Kính gửi: Các cơ quan, đơn vị tham gia BHXH, BHYT bắt buộc trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

- Tiếp theo Công văn số 1438/HD-BHXH ngày 07/09/2007 của BHXH Thành phố hướng dẫn nghiệp vụ thu – chi và thủ tục hồ sơ giải quyết chế độ BHXH- BHYT;

- Căn cứ Nghị định 166/2007/NĐ-CP, Nghị định 167/2007/NĐ-CP, Nghị định 168/2007/NĐ-CP ngày 16/11/2007 của Chính phủ quy định mức tiền lương thối thiểu chung và mức tiền lương tối thiểu theo vùng. Thông tư 29/2007/TT-BLĐTBXH, Thông tư 30/2007/TT-BLĐTBXH ngày 15/12/2007 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hướng dẫn thực hiện Nghị định của Chính phủ,

- Bảo hiểm xã hội thành phố hướng dẫn bổ sung một số nội dung về mẫu biểu; quy trình thu BHXH, BHYT bắt buộc và áp dụng mức tiền lương tối thiểu mới kể từ ngày 01/01/2008 như sau:

I. MẪU BIỂU ÁP DỤNG CHO ĐỐI TƯỢNG CÙNG THAM GIA BHXH, BHYT BẮT BUỘC:

1. Mẫu 02a –TBH “Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT”

- Biểu 02-TBH dùng để bổ sung danh sách những người lao động tham gia BHXH, BHYT mới so với danh sách lao động tháng trước của đơn vị.

- Khi người lao động tăng mới thuộc diện tham gia BHXH, BHYT bắt buộc (kể cả những người đã tham gia trước đó nhưng ngừng đóng 1 thời gian nay tham gia trở lại): đơn vị lập biểu 02a-TBH (03 bản) gửi cơ quan BHXH trước ngày 20 của tháng, kèm theo hồ sơ gốc: HĐLĐ, quyết định tuyển dụng…

- Đối với người lao động vào làm việc từ sau ngày 16 trong tháng, đơn vị kê khai vào “Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT” để bổ sung vào danh sách của tháng sau.

- Cơ quan BHXH sẽ cung cấp cho đơn vị:

+ Số sổ BHXH của những người lao động chưa được cấp sổ để làm cơ sở quản lý quá trình đóng và hưởng các chế độ BHXH.

+ Sổ trắng, mẫu tờ khai (01-TBH) để đơn vị thực hiện thủ tục cấp sổ BHXH cho người lao động.

Đơn vị mới thành lập, hoặc chuyển từ địa phương khác về thì kê khai danh sách theo mẫu 02a-TBH cho toàn bộ lao động tham gia BHXH của đơn vị mình.

2. Mẫu 03a-TBH “Danh sách điều chỉnh lao động và mức lương đóng BHXH, BHYT”

- Biểu 03a-TBH dùng để kê khai tình hình biến động giảm lao động tham gia BHXH, BHYT, biến động về tiền lương đóng BHXH, BHYT của người lao động so với tháng trước hoặc điều chỉnh những sai sót về tiền lương đóng BHXH, BHYT của thời kỳ trước.

- Khi có biến động về lao động, tiền lương đóng BHXH, BHYT hoặc phát hiện những sai sót trên đây, đơn vị lập biểu 03a-TBH (3 bản) gửi cơ quan BHXH trước ngày 20 hàng tháng, kèm theo hồ sơ gốc như: quyết định thôi việc, quyết định chấm dứt HĐLĐ, quyết định tăng, giảm tiền lương… có liên quan.

- Đối với những biến động sau ngày 16, đơn vị kê khai vào “Danh sách điều chỉnh lao động và mức lương đóng BHXH, BHYT” của tháng sau.

Lưu ý chung:

- Nếu không có những thay đổi về lao động, tiền lương đóng BHXH, BHYT so với tháng trước thì đơn vị không phải lập biểu, sau ngày 20 của tháng cơ quan BHXH sẽ chuyển danh sách lao động, quỹ lương và số phải đóng BHXH, BHYT của tháng trước sang tháng hiện hành.

- Khi tiếp nhận hồ sơ Cơ quan BHXH sẽ cung cấp cho đơn vị: Biên nhận hẹn ngày trả biểu 02a-TBH, 03a-TBH, hoặc Biên bản thu hồi thẻ BHYT (nếu đơn vị có trả thẻ BHYT).

