5  Nguyên tắc

Các bên tham gia chuỗi cung ứng phải đáp ứng các yêu cầu chung quy định trong TCVN 12850:2019.

Hệ thống truy xuất nguồn gốc phải đáp ứng yêu cầu truy xuất một bước trước, một bước sau, nhằm truy vết xuôi trong toàn chuỗi và truy xuất ngược khi cần.

Truy xuất nguồn gốc bên ngoài và truy xuất nguồn gốc nội bộ là cần thiết để đáp ứng được khả năng truy xuất toàn bộ chuỗi cung ứng. Truy xuất nguồn gốc nội bộ được chính tổ chức thực hiện. Truy xuất nguồn gốc bên ngoài, giữa các đối tác thương mại, yêu cầu một cách thức chung và một số thỏa thuận trước về cách truy vết và truy xuất.

Trong chuỗi cung ứng trang thiết bị y tế, phải định danh đơn nhất vật phẩm có thể truy xuất, các bên và địa điểm. Mã định danh đơn nhất vật phẩm phải được truyền đạt trong các tài liệu thương mại có liên quan.

Giữa các đối tác thương mại phải có sự thống nhất về vật phẩm truy xuất, nguyên tắc mã hoá, trách nhiệm ghi nhận và lưu giữ thông tin để đảm bảo các bên cùng truy xuất một đối tượng. Các đối tác thương mại phải xác định ít nhất một cấp độ vật phẩm truy xuất cho hàng gửi.

Tất cả các bên trong chuỗi cung ứng phải kết nối hệ thống dòng sản phẩm với dòng thông tin về sản phẩm.

Các bên trong chuỗi cung ứng phải tuân thủ cấp độ vật phẩm có thể truy xuất và phải sử dụng mã phù hợp cho mỗi cấp vật phẩm như quy định tại Phụ lục A.

6  Truy xuất nguồn gốc trong chuỗi cung ứng trang thiết bị y tế

...

...

...

Chuỗi cung ứng trang thiết bị y tế điển hình bắt đầu từ nhà cung cấp nguyên liệu/thành phần, tới nhà sản xuất, nhà bán buôn/nhà phân phối hoặc bệnh viện/phòng khám hoặc cửa hàng thuốc...và tới người sử dụng trang thiết bị y tế, Hình 1 đưa ra ví dụ điển hình về chuỗi cung ứng trang thiết bị y tế.

Hình 1 - Chuỗi cung ứng trang thiết bị y tế

Truy xuất nguồn gốc liên quan đến các đối tác thương mại và đối tác phi thương mại (đối tác truy xuất nguồn gốc), dòng vật chất của các vật phẩm có khả năng truy xuất nguồn gốc và dòng thông tin của dữ liệu truy xuất nguồn gốc (xem Hình 2). Đối tác truy xuất nguồn gốc/ bên truy xuất nguồn gốc có thể là bên bất kỳ trong chuỗi cung ứng. Dòng vật chất có thể bao gồm sản phẩm bất kỳ từ đầu vào ban đầu cho đến phân phối hoặc sử dụng bởi người dùng cuối cùng/bệnh nhân. Truy xuất nguồn gốc trong toàn bộ dòng vật chất có thể bao gồm sử dụng một vật phẩm có khả năng truy xuất nguồn gốc và tiêu hủy một vật phẩm bất kỳ có khả năng truy xuất nguồn gốc. Xem ví dụ về thiết lập kế hoạch truy xuất nguồn gốc trong chuỗi cung ứng trang thiết bị y tế tại Phụ lục B.

Hình 2 - Mối quan hệ giữa dòng vật chất và dòng thông tin trong truy xuất nguồn gốc

6.2  Các thành phần của việc triển khai truy xuất nguồn gốc trang thiết bị y tế

Mục tiêu thực hiện quy trình truy xuất nguồn gốc là để các đối tác truy xuất nguồn gốc lấy được thông tin về lai lịch, quá trình áp dụng hoặc địa điểm của một vật phẩm có thể truy xuất từ bất kỳ điểm nào trong chuỗi cung ứng.

Các thành phần cần thiết (Hình 3) gồm có:

...

...

...

- Sắp xếp dữ liệu chính,

- Ghi lại dữ liệu truy xuất nguồn gốc,

- Yêu cầu truy xuất,

- Sử dụng thông tin.

Hình 3 - Các thành phần của truy xuất nguồn gốc trang thiết bị y tế

Để thực hiện các bước áp dụng hệ thống truy xuất nguồn gốc:

- Một đối tác trong chuỗi cung ứng đáp ứng tất cả các yêu cầu kinh doanh (BR) về truy xuất nguồn gốc đối với xác định sản phẩm và địa điểm; thu thập dữ liệu liên quan đến các sản phẩm và địa điểm đã xác định và theo yêu cầu của một đối tác chuỗi cung ứng mở rộng, có thể tạo ra dữ liệu. Do đó, sản phẩm là một “vật phẩm có thể truy xuất” theo yêu cầu của tiêu chuẩn về truy xuất nguồn gốc.

- Trong khi tuân thủ tiêu chuẩn “Truy xuất nguồn gốc - Yêu cầu đối với chuỗi cung ứng” trong lĩnh vực y tế là cần thiết để trao đổi dữ liệu hiệu quả với các đối tác trong chuỗi cung ứng mở rộng thì không bắt buộc phải sử dụng tiêu chuẩn đó cho các quy trình truy xuất nguồn gốc nội bộ trong một tổ chức. Tuy nhiên, tổ chức nên tìm hiểu cơ hội để hài hòa việc thực hành, quy trình và tiêu chuẩn truy xuất nguồn gốc bên trong và bên ngoài để thu được lợi ích lớn hơn.

...

...

...

a) Điều kiện tiên quyết

Bước 1: Xác định cách phân công, thu thập, chia sẻ và lưu giữ dữ liệu truy xuất nguồn gốc.

Bước 2: Xác định cách quản lý các liên kết giữa đầu vào, quy trình nội bộ và đầu ra.

b) Trước dòng vật chất

Bước 3: Tạo (các) mã truy vết địa điểm (xem TCVN 13274:2020) cho tổ chức, ví dụ mã GLN của GS1.

Bước 4: Ấn định mã truy vết địa điểm cho các vị trí trong tổ chức cần cho việc truy xuất nguồn gốc. Thông thường mã truy vết được ấn định, ít nhất, theo vị trí địa lý.

Bước 5: Ấn định mã truy vết vật phẩm (xem TCVN 13274:2020), ví dụ mã GTIN của GS1, cho thương phẩm. Thương phẩm là các vật phẩm/mặt hàng mà khách hàng có thể đặt hàng.

Bước 6: Ấn định mã truy vết tài sản (xem TCVN 13274:2020), ví dụ mã GRAI của GS1, cho các tài sản liên quan cần được truy xuất.

Bước 7: Trao đổi dữ liệu chính với đối tác thương mại. Dữ liệu chính là các yếu tố dữ liệu cốt lõi cần được sắp xếp giữa các đối tác thương mại trước khi bắt đầu đặt hàng và giao sản phẩm. Ví dụ: GTIN, mô tả sản phẩm, chiều cao, cân nặng, v.v.

...

...

...

