Kính gửi: Cục Hải quan các tỉnh, thành phố

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Hải quan các tỉnh, liên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành tại Quyết định số 1027/QĐ-BTC ngày 11 tháng 5 năm 2011 của Bộ Tài chính, căn cứ vào tình hình thực tế về hạ tầng cơ sở, lưu lượng hàng hóa xuất nhập khẩu và nguồn lực con người khi lắp đặt, sử dụng và vận hành các trang thiết bị kiểm tra, giám sát hải quan tại các Cục Hải quan tỉnh, thành phố; để khai thác tối đa và sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị này; Tổng cục Hải quan phân cấp, giao nhiệm vụ cho Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh, thành phố chỉ đạo xây dựng và ký ban hành các quy trình kiểm tra, giám sát hải quan bằng trang thiết bị kỹ thuật đối với trang thiết bị mà đơn vị được trang cấp và quản lý nội dung cụ thể như sau:

1. Loại trang thiết bị kiểm tra hải quan, giám sát hải quan do Cục trưởng cục Hải quan tỉnh, thành phố ban hành quy trình hướng dẫn cho Chi cục Hải quan

1.1. Nhóm trang thiết bị kiểm tra

- Máy soi container

- Máy soi hành lý, hàng hóa;

- Cân ô tô điện tử.

1.2. Nhóm trang thiết bị giám sát

- Hệ thống camera giám sát (quan sát, nhận dạng).

1.3. Trang thiết bị kiểm tra, giám sát khác

Đối với các trang thiết bị kiểm tra, giám sát khác như: bộ kiểm tra xăng dầu, máy đo chỉ số octan xăng dầu; máy phát hiện, máy đo phóng xạ; thiết bị kiểm tra đá quý; bộ kiểm tra, phương tiện vận tải, thiết bị kiểm tra khoang rỗng; bộ dụng cụ kiểm hóa; bộ kiểm tra khí phá huỷ tầng ô zôn; bộ thiết bị kiểm tra kim loại: đo độ dầy lớp phủ, đo chiều dài cuộn thép, đo diện tích bất kỳ...; thiết bị đo chiều dài cuộn vải; máy chụp ảnh, máy camera cầm tay... các đơn vị căn cứ tính năng tác dụng, xây dựng và ban hành quy định về: trách nhiệm của người sử dụng, các trường hợp phải sử dụng, quy định về lưu trữ, sử dụng và xử lý số liệu, kết quả kiểm tra, giám sát, quản lý, sử dụng, theo dõi, kiểm tra trang thiết bị.

2. Yêu cầu khi ban hành quy trình (đối với các trang, thiết bị mục 1.1 vu 1.2 nêu trên)

2.1. Yêu cầu chung

a) Tuân thủ các quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật, các quy trình, quy chế do

Tổng cục Hải quan ban hành và các quy định có liên quan.

b) Quy trình mới xây dựng là một phần của quy trình nghiệp vụ mà trang thiết bị đó hỗ trợ và phải gắn liền với nghiệp vụ quản lý rủi ro.

c) Phù hợp với quy trình vận hành của hệ thống trang, thiết bị.

d) Đảm bảo sử dụng hiệu quả và phát huy tối đa công suất của hệ thống.

đ) Tạo thuận lợi cho hoạt động thương mại, hành khách xuất nhập cảnh nhưng vẫn đảm bảo công tác quản lý, kiểm tra, giám sát của hải quan.

e) Trước khi ban hành, phải gửi dự thảo báo cáo Tổng cục Hải quan (Cục GSQT) xin ý kiến. Sau khi có ý kiến của Tổng cục Hải quan, Cục HQ tỉnh, thành phố mới ban hành chính thức.

