Kính gửi: Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Thực hiện chức năng giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi toàn quốc; thực hiện Nghị định số 13 và số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và các quy định tại Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04 tháng 6 năm 2008 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện; để Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Sở Nội vụ các tỉnh) có căn cứ xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ 6 tháng cuối năm 2008 đồng thời hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trong tỉnh thực hiện kế hoạch, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn Sở Nội vụ các tỉnh phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ địa phương 6 tháng cuối năm 2008 như sau:

I. THỰC HIỆN NGHỊ ĐỊNH SỐ 13, SỐ 14/2008/NĐ-CP CỦA CHÍNH PHỦ VÀ THÔNG TƯ SỐ 04/2008/TT-BNV CỦA BỘ NỘI VỤ

1. Về tổ chức và cán bộ văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ các tỉnh

a) Sau khi có quyết định chính thức của Uỷ ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ các tỉnh tổ chức tiếp nhận Trung tâm Lưu trữ tỉnh theo đúng tinh thần Thông tư số 04/2008/TT-BNV: “Sở Nội vụ tiếp nhận nguyên trạng Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh (kho tàng, thiết bị; tài liệu; bộ máy tổ chức, cán bộ…)”;

b) Tiến hành thành lập Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ. Thực hiện việc tuyển dụng và bố trí cán bộ văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước;

c) Thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại cho cán bộ văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành.

2. Về xây dựng và ban hành văn bản

Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo của Bộ Nội vụ và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Sở Nội vụ các tỉnh xây dựng trình Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành các văn bản nghiệp vụ chủ yếu về công tác văn thư, lưu trữ sau đây:

a) Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh;

b) Danh mục thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

3. Về xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng

Đây là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của công tác lưu trữ trong năm 2008 và những năm tiếp theo. Sở Nội vụ các tỉnh cần tiến hành lập Dự án đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng theo quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt để đến năm 2010, các tỉnh có kho lưu trữ chuyên dụng theo đúng tinh thần Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

4. Về việc bố trí kinh phí dành cho hoạt động văn thư, lưu trữ

Sở Nội vụ các tỉnh cần lập dự trù kinh phí và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt cho các hoạt động văn thư, lưu trữ sau:

a) Tổ chức hội nghị phổ biến, triển khai các văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức trong tỉnh; hội nghị tập huấn, mở các lớp đào tạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ quản lý và cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ;

b) Kinh phí đầu tư xây dựng mới, cải tạo kho tàng; mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ;

c) Chỉnh lý tài liệu còn tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức;

d) Công bố tài liệu, xuất bản sách giới thiệu về tài liệu lưu trữ;

đ) Thực hiện các Đề tài nghiên cứu khoa học để làm cơ sở xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;

e) Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ;

g) Kinh phí cho các đoàn đi học tập, khảo sát công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan trong nước và nước ngoài.

II. HƯỚNG DẪN, KIỂM TRA NGHIỆP VỤ VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRONG TỈNH

1. Về công tác tổ chức

Khảo sát tổ chức văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trong tỉnh, trên cơ sở đó xây dựng phương án củng cố tổ chức văn thư, lưu trữ phù hợp với các yêu cầu của Nhà nước và điều kiện của địa phương.

Tổ chức tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ quản lý và cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã, phường trong tỉnh.

2. Về công tác xây dựng và ban hành văn bản

a) Hướng dẫn Lưu trữ huyện xây dựng trình Uỷ ban nhân dân cấp huyện ban hành các văn bản sau:

- Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ huyện;

- Danh mục thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ huyện.

b) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trong tỉnh ban hành các văn bản sau:

- Quy chế công tác văn thư, lưu trữ;

- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản;

- Danh mục hồ sơ cơ quan;

- Bảng thời hạn bảo quản tài liệu.

c) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trong tỉnh tiến hành rà soát những văn bản đã ban hành nhưng không còn phù hợp trong lĩnh vực công tác văn thư, lưu trữ để chỉnh sửa, bổ sung hoặc thay thế.

