Kính gửi: Ủy ban bầu cử ở tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

Cuộc bầu cử đại biểu Quốc hội khóa XIV và đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp nhiệm kỳ 2016-2021 đã thành công tốt đẹp. Theo chỉ đạo của Hội đồng bầu cử quốc gia, nhằm bảo đảm thực hiện đúng các quy định của Luật bầu cử đại biểu Quốc hội và đại biểu Hội đồng nhân dân, đề nghị các cơ quan, tổ chức ở địa phương tiếp tục lưu ý, khẩn trương tổ chức triển khai các công việc thuộc trách nhiệm của mình như sau:

- Tiếp nhận và hoàn thành việc xem xét, giải quyết khiếu nại về kết quả bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận được khiếu nại (đối với các địa phương không phải tổ chức bầu cử lại, bầu cử thêm thì việc xem xét, giải quyết khiếu nại hoàn thành chậm nhất vào ngày 25/6/2016).

- Căn cứ vào kết quả tổng kết bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân, kết quả giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến người trúng cử đại biểu Hội đồng nhân dân, Ủy ban bầu cử ở từng cấp ban hành Nghị quyết xác nhận tư cách đại biểu Hội đồng nhân dân nhiệm kỳ 2016-2021 ở cấp mình chậm nhất là 35 ngày kể từ ngày bầu cử để bảo đảm thời hạn triệu tập kỳ họp thứ nhất của Hội đồng nhân dân. Mẫu Nghị quyết xác nhận tư cách đại biểu Hội đồng nhân dân nhiệm kỳ 2016-2021 thực hiện theo hướng dẫn tại công văn số 128/HĐBCQG-PL ngày 08/4/2016 của Hội đồng bầu cử quốc gia (mẫu số 34/BCĐBHĐND và mẫu số 34A/BCĐBHĐND).

- Đồng thời với việc ban hành Nghị quyết xác nhận tư cách đại biểu Hội đồng nhân dân, Ủy ban bầu cử tiến hành việc cấp Giấy chứng nhận đại biểu Hội đồng nhân dân cho những người trúng cử. Mẫu Giấy chứng nhận đại biểu Hội đồng nhân dân thực hiện theo hướng dẫn tại công văn số 128/HĐBCQG-PL ngày 08/4/2016 của Hội đồng bầu cử quốc gia (mẫu số 36/BCĐBHĐND).

Để việc triển khai thực hiện ở các địa phương được thuận lợi, thống nhất, Ủy ban bầu cử các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có thể tổ chức in tập trung mẫu Giấy chứng nhận đại biểu Hội đồng nhân dân và chuyển cho các Ủy ban bầu cử cấp huyện, cấp xã trên địa bàn để điền thông tin, thực hiện cấp Giấy chứng nhận đến từng người trúng cử đại biểu Hội đồng nhân dân hoặc chỉ đạo, hướng dẫn Ủy ban bầu cử cấp huyện, Ủy ban bầu cử cấp xã trên địa bàn tự tổ chức in ấn và cấp Giấy chứng nhận. Chất liệu, màu sắc, cách thể hiện font chữ, cỡ chữ, các họa tiết trang trí (nếu có) của Giấy chứng nhận do Ủy ban bầu cử ở mỗi cấp chủ động quyết định nhưng phải bảo đảm yêu cầu trang trọng, thẩm mỹ và có đủ các thông tin cần thiết.

- Một số địa phương hỏi về việc phát hành Thẻ đại biểu Hội đồng nhân dân để đại biểu sử dụng trong quá trình hoạt động tại nhiệm kỳ 2016-2021. Nội dung này thuộc thẩm quyền hướng dẫn của Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chính phủ và sẽ được hướng dẫn cụ thể trong thời gian tới.

- Việc lưu trữ, xử lý phiếu bầu và các tài liệu do Ủy ban bầu cử, Ban bầu cử chuyển đến được thực hiện như sau:

+ Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm quản lý nguyên trạng số phiếu bầu đã kiểm được các Tổ bầu cử niêm phong, chuyển đến và đưa vào lưu trữ cấp xã theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

+ Các loại tài liệu khác do các Ủy ban bầu cử, Ban bầu cử chuyển đến Ủy ban nhân dân các cấp (theo hướng dẫn tại công văn số 358/VPHĐBCQG-PL ngày 18/5/2016 của Văn phòng Hội đồng bầu cử quốc gia) phải được bảo quản và lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

+ Thời gian lưu trữ ít nhất là 05 năm đối với phiếu bầu cử và 10 năm đối với các tài liệu khác.

Trên đây là một số nội dung công việc cần lưu ý tiếp tục triển khai thực hiện trong thời gian tới. Đề nghị Ủy ban bầu cử các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương tiếp tục thông báo, hướng dẫn đến các tổ chức phụ trách bầu cử ở địa phương mình và các cơ quan, tổ chức hữu quan khác trên địa bàn thực hiện nghiêm túc các nội dung nêu trên.

Xin trân trọng cảm ơn.