Bước 8: Bên tạo ra vật phẩm có thể truy xuất (ví dụ: nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà cung cấp cho các tổ chức, nhà bán lẻ) phải ấn định mã định danh cho các vật phẩm có thể truy xuất nguồn gốc, chậm nhất là khi được tạo ra trên thực tế (ví dụ, ở cuối dây chuyền sản xuất, khi tạo một pallet trước khi vận chuyển, khi trộn thuốc trong hiệu thuốc). Trong đó:

- Nếu vật phẩm có thể truy xuất là thương phẩm, tổ chức phải ấn định mã truy vết vật phẩm (ví dụ mã GTIN) cho thương phẩm đó;

- Nếu vật phẩm có thể truy xuất là một mẻ/lô thương phẩm, tổ chức sẽ sử dụng mã truy vết vật phẩm (ví dụ mã GTIN) của thương phẩm và số mẻ/lô nội bộ của thương phẩm đó. Tổ chức có trách nhiệm đảm bảo mã truy vết vật phẩm cùng với số mẻ/lô đó là duy nhất.

- Nếu vật phẩm có thể truy xuất là thương phẩm đã được ghi số sê-ri, tổ chức sẽ sử dụng mã truy vết vật phẩm (ví dụ mã GTIN) của thương phẩm cùng với số sê-ri;

- Nếu vật phẩm có thể truy xuất là đơn vị logistic: tổ chức phải ấn định mã công-ten-nơ vận chuyển theo sê-ri (SSCC).

- Nếu vật phẩm có thể truy xuất là hàng gửi: tổ chức phải ấn định mã số toàn cầu phân định hàng gửi (GSIN).

Bên tạo ra vật phẩm có thể truy xuất lựa chọn đúng cấp độ nhận dạng dựa trên:

- Các ứng dụng truy xuất nguồn gốc (thu hồi, xác thực, logistic hiệu quả),

- Các quy định,

...

...

...

- Yêu cầu công nghệ (ví dụ, bắt buộc phải tuần tự hóa nếu sử dụng RFID),

Tuy nhiên, phải có ít nhất một cấp bậc chung của vật phẩm có thể truy xuất, giữa các đối tác thương mại, để đảm bảo khả năng truy xuất nguồn gốc bên ngoài. Thông thường, vật phẩm có thể truy xuất chung giữa các đối tác thương mại là đơn vị logistic và mẻ/lô thương phẩm.

Bước 9: Bên tạo ra vật phẩm có thể truy xuất phải dán nhãn các vật phẩm có thể truy xuất ngay khi tạo ra vật phẩm đó. Nhãn cần được duy trì trên sản phẩm trong suốt thời gian sử dụng dự kiến, nghĩa là các đối tác (ví dụ, nhà cung cấp dịch vụ logistic bên thứ ba (3PL)/nhà vận chuyển hoặc khách hàng) không nên dán nhãn lại vật phẩm có thể truy xuất bằng nhãn riêng.

- Nếu vật phẩm có thể truy xuất là thương phẩm, nhãn bao gồm mã truy vết vật phẩm (ví dụ: mã GTIN) và được mã hóa trong vật mang dữ liệu (ví dụ: mã vạch EAN/UPC hoặc GS1 DataMatrix).

- Nếu vật phẩm có thể truy xuất là một mẻ/lô thương phẩm, nhãn bao gồm mã truy vết vật phẩm (ví dụ: mã GTIN) và được mã hóa trong vật mang dữ liệu (ví dụ: mã vạch EAN/UPC cùng với số mẻ/lô và thông tin con người có thể đọc được (HRI). Đối với thương phẩm không dành cho điểm bán lẻ, có thể mã hóa mã truy vết vật phẩm (ví dụ: GTIN) và dữ liệu bổ sung bằng cách sử dụng mã phân định ứng dụng (ví dụ: mã GS1-128).

- Nếu vật phẩm có thể truy xuất là đơn vị logistic, nhãn logistic hoặc thẻ EPC bao gồm Mã công-ten-nơ vận chuyển theo sê-ri.

Đối tác thương mại lựa chọn cách ghi nhãn các vật phẩm có thể truy xuất tùy theo:

- Điều kiện,

- Lĩnh vực/sản phẩm và thỏa thuận thương mại tiềm năng cụ thể

...

...

...

d) Khi nhận hàng hóa hoặc trong các sự kiện liên quan, tất cả các bên liên quan xử lý hàng hóa phải:

Bước 10: Nhận dạng vật phẩm có thể truy xuất bằng cách thu thập dữ liệu tự động trên nhãn (mã vạch, RFID...). Điều này tất nhiên tùy thuộc vào nhà cung cấp và hơn hết là của bên tạo vật phẩm. Tuy nhiên, nếu các nhãn hiện tại nhận được từ nhà cung cấp không cho phép thu thập dữ liệu tự động, các đối tác thương mại có thể liên hệ với các nhà cung cấp để đề nghị sử dụng các mã truy vết để tự động hóa khi gửi hàng, cũng như để đảm bảo độ tin cậy về khả năng truy xuất nguồn gốc đối với dữ liệu được khách hàng thu thập khi nhận hàng.

Bước 11a: Tập hợp dữ liệu từ nhà cung cấp. Có thể sử dụng phương pháp DESADV, nếu muốn đạt được khả năng hiển thị chi tiết hơn, có thể được sử dụng thêm EPCIS.

e) Khi giao hàng hóa

Bước 11b: Tập hợp dữ liệu nội bộ từ bước giao hàng hóa.

Bước 12: Chia sẻ dữ liệu, ít nhất là dữ liệu đề cập trong Bảng 1. Có thể sử dụng phương pháp DESADV EDI, nếu muốn đạt được khả năng hiển thị chi tiết hơn, có thể được sử dụng thêm EPCIS

Bước 11c: Ghi lại các mối liên kết giữa đầu vào và đầu ra

Bước 13: Lưu trữ toàn bộ dữ liệu đã tập hợp và chia sẻ khi giao, nhận hàng trong suốt quá trình nội bộ có liên quan. Khoảng thời gian lưu giữ dữ liệu phải phù hợp với quy định pháp lý.

Bước 14 đến 17: Khi cần thiết, hãy bắt đầu một yêu cầu truy xuất hoặc gửi phản hồi cho một yêu cầu truy xuất. Trong nội bộ, yêu cầu truy xuất được bắt đầu khi thiếu thông tin về vật phẩm có thể truy xuất - cần thiết để đạt được một hành động cụ thể. Ví dụ:

...

...

...

- Sự cố chất lượng, thu hồi và/hoặc triệu hồi sản phẩm

- Kiểm tra xem vật phẩm được giao cho ai

Bảng 1 - Các phần tử dữ liệu thu thập và chia sẻ

Dữ liệu

Nhà cung cấp nguyên vật liệu

Nhà sản xuất

Nhà phân phối/Nhà bán buôn

3PL/ Tổ chức vận chuyển

Đơn vị cấp phát thuốc

...

...

...

Phân định đối tác Thương mại:

Phân định nguồn vật phẩm có thể truy xuất

x

x

x

x

x

x

Phân định bên nhận vật phẩm có thể truy xuất

...

...

...

x

x

x

x

x

Phân định nguồn dữ liệu có thể truy xuất

x

x

x

...

...

...

x

x

Phân định bên nhận dữ liệu có thể truy xuất

x

x

x

x

x

x

...

...

...

x

x

x

x

x

x

Phân định vật phẩm có thể truy xuất và chi tiết kèm theo:

Khi vật phẩm có thể truy xuất là thương phẩm

Phân định vật phẩm có thể truy xuất

...

...

...

x

x

x

x

Mô tả vật phẩm có thể truy xuất

x

x

x

...

...

...

x

x

Số lượng vật phẩm có thể truy xuất

x

x

x

x

x

x

...

...

...

x

x

x

x

x

x

Khi vật phẩm có thể truy xuất là mẻ/lô thương phẩm

Phân định vật phẩm có thể truy xuất + Số mẻ/lô

x

...

...

...

x

x

x

Mô tả vật phẩm có thể truy xuất

x

x

x

...

