Kính gửi: Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương  

Thực hiện Chương trình công tác năm 2009 của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước được giao nhiệm vụ xây dựng Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ đến năm 2020.

Để có căn cứ thực tiễn cho việc xây dựng quy hoạch, đáp ứng yêu cầu phát triển ngành, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đề nghị các địa phương thực hiện điều tra khảo sát tình hình theo các nội dung trong Phiếu điều tra về Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ đến năm 2020 (đính kèm).

Kết quả điều tra gửi về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước – số 12 Đào Tấn – Ba Đình – Hà Nội hoặc email: vothutam@archives.gov.vn trước ngày 15 tháng 7 năm 2009.

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trân trọng cảm ơn sự phối hợp của các địa phương để việc điều tra khảo sát đạt chất lượng.

Sở Nội vụ tỉnh, thành phố: ......................................................................................................

PHIẾU ĐIỀU TRA

Phục vụ xây dựng Quy hoạch ngành Văn thư,
Lưu trữ đến năm 2020

I. VĂN BẢN QUẢN LÝ VĂN THƯ, LƯU TRỮ

Thống kê các văn bản do UBND hoặc Chủ tịch UBND tỉnh đã ban hành (từ năm 2005 đến nay).

II. TỔ CHỨC CÁN BỘ

1. Tổ chức hiện có

- Phòng quản lý Văn thư, Lưu trữ: đã thành lập □ chưa thành lập □

- Trung tâm Lưu trữ tỉnh: đã chuyển về Sở Nội vụ          □

                                     Chưa chuyển về Sở Nội vụ     □

2. Thực trạng đội ngũ cán bộ công chức, viên chức

2.1. Cán bộ văn thư của tỉnh

- Tổng số …….. người / ………….. số nguồn nộp lưu ở cấp tỉnh, trong đó:

Biên chế: ………………………. Hợp đồng ………………………………………..

- Tổng số …….. người / ………….. số nguồn nộp lưu ở cấp huyện, trong đó:

Biên chế: ………………………. Hợp đồng ………………………………………..

- Trình độ:

+ Đại học: ……………. người, trong đó chuyên ngành VTLT ……… người;

+ Cao đẳng: …………. người, trong đó chuyên ngành VTLT ……… người;

+ Trung cấp: …………. người, trong đó chuyên ngành VTLT ……… người;

2.2. Cán bộ lưu trữ của tỉnh

- Tổng số …….. người / ………….. số nguồn nộp lưu ở cấp tỉnh, trong đó:

Biên chế: ………………………. Hợp đồng ………………………………………..

- Tổng số …….. người / ………….. số nguồn nộp lưu ở cấp huyện, trong đó:

Biên chế: ………………………. Hợp đồng ………………………………………..

- Trình độ:

+ Đại học: ……………. người, trong đó chuyên ngành VTLT ……… người;

+ Cao đẳng: …………. người, trong đó chuyên ngành VTLT ……… người;

+ Trung cấp: …………. người, trong đó chuyên ngành VTLT ……… người;

2.3. Cán bộ Trung tâm lưu trữ tỉnh

Tổng số ………… người, trong đó:

Biên chế: ………………………. Hợp đồng ………………………………………..

Trình độ:

+ Trên đại học: …………….. người, trong đó chuyên ngành VTLT ………………… người;

+ Đại học: …………………… người, trong đó chuyên ngành VTLT ………………… người;

+ Cao đẳng: ………………… người, trong đó chuyên ngành VTLT ………………… người;

+ Trung cấp: ………………… người, trong đó chuyên ngành VTLT ………………… người;

2.4. Cán bộ Phòng quản lý Văn thư, Lưu trữ

- Tổng số ….. người, trong đó:

Biên chế: ………………………. Hợp đồng ………………………………………..

Trình độ:

+ Đại học: …………………… người, trong đó chuyên ngành VTLT ………………… người;

+ Cao đẳng: ………………… người, trong đó chuyên ngành VTLT ………………… người;

+ Trung cấp: ………………… người, trong đó chuyên ngành VTLT ………………… người;

III. HOẠT ĐỘNG SỰ NGHIỆP VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1. Hoạt động sự nghiệp văn thư

- Tổng số văn bản đi …………./…………. nguồn nộp lưu cấp tỉnh, (tính trung bình từ 2005 đến nay);

- Tổng số văn bản đến …………./………. nguồn nộp lưu cấp tỉnh, (tính trung bình từ 2005 đến nay);

- Tổng số văn bản đi …………./…………. nguồn nộp lưu cấp huyện, (tính trung bình từ 2005 đến nay);

- Tổng số văn bản đến …………./………. nguồn nộp lưu cấp huyện, (tính trung bình từ 2005 đến nay);

2. Hoạt động sự nghiệp lưu trữ

2.1. Thu thập, bổ sung

2.1.1. Số lượng tài liệu hiện có tại Trung tâm lưu trữ tỉnh

- Tổng số phông lưu trữ: …………………..

