Thực hiện Công văn số 17/VTLTNN-NVTW ngày 11/01/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2010 của các cơ quan, tổ chức trung ương, Bộ Giáo dục và Đào tạo hướng dẫn các đơn vị thuộc Bộ, các dự án và các trường đại học, cao đẳng trực thuộc Bộ triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác lưu trữ năm 2010 như sau:

I. QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác lưu trữ

1.1. Thủ trưởng các đơn vị có nhiệm vụ quán triệt nhiệm vụ công tác lưu trữ đến cán bộ của đơn vị, đặc biệt nâng cao nhận thức, kỹ năng nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ làm công tác lưu trữ.

1.2. Thường xuyên cập nhật các thông tin về công tác lưu trữ trên các trang thông tin điện tử của Chính phủ, của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và của Bộ.

2. Tổ chức và cán bộ

2.1. Tiếp tục kiện toàn tổ chức và tăng cường cán bộ được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ làm công tác lưu trữ.

2.2. Thường xuyên tổ chức tập huấn nghiệp vụ, đồng thời tạo điều kiện cho cán bộ văn thư, lưu trữ tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác lưu trữ do Bộ hoặc cơ quan quản lý chuyên môn cấp trên tổ chức ở trong và ngoài nước.

3. Ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo

Tiếp tục cụ thể hóa các văn bản quản lý về công tác lưu trữ cho phù hợp thực tế của từng đơn vị, trọng tâm là:

3.1. Ban hành mới hoặc sửa đổi, bổ sung Quy chế công tác lưu trữ.

3.2. Ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của đơn vị.

3.3. Quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

4. Công tác tự kiểm tra

Các đơn vị thường xuyên tổ chức việc tự kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công tác lưu trữ nhằm thấy được phần việc làm được và phần tồn tại (nếu có) để rút kinh nghiệm triển khai các công việc tiếp theo.

II. HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ

Từng đơn vị căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và chương trình công tác năm để triển khai thực hiện công tác lưu trữ của đơn vị mình.

1. Các Vụ, Văn phòng, Thanh tra thuộc Bộ

Trên cơ sở việc lập hồ sơ công việc, thực hiện nghiêm túc việc giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.

2. Các Cục thuộc Bộ, các Trung tâm, Viện, các trường đại học, cao đẳng trực thuộc Bộ

Đây là các đơn vị có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và tài khoản riêng. Vì vậy phải tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, trong đó tập trung vào một số công việc sau:

2.1. Thu thập hồ sơ tài liệu đã giải quyết xong từ năm 2008 trở về trước vào bộ phận lưu trữ của đơn vị.

2.2. Tiếp tục thực hiện việc chỉnh lý tài liệu để năm 2010 cơ bản giải quyết xong tình trạng tài liệu chưa được lập hồ sơ.

2.3. Thực hiện việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

2.4. Bố trí kho lưu trữ có đủ diện tích và bảo đảm yêu cầu kỹ thuật để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

2.5. Trang bị đầy đủ các phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: phương tiện báo cháy, chữa cháy; phương tiện bảo vệ; giá, hộp, cặp đựng tài liệu …

2.6. Thực hiện chế độ vệ sinh định kỳ kho tàng, tài liệu lưu trữ theo quy định.

2.7. Tổ chức phục vụ việc khai thác tài liệu cho các đối tượng độc giả nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người đến khai thác, nghiên cứu tài liệu.

2.8. Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện các công cụ tra cứu thiết yếu nhằm phục vụ nhanh chóng, thuận lợi cho việc khai thác tài liệu.

2.9. Đối với các đơn vị thuộc diện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia, tiến hành lựa chọn hồ sơ, tài liệu và tổ chức giao nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ theo đúng nội dung và thời hạn quy định.

3. Các dự án của Bộ

3.1.Là đơn vị có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và tài khoản riêng nên dự án phải tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của dự án.

3.2. Tổ chức chỉnh lý tài liệu khi dự án kết thúc hoạt động.

3.2. Tiến hành tiêu hủy tài liệu hết giá trị được loại ra trong quá trình chỉnh lý theo hướng dẫn tại Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

3.3. Thực hiện giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Bộ theo hướng dẫn tại Công văn số 651/VP-LTTV ngày 17/11/2009 của Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ.

III. NHỮNG NHIỆM VỤ CỤ THỂ KHÁC

1. Ưu tiên ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý tài liệu lưu trữ của đơn vị.

2. Thống kê tài liệu lưu trữ: Các đơn vị thực hiện chế độ báo cáo tổng hợp, thống kê cơ sở công tác lưu trữ theo Quyết định số 13 và 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ và báo cáo chuyên đề theo yêu cầu của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

3. Thực hiện chế độ bồi dưỡng độc hại và chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật cho cán bộ làm công tác lưu trữ theo quy định hiện hành. Các đơn vị có thể truy cập địa chỉ http://www.google.com.vn để tìm kiếm các văn bản:

- Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức.

- Thông tư liên tịch số 10/2006/TTLT-BLĐTBXH-BYT ngày 12/9/2006 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội và Bộ Y tế sửa đổi, bổ sung khoản 2, mục II Thông tư tịch số 10/1999/TTLT-BLĐTBXH-BYT ngày 17/3/1999 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội và Bộ Y tế hướng dẫn thực hiện chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với người lao động làm việc trong điều kiện có yêu tố nguy hiểm, độc hại.

- Công văn số 2939/BNV-TL ngày 04/10/2005 Bộ Nội vụ về việc chế độ phụ cấp độc hai, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức ngành lưu trữ.

- Công văn số 758/VTLTNN-TCCB ngày 13/11/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hưởng chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với ngành lưu trữ.

Năm 2010, để tăng cường công tác quản lý nhà nước, giúp các đơn vị trong triển khai thực hiện công việc chuyên môn về lưu trữ, Bộ dự kiến tổ chức bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ và tiến hành kiểm tra việc thực hiện công tác lưu trữ của các đơn vị. Cụ thể:

* Bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ

- Tổ chức Hội nghị tập huấn nghiệp vụ lưu trữ cho các đơn vị thuộc Bộ: Dự kiến tháng 6/2010.

- Tổ chức Hội nghị tập huấn nghiệp vụ cho các trường đại học, cao đẳng trực thuộc Bộ: Dự kiến tháng 7/2010.

* Kiểm tra việc thực hiện công tác lưu trữ của các đơn vị

- Bộ sẽ tiến hành kiểm tra thực tế tại một số đơn vị với nội dung kiểm tra tập trung vào việc triển khai thực hiện các quy định của pháp luật hiện hành và hướng dẫn của Bộ về công tác lưu trữ.

- Thời gian kiểm tra: Dự kiến tháng 10/2010.

Yêu cầu các đơn vị thuộc Bộ, các dự án và các trung tâm, viện, các trường đại học, cao đẳng trực thuộc Bộ căn cứ văn bản hướng dẫn của Bộ để xây dựng và triển khai thực hiện nghiêm túc nhiệm vụ công tác lưu trữ năm 2010 của đơn vị mình.

Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị các đơn vị trực tiếp liên hệ với Phòng Lưu trữ - Thư viện Văn phòng Bộ - 49 Đại Cồ Việt – Hai Bà Trưng – Hà Nội hoặc trao đổi qua điện thoại số: 04.38681440 để cùng phối hợp giải quyết.