...

...

x

Số lượng vật phẩm có thể truy xuất

x

x

x

x

x

x

Ngày giao/nhận

...

...

...

x

x

x

x

x

Khi vật phẩm có thể truy xuất là sê-ri thương phẩm

Phân định vật phẩm có thể truy xuất + số sê-ri

x

x

...

...

...

x

x

x

Mô tả vật phẩm có thể truy xuất

x

x

x

x

x

...

...

...

Số lượng vật phẩm có thể truy xuất

x

x

x

x

x

x

Ngày giao/nhận

x

...

...

...

x

x

x

x

Khi vật phẩm có thể truy xuất là đơn vị logistic

Phân định đơn vị logistic

x

x

x

...

...

...

Số lượng đơn vị logistic

x

x

x

x

...

...

...

x

x

x

x

Khi vật phẩm có thể truy xuất là hàng gửi

Phân định hàng gửi

x

...

...

...

x

x

Ngày giao/nhận

x

x

x

x

...

...

...

6.3  Dữ liệu truy xuất nguồn gốc

Dữ liệu truy xuất nguồn gốc gồm các thông tin về:

- Bên thực hiện [Định danh + các phần tử dữ liệu]

- Địa điểm [Định danh + các phần tử dữ liệu]

- Ngày tháng / thời gian

- Vật phẩm có thể truy xuất [Định danh + các phần tử dữ liệu]

- Quá trình hoặc sự kiện [Định danh + các phần tử dữ liệu]

Các dữ liệu truy xuất nguồn gốc được tính tới, mong đợi hoặc đã có sẵn, được ghi nhận theo thời điểm thực tế.

...

...

...

Hình 4 - Dữ liệu truy xuất nguồn gốc

Truy xuất nguồn gốc không có nghĩa các đối tác phải nắm giữ và chia sẻ tất cả các thông tin truy xuất nguồn gốc. Tuy nhiên, họ phải có khả năng tìm kiếm nội bộ và truy cập được các thông tin liên quan, và chia sẻ các thông tin đã thống nhất, khi được yêu cầu, mà không vi phạm quyền sở hữu trí tuệ của mỗi đối tác truy xuất nguồn gốc.

Loại dữ liệu truy xuất nguồn gốc ảnh hưởng tới giải pháp thích hợp được sử dụng để ghi lại thông tin và để thực hiện yêu cầu truy xuất nguồn gốc:

- Nếu dữ liệu truy xuất nguồn gốc là dữ liệu riêng thì dữ liệu đó có thể nằm trong hồ sơ truy xuất nguồn gốc của một trong số các đối tác thương mại hoặc đối tác truy xuất nguồn gốc phía trước hoặc sau.

- Nếu dữ liệu truy xuất nguồn gốc là công khai thì dữ liệu đó có thể nằm trong hồ sơ truy xuất nguồn gốc của các chủ sở hữu vật phẩm có thể truy xuất hoặc được chia sẻ công khai.

- Nếu dữ liệu truy xuất nguồn gốc là chìa khóa để định danh một vật phẩm có thể truy xuất thì dữ liệu đó phải nằm trên vật mang số định danh, theo mô tả tại BR 6 trong Phụ lục C.

7  Yêu cầu đối với các bên liên quan

7.1  Yêu cầu đối với nhà cung cấp nguyên vật liệu/thành phần

...

...

...

- Gắn mã truy vết vật phẩm (GTIN) cho công-ten-nơ/vật chứa sơ cấp.

- Gắn mã truy vết vật phẩm (GTIN) cho công-ten-nơ/vật chứa thứ cấp.

- Lựa chọn kỹ thuật AIDC và vật mang dữ liệu để áp dụng cho các cấp độ sản phẩm theo mô tả từ BR3 đến BR10 trong Phụ lục C.

- Lưu trữ dữ liệu chính của sản phẩm trong cơ sở dữ liệu sản phẩm và kết nối với mã truy vết liên quan theo mô tả từ BR11 đến BR14 trong Phụ lục C.

- Nếu có số lô/mẻ, nhà cung cấp nguyên vật liệu phải thể hiện số lô/mẻ tương ứng và/hoặc ngày hết hạn ở định dạng người có thể đọc được trên các công-ten-nơ/vật chứa. Để cho phép thu thập và xử lý dữ liệu chính xác và nhanh hơn, nhà cung cấp nguyên vật liệu có thể mã hóa thông tin này (ví dụ bằng mã vạch GS1-128 hoặc GS1 DataMatrix) trên mỗi cấp độ đóng gói.

- Nếu công-ten-nơ/vật chứa thứ cấp là một trong số các vật phẩm tạo thành đơn vị vận chuyển/logistic hoặc nằm trên pa-let hàng hóa, thì gắn mã SSCC cho đơn vị vận chuyển/logistic hoặc pa-let; nếu công-ten-nơ/vật chứa thứ cấp là đơn vị vận chuyển, thì gắn mã SSCC cho công-ten-nơ/vật chứa thứ cấp. Mã SSCC phải đơn nhất trong chuỗi, cho phép truy xuất nguồn gốc của đơn vị vận chuyển từ khi rời kho cho đến khi đến nhà sản xuất. Ngoài ra, mã SSCC được kết nối với các thông tin thiết yếu như GTIN.

- Khi hàng hóa rời khỏi địa điểm của nhà cung cấp, nhà cung cấp gửi một thông báo gửi hàng - có chứa mã SSCC - cho khách hàng để cung cấp cho nhà sản xuất thông tin liên quan.

- Nhà cung cấp lưu giữ và cung cấp các thông tin cần thiết theo thoả thuận với khách hàng.

7.2  Yêu cầu đối với nhà sản xuất

...

...

...

- Gắn mã truy vết vật phẩm (GTIN) cho bao bì ở cấp đơn vị (công-ten-nơ/vật chứa sơ cấp).

- Lựa chọn kỹ thuật AIDC và vật mang dữ liệu để áp dụng cho các cấp bậc sản phẩm theo mô tả từ BR 3 đến BR 10 trong Phụ lục C.

- Lưu trữ dữ liệu chính của sản phẩm trong cơ sở dữ liệu sản phẩm và kết nối với GTIN liên quan theo mô tả từ BR11 đến BR14 trong Phụ lục C.

- Nhà sản xuất phải thể hiện số lô/mẻ tương ứng và/hoặc ngày hết hạn ở định dạng người có thể đọc được. Để cho phép thu thập và xử lý dữ liệu chính xác và nhanh hơn, nhà cung cấp có thể mã hóa thông tin này (ví dụ, bằng mã vạch GS1-128 hoặc GS1 DataMatrix) trên mỗi cấp độ đóng gói.

- Gắn mã SSCC cho đơn vị vận chuyển (pa-let). Mã SSCC phải đơn nhất, cho phép truy xuất nguồn gốc đơn vị vận chuyển từ khi rời kho cho đến khi đến tay các đối tác phía sau trong chuỗi cung ứng. Ngoài ra, SSCC được kết nối với các thông tin thiết yếu như GTIN, số lô/mẻ.

- Khi hàng hóa rời khỏi địa điểm của nhà sản xuất, nhà sản xuất gửi một thông báo gửi hàng - có chứa mã SSCC - cho khách hàng để cung cấp cho khách hàng thông tin liên quan.

7.3  Yêu cầu đối với nhà bán buôn/nhà phân phối

Nhà bán buôn/nhà phân phối phải nhận được trước tất cả thông tin quan trọng của hàng gửi từ đối tác phía trước trong chuỗi cung ứng. Nhà bán buôn/nhà phân phối sử dụng mã SSCC trên nhãn pa-let để kiểm tra, nhập kho hàng gửi, truy xuất pa-let ban đầu trong kho. Trang thiết bị đã được nhà sản xuất gán mã truy vết vật phẩm (GTIN) và mã này được ghi lại trong cơ sở dữ liệu của nhà bán buôn/nhà phân phối khi nhập hàng.