2.2. Yêu cầu cụ thể.

Các quy trình tối thiểu phải có các nội dung sau:

a) Phần quy định chung

- Nêu rõ mối liên hệ của Quy trình này với các Quy trình nghiệp vụ liên quan hoặc các quy định thủ tục hải quan có liên quan;

- Quy định rõ chức năng và thời gian làm việc của trang thiết bị kiểm tra, giám sát;

- Quy định về nhiệm vụ và thời gian làm việc của bộ phận điều hành, quản lý các trang, thiết bị kiểm tra, giám sát;

- Quy định việc lưu trữ và thời gian lưu trữ các dữ liệu phù hợp với các quy định của TCBQ;

- Chế độ bàn giao ca, ghi sổ nhật ký, Kiểm tra, rà soát, cập nhật, bổ sung dữ liệu cuối ca trực;

- Quy định chế độ báo cáo đột xuất, báo cáo định kỳ đối với lãnh đạo các Trường hợp hệ thống xảy ra sự cố, hỏng hóc phải có phương án dự phòng đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, không để xảy ra ách tắc hàng hóa;

- Bảo trì, bảo dưỡng, kiểm tra thường xuyên, định kỳ hệ thống. b) Phần quy định cụ thể

- Quy định rõ trình tự các bước thực hiện cụ thể của trang, thiết bị khi hoạt động để thực hiện các yêu cầu nghiệp vụ theo quy trình thủ tục hải quan liên quan;

- Quy định rõ đối tượng, khu vực cần kiểm tra, giám sát;

- Quy định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của công chức và lãnh đạo Đội, bộ phận được giao phụ trách cùng như của Chi cục và công tác phối hợp giữa các bộ phận khi thực hiện kiểm tra, giám sát bằng trang, thiết bị;

- Cách xử lý khi xảy ra các tình huống: không có vi phạm, có dấu hiệu vi phạm hoặc các tình huống đột xuất khác;

- Xử lý vi phạm;

- Cập nhật và lưu trữ kết quả xử lý theo quy định. c) Phần tổ chức thực hiện

- Quy định cơ chế phối hợp các đơn vị liên quan (các cơ quan quản lý nhà nước tại cửa khẩu, các doanh nghiệp kinh doanh kho, bãi) để triển khai quy trình có hiệu quả;

- Chế độ báo cáo Tổng cục giải quan theo quy định.

3. Triển khai thực hiện.

Đối với trang thiết bị đã được trang bị nêu tại mục 1.1 và 1.2 của công văn này mà hiện chưa có Quy trình thì trong thời hạn 01 quý kể từ khi nhận được công văn này, các đơn vị phải tiến hành xây dựng, ban hành quy trình và báo cáo Tổng cục Hải quan. Với trang thiết bị mới trang bị, chậm nhất sau 01 tháng kể từ ngày được trang bị, đơn vị phải xây dựng và ban hành xong quy trình.

Đối với Quy định thời điểm giám sát hải quan bằng camera tại cảng Hải phòng và ICD tại Đồng Nai; Quy định về kiểm tra thực tế hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu bằng máy soi container tại Cục Hải quan Hải phòng và Cục Hải quan Quảng trị do Tổng cục Hải quan ban hành thì vẫn tiếp tục triển khai thực hiện cho đến hết thời gian thí điểm. Sau đó Cục Hải quan các tỉnh, thành phố trên sẽ tổng kết, đánh giá, báo cáo Tổng cục Hải quan xin ý kiến chỉ đạo trước khi Cục Hải quan ban hành chính thức.

Đối với các Quy định đã ban hành chính thức như Quy định về kiểm tra thực tế hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu bằng máy soi container tại cảng Cát Lái, TP. Hồ Chí Minh, yêu cầu cầu đơn vị rà soát đánh giá, sửa đổi cho phù hợp, báo cáo Tổng cục Hải quan trước khi ban hành lại.

Tổng cục Hải quan yêu cầu Cục Hải quan các tỉnh, thành phố khẩn trương tiến hành rà soát và xây dựng các Quy trình theo quy định./.