Thực hiện công văn số 610/VTLTNN-TCCB ngày 02/8/2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc tăng cường công tác Phòng cháy và chữa cháy (PCCC) trong mùa mưa bão, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu.

Để tránh xảy ra thiệt hại do cháy, nổ và bão, lũ gây ra đối với hồ sơ lưu trữ, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đề nghị Thủ trưởng các đơn vị chủ động chỉ đạo thực hiện tốt các công việc sau:

1. Trên cơ sở các phương án PCCC và phòng chống lụt bão (PCLB) của các đơn vị đã xây dựng, Thủ trưởng các đơn vị cần chỉ đạo xây dựng phương án riêng đối với các phòng, kho bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ; kịp thời xây dựng bổ sung nội quy PCCC và PCLB của kho lưu trữ.

2. Thường xuyên tuyên truyền, phổ biến đến cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong đơn vị thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về PCCC, đặc biệt đối với cán bộ, công chức, viên chức người lao động trực tiếp làm việc có liên quan tới hồ sơ, tài liệu.

3. Định kỳ tổ chức tập huấn, thực hành về công tác PCCC.

4. Thực hiện đúng chế độ nộp lưu và bảo quản tài liệu theo đúng quy định của Nhà nước, tránh để hồ sơ, tài liệu tồn đọng tại cơ quan, đơn vị.

5. Đầu tư kinh phí, cải tạo nâng cấp kho tàng theo đúng yêu cầu và các thông số kỹ thuật quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.

6. Kịp thời báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về các vụ cháy xảy ra thiệt hại tới hồ sơ, tài liệu để Cục chỉ đạo các biện pháp khắc phục đối với hồ sơ, tài liệu bị cháy.

Để thực hiện tốt công tác PCCC và PCLB bảo vệ an toàn hồ sơ tài liệu, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đề nghị Thủ trưởng các đơn vị quan tâm chỉ đạo, đôn đốc thực hiện tốt các nội dung đã nêu trên.