Khi thành phần của pa-let ban đầu thay đổi, nhà bán buôn/nhà phân phối dừng sử dụng SSCC do nhà sản xuất gắn cho pa-let đó.

...

...

...

Khi hàng rời khỏi địa điểm của nhà bán buôn/nhà phân phối, nhà bán buôn/nhà phân phối gửi một thông báo gửi hàng có chứa SSCC cho khách hàng để cung cấp cho khách hàng thông tin liên quan.

7.4  Yêu cầu đối với nhà cung cấp dịch vụ logistic bên thứ ba

Nhà cung cấp dịch vụ logistic bên thứ ba (3PL) nhận hàng gửi từ điểm gửi đi. 3PL chỉ cần tham chiếu duy nhất mã SSCC.

3PL phải nhận được tất cả thông tin cần thiết cho việc vận chuyển (kích thước và khối lượng của hàng gửi, vật liệu nguy hiểm, v.v.) liên kết với mã SSCC, thông qua đơn đặt hàng vận chuyển, trước khi nhận hàng gửi từ điểm gửi đi.

Ngay khi biết thời gian hàng đến, 3PL gửi thông báo đến cho điểm gửi đến để hỗ trợ họ tối ưu hóa việc vận chuyển hàng hóa.

7.5  Yêu cầu đối với nhà bán lẻ

Nhà bán lẻ phải nhận trước và lưu tất cả thông tin quan trọng về hàng gửi từ đối tác phía trước trong chuỗi cung ứng (ví dụ nhà bán buôn/nhà phân phối).

Nhà bán lẻ có thể quét SSCC trên nhãn thùng ca-ton và tự động khớp dữ liệu với thông tin nhận được. Sau khi hoàn thành việc kiểm tra trực quan, hàng gửi có thể được tách ra, dừng sử dụng SSCC này và các đơn vị được chuyển vào kho của nhà bán lẻ.

Việc truy vết các sản phẩm rời khỏi nhà thuốc bán lẻ phải được thực hiện ở cấp đơn vị. GTIN và số sê-ri được tham chiếu để truy vết sản phẩm.

...

...

...

7.6  Yêu cầu đối với đơn vị cấp phát trang thiết bị y tế

Đơn vị cấp phát thiết bị y tế (ví dụ: bệnh viện) phải nhận trước và lưu tất cả thông tin quan trọng về hàng gửi từ đối tác phía trước trong chuỗi cung ứng.

Đơn vị cấp phát trang thiết bị y tế có thể quét SSCC trên nhãn pa-let và tự động khớp dữ liệu với thông tin nhận được. Sau khi hoàn thành việc kiểm tra trực quan, có thể chuyển pa-let vào kho của đơn vị.

Khi pa-let ban đầu chưa thay đổi, đơn vị sử dụng SSCC để theo dõi pallet trong kho. Khi thành phần của pa-let ban đầu thay đổi (ví dụ: tách các thùng ca-ton ra để chuyển đến các đơn vị phía dưới), SSCC sẽ bị dừng sử dụng. Kể từ thời điểm này trở đi, việc theo dõi các sản phẩm rời khỏi kho trung tâm phải được thực hiện ở cấp sản phẩm. Chỉ số tham chiếu để theo dõi sản phẩm là GTIN và số mẻ/lô hoặc số sê-ri.

CHÚ THÍCH: Ngày hết hạn được mã hóa hỗ trợ việc quản lý kho hiệu quả theo nguyên tắc FIFO.

Việc truy vết các sản phẩm rời khỏi đơn vị cấp phát trang thiết bị y tế phải được thực hiện ở cấp đơn vị. GTIN và số sê-ri hoặc số mẻ/lô được tham chiếu để truy vết sản phẩm.

Ở cấp độ đơn vị, kết hợp GTIN được mã hóa, số sê-ri hoặc lô và ngày hết hạn là cần thiết để đảm bảo việc xử lý chính xác và nhờ đó, an toàn cho bệnh nhân.

Khi cấp phát trang thiết bị y tế, người cấp phát quét mã vạch (có chứa GTIN và số lô) trên sản phẩm, sau đó thông tin được mã hoá được liên kết đến hồ sơ bệnh nhân.

...

...

...

(quy định)

Cấp độ vật phẩm có thể truy xuất

Cấp độ được dùng để xác định vật phẩm có thể truy xuất trong cấp độ đóng gói sản phẩm hoặc cấp độ logistic phụ thuộc vào mức độ kiểm soát được yêu cầu.

Một vật phẩm có thể truy xuất có thể là:

- Hàng gửi: có thể bao gồm một hoặc nhiều đơn vị logistic.

- Đơn vị logistic: Có thể bao gồm

- một hoặc nhiều đơn vị logistic khác nhau,

- một hoặc nhiều thương phẩm,

- một thương phẩm.

...

...

...

- thương phẩm hoặc lô,

- mẻ thương phẩm, hoặc

- thương phẩm được đánh sê-ri.

- Vật phẩm được các đối tác truy xuất nguồn gốc đồng thuận là vật phẩm có thể truy xuất.

Cấp độ của vật phẩm có thể truy xuất là sự tổng hợp các cấp độ logistic và sự chính xác của việc định danh.

VÍ DỤ:

- Hàng gửi: Xe tải, Tàu chở, 10 pa-lét các vật phẩm thuộc nhiều loại.

- Đơn vị logistic: Pa-lét, Công-ten-nơ.

- Thương phẩm không đi qua điểm bán: Thùng ca-ton, túi.

...

...

...

GTIN là cơ sở cho việc định danh sản phẩm. Tuy nhiên, với mục đích truy xuất nguồn gốc thì có thể chưa đủ mà phải cần các thông tin bổ sung để định danh ra một sản phẩm hay một nhóm sản phẩm (xem Hình A.1).

Các giả định đối với ma trận/ cấp độ vật phẩm có thể truy xuất:

- Các vật phẩm có thể truy xuất trang thiết bị y tế cần được đánh dấu bằng một số lô/mẻ để đáp ứng các yêu cầu pháp lý.

- Thêm vào hạn sử dụng khi sản phẩm có tuổi thọ hạn chế.

- Khi đòi hỏi mức độ chính xác cao hơn, sử dụng số sê-ri để định danh các vật phẩm có thể truy xuất.

Khi đơn vị logistic là một thương phẩm (ví dụ: một pa-lét), nó cũng được định danh bằng GTIN và chuẩn định danh tương ứng từ cột “Đơn vị logistic” và “Thương phẩm không đi qua điểm bán”.

Một vật phẩm có thể truy xuất có thể có liên quan tới vật phẩm có thể truy xuất khác, ví dụ: vật phẩm được chứa trong vật phẩm khác, vật phẩm chứa nhiều vật phẩm khác (ví dụ một thùng ca-ton đựng 50 hộp găng tay y tế), v.v.

Một vật phẩm có thể truy xuất có thể tồn tại ở nhiều vị trí ở cùng một thời điểm. Ví dụ: vật phẩm có thể truy xuất được phân định là thương phẩm và cùng cấp mẻ, được bán và lưu kho bởi nhiều đối tác thương mại.

...

...

...

