỉ cơ quan, số điện thoại, số telex, số Fax, E-mail… được trình bày ở ô số (12) bằng phông chữ .VnTime, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.

3.13 Dấu chỉ mức khẩn, mật

Dấu chỉ mức khẩn (nếu có) đóng vào ô số (13^a), mật (nếu có) đóng vào ô số (13^b).

3.14 Dấu chỉ mức độ dự thảo văn bản

Dấu chỉ mức độ dự thảo văn bản (nếu có) trình bày ở ô số (14) bằng phông chữ .VnTimeH, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng, đậm.

DỰ THẢO LẦN … (ghi số lần dự thảo bằng số Ả rập)

3.15 Bản sao (hình 4)

...

...

...

3.16 Những quy định khác

Những văn bản có nội dung chỉ cần trình bày trên 01 trang A4 thì phải bố trí đủ các thành phần như quy định ở điều 3 của tiêu chuẩn này.

Nếu văn bản có yêu cầu ghi tên người đánh máy hoặc số lượng bản phát hành thì chữ viết tắt tên người đánh máy được trình bày bằng phông chữ .VnTimeH, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng và số lượng bản phát hành được trình bày bằng số Ả rập, cỡ chữ 11 ở dòng cuối “Nơi nhận” ở ô số (5^b).

Nếu văn bản có nhiều trang thì từ trang thứ 2 trở đi số trang được trình bày ở giữa trang giấy cách mép trên 13 mm bằng chữ số Ả rập, cỡ 13.

Dấu thu hồi văn bản (nếu có) đóng vào ô số (15^a), dấu tài liệu họp (nếu có) đóng vào ô số (15^b).

Hình 1 – Mẫu trình bày trang trước của văn bản quản lý nhà nước

Hình 2 – Mẫu trình bày trang sau của văn bản quản lý nhà nước

...

...

...

1. Quốc hiệu

2. Tên cơ quan ban hành văn bản

3. Số và ký hiệu văn bản

4. Địa danh và ngày tháng năm

5^a; 5^b. Nơi nhận văn bản

6^a. Tên gọi; 6^b. Trích yếu nội dung

7. Vùng trình bày nội dung văn bản

8. Thể thức đề ký và chức vụ người ký.

9. Chữ ký.

...

...

...

11. Họ, tên người ký.

12. Địa chỉ giao dịch.

13. Dấu khẩn, mật.

14. Dấu chỉ mức dự thảo.

15^a. Dấu thu hồi; 15^b. Dấu tài liệu họp.

Hình 3 – Mẫu trình bày thành phần văn bản quản lý Nhà nước

16. Tên cơ quan sao.

17. Số và ký hiệu bản sao.

...

...

...

19. “SAO Y BẢN CHÍNH”, “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC”.

20. Địa danh và ngày tháng năm sao.

21. Thể thức đề ký, chức vụ người ký sao.

22. Dấu cơ quan sao.

23. Chữ ký.

24. Họ và tên người ký sao.

Hình 4 - Mẫu trình bày thành phần của bản sao văn bản quản lý nhà nước.