3. Mẫu số 01- TBH “Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế bắt buộc”:

- Tờ khai tham gia BHXH, BHYT bắt buộc (mẫu 01-TBH) dùng để kê khai thông tin cá nhân của người lao động khi bắt đầu tham gia BHXH, làm cơ sở cho cơ quan BHXH quản lý đối tượng tham gia BHXH, BHYT và cấp sổ BHXH theo quy định.

- Người lao động tăng mới, nếu chưa có sổ BHXH thì kê khai 3 bản tờ khai theo mẫu (01-TBH).

- Đơn vị đối chiếu tờ khai với hồ sơ gốc của người lao động, ký xác nhận để nộp cho cơ quan BHXH kèm “Bản kê danh sách tờ khai” chậm nhất 30 ngày, kể từ khi người lao động vào làm việc.

- Cơ quan BHXH tiếp nhận tờ khai, kiểm tra, đối chiếu và ký đóng dấu xác nhận để trả lại 2 bản. Đơn vị căn cứ tờ khai ghi sổ BHXH cho người lao động, lưu giữ 1 bản và giao cho người lao động 1 bản.

4. Mẫu 03b-TBH “Danh sách đề nghị điều chỉnh hồ sơ BHXH, BHYT”:

- Biểu 03b-TBH dùng điều chỉnh nhân thân, điều chỉnh nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu.

- Khi cần điều chỉnh nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu hoặc điều chỉnh nhân thân của người tham gia BHXH, đơn vị lập biểu 03b-TBH (3 bản) gửi cơ quan BHXH.

- Lưu ý:

+ Khi điều chỉnh nhân thân người tham gia BHXH, BHYT đơn vị phải có ý kiến chính thức bằng văn bản, đính kèm các hồ sơ gốc có liên quan để xác định đúng nội dung cần điều chỉnh.

+ Việc thay đổi nơi khám chữa bệnh ban đầu chỉ thực hiện vào cuối mỗi qúy.

5. Đối tượng chỉ tham gia BHXH bắt buộc:

Thực hiện các mẫu biểu như trên nhưng không ghi các yếu tố liên quan đến việc cấp thẻ BHYT.

Trong đơn vị thuộc đối tượng cùng tham gia BHXH, BHYT bắt buộc, nếu có trường hợp riêng lẽ chỉ tham gia BHXH thì lập danh sách riêng cho những người này để quản lý (theo mã đơn vị riêng).

- Trường hợp người lao động đi công tác nước ngoài vẫn hưởng tiền lương, tiền công ở đơn vị trước khi cử đi thì đóng BHXH bằng 20% tiền lương, tiền công tháng. Khi mức tiền lương, tiền công điều chỉnh thì mức đóng BHXH cũng điều chỉnh theo.

- Trường hợp người lao động đi công tác nước ngoài nhưng không hưởng lương tại đơn vị thì mức đóng BHXH hàng tháng bằng 16% mức tiền lương, tiền công tháng trước khi đi làm việc ở nước ngoài do người lao động đóng.

II. HỒ SƠ ĐĂNG KÝ, QUY TRÌNH ĐỐI CHIẾU SỐ LIỆU:

1. Hồ sơ đăng ký ban đầu gồm:

- Quyết định thành lập, giấy phép đăng ký kinh doanh.

- Bản đăng ký sử dụng lao động; Bản đăng ký thang, bảng lương của doanh nghiệp.

- Quyết định xếp hạng doanh nghiệp (nếu là công ty nhà nước hoặc doanh nghiệp cổ phần hóa thực hiện chế độ tiền ương theo thang, bảng lương nhà nước.

- Thông báo kết quả đóng BHXH của cơ quan BHXH cũ (nếu đã tham gia BHXH tại địa phương khác chuyển đến).

Cơ quan BHXH sẽ Thông báo mã số quản lý BHXH cấp cho đơn vị ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký.

(Các loại hồ sơ trên, khi đến đăng ký lần đầu, nếu đơn vị chưa xuất trình được loại hồ sơ nào thì phải xác định lý do và cam kết thời hạn bổ sung).

2. Quyết toán số tiền 2% để lại đơn vị chi chế độ ốm đau, thai sản:

Hàng quý, đơn vị thực hiện quyết toán các khoản chi chế độ ốm đau, thai sản,nghỉ dưỡng sức cho người lao động với cơ quan BHXH. Trường hợp tổng số tiền được duyệt chi nhỏ hơn số tiền để lại thì đơn vị phải nộp số chênh lệch này vào tháng đầu quý sau. Nếu số duyệt chi lớn hơn số để lại thì được cơ quan BHXH cấp bù phần chênh lệch.