Phụ lục B

(tham khảo)

Ví dụ thiết lập kế hoạch truy xuất nguồn gốc trong chuỗi cung ứng trang thiết bị y tế

Ví dụ này dựa trên một chuỗi cung ứng trang thiết bị y tế đặc trưng, từ nguyên liệu thô/thành phần cho tới nhà thuốc bệnh viện hoặc nhà thuốc bán lẻ, và các hành động/vai trò của các bên trong chuỗi.

1. Đối tác truy xuất nguồn gốc

Ngành công nghiệp: y tế, sản xuất trang thiết bị y tế.

Các đối tác truy xuất nguồn gốc: Nhà sản xuất nguyên vật liệu thô/thành phần, nhà sản xuất trang thiết bị y tế, nhà bán sỉ dược phẩm, nhà phân phối dược phẩm, bệnh viện, nhà thuốc bệnh viện, nhà thuốc bán lẻ, bệnh nhân.

2. Nhu cầu công việc

...

...

...

- Truy xuất nguồn gốc sản phẩm trong chuỗi cung ứng.

- Quản lý chất lượng.

- An toàn sản phẩm và hỗ trợ việc thu hồi hoặc rút lại.

- Tính hiệu quả logistic trong chuỗi cung ứng.

- Tuân thủ quy định pháp lý của quốc gia, vùng lãnh thổ và thế giới.

- Bảo vệ thương hiệu, xác thực sản phẩm và giảm rủi ro liên quan đến hàng giả hoặc lừa đảo.

3. Mô tả của dòng vật chất của sản phẩm

Dòng vật chất của hàng hóa trong chuỗi cung ứng trang thiết bị y tế (một tổ chức có thể quản lý nhiều bước khác nhau):

- Nhà sản xuất nguyên vật liệu thô/thành phần: Chịu trách nhiệm cho việc sản xuất nguyên vật liệu thô/thành phần; Chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ các quá trình sản xuất.

...

...

...

- Nhà bán buôn: Chịu trách nhiệm về biên nhận, bảo quản, quản lý hàng tồn và phân phối thiết bị y tế, cũng như đóng gói lại và dán nhãn lại nếu cần thiết; Chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ thông tin phù hợp về những gì nhận được, đóng gói lại và dán nhãn lại, những gì đã phân phối.

- Nhà phân phối: Chịu trách nhiệm về biên nhận, bảo quản, quản lý hàng tồn và phân phối sản phẩm dược, cũng như đóng gói lại và dán nhãn lại nếu cần thiết. Chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ thông tin phù hợp về những gì nhận được, đóng gói lại, dán nhãn lại, và những sản phẩm đã phân phối.

- Nhà thuốc bệnh viện: Chịu trách nhiệm về biên nhận, bảo quản, quản lý hàng tồn và phân phối sản phẩm, đóng gói lại và dán nhãn lại nếu cần thiết. Chịu trách nhiệm lưu giữ hồ sơ thông tin phù hợp về những gì nhận được, đóng gói lại hoặc dán nhãn lại, và những trang thiết bị đã cấp phát.

- Cán bộ y tế (ví dụ: bác sĩ/y tá): Chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm dược tới bệnh nhân, cũng như giữ bản ghi chép các thông tin phù hợp về những gì được phân phối.

- Nhà thuốc bán lẻ: có trách nhiệm biên nhận, bảo quản, quản lý hàng tồn và định lượng các sản phẩm trang thiết bị y tế, cũng như đóng gói lại và dán nhãn lại nếu cần thiết, bao gồm lưu giữ bản ghi chép các thông tin phù hợp về những gì nhận được, đóng gói lại hoặc dán nhãn lại.

4. Vật phẩm có thể truy xuất

Nguyên vật liệu thô/thành phần,

Sản phẩm hỗn hợp,

Thành phẩm có GTIN,

...

...

...

Thành phẩm có số lô/mẻ.

5. Vai trò của các đối tác truy xuất nguồn gốc

Các vai trò chủ chốt cho việc xác định nguồn gốc trong chuỗi cung ứng dược phẩm được liệt kê dưới đây (một đối tác thương mại hoặc đối tác truy xuất nguồn gốc có thể đóng nhiều vai):

- Người tạo vật phẩm có thể truy xuất (ví dụ: nhà sản xuất nguyên vật liệu thô/thành phần),

- Nguồn vật phẩm có thể truy xuất,

- Người nhận vật phẩm có thể truy xuất,

- Nhà vận chuyển (ví dụ: nhà cung cấp dịch vụ logistic bên thứ 3),

- Chủ sở hữu thương hiệu,

- Người tạo dữ liệu truy xuất nguồn gốc,

...

...

...

- Người nhận dữ liệu truy xuất nguồn gốc,

- Người khởi xướng yêu cầu truy xuất nguồn gốc,

6. Tạo ra, thu thập và ghi lại dữ liệu truy xuất nguồn gốc

Tại mỗi bước, các thuộc tính dữ liệu tối thiểu được tạo ra/thu thập/ghi lại một cách phù hợp, bao gồm cả dữ liệu được mô tả trong BR 11 trong Phụ lục C và các tài liệu theo quy định.

Các danh mục thông tin bổ sung được tạo ra, thu thập và ghi lại dựa theo các vai trò trong chuỗi cung ứng gồm có:

- Nhà sản xuất dược phẩm: các mẫu vật cần được lưu giữ/phân tích.

- Nhà phân phối: biên nhận, bảo quản, quản lý hàng tồn, giao hàng, gia công lại.

- Đơn vị cấp phát trang thiết bị: biên nhận, bảo quản, quản lý hàng tồn, tổng hợp và định lượng.

7. Công nghệ khả dụng và hướng dẫn thực hành tốt nhất theo GS1

...

...

...

- GLN,

- GTIN,

- SSCC,

- Số định danh ứng dụng (AI),

- GRAI.

Một số công nghệ khả dụng cho các hệ thống lớn hơn và tự động hóa cao hơn gồm:

- Mã vạch tuyến tính và các ký hiệu 2D để ứng dụng số định danh tài sản (EAN/UPC13 - các chai lọ, ITF14 - các thùng, GS1-128 - các pa-lét/công-ten-nơ hàng đã đầy, 2D - số định danh số sê-ri);

- EDI và tin nhắn trên nền Internet (XML);

- RFID, Mã sản phẩm điện tử (ví dụ: để bảo đảm và định danh các công- ten-nơ hàng);

...

...

...

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể thực hiện được các bước yêu cầu bằng việc tham khảo các thông tin mà người có thể đọc được trên nhãn, hồ sơ gửi hàng kèm theo, các quy cách mua, các đơn đặt hàng và các bản ghi chép công việc thông thường.

8. Cách các đối tác truy xuất nguồn gốc cấp số định danh cho vật phẩm có thể truy xuất

A. Các pa-lét hàng gửi:

Nhà sản xuất, nhà bán sỉ hoặc nhà phân phối cấp SSCC cho pa-lét. Khi mã vạch hoá, SSCC được thể hiện bằng ký hiệu GS1-128. Công-ten-nơ có thể có nhiều phần, mỗi phần được định danh bằng số lô. Phần AI bắt buộc phải là (00).

Hình B.1 - Mã công-ten-nơ vận chuyển theo sê-ri (SSCC) được mã hóa thành mã vạch bằng ký hiệu GS1-128

B. Các thương phẩm đi qua điểm bán (ví dụ: găng tay y tế):

Phải được định danh bằng một GTIN và được mã vạch hóa bằng ký hiệu EAN/UPC để được quét tại điểm bán. Trường hợp đòi hỏi phải có một số lô/mẻ cho mỗi đơn vị tiêu dùng trong suốt quá trình cung ứng sản phẩm, thông tin này có thể được hiển thị dưới dạng mà người có thể đọc được.

