Đầu năm học 2007 – 2008, Đoàn thanh tra của Bộ Giáo dục và Đào tạo do ông Trần Bá Giao, Phó Chánh thanh tra Bộ, đã đến kiểm tra một số trường học trong tỉnh An Giang; trong các nội dung làm việc của Đoàn, có kiểm tra việc quản lý, cấp phát văn bằng chứng chỉ (VBCC) ở các cơ sở giáo dục trong tỉnh. Qua kiểm tra, Đoàn kết luận, việc thực hiện ở trường có nhiều điều bất cập: sổ cấp VBCC của một số đơn vị kẻ tay, không thống nhất với mẫu của Bộ phát hành; ghi chép không đủ cột trong sổ; không có đủ tên họ, chữ ký của người nhận VBCC, không kết sổ theo năm;…

Đoàn yêu cầu Sở hướng dẫn các đơn vị khắc phục những tồn tại về quản lý cấp phát VBCC.

Thực hiện Quy chế văn bằng, chứng chỉ, ban hành kèm theo Quyết định số 33/2007/QĐ-BGD&ĐT ngày 20-6-2007 của Bộ Giáo dục và Đào tạo (gọi chung là Quy chế VBCC) (có bản sao kèm theo) và khắc phục những hạn chế do Đoàn thanh tra của Bộ kiến nghị, Sở Giáo dục - Đào tạo (GDĐT) An Giang yêu cầu các đơn vị trực thuộc, khi thực hiện Quy chế VBCC và khi điều chỉnh chi tiết hộ tịch liên quan đến VBCC được cấp phát theo thẩm quyền cần lưu ý những nội dung sau:

I. VỀ QUẢN LÝ, CẤP PHÁT VBCC:

1. Rà soát lại toàn bộ sổ cấp phát VBCC:

1.1. Tổ chức kiểm tra lại công tác quản lý, cấp phát VBCC của đơn vị trong thời gian qua theo Quy chế VBCC.

1.2. Nếu thực hiện đúng mẫu (phụ lục 1 kèm theo) hoặc sử dụng mẫu cũ để cấp phát: kiểm tra lại việc bao bì; đóng dấu giáp lai; ghi chép các cột mục; khóa sổ từng loại VBCC theo năm học.

1.3. Nếu thực hiện không đúng mẫu: Bổ sung đầy đủ theo yêu cầu của sổ đó.

Lưu ý: Từ năm 2007, sử dụng mẫu sổ theo Quy chế VBCC. Các trường THPT, Trung tâm Giáo dục thường xuyên (GDTX), Phòng GDĐT nhận sổ tại Sở GDĐT (Phòng Khảo thí) khi nhận bằng tốt nghiệp năm 2007.

2. Chuẩn bị để “Công bố thông tin về cấp văn bằng, chứng chỉ trên trang thông tin điện tử” (Điều 8 Quy chế) trong phạm vi thẩm quyền cấp phát VBCC và trong điều kiện cho phép.

3. Tổ chức triển khai trong tập thể sư phạm, học sinh, cha mẹ học sinh Quy chế VBCC trong học kỳ 2 năm học 2007 – 2008.

II. VỀ ĐIỀU CHỈNH VBCC:   

1. Thẩm quyền điều chỉnh:

1.1. Sở GDĐT chịu trách nhiệm điều chỉnh VBCC đối với những VBCC được cấp theo thẩm quyền (bằng TN.THPT, TN.BT.THPT; bằng TN.THCS, TN.BT.THCS từ năm học 2004 – 2005 trở về trước; các chứng chỉ, chứng nhận theo quy định của Bộ);

1.2. Phòng GDĐT tạo chịu trách nhiệm điều chỉnh VBCC đối với những VBCC được cấp theo thẩm quyền (bằng TN.THCS từ năm học 2005 – 2006 trở về sau; các chứng chỉ, chứng nhận theo quy định của Bộ).

1.3. Các Trung tâm GDTX trách nhiệm điều chỉnh đối với các CC được phép cấp theo thẩm quyền.

(Có thể vận dụng mẫu Quyết định chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ kèm theo).

2. Trên cơ sở quyết định điều chỉnh VBCC, các trường học, cơ sở giáo dục liên quan có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ học tập trong thời gian đơn vị trực tiếp quản lý học sinh.

3. Điều kiện để được điều chỉnh VBCC: Theo “Điều 21: Chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ” Quy chế VBCC.

Lưu ý: Thẩm quyền cho phép cải chính hộ tịch: (dưới 14 tuổi: UBND xã; trên 14 tuổi UBND huyện).

Thẩm quyền cho phép bổ sung chi tiết trong khai sinh (ngày, tháng sinh, nơi sinh, tên họ cha, mẹ…): UBND xã, phường, thị trấn (gọi chung là xã).