- Tổng số mét giá hiện có: …………….., trong đó:

+ Tài liệu hành chính: ……………… mét giá;

+ Tài liệu khoa học kỹ thuật: ……………… mét giá;

+ Tài liệu nghe nhìn:

• Phim điện ảnh ...... bộ phim; ...... cuộn phim;

• Ảnh: …….. phim …………… ảnh;

• Ghi âm: ………. cuộn băng …………… đĩa;

• Vidéo: ………… cuộn băng ………….. đĩa;

+ Tư liệu lưu trữ (các ấn phẩm, công báo các thời kỳ Phong kiến, Pháp thuộc, VNDCCH, CHMNVN; sách, báo quý hiếm …) …………… mét giá.

2.1.2. Số lượng tài liệu hiện có tại các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu cấp tỉnh

- Số lượng các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu: ……………………

- Tổng số mét giá tài liệu hiện có: ………………………., trong đó:

+ Tài liệu hành chính: ……………. mét giá;

+ Tài liệu khoa học kỹ thuật: ……………. mét giá;

+ Tài liệu nghe nhìn:

• Phim điện ảnh …………… bộ phim; …………… cuộn phim;

• Ảnh: …….. phim …………… ảnh;

• Ghi âm: ………. cuộn băng …………… đĩa;

• Video: ………… cuộn băng ………….. đĩa;

+ Tư liệu lưu trữ (các ấn phẩm, công báo các thời kỳ Phong kiến, Pháp thuộc, VNDCCH, CHMNVN; sách, báo quý hiếm …) …………… mét giá.

2.1.3. Số lượng tài liệu hiện có tại các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu cấp huyện

- Số lượng các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu: …………………..

- Tổng số mét giá tài liệu hiện có: ………………………, trong đó:

+ Tài liệu hành chính: …………….. mét giá;

+ Tài liệu khoa học kỹ thuật: ……………….. mét giá.

2.2. Chỉnh lý tài liệu

2.2.1. Tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh

- Tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh ……………… mét giá, gồm ……………… hồ sơ (đvbq);

- Tài liệu chỉnh lý sơ bộ ……………… mét giá, gồm …………… hồ sơ (đvbq);

- Tài liệu chưa chỉnh lý ……………… mét giá.

2.2.2. Tại các nguồn nộp lưu cấp tỉnh

- Tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh ……………. mét giá, gồm ………….. hồ sơ (đvbq);

- Tài liệu chỉnh lý sơ bộ ………………. mét giá, gồm …………….. hồ sơ (đvbq);

- Tài liệu chưa chỉnh lý ……………… mét giá.

2.2.3. Tại các nguồn nộp lưu cấp huyện

- Tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh ……………. mét giá, gồm ………….. hồ sơ (đvbq);

- Tài liệu chỉnh lý sơ bộ ………………. mét giá, gồm …………….. hồ sơ (đvbq);

- Tài liệu chưa chỉnh lý ……………… mét giá.

2.3. Bảo quản tài liệu

2.3.1. Tình trạng tài liệu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh

- Ước tính số lượng tài liệu bị hư hỏng: …………… mét giá;

- Số tài liệu đã được tu bổ, bồi nền …………….. tờ;

- Đã khử trùng tài liệu ……. lần, bằng phương pháp …………

2.3.2. Thực trạng tài liệu tại các nguồn nộp lưu cấp tỉnh

Ước tính số lượng tài liệu bị hư hỏng: ……….. mét giá.

2.3.3. Thực trạng tài liệu tại các nguồn nộp lưu cấp huyện

Ước tính số lượng tài liệu hị hư hỏng: ……….. mét giá.

2.4. Tổ chức sử dụng tài liệu

2.4.1. Tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh

- Đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu:   

+ Nhà nghiên cứu:               □                           + Sinh viên:                   □

+ Cán bộ CC, VC:                □                           + Học sinh:                   □

+ Nhân dân:                        □                           + Người nước ngoài:     □

- Mục đích khai thác để phục vụ:

+ Công tác quản lý               □                           + Viết Lịch sử:              □

+ Viết sách:                        □                           + Mục đích cá nhân:      □

+ Mục đích khác:                 □

- Số lượt độc giả bình quân hàng năm (tính từ 2005 đến nay):

+ Độc giả trong nước: ……………. lượt người;

+ Độc giả nước ngoài: ……………. lượt người;

- Số lượng hồ sơ phục vụ bình quân hàng năm (tính từ 2005 đến nay):

+ Tài liệu ……………….. hồ sơ (đvbq);

+ Tư liệu, ấn phẩm ………….. đầu sách.