C. Các đơn vị logistic (các pa-lét):

...

...

...

9. Cách các đối tác truy xuất nguồn gốc gắn vật mang số định danh

Vật mang số định danh (ví dụ: mã vạch tuyến tính hoặc mã vạch 2D; thẻ điện tử RFID) được gắn tại nguồn khi các thành phẩm được tạo ra hoặc chuyển đi.

Hàng hóa rời có thể được quản lý bằng các cách truyền thống, ví dụ: định danh duy nhất công-ten-nơ vận chuyển rời liên kết tới lệnh mua, giấy biên nhận, tài liệu về hàng gửi kèm theo, thư tín, thông điệp thương mại điện tử.

10. Cách các đối tác truy xuất nguồn gốc có thể thu thập số định danh của vật phẩm có thể truy xuất

Vật mang số định danh có thể được quét để thu nhận dữ liệu tự động khi số định danh ở dạng mã vạch và/hoặc thẻ RFID.

Dữ liệu cũng có sẵn ở định dạng người đọc được trên nhãn/tài liệu.

11. Thu thập dữ liệu liên quan khác

Dữ liệu khác được giữ dưới dạng các mẫu dược phẩm vật lý, kèm theo các tài liệu phân tích khoa học, được lưu giữ trong các hồ sơ lưu trữ truyền thống của tổ chức.

12. Chia sẻ dữ liệu liên quan

...

...

...

13. Ghi lại dữ liệu

Dữ liệu được ghi lại ở nhiều dạng, ví dụ: trong các cơ sở dữ liệu điện tử, trên tài liệu hải quan và tài liệu vận chuyển, trong các hồ sơ bằng giấy tờ của tổ chức.

14. Quản lý một “yêu cầu truy xuất nguồn gốc

Một “yêu cầu truy xuất nguồn gốc” có bắt nguồn từ nhiều trường hợp khác nhau, ví dụ như hậu quả của một sự kiện bất lợi. Khi đó, đặc biệt đối với ngành dược, quan trọng là có thể tìm được và thu giữ mẫu sản phẩm bị lỗi. Có thể cần mẫu của một sản phẩm dược để thực hiện phân tích nhằm so sánh với các bản ghi chép về sản phẩm, và để xác định bất kỳ vật liệu lạ nào có thể có trong bao bì.

Từ bao bì và nhãn, có thể thu thập được tất cả các dữ liệu tối thiểu cần thiết cho việc khởi xướng một yêu cầu truy xuất nguồn gốc, gồm có:

o Tên thương hiệu và đặc tính sản phẩm

o Tên nhà cung ứng và địa chỉ liên lạc

o Số lô/mẻ (đôi khi bao gồm cả số sê-ri).

...

...

...

(quy định)

Các yêu cầu công việc trong truy xuất nguồn gốc trang thiết bị y tế

Yêu cầu công việc là tuyên bố về nhu cầu đối với phạm vi công việc hoặc quá trình công việc được nghiên cứu. Đây là điều mà hệ thống phải thực hiện, hoặc là chất lượng mà hệ thống phải có. Một yêu cầu tồn tại có thể vì loại sản phẩm đòi hỏi các chức năng hoặc chất lượng khác nhau, hoặc khách hàng muốn yêu cầu đó là một phần của sản phẩm được giao.

Bảng C.1 - Các yêu cầu công việc trong truy xuất nguồn gốc

Số

Yêu cầu công việc

Giải thích

BR 1 (AMD)

Bất kỳ địa điểm nào cần được truy xuất nguồn gốc phải được truy xuất nguồn gốc duy nhất và toàn cầu.

...

...

...

Đối tác được lựa chọn cấp địa điểm mà họ định danh duy nhất. Cấp tối thiểu là vị trí hữu hình (ví dụ: trung tâm phân phối) được định danh bởi một mã số địa điểm toàn cầu (GLN).

Cơ sở, lý do: Để định danh duy nhất địa điểm.

Tiêu chuẩn tương ứng: GLN.

(Các) Trường hợp sử dụng tương ứng: 3,4 trong Bảng C.2.

BR 2 (RTD)

Các đối tác thương mại phải được định danh duy nhất toàn cầu.

Đối tác truy xuất nguồn gốc được chọn cấp nào họ định danh duy nhất, ví dụ: pháp nhân.

Cơ sở, lý do: Việc phân định vai trò - bên mà phải gửi yêu cầu truy xuất nguồn gốc đến - sẽ tăng tốc độ thu thập thông tin truy xuất nguồn gốc.

(Các) Tiêu chuẩn tương ứng: GLN và danh sách vai trò các bên cho việc thông báo.

...

...

...

BR 3 (AMD)

Bất kỳ vật phẩm nào cần được truy vết xuôi hoặc truy xuất ngược phải được định danh duy nhất toàn cầu.

Điều này áp dụng cho bất kỳ cấp độ nào trong cấp bậc sản phẩm, ví dụ như đơn vị tiêu dùng hoặc một vật phẩm có thể truy xuất không đi qua điểm bán.

Cơ sở, lý do: Để định danh duy nhất một vật phẩm có thể truy xuất.

(Các) Tiêu chuẩn tương ứng: GTIN.

Trường hợp sử dụng tương ứng: 6 trong Bảng C.2.

BR 4 (AMD)

Bất kỳ tài sản nào cần được truy vết xuôi hoặc truy xuất ngược phải được định danh duy nhất toàn cầu.

Cơ sở, lý do: để định danh duy nhất tài sản.

...

...

...

Trường hợp sử dụng tương ứng: 5 trong Bảng C.2.

BR 5 (RTD)

Phải cấp mã số định danh vật phẩm có thể truy xuất, muộn nhất là khi được tạo thành hình.

Khi vật phẩm có thể truy xuất là thương phẩm, việc định danh thương phẩm tối thiểu cũng phải được định danh với một GTIN. Nó có thể không đủ để thỏa mãn mục đích truy xuất nguồn gốc, nên phải cần tới các thông tin bổ sung để có thể định danh duy nhất một sản phẩm hay một nhóm sản phẩm, như số lô/mẻ hoặc số sê-ri nếu cần thiết.

Khi một vật phẩm có thể truy xuất là đơn vị logistic, nó phải được định danh duy nhất.

Đối tác truy xuất nguồn gốc được lựa chọn cấp định danh để sử dụng cho vật phẩm có thể truy xuất.

Cơ sở, lý do: Để định danh duy nhất vật phẩm có thể truy xuất.

(Các) Tiêu chuẩn tương ứng:

- GTIN;

...

...

...

- Đơn vị logistic - SSCC.

Hướng dẫn thực hành tốt nhất:

Thông tin này tối thiểu cũng phải được trình bày theo dạng mà người có thể đọc được. Ví dụ: được in trên sản phẩm/nhãn mác hoặc tài liệu kèm theo hay bản ghi điện tử.

Trường hợp sử dụng tương ứng: 8 trong Bảng C.2.

BR 6 (RTD)

Một vật phẩm có thể truy xuất, trong tất cả các trường hợp, phải mang một số định danh duy nhất toàn cầu được đưa trực tiếp lên vật phẩm có thể truy xuất đó. Trong trường hợp bất khả kháng thì ít nhất cũng phải đưa số định danh lên tài sản chứa vật phẩm đó hoặc đưa vào tài liệu kèm theo.

Cơ sở, lý do: Để mang một số định danh duy nhất toàn cầu.

(Các) Tiêu chuẩn tương ứng: Nếu:

- Vật phẩm có thể truy xuất là thương phẩm: GTIN;

...

...

...

- Thương phẩm được đánh số sê-ri: GTIN + Số sê-ri, SGTIN;

- Đơn vị logistic: SSCC;

- Hàng gửi: Số định danh hàng gửi.

