Để thực hiện công tác khoá sổ cuối năm và lập báo cáo quyết toán tài chính năm 2007 đảm bảo chất lượng, đúng quy định; Bảo hiểm xã hội Việt Nam hướng dẫn một số công việc cụ thể như sau:

I. Hướng dẫn khoá sổ và lập báo cáo quyết toán năm 2007:

1. Cuối ngày 31/12/2007 các đơn vị tiến hành kiểm kê theo quy định:

1.1. Kiểm kê tồn quỹ tiền mặt (đồng Việt Nam, ngoại tệ) và lập biên bản kiểm quỹ.

1.2. Kiểm kê tài sản cố định, dụng cụ lâu bền đang sử dụng, vật tư hàng hoá tồn kho..., xác định đối chiếu giữa giá trị và hiện vật, giữa sổ sách kế toán và thực tế để có căn cứ kiến nghị xử lý các vướng mắc, sai lệch.

2. Việc quản lý, sử dụng Khoản tiền lãi phát sinh trên các tài Khoản tiền gửi, các đơn vị thực hiện đúng theo quy định tại văn bản số 2128/BHXH-KHTC ngày 18/11/1999 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam và hạch toán kế toán theo Chế độ kế toán BHXH ban hành theo Quyết định số 51/2007/QĐ- BTC ngày 21/6/2006 của bộ trưởng Bộ Tài chính.

3. Về quản lý thu BHXH, BHYT:

3.1. Nộp toàn bộ số thu BHXH, BHYT bắt buộc, BHYT tự nguyện, lãi phạt chậm nộp BHXH bằng tiền mặt vào tài Khoản tiền gửi thu BHXH mở tại các Chi nhánh Ngân hàng No&PTNT để chuyển về Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

3.2. Tiền gửi thu BHXH, BHYT, lãi phạt chậm nộp BHXH trên tài Khoản mở tại Kho bạc nhà nước các cấp, các đơn vị phải theo dõi chặt chẽ và chuyển toàn bộ số tiền phát sinh đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2007 về Bảo hiểm xã hội Việt Nam (chuyển tiền tính tròn đến đơn vị triệu đồng).

Thực hiện chuyển tiền thu BHXH, BHYT, lãi phạt chậm nộp BHXH trên tài Khoản mở tại các Chi nhánh Ngân hàng No&PTNT như quy định tại văn bản số 3068/LN ngày 15/8/2006 của Liên ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam- Ngân hàng No&PTNT Việt Nam. Theo dõi sát số tiền phát sinh và đôn đốc, yêu cầu Chi nhánh Ngân hàng No&PTNT chuyển kịp thời số tiền trên các tài Khoản thu BHXH, BHYT về BHXH Việt Nam đúng quy định.

3.3. Thực hiện hạch toán kế toán đầy đủ số đã thu BHXH bắt buộc (bao gồm số nộp bằng tiền và số ghi thu để thanh toán các chế độ BHXH của các đơn vị sử dụng lao động) vào tài Khoản 571; số đã thu BHYT tự nguyện vào tài Khoản 574, số lãi phạt chậm nộp BHXH vào tài Khoản 511 (5113). Nghiêm cấm việc hạch toán số đã thu BHXH, BHYT, lãi phạt chậm nộp BHXH vào các tài Khoản khác.

3.4. Thực hiện đối chiếu số liệu thu BHXH, BHYT, lãi phạt chậm nộp BHXH trong năm kịp thời, đối chiếu chính xác giữa các bộ phận nghiệp vụ bao gồm: số đã thu BHXH, BHYT bắt buộc do các đơn vị sử dụng lao động, cá nhân nộp bằng tiền cho cơ quan BHXH; số ghi thu-ghi chi để thanh toán các chế độ BHXH của các đơn vị SDLĐ; số thu BHYT tự nguyện; lãi phạt chậm nộp BHXH. Trường hợp có sự chênh lệch về số liệu khi phản ánh cùng một chỉ tiêu giữa các phòng nghiệp vụ phải có thuyết minh rõ ràng và báo cáo lãnh đạo đơn vị để kịp thời giải quyết.

4. Về công tác quản lý chi trả BHXH:

4.1. Kiểm tra kỹ tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí BHXH từ quỹ ốm đau thai sản, quỹ tai nạn lao động và quỹ hưu trí, tử tuất; chi BHXH từ nguồn NSNN, chi KCB bắt buộc, chi KCB tự nguyện. Chú ý khâu theo dõi, tập hợp chứng từ, tổng hợp đưa vào quyết toán năm 2007, tránh tình trạng nhầm lẫn giữa các nguồn kinh phí.