3. Về công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản

Chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện các công việc sau:

a) Thực hiện tốt quy trình soạn thảo và ban hành văn bản;

b) Thực hiện đúng các quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

c) Thực hiện quản lý văn bản đi, văn bản đến theo đúng hướng dẫn tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến;

d) Thực hiện lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ theo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.

4. Về công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu

a) Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch thu tài liệu đã đến hạn nộp lưu của các cơ quan (thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử) vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện;

b) Chỉ đạo các cơ quan, tổ chức trong tỉnh lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch thu hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong vào lưu trữ cơ quan, tổ chức đúng thời hạn và thủ tục;

c) Chỉ đạo và tổ chức thu thập tài liệu của các cơ quan chia, tách, sáp nhập và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu theo đúng quy định tại Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập cơ quan tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước;

d) Chỉ đạo việc chỉnh lý tài liệu hiện còn tồn đọng ở các cơ quan, tổ chức trong tỉnh, nhằm thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ, để đến năm 2010 giải quyết xong cơ bản tình trạng tài liệu đang còn tồn đọng trong kho lưu trữ;

đ) Tổ chức xác định giá trị tài liệu; tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định.

5. Về công tác bảo vệ, bảo quản và thống kê tài liệu lưu trữ

Chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trong tỉnh thực hiện các công việc sau:

a) Đầu tư, cải tạo, nâng cấp và mở rộng kho lưu trữ cơ quan, tổ chức để có đủ diện tích bảo quản tài liệu và đạt yêu cầu kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định của Nhà nước;

b) Trang bị đầy đủ các trang thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: phương tiện báo cháy; phương tiện chống đột nhập; máy điều hoà không khí, máy hút ẩm; giá, hộp, cặp đựng tài liệu; bìa hồ sơ…;

c) Thường xuyên thực hiện chế độ vệ sinh kho tàng; thông gió hoặc duy trì nhiệt độ, độ ẩm phù hợp đối với từng loại hình tài liệu để kéo dài tuổi thọ của tài liệu;

d) Thực hiện chế độ báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định.

6. Về công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Chỉ đạo, hướng dẫn Trung tâm Lưu trữ tỉnh và các cơ quan, tổ chức trong tỉnh thực hiện các công việc sau:

a) Bố trí phòng đọc đủ điều kiện để phục vụ độc giả khai thác, sử dụng tài liệu;

b) Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện các công cụ tra cứu chủ yếu như mục lục hồ sơ, thẻ tra tìm tài liệu; lập sổ sách để quản lý việc khai thác sử dụng tài liệu và độc giả;

c) Mở rộng các hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu như: trả lời theo thư yêu cầu; công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ dưới mọi hình thức; tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ.

7. Về hiện đại hoá công tác văn thư, lưu trữ

a) Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức trong tỉnh;

b) Nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ.

8. Về chỉ đạo, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ

Song song với việc xây dựng, ổn định bộ máy quản lý công tác văn thư, lưu trữ của mình, Sở Nội vụ các tỉnh cần tiến hành kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trong tỉnh. Nội dung kiểm tra, hướng dẫn chủ yếu tập trung vào các vấn đề sau:

a) Triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản khác của Nhà nước quy định về công tác văn thư, lưu trữ;

b) Công tác tổ chức, cán bộ (về tổ chức văn thư, lưu trữ; biên chế, trình độ; việc thực hiện chế độ đối với cán bộ văn thư, lưu trữ…);

c) Ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; Danh mục hồ sơ cơ quan; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu… Thực hiện các quy định về soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản;

d) Công tác lập hồ sơ hiện hành;

đ) Công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng trước đây;

e) Bố trí diện tích kho tàng và các trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ;

g) Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.

Căn cứ vào hướng dẫn trên đây và tình hình thực tế của địa phương, Sở Nội vụ các tỉnh xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với điều kiện của địa phương mình và triển khai thực hiện. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị Sở Nội vụ các tỉnh liên hệ với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước theo số điện thoại 04.8327007, 04.8327010 để cùng phối hợp giải quyết; nếu cần sự giúp đỡ trực tiếp, đề nghị Sở Nội vụ các tỉnh gửi văn bản cho Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước./.