Hướng dẫn thực hành tốt nhất:

Số định danh truy xuất nguồn gốc ít nhất nên thuộc vào một trong các loại sau: được lưu giữ bằng điện tử, được trao đổi điện tử, máy có thể đọc được trên vật mang số định danh.

Trường hợp sử dụng tương ứng: 9 trong Bảng C.2.

BR 7 (RTD)

Chủ sở hữu thương hiệu phải bảo đảm việc định danh duy nhất vật phẩm có thể truy xuất.

Cơ sở, lý do: Chủ thương hiệu là bên chịu trách nhiệm cho việc cấp số và các ký hiệu mã vạch GS1 hoặc thẻ tag RFID cho một vật phẩm cho trước.

...

...

...

BR 8 (RTD)

Vật mang số định danh phải được giữ nguyên trên vật phẩm có thể truy xuất hoặc được đính lên vật phẩm có thể truy xuất cho tới cuối vòng đời của vật phẩm có thể truy xuất đó.

Cơ sở, lý do: Để định danh duy nhất vật phẩm có thể truy xuất xuyên suốt vòng đời.

Trường hợp sử dụng tương ứng: 9, 10 trong Bảng C.2.

BR 9 (RTD)

Vật mang số định danh phải được giữ nguyên hoặc được đính lên trên vật phẩm có thể truy xuất khi nó được gói bằng một cấp đóng gói cao hơn.

Cơ sở, lý do: Để định danh duy nhất vật phẩm có thể truy xuất xuyên suốt hệ thống cấp độ đóng gói.

Trường hợp sử dụng tương ứng: 9, 10 trong Bảng C.2.

BR 10

...

...

...

Cơ sở, lý do: Điều này cho phép một đối tác truy xuất nguồn gốc xác định được một nguồn dữ liệu để có thể hướng yêu cầu truy xuất nguồn gốc tới nguồn đó.

(Các) tiêu chuẩn tương ứng: Nhãn logistic GS1.

Trường hợp sử dụng tương ứng: 14 trong Bảng C.2.

BR 11 (RTD)

Tất cả các nguồn vật phẩm có thể truy xuất và người nhận vật phẩm có thể truy xuất phải thu thập số định danh của vật phẩm có thể truy xuất hoặc tài sản có chứa vật phẩm có thể truy xuất đó từ vật mang số định danh.

Cơ sở, lý do: để truy vết một vật phẩm xác định nguồn gốc.

Trường hợp sử dụng tương ứng: 10 trong Bảng C.2.

BR 12 (RTD)

Các đối tác truy xuất nguồn gốc phải đồng thuận về ít nhất một cấp độ vật phẩm có thể truy xuất chung, từ đó sẽ đồng thuận cả về việc trao đổi các bộ dữ liệu truy xuất nguồn gốc nhất quán.

...

...

...

(Các) Trường hợp sử dụng tương ứng: 8 đến 13 trong Bảng C.2.

BR 13 (RTD)

Tất cả (các) nguồn và người nhận vật phẩm có thể truy xuất phải ghi lại và có thể chia sẻ những phần tử dữ liệu dưới đây (thường được ghi lại bên trong các tài liệu định danh hàng gửi):

a) Số định danh đối tác truy xuất nguồn gốc:

- Số định danh vật phẩm có thể truy xuất,

- Số định danh người nhận vật phẩm có thể truy xuất,

- Số định danh nguồn dữ liệu truy xuất nguồn gốc,

- Số định danh người nhận dữ liệu truy xuất nguồn gốc.

Cơ sở, lý do: Có những yêu cầu về dữ liệu cần thiết tối thiểu để thực hiện truy xuất nguồn gốc nhằm quản lý các mắt xích liên kết giữa đầu vào, quá trình xử lý nội bộ và đầu ra.

...

...

...

- Các tiêu chuẩn về thư tín thương mại,

- Từ điển dữ liệu toàn cầu (GDD) EANCOM,

- GS1-128 và số định danh ứng dụng.

BR 13 (RTD)

b) Số định danh vật phẩm có thể truy xuất và chi tiết:

- Khi vật phẩm có thể truy xuất là thương phẩm:

- Số định danh thương phẩm,

- Mô tả thương phẩm,

- Số lượng thương phẩm.

...

...

...

- Số định danh vật phẩm,

- Mô tả vật phẩm,

- Số lượng vật phẩm.

- Khi vật phẩm có thể truy xuất là lô/mẻ thương phẩm:

- Số định danh vật phẩm + Số lô/mẻ,

- Mô tả thương phẩm,

- Số lượng thương phẩm.

- Khi vật phẩm có thể truy xuất là thương phẩm được đánh số sê-ri:

- Số định danh vật phẩm + Số xê- ri,

...

...

...

- Số lượng thương phẩm.

- Khi vật phẩm có thể truy xuất là một đơn vị logistic:

- Số định danh đơn vị logistic,

- Số lượng đơn vị logistic.

- Khi vật phẩm có thể truy xuất là hàng gửi: Số định danh hàng gửi

c) Với tất cả các vật phẩm có thể truy xuất: Ngày giao và/hoặc ngày nhận

Hướng dẫn thực hành tốt nhất:

- Trong tất cả các trường hợp, một vật phẩm có thể truy xuất phải mang một số định danh duy nhất toàn cầu.

- Khi cần có số lô/mẻ để đảm bảo cho việc truy xuất nguồn gốc, nên ghi lại số này.

...

...

...

- Không cần thiết phải sao lại các bản ghi đã có để truy xuất nguồn gốc. Ví dụ, một số định danh hàng gửi được dùng làm tham khảo cho các phần tử dữ liệu khác như «Chuyển từ», «Chuyển tới», «Ngày giao», «Đơn vị đo lường»...

VÍ DỤ: Các ví dụ về số định danh hàng gửi:

- Số hóa đơn vận chuyển.

- Số thông báo giao hàng.

- Số hóa đơn.

- Số phiếu giao hàng.

- Số công-ten-nơ.

- Chứng nhận giao hàng.

Tham khảo BR 6 về các tiêu chuẩn tương ứng cho số định danh vật phẩm có thể truy xuất.

...

...

...

(Các) Trường hợp sử dụng tương ứng: 12,13 trong Bảng C.2.

BR 14 (RTD)

Tất cả người tạo, nguồn và người nhận vật phẩm có thể truy xuất phải ghi lại mối quan hệ giữa các vật phẩm có thể truy xuất được tạo ra, nhận về, xử lý và/hoặc gửi đi.

Cơ sở, lý do: Truy xuất nguồn gốc yêu cầu sự quản lý các mắt xích liên tiếp giữa những gì được nhận, sản xuất, đóng gói, lưu kho và vận chuyển xuyên suốt chuỗi cung ứng mở rộng.

Trường hợp sử dụng tương ứng: 13 trong Bảng C.2.

VÍ DỤ:

- Các loạt thương phẩm được chứa trong một pa-lét.

- Các thương phẩm được sử dụng làm nguyên liệu cho một thành phẩm.

- Các pa-lét được dùng để chọn lọc và tạo một pa-lét mới.

...

...

...

Nguồn vật phẩm xác định nguồn gốc có thể phải chia sẻ hoặc có sẵn một số thông tin chi tiết và liên quan đến chất lượng về vật phẩm có thể truy xuất cho một hoặc nhiều đối tác truy xuất nguồn gốc.