4.2. Tập hợp đầy đủ, kịp thời chứng từ và số tiền số chi ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng sức sau ốm đau, thai sản và Điều trị thương tật doTNLĐ-BNN của các đơn vị sử dụng lao động đã được bộ phận Chế độ chính sách duyệt trong năm vào báo cáo quyết toán năm 2007.

5. Sổ sách, chứng từ kế toán phải được kiểm tra, kiểm soát đảm bảo đầy đủ, chính xác, trung thực. Sau khi kết thúc niên độ kế toán phải tập hợp, sắp xếp, phân loại, đóng chứng từ, lưu trữ theo đúng quy định. Kiểm tra, rà soát thật kỹ, không để xảy ra việc tập hợp chứng từ kế toán các “năm trước” đã được chấp nhận quyết toán vào “năm nay” để đề nghị quyết toán.

 Riêng đối với những nội dung chi đã có trong kế hoạch nhưng cuối năm chưa hoàn thành như: xây dựng, sửa chữa nhỏ trụ sở làm việc, sửa chữa xe ô tô và các tài sản khác, mua sắm tài sản, thiết bị CNTT, tổ chức các lớp đào tạo, hạch toán lương bổ sung và trích lập quỹ khen thưởng phúc lợi… đơn vị được chuyển tiếp sang năm sau thực hiện và hiệu chỉnh quyết toán đến hết 29/2/2008.

6. Kiểm tra kỹ, đối chiếu và phân tích số phát sinh trong kỳ, số dư các tài Khoản tiền gửi đến cuối ngày 31/12/2007 (phải có chữ ký xác nhận, đóng dấu của Ngân hàng, Kho bạc nơi đơn vị mở tài Khoản xác nhận vào bản đối chiếu để làm chứng từ lưu và 01 bản đóng kèm báo cáo quyết toán).

7. Lập đầy đủ bảng kê chi tiết số dư các tài Khoản theo dõi công nợ đóng kèm vào báo cáo quyết toán quý IV/2007; thực hiện đối chiếu, lập biên bản xác nhận nợ với từng chủ nợ, khách nợ và thu hồi toàn bộ số tiền tạm ứng của cá nhân trước ngày 31/12/2007. Tiến hành thanh lý hợp đồng KCB với các cơ sở KCB, hợp đồng mua thẻ BHYT với các tổ chức, cơ quan, đơn vị.

8. Kiểm tra, đối chiếu kỹ các chứng từ chi quản lý bộ máy, chi khen thưởng phúc lợi; tập hợp đưa vào quyết toán đúng tiêu chuẩn, định mức quy định; đúng nội dung chi, đúng Mục và các tiểu Mục chi theo quy định. Thanh toán các Khoản chi trực tiếp cho cán bộ công chức như : thanh toán tiền điện thoại di động, điện thoại cố định tại nhà riêng, thanh toán công tác phí và khoán công tác phí thực hiện đúng theo các quy định hiện hành của Nhà nước và hướng dẫn của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, không vận dụng các quy định của địa phương.

9. Cuối năm, đơn vị phải xác định Khoản kinh phí tiết kiệm trong năm để tính đơn giá tiền lương bổ sung và trích lập quỹ khen thưởng, phúc lợi. Sau khi có kết quả xếp loại đơn vị của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, các đơn vị sẽ tính đơn giá tiền lương làm căn cứ chi lương bổ sung cho cán bộ công chức trong cơ quan và hạch toán, báo cáo đầy đủ các nội dung chi (lương bổ sung, trích lập quỹ KTPL) vào quyết toán năm 2007.

10. Đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa báo cáo tăng, giảm tài sản cố định với báo cáo quyết toán tài chính đảm bảo khớp đúng; trường hợp có chênh lệch phải thuyết minh cụ thể, phân tích nguyên nhân chênh lệch. Lập Mẫu “Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cố định” gửi Bảo hiểm xã hội Việt Nam theo đúng quy định.

11. Thuyết minh báo cáo quyết toán:

Để có cơ sở kiểm tra, đánh giá chất lượng quyết toán năm 2007, các đơn vị cần giải trình rõ, chi tiết các Khoản thu, chi BHXH, BHYT, chi quản lý bộ máy, chi đầu tư XDCB... có liên quan, cụ thể như sau:

11.1. Phân tích nguyên nhân tăng, giảm chỉ tiêu thu, chi so với dự toán được giao.

- Nguyên nhân chủ quan, khách quan làm tăng giảm số thu, số chi.