Đối với các đơn vị đăng ký nộp đủ 23% BHXH, BHYT thì cơ quan BHXH sẽ thực hiện thanh quyết toán các khoản chi chế độ nói trên hàng tháng và chuyển kịp thời số tiền được duyệt chi về tài khoản đơn vị như phương thức thực hiện trước đây.

Lưu ý chung: nguyên tắc chi các chế độ BHXH là đóng đủ BHXH đến thời điểm nào thực hiện duyệt chi đến thời điểm đó.

3. Thời hạn cấp, thu hồi thẻ BHYT:

3.1 Gia hạn và cấp mới thẻ BHYT:

- Đúng 20 ngày trước khi thẻ BHYT của người lao động hết hạn sử dụng, nếu đơn vị thực hiện đầy đủ các chế độ trích nộp BHXH, BHYT theo quy định và không có thông báo điều chỉnh, bổ sung gì khác, cơ quan BHXH sẽ in thẻ mới để gia hạn quyền khám chữa bệnh BHYT cho người lao động theo đúng danh sách thực tế trước đó. 7 ngày trước khi thẻ cũ hết hạn, các đơn vị có trách nhiệm đến cơ quan BHXH nhận thẻ mới để cấp phát cho người lao động sử dụng.

Kể từ thời hạn trên, cho đến trước ngày 20 trong tháng, nếu có những thay đổi, bổ sung về danh sách lao động, tiền lương tham gia BHXH, BHYT hoặc có điều chỉnh về nhân thân người tham gia, đơn vị vẫn thực hiện báo cáo theo đúng các mẫu biểu hướng dẫn trên đây.

Nếu đơn vị không thực hiện kịp thời chế độ trích nộp BHXH, BHYT theo quy định, hoặc cung cấp sai hồ sơ, danh sách người lao động tham gia, dẫn đến việc người lao động không được cấp thẻ hoặc thẻ cấp ra sai lệch với nhân thân, làm ảnh hưởng đến việc hưởng chế độ BHYT, thì đơn vị phải hoàn toàn chịu trách nhiệm.

- Thẻ tăng mới có giá trị từ ngày cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ đến thời điểm thẻ hết hạn sử dụng của toàn đơn vị (đã đăng ký gia hạn trước đó).

- Đối với đơn vị chưa thực hiện đúng chế độ trích nộp BHXH, BHYT, thẻ BHYT gia hạn, tăng mới chỉ có giá trị từ ngày đơn vị thực hiện đúng và nộp đủ hồ sơ xin gia hạn, tăng mới cho cơ quan BHXH.

3.2 Thu hồi thẻ BHYT:

Khi người lao động chuyển công tác, thôi việc… nếu thẻ BHYT đã cấp vẫn còn giá trị sử dụng thì đơn vị có trách nhiệm thu hồi để nộp cho cơ quan BHXH trong thời gian 10 ngày đầu của tháng giảm lao động hoặc nộp chậm nhất vào ngày 10 của tháng sau và phải thanh toán giá trị thẻ của tháng trước. Trường hợp ngày 10 của tháng trùng vào ngày nghỉ (thứ bảy, chủ nhật, ngày lễ) thì thời hạn trả thẻ BHYT được tính vào ngày làm việc liền kề sau đó.

Quá thời hạn trên, đơn vị phải chịu trách nhiệm thanh toán hết giá trị còn lại của thẻ BHYT.

4. Đối chiếu số liệu thu:

Hàng quý, căn cứ vào biểu 02-TBH và 03-TBH cơ quan BHXH sẽ Thông báo kết quả thu nộp BHXH, BHYT bắt buộc (Biểu 08-TBH) in thành văn bản cho đơn vị vào ngày 10 của tháng đầu quý sau.

Đơn vị sử dụng lao động nhận thông báo để kiểm tra, xác định nếu có chênh lệch phải đối chiếu lại với cơ quan BHXH chậm nhất sau 15 ngày kể từ ngày thông báo, nếu không có phản hồi thì số liệu của cơ quan BHXH đương nhiên được chấp nhận.