- Số lượng bản sao cung cấp cho độc giả bình quân hàng năm (tính từ 2005 đến nay) ……….. trang/năm.

- Số lượng bản chứng thực cung cấp cho độc giả bình quân hàng năm (tính từ 2005 đến nay) ………… bản/năm.

- Công cụ tra cứu:

Số phông có mục lục thống kê: ……….. Số phông được lập cơ sở dữ liệu: ………………………..

- Trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ:

+ Các cuộc trưng bày tài liệu lưu trữ (tính từ 2000 đến nay): ………………………………;

+ Các cuộc triển lãm tài liệu lưu trữ (tính từ 2000 đến nay): ………………………………;

2.4.2. Tại Lưu trữ cấp huyện

- Đối tượng khai thác, sử dụng: 

+ Nhà nghiên cứu:               □                           + Sinh viên:                   □

+ Cán bộ CC, VC:                □                           + Học sinh:                   □

+ Nhân dân:                        □                           + Người nước ngoài:     □

- Mục đích khai thác:

+ Công tác quản lý               □                           + Viết Lịch sử:              □

+ Viết sách:                        □                           + Mục đích cá nhân:      □

+ Mục đích khác:                 □

- Số lượt độc giả bình quân hàng năm (tính từ 2005 đến nay):

+ Độc giả trong nước: ……………. lượt người;

+ Độc giả nước ngoài: ……………. lượt người;

- Số lượng hồ sơ phục vụ bình quân hàng năm (tính từ 2005 đến nay):

+ Tài liệu ……………….. hồ sơ (đvbq);

+ Tư liệu, ấn phẩm ………….. đầu sách.

- Số lượng bản sao cung cấp cho độc giả bình quân hàng năm (tính từ 2005 đến nay) ……….. trang/năm.

- Số lượng bản chứng thực cung cấp cho độc giả bình quân hàng năm (tính từ 2005 đến nay) ………… bản/năm.

IV. CƠ SỞ VẬT CHẤT

1. Hệ thống kho lưu trữ

1.1. Kho tạm

- Bố trí chung trong trụ sở UBND: □ Cải tạo từ các nhà làm việc: □

- Diện tích kho bảo quản ………. m²; sức chứa ………… mét giá

- Diện tích phòng đọc ………. m²; …………. chỗ ngồi;

- Diện tích phòng làm việc của cán bộ lưu trữ …………. m²

1.2. Kho lưu trữ chuyên dụng

- Xây trong khuôn viên UBND: □ Xây ngoài khuôn viên UBND: □

- Diện tích kho bảo quản ………. m²; sức chứa ………… mét giá;

- Diện tích phòng đọc ………. m²; …………. chỗ ngồi;

- Diện tích trưng bày triển lãm tài liệu ……………. m²;

- Diện tích phòng làm việc của cán bộ lưu trữ …………. m².

2. Trang thiết bị

- Trang thiết bị bảo quản:

+ Giá cố định:                                                    Không  □    có   □ ……… mét

+ Giá di động:                                                    Không  □    có   □ ……… mét

+ Máy điều hòa:                                                 Không  □    có   □ ……… chiếc

+ Máy hút ẩm:                                                   Không  □    có   □ ……… chiếc

+ Thiết bị báo cháy tự động:                               Không  □    có   □

+ Thiết bị chữa cháy bán tự động:                       Không  □    có   □

+ Bình cứu hỏa:                                                 Không  □    có   □ ………. chiếc

+ Thiết bị tu bổ:                                                 Không  □    có   □

Máy leafcasting:                                                Không  □    có   □ ……… chiếc

Máy ép nhiệt:                                                    Không  □    có   □ ……… chiếc

Máy bồi nền:                                                     Không  □    có   □ ……… chiếc

Máy ép:                                                            Không  □    có   □ ……… chiếc

Máy xén giấy:                                                    Không  □    có   □ ……… chiếc

+ Thiết bị bảo hiểm:

Máy chụp micrôphim:                                         Không  □    có   □ ……… chiếc

Máy tráng rửa micrôphim:                                   Không  □    có   □ ……… chiếc

Máy quét chuyên dụng:                                      Không  □    có   □ ……… chiếc

Máy ghi micrôphim:                                            Không  □    có   □ ……… chiếc

+ Nhiệt kế, ẩm kế:                                             Không  □    có   □ ……… chiếc

- Trang thiết bị tổ chức sử dụng:

+ Máy tính:                                                        Không  □    có   □ ……… chiếc

+ Máy photocopy:                                              Không  □    có   □ ……… chiếc

+ Máy scan thông thường:                                 Không  □    có   □ ……… chiếc