- Giải trình rõ số kinh phí còn dư (của từng nguồn kinh phí) chuyển sang năm sau, số liệu tồn kho vật tư, hàng hoá cuối ngày 31/12/2007. Phân loại vật tư, hàng hoá tồn kho và các kiến nghị xử lý (nếu có). Đối với kinh phí chi quản lý bộ máy còn dư chuyển năm sau cần thuyết minh cụ thể: còn dư do tiết kiệm và dư do chuyển tiếp để thực hiện các nhiệm vụ của năm trước chuyển qua năm sau.

11.2. Việc thực hiện sử lý các Khoản thu, chi khi có kết luận của Tổng giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Kiểm toán Nhà nước và các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Báo cáo cụ thể những Khoản đã thực hiện, những Khoản không hoặc chưa thực hiện, và nguyên nhân không hoặc chưa thực hiện.

11.3. Phân tích rõ một số nội dung chi:

11.3.1. Chi tiền lương, phụ cấp lương bao gồm: tiền lương chính (lương ngạch bậc và lương hợp đồng dài hạn); tiền lương bổ sung. Xác định số thực chi lương bổ sung của năm 2007 và số trích trước (đưa vào quyết toán), số còn được đưa vào quyết toán lương bổ sung năm 2007.

11.3.2. Chi BHYT bắt buộc, BHYT tự nguyện: Tổng số đề nghị quyết toán trên tài Khoản 6732; tài Khoản 6742 phải được phân tích theo các nội dung:

- Số chi BHYT năm 2007 đã quyết toán theo quỹ KCB được sử dụng.

- Số chi BHYT vượt quỹ năm 2007 đã quyết toán cho cơ sở KCB ( nếu có).

- Số chi BHYT năm 2006 do chưa kịp tập hợp vào quyết toán vào năm 2006 đề nghị quyết toán trong năm 2007 ( nếu có).

- Chi tiết số chi BHYT của các cơ sở KCB (đã được giám định, kiểm tra, thẩm định và thống nhất giữa cơ quan BHXH với cơ sở KCB) phát sinh đến hết năm 2007 nhưng chưa đưa vào quyết toán do vượt quỹ KCB được sử dụng để Bảo hiểm xã hội Việt Nam có cơ sở tổng hợp số liệu và báo cáo cấp trên giải quyết.

11.4. Phân tích chi tiết số tiền đã chuyển về Bảo hiểm xã hội Việt Nam từ ngày 01/01/2007 đến ngày 31/12/2007:

* Tổng số:

Trong đó:           - Tiền thu BHXH, BHYT;

                        - Tiền lãi phạt chậm nộp BHXH;

                        - Tiền lãi phát sinh trên các tài Khoản;

                        - Tiền quỹ phúc lợi - khen thưởng;

                        - Khác (nếu có);

Lưu ý: Tiền thu BHXH, BHYT và thu lãi chậm nộp của đơn vị SDLĐ khi nộp về cấp trên sẽ được ưu tiên hạch toán tính nộp lãi chậm nộp BHXH, BHYT bắt buộc trước, tiền thu BHXH, BHYT hạch toán sau.

11.5. Thuyết minh các vấn đề còn tồn đọng vướng mắc trong công tác quản lý tài chính; trong quá trình nhận bàn giao BHYT cũ chưa có biện pháp xử lý; đến 31/12/2007 và đề xuất phương án giải quyết.

II. Xử lý và hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh:

1. Trong năm 2007, Bảo hiểm xã hội Việt Nam đã cấp cho các đơn vị kinh phí hỗ trợ tuyên truyền, khen thưởng, đào tạo đại lý bảo hiểm y tế tự nguyện (1%) và kinh phí chi hỗ trợ các cơ sở KCB tổ chức thu viện phí và các chi phí liên quan đến thanh quyết toán chi phí KCB của người bệnh BHYT tự nguyện ( 0,2%) để lại ở BHXH Việt Nam. Khi nhận được kinh phí, kế toán ghi:

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Có TK 342.

Khi chi, kế toán ghi:

Nợ TK 342

Có TK 111, 112, 312….