III. ĐIỀU CHỈNH CHI TIẾT HỘ TỊCH TRONG HỒ SƠ HỌC TẬP:  

1. Trường hợp đã có bằng tốt nghiệp THCS, BT. THCS, THPT, BT.THPT:

1.1. Từ 01-01-2008, Sở và các Phòng GDĐT huyện, thị, thành phố (gọi chung là huyện) không dùng công văn để cho phép điều chỉnh chi tiết hộ tịch trong hồ sơ học tập của học sinh như trước đây nữa.

1.2. Phải thực hiện thủ tục điều chỉnh VBCC; trên cơ sở điều chỉnh VBCC, các trường học, cơ sở giáo dục liên quan có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ học tập trong thời gian đơn vị trực tiếp quản lý học sinh.

2. Trường hợp chưa có bằng tốt nghiệp:

Điều chỉnh theo quyết định cải chính hộ tịch, bổ sung chi tiết hộ tịch của cơ quan có thẩm quyền:

2.1. Nếu đủ tuổi đi học theo quy định của Bộ: cho học sinh bình thường.

2.2. Nếu thừa tuổi đi học, chuyển học đúng hệ, cấp học theo quy định; nếu thiếu tuổi đi học, người học phải cam kết ở lại lớp, phù hợp với độ tuổi đi học.

3. Quy trình giải quyết hồ sơ xin điều chỉnh chi tiết hộ tịch trên bằng TN.THCS, Giấy chứng nhận Tiểu học trong những trường hợp đặc biệt:

3.1. Nếu do trường, cơ sở giáo dục làm sai:

+ Người trực tiếp làm sai viết tường trình nhận sai sót, có xác nhận đã xử lý trách nhiệm đương sự của thủ trưởng đơn vị.

+ Thủ trưởng đơn vị viết tường trình nhận trách nhiệm đã để xảy ra sai sót.

+ Người có chi tiết hộ tịch sai sót làm đơn gửi cho cơ quan thẩm quyền quản lý, cấp phát VBCC xin được điều chỉnh chi tiết hộ tịch.

3.2. Nếu do học sinh sử dụng nhiều khai sinh:

- Đơn xin điều chỉnh nói rõ lý do sử dụng khai sinh sai; có ý kiến của thủ trưởng đơn vị mà học sinh đang theo học.

- UBND xã xác nhận:

+ Khai sinh nào trong bộ lưu tại xã:

+ Khai sinh không có trong bộ lưu tại xã phải có quyết định của UBND huyện thu hồi hủy bỏ (Nơi nhận đơn xin điều chỉnh thuộc thẩm quyền, cũng cần lưu bản sao khai sinh bị thu hồi này).

+ Nếu cả hai khai sinh đều có trong bộ lưu tại xã, UBND huyện ra quyết định thu hồi một khai sinh.

- Nộp bản photocopy học bạ cấp tiểu học, cấp THCS, bằng TN.THCS, Giấy chứng nhận (GCN) tiểu học, hộ khẩu, CMND (kèm bản chính để đối chiếu).

Lưu ý: Nếu được điều chỉnh chi tiết hộ tịch, so với quy định, học sinh học sớm hơn tuổi đi học, phụ huynh phải cam kết cho con em ở lại lớp để phù hợp với độ tuổi đi học theo quy định của Bộ.

3.3. Trường hợp học sinh mượn khai sinh người khác để đi học, nay xin điều chỉnh đúng hộ tịch:

- Cần xuất trình hồ sơ học tập của 2 học sinh (người mượn và người cho mượn khai sinh) gồm: học bạ cấp 1, 2, 3, GCN tiểu học, bằng TN.THCS, khai sinh.

- Bản photocopy hộ khẩu, CMND (nếu có), kèm theo bản chính để đối chiếu.

- Người cho mượn khai sinh viết tường trình, xác nhận việc cho mượn khai sinh, được UBND xã chứng thực.

- Nếu được điều chỉnh chi tiết hộ tịch, so với quy định, học sinh học sớm hơn tuổi đi học, phụ huynh phải cam kết cho con em ở lại lớp để phù hợp với độ tuổi đi học theo quy định của Bộ.

3.4. Các trường hợp có quyết định cải chính hộ tịch của UBND huyện, hồ sơ phải nộp gồm: học bạ; bản sao khai sinh; bằng TN.THCS, GCN tiểu học (bằng TN.THPT, nếu xin điều chỉnh bằng THPT); Quyết định cải chính hộ tịch; bản photocopy hộ khẩu, CMND (kèm bản chính để đối chiếu).

GHI CHÚ: Kể từ nay, tất cả các trường hợp sai lệch hộ tịch trên bằng tốt nghiệp, căn cứ khai sinh gốc để điều chỉnh chi tiết hộ tịch, còn hộ khẩu, CMND chỉ dùng để đối chiếu.