Cơ sở, lý do: Chủ sở hữu thương hiệu là bên chịu trách nhiệm cho việc phân bổ mã số và trả lời các yêu cầu truy xuất nguồn gốc về các chi tiết của vật phẩm có thể truy xuất. Việc giải quyết một yêu cầu truy xuất nguồn gốc có thể đòi hỏi nguồn vật phẩm có thể truy xuất phải chia sẻ thông tin với chủ sở hữu thương hiệu hoặc với những đối tác truy xuất nguồn gốc khác.

Trường hợp sử dụng tương ứng: 12 trong Bảng A.2

BR 16 (RTD)

Số định danh vật phẩm có thể truy xuất phải có trong tất cả các tài liệu đi kèm hoặc thông báo có chứa các thông tin liên quan đến vật phẩm có thể truy xuất đó.

Cơ sở, lý do: Đảm bảo độ tin cậy của dữ liệu truy xuất nguồn gốc nhằm tránh các lỗi trong việc nhập dữ liệu thủ công. Điều này cho phép đối tác truy xuất nguồn gốc có thể kiểm tra được các thông tin có trong tất cả các tài liệu.

(Các) Trường hợp sử dụng tương ứng: 11 đến 13 trong Bảng A.2

BR 17 (RT)

Bất kỳ đối tác truy xuất nguồn gốc nào cũng có thể gửi yêu cầu truy xuất nguồn gốc tới nguồn vật phẩm có thể truy xuất, bên nhận vật phẩm có thể truy xuất, nguồn dữ liệu truy xuất nguồn gốc hay bên nhận dữ liệu truy xuất nguồn gốc.

...

...

...

(Các) Trường hợp sử dụng tương ứng: 14,15 trong Bảng C.2.

BR 18 (RT)

Các đối tác truy xuất nguồn gốc muốn khởi xướng một yêu cầu truy xuất nguồn gốc phải trao đối với nguồn dữ liệu truy xuất nguồn gốc về ít nhất một hạng mục thông tin sau để giúp nguồn dữ liệu truy xuất nguồn gốc tìm ra thông tin được yêu cầu:

- Số định danh vật phẩm có thể truy xuất (hoặc một vài thuộc tính của vật phẩm có thể truy xuất);

- Số định danh đối tác truy xuất nguồn gốc (hoặc một vài đặc điểm của đối tác truy xuất nguồn gốc);

- Số định danh địa điểm (hoặc một vài đặc điểm của địa điểm);

- Ngày/thời gian, khoảng thời gian;

- Số định danh quá trình hoặc sự kiện (hoặc một số đặc điểm của quá trình/sự kiện).

Cơ sở, lý do: Có yêu cầu về lượng dữ liệu tối thiểu cho yêu cầu truy xuất nguồn gốc.

...

...

...

Bảng C.2 - Vai trò của các bên trong quá trình truy xuất nguồn gốc tương ứng với yêu cầu công việc

Trường hợp sử dụng

Lập kế hoạch và tổ chức

Sắp xếp dữ liệu chính

Ghi lại dữ liệu truy xuất nguồn gốc

Yêu cầu truy xuất

Sử dụng thông tin

Quyết định cách thức cấp, thu thập, chia sẻ và lưu giữ dữ liệu truy xuất nguồn gốc

...

...

...

Quyết định cách thức quản lý mối quan hệ giữa đầu vào, quá trình xử lý nội bộ và đầu ra

(2)

Cấp mã định dành cho các bên

(3)

Cấp mã định danh cho địa điểm hữu hình

(4)

Cấp mã định danh cho tài sản nếu thích hợp

(5)

Cấp mã định danh cho vật phẩm

...

...

...

Trao đổi dữ liệu gốc

(7)

Cấp mã định danh cho vật phẩm có thể truy xuất nguồn gốc khi vật phẩm được tạo ra

(8)

Gắn mã định danh lên vật mang số định danh trên vật phẩm có thể truy xuất hoặc trong tài liệu đi kèm khi diễn ra sự thay đổi

(9)

Thu thập mã định danh của vật phẩm có thể truy xuất hoặc của tài sản có chứa nó từ vật mang số định danh khi giao và nhận vật phẩm có thể truy xuất

(10)

Thu thập tất cả dữ liệu bao gồm thông tin truy xuất nguồn gốc từ nguồn nội bộ và bên ngoài bằng bất kỳ phương thức nào

...

...

...

Chia sẻ dữ liệu truy xuất nguồn gốc có liên quan và đã thống nhất (gửi thông tin bằng bất kỳ phương thức nào)

(12)

Lưu trữ dữ liệu truy xuất nguồn gốc

(13)

Khởi xướng yêu cầu truy xuất nguồn gốc

(14)

Nhận yêu cầu truy xuất nguồn gốc

(15)

Gửi hồi đáp

...

...

...

Nhận hồi đáp

(17)

Hành động

(18)

Các vai trò trong dòng quá trình vật chất

Bên tạo vật phẩm có thể truy xuất

X

X

...

...

...

X

X

X

P

P

X

X

X

...

...

...

X

X

X

X

X

Nguồn vật phẩm có thể truy xuất

X

X

X

...

...

...

X

X

P

X

X

X

...

...

...

X

X

X

X

Bên nhận vật phẩm có thể truy xuất

X

X

X

P

...

...

...

X

P

X

X

X

...

...

...

X

X

X

Tổ chức vận chuyển

X

X

X

X

X

...

...

...

X

X

X

X

X

X

X

...

...

...

X

X

Các vai trò trong dòng quá trình thông tin

Chủ sở hữu thương hiệu

X

X

X

X

...

...

...

P

X

X

X

X

...

...

...

X

X

X

Bên tạo dữ liệu có thể truy xuất

X

X

X

X

X

...

...

...

X

X

X

X

X

X

X

...

...

...

X

X

Nguồn dữ liệu có thể truy xuất

X

X

X

X

X

...

...

...

X

X

P

X

X

X

X

...

...

...

X

Bên nhận dữ liệu có thể truy xuất

X

X

X

X

X

X

...

...

...

X

P

X

X

X

X

X

...

...

...

Bên khởi xướng yêu cầu truy xuất nguồn gốc

...

...

...

P

P

X

...

...

...

X: có liên quan tới từng trường hợp sử dụng riêng biệt.

Thư mục tài liệu tham khảo

[1] GS1 Global Traceability Standard for Healthcare

[2] GS1 Global Traceability Standard for Healthcare (GTSH) Implementation Guideline

MỤC LỤC

Lời nói đầu

1  Phạm vi áp dụng

...

...

...

3  Thuật ngữ và định nghĩa

4  Chữ viết tắt

5  Nguyên tắc

6  Truy xuất nguồn gốc trong chuỗi cung ứng trang thiết bị y tế

6.1  Chuỗi cung ứng trang thiết bị y tế

6.2  Các thành phần của việc triển khai truy xuất nguồn gốc trang thiết bị y tế

6.3  Dữ liệu truy xuất nguồn gốc

7  Yêu cầu đối với các bên liên quan

7.1  Yêu cầu đối với nhà cung cấp nguyên vật liệu

...

...

...

7.3  Yêu cầu đối với nhà bán buôn/nhà phân phối

7.4  Yêu cầu đối với nhà bán lẻ

7.5  Yêu cầu đối với nhà cung cấp dịch vụ logistic bên thứ ba

7.6  Yêu cầu đối với đơn vị cấp phát trang thiết bị y tế

Phụ lục A (quy định) Cấp độ vật phẩm có thể truy xuất

Phụ lục B (tham khảo) Ví dụ thiết lập kế hoạch truy xuất nguồn gốc trong chuỗi cung ứng trang thiết bị y tế

Phụ lục C (quy định) Các yêu cầu công việc trong truy xuất nguồn gốc trang thiết bị y tế

Thư mục tài liệu tham khảo