5. Đối chiếu dữ liệu qua hệ thống IMS:

- Nhằm tạo thuận lợi cho công tác đối chiếu dữ liệu đóng và hưởng BHXH giữa các đơn vị với cơ quan BHXH, BHXH thành phố cung cấp hệ thống IMS để các đơn vị thực hiện việc trao đổi thông tin qua mạng trực tuyến với cơ quan BHXH, giúp cho đơn vị và cơ quan BHXH có thể nhanh chóng đối chiếu thống nhất số liệu, giảm thiểu tối đa việc đi lại liên hệ công tác giữa 2 bên.

- Tất cả các đơn vị đang tham gia BHXH tại BHXH thành phố có thể đăng nhập và sử dụng hệ thống miễn phí. Các yêu cầu về việc sao chép dữ liệu chỉ được cung cấp qua hệ thống trao đổi thông tin (không cung cấp qua sao chép các hình thức khác).

- Cơ quan BHXH sẽ tiếp nhận trước qua hệ thống này tất cả các báo biểu bằng dữ liệu (như: 02-TBH, 03-TBH, 03a-TBH) để đối chiếu với dữ liệu cũ, sau khi xác định đúng sẽ thông báo cho đơn vị nộp báo cáo chính thức (thời gian đối chiếu không quá 3 ngày kể từ khi đơn vị cung cấp dữ liệu).

- Trước ngày 10 hàng tháng cơ quan BHXH sẽ thông báo chi tiết kết quả đóng BHXH, BHYT bắt buộc của tháng trước qua hệ thống IMS. Đơn vị nhận thông báo để kiểm tra, xác định nếu có chênh lệch phải đối chiếu lại với cơ quan BHXH.

- Phương thức đăng nhập:

Địa chỉ: http://hcm.bhxh.vn

Tên đăng nhập: mã đơn vị tham gia BHXH (ví dụ: DW0000). Mật khẩu: bhxhhcm

- Để đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu của đơn vị, sau khi đăng nhập thành công, đơn vị tự thay đổi mật khẩu (sau khi đăng nhập vào phần Thông tin cá nhân để thay đổi mật khẩu) và mỗi lần chuyển dữ liệu thông qua hệ thống IMS, cần chú ý xác định đúng địa chỉ nơi nhận dữ liệu (cán bộ chuyên quản của cơ quan BHXH phụ trách đơn vị)

6. Một số vấn đề khác:

Hướng dẫn số 1438/HD-BHXH ngày 07/09/2007 của BHXH thành phố Hồ Chí Minh quy định thời điểm nghỉ sinh con là cơ sở tính thời gian hưởng trợ cấp thai sản (và không đóng BHXH). Riêng về điều kiện hưởng trợ cấp thai sản là: có đóng BHXH ít nhất 6 tháng trong vòng 12 tháng trước ngày sinh con, không phải là 12 tháng trước ngày nghỉ sinh con.

III. MỨC TIỀN LƯƠNG TỐI THIỂU CHUNG VÀ MỨC TIỀN LƯƠNG TỐI THIỂU VÙNG:

1. Các cơ quan, đơn vị thực hiện chế độ tiền lương theo thang, bảng lương nhà nước quy định tại Nghị định 204/2004/NĐ-CP và 205/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ áp dụng mức tiền lương tối thiểu chung làm căn cứ đóng BHXH, BHYT là 540.000 đồng.

2. Đối với doanh nghiệp, hợp tác xã, tổ hợp tác, trang trại, hộ gia đình, cá nhân và các tổ chức khác của Việt Nam có thuê mướn lao động thực hiện chế độ tiền lương theo thang, bảng lương do đơn vị tự xây dựng, căn cứ mức lương tối thiểu vùng để điều chỉnh lại tiền lương hợp đồng làm cơ sở đóng BHXH, BHYT. Mức tiền lương tối thiểu vùng theo quy định là: 620.000 đồng áp dụng cho các doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn các quận, 580.000 động áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc địa bàn các huyện thuộc thành phố Hồ Chí Minh.

3. Đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế và cá nhân người nước ngoài tại Việt Nam mức lương tối thiểu theo vùng được quy định như sau: 1.000.000 đồng áp dụng cho các doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn các quận, 900.000 đồng áp dụng cho các doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn các huyện thuộc thành phố Hồ Chí Minh.

4. Mức tiền lương thấp nhất để trả cho người lao động đã qua học nghề (kể cả lao động do doanh nghiệp tự dