3.2. Tác giả văn bản trình bày ở ô số (1). Những tác giả có tên cơ quan cấp trên trực tiếp thì tên của nó viết bằng chữ thường ở dòng trên, tên cơ quan ra văn bản viết bằng chữ in hoa ở dòng dưới.

Ví dụ

Ủy ban Nhân dân TP Hà nội
SỞ XÂY DỰNG

Những tác giả văn bản không có tên cơ quan cấp trên trực tiếp thì tên cơ quan sản sinh ra văn bản viết bằng chữ in hoa

Ví dụ

BỘ NỘI VỤ

3.3. Số, ký hiệu văn bản trình bày ở ô số (3). Số văn bản viết bằng số Ả rập, ký hiệu văn bản đặt sau số văn bản.

Ví dụ

Số 142 - TCCB

...

...

...

Ví dụ

Đông Anh, 17 giờ 30 phút ngày 25 tháng 02 năm 1991

3.5. Nơi nhận văn bản trình bày ở ô số (5^a) và ô số (5^b). Ô số (5^a) chỉ áp dụng cho loại công văn và gồm hai phần: Kính gửi (hoặc Đồng kính gửi) và tên cơ quan nhận văn bản. Ô số (5^b) gồm hai phần: Nơi nhận và tên các cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản cùng với số lượng bản.

Ví dụ

Nơi nhận:

- Các Bộ
- UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
- Cục Lưu trữ (2 bản)
- Lưu VT

3.6. Đối với các văn bản dùng để giao dịch thì cuối văn bản có gạch ngang và ở ô số (12) phải viết địa chỉ bưu điện của cơ quan, số điện thoại, số telex, số Fax (nếu có).

Ví dụ

Việt Nam Thông tấn xã

...

...

...

8 Trần Hưng Đạo – Hà Nội

Tel. 2.65519

Telex: 412234

Fax 8442.59617

3.7. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản trình bày ở ô số (6^a) và (6^b). Những văn bản có tên loại thì tên loại được viết bằng chữ in hoa, sau đó viết nội dung văn bản bằng chữ thường ở ô (6^a).

Ví dụ

PHÁP LỆNH

bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp.

Những văn bản không có tên loại thì phải viết trích yếu nội dung ở ô số (6b)

...

...

...

V/v nộp hồ sơ lưu trữ của chính quyền cũ

 vào Kho Lưu trữ Trung ương .

3.8. Nội dung văn bản trình bày ở ô số (7). Văn bản trình bày phải chính xác, rõ ràng không được dập xóa. Khi xuống dòng thì phải để khoảng cách dòng gấp đôi so với các dòng khác và chữ đầu dòng phải thụt vào 6 chữ cái.

3.9. Quyền hạn, chức vụ của người ký văn bản viết bằng chữ in hoa ở ô số (8). Người ký thay mặt thì viết hai TM, người ký thay thì viết hai chữ KT, người ký thừa lệnh thì viết hai chữ TL, người ký thừa ủy quyền thì viết ba chữ TUQ, người ký quyền thì viết một chữ Q. Các chữ đã nêu trên viết bằng chữ in hoa và đặt ở phía trước chữ ghi chức vụ người ký văn bản. Chữ ký của người có thẩm quyền đặt ở ô số (9). Họ tên người ký văn bản viết bằng chữ thường ở ô số (10). Khoảng cách giữa ô số (8) và ô số (10) cách nhau 30mm.

Ví dụ

KT. BỘ TRƯỞNG BỘ NGOẠI GIAO
THỨ TRƯỞNG




Nguyễn Duy Niên

Trong văn bản không được ký bằng bút chì, bút mực màu đỏ hoặc bằng vật liệu dễ phai mờ.

3.10. Dấu của cơ quan trên văn bản đóng ở ô số (11), phải đúng chiều, rõ ràng và trùm lên 1/4 chữ ký ở phía bên trái. Chỉ đóng dấu vào văn bản đã có chữ ký chính thức của người có thẩm quyền.

Những văn bản có nội dung thuộc phạm vi bí mật quốc gia thì phải đóng dấu chỉ mức độ mật. Những văn bản có mức độ khẩn thì đóng dấu chỉ mức độ khẩn. Hai dấu này đóng ở ô số (13). Dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn phải đóng bằng mực đỏ.

...

...

...

3.12. Đối với các văn bản là bản sao thì phần cuối văn bản theo hình 4. Phía dưới bản chính có gạch ngang ở ô số (15), phía dưới gạch ngang ở ô số (16) viết bằng chữ in hoa tên cơ quan sao văn bản. Ô số (17) viết số, ký hiệu của văn bản sao. Ô số (18) viết tên địa điểm và thời gian phát hành văn bản sao. Ô số (19) viết bằng chữ in hoa quyền hạn, chức vụ người ký bản sao. Ô số (20) là chữ ký của người ký bản sao. Ô số (21) là dấu cơ quan sao văn bản. Ô số (22) viết bằng chữ thường họ, tên người ký bản sao.

4. Những văn bản nội dung ngắn gọn thì các thành phần nêu ở mục 3 phải trình bày cân đối, đẹp mắt trong vùng trình bày trên một trang giấy. Những văn bản nội dung trình bày từ hai trang giấy trở lên thì ô số (5b), ô (8), (9), (10), (11) và (12) trở đi phải viết ở trang cuối cùng của văn bản.

Hình 1. Mẫu trình bày trang mặt trước của văn bản quản lý Nhà nước.

Hình 2. Mẫu trình bày trang mặt sau của văn bản quản lý Nhà nước.

Hình 3. Mẫu trình bày các thành phần trong văn bản quản lý Nhà nước.

...

...

...