2. Chi BHYT tự nguyện:

2.1. Trích và chi cho công tác thu, phát hành thẻ BHYT tự nguyện, hỗ trợ các cơ sở KCB tổ chức thu viện phí và các chi phí liên quan đến thanh quyết toán chi phí KCB của người bệnh BHYT tự nguyện; trích và chi bổ sung cho công tác tuyên truyền, đào tạo đại lý, khen thưởng:

Các đơn vị dự toán cấp 2 xác định số được trích để chi cho công tác thu, phát hành thẻ BHYT tự nguyện (7%), hỗ trợ các cơ sở KCB tổ chức thu viện phí và các chi phí liên quan đến thanh quyết toán chi phí BHYT của người bệnh BHYT tự nguyện (0,8%) và công tác tuyên truyền, khen thưởng, đào tạo đại lý thu BHYT tự nguyện (2%). Việc quản lý, sử dụng nguồn kinh phí này thực hiện theo hướng dẫn của BHXH Việt Nam.

- Khi trích 7%, 0,8% và 2%, kế toán ghi:

            Nợ TK 674 (6742)

            Có TK 331 (3318) - Các Khoản phải trả.

- Khi chi từ nguồn kinh phí đã trích, kế toán ghi:

            Nợ TK 331 (3318) - Các Khoản phải trả.

            Có TK 111, 112, 312...

2.2. Chi CSSKBĐ cho HSSV: Căn cứ số thu nộp BHYT tự nguyện của đại lý thu BHYT tự nguyện (nhà trường), các đơn vị xác định số chi CSSKBĐ cho HSSV, chi ngay cho nhà trường hoặc trích để chi cho nhà trường.

Khi trích, kế toán ghi:

Nợ TK 674 (6742) - Chi BHYT tự nguyện

            Có TK 331 (3318) - Các Khoản phải trả.

Khi chi cho nhà trường:

            Nợ TK 674 (6742)

            Có TK 111, 112...

3. Căn cứ vào nguồn kinh phí quản lý bộ máy được sử dụng trong năm, các đơn vị tính toán, phân bổ hợp lý nguồn kinh phí cho từng nội dung chi; tập trung kinh phí chi cho những nội dung nhằm đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn của đơn vị, thực hiện triệt để tiết kiệm các Mục chi đã được giao dự toán để có nguồn chi lương bổ sung và trích lập quỹ KTPL; nếu cuối năm còn dư kinh phí đơn vị được giữ lại và chuyển tiếp sang năm sau sử dụng.

III. Về công tác thẩm định, xét duyệt quyết toán năm 2007 :

1. Các đơn vị dự toán cấp 2 tổ chức xét duyệt quyết toán cho các đơn vị dự toán cấp 3 trực thuộc theo hướng dẫn tại văn bản số 3667/BHXH-KHTC ngày 02/10/2007 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

2. Năm 2008, Bảo hiểm xã hội Việt Nam tổ chức xét duyệt, thẩm định và thông báo quyết toán năm 2007 cho các đơn vị dự toán cấp 2, đơn vị dự toán cấp 3 trực thuộc TW như sau:

2.1. Thành lập các Đoàn đến các đơn vị để tổ chức xét duyệt quyết toán ( sẽ có danh sách thông báo sau ).

2.2. Các đơn vị còn lại sẽ tổ chức thẩm định quyết toán năm 2007:

Trên cơ sở báo cáo quyết toán năm 2007 của các đơn vị, Ban Kế hoạch Tài chính tổ chức thẩm định, thống nhất số liệu quyết toán với các Ban nghiệp vụ ( Ban Thu, Chi, Giám định y tế và BHXH tự nguyện), với các đơn vị và lập “ Biên bản thẩm định số liệu quyết toán năm 2007” cho từng đơn vị. Trường hợp có vướng mắc về số liệu quyết toán hoặc số liệu không rõ ràng sẽ mời đơn vị về Bảo hiểm xã hội Việt Nam để trực tiếp thẩm định quyết toán.

Công tác xét duyệt, thẩm định quyết toán năm 2007 được thực hiện và hoàn thành trong quý I, quý II năm 2008.

2.3. Trên cơ sở kết quả xét duyệt, thẩm định quyết toán cho các đơn vị dự toán cấp 2, đơn vị dự toán cấp 3 trực thuộc TW, Bảo hiểm xã hội Việt Nam sẽ tổng hợp quyết toán toàn ngành và thông báo quyết toán cho từng đơn vị .

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, đề nghị phản ánh kịp thời về Bảo hiểm xã hội Việt Nam để xem xét, giải quyết.