Kính gửi: Thủ trưởng các đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh

1. Căn cứ Khoản 1 Điều 7 Văn bản hợp nhất số 2089/VBHN-BHXH ngày 26/6/2020 của Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam Quyết định ban hành Quy trình thu BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), bảo hiểm tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ-BNN); quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT quy định: “Hằng tháng, chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng, đơn vị trích tiền đóng BHXH bắt buộc trên quỹ tiền lương tháng của những người lao động tham gia BHXH bắt buộc, đồng thời trích từ tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc của từng người lao động theo mức quy định, chuyển cùng một lúc vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH mở tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước”. Điểm 1.2 khoản 1 Điều 46 Văn bản hợp nhất số 2089/VBHN-BHXH: “Trường hợp đơn vị chưa đóng đủ thì xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Sau khi thu hồi được số tiền đơn vị còn nợ thì xác nhận bổ sung trên sổ BHXH”.

Trong quá trình giải quyết hồ sơ thu, nhiều đơn vị sử dụng lao động lập rất nhiều hồ sơ trong tháng, nộp hồ sơ báo phát sinh tăng/giảm lao động ngay ngày cuối tháng, nhưng vì nhiều lý do: lỗi mạng, hồ sơ không hợp lệ, hồ sơ kê khai không đúng, … cơ quan BHXH nhận được hồ sơ tăng/giảm lao động vào những ngày đầu của tháng sau, dẫn đến phát sinh tăng thu BHYT, lãi truy thu, làm lệch số liệu quản lý của đơn vị với số liệu thu của cơ quan BHXH khi đơn vị nộp tiền, một số trường hợp ảnh hưởng đến quyền lợi khám, chữa bệnh và xác nhận quá trình đóng BHXH trên sổ của người lao động.

Để đảm bảo quyền lợi cho người tham gia và đảm bảo số liệu phát sinh thu, trích nộp tiền đóng trùng khớp, BHXH Thành phố Hồ Chí Minh đề nghị các đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn Thành phố:

- Nộp hồ sơ phát sinh điều chỉnh lương, tăng/giảm lao động hàng tháng sớm, tránh dồn vào những ngày cuối cùng của tháng, chuyển nộp tiền chậm nhất ngày cuối cùng của tháng. Trường hợp đơn vị nộp chậm sẽ dẫn đến quyền lợi của người lao động bị ảnh hưởng, làm phát sinh trách nhiệm của đơn vị và cơ quan BHXH.

- Đối với hồ sơ giảm lao động của tháng sau, đơn vị có thể nộp ngay khi có Quyết định thôi việc, Quyết định chấm dứt Hợp đồng lao động (không cần chờ đến ngày 28 hàng tháng), sau đó, đơn vị vẫn tiếp tục được nộp hồ sơ tăng/giảm, điều chỉnh lương trong tháng khi có phát sinh.

Ví dụ: Đối với người lao động thôi việc ngày 31/8/2022, ngày 25/8/2022 đơn vị ra quyết định chấm dứt hợp đồng lao động thì lập hồ sơ giảm nghỉ việc tháng 9/2022 gửi qua hồ sơ giao dịch điện tử, đồng thời nộp tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN của tháng 8/2022 ngay trong ngày 25/8/2022 thì khi cơ quan BHXH xử lý hồ sơ giảm sẽ in tờ rời đóng đủ tiền BHXH, BHTN đến hết tháng 8/2022 để đơn vị chuyển trả cho người lao động kịp thời hưởng các chế độ BHXH, BHTN.

2. Căn cứ khoản 3 Điều 85 Luật BHXH quy định người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không đóng BHXH tháng đó. Thời gian này không được tính để hưởng BHXH, trừ trường hợp nghỉ việc hưởng chế độ thai sản.

Đơn vị đối chiếu quy định trên với số ngày thực tế không làm việc và không hưởng lương của người lao động để thực hiện nộp hồ sơ phát sinh tăng/giảm lao động, và đề nghị đơn vị thực hiện nộp không quá 03 bộ hồ sơ/tháng (trừ trường hợp cần thiết khác).

Ví dụ: Người lao động thôi việc vào ngày 16/8/2022 (thời gian không làm việc trong tháng từ ngày 16/8/2022 đến 31/8/2022)

- Đơn vị thực hiện 26 ngày làm việc: người lao động có 14 ngày không làm việc và không hưởng tiền lương, không đóng BHXH.

- Đơn vị thực hiện 24 ngày làm việc: người lao động có 13 ngày không làm việc và không hưởng tiền lương, phải đóng BHXH.

- Đơn vị thực hiện 22 ngày làm việc: người lao động có 12 ngày không làm việc và không hưởng tiền lương, phải đóng BHXH.

3. Bãi bỏ: Khoản 7.1 Mục 7; Mục 10 Công văn số 1734/BHXH-QLT ngày 16/8/2017 của BHXH Thành phố Hồ Chí Minh về hướng dẫn thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN; quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT.

BHXH Thành phố Hồ Chí Minh đề nghị các đơn vị sử dụng lao động phối hợp, thực hiện theo đúng hướng dẫn trên, trường hợp vướng mắc, liên hệ về cơ quan BHXH quản lý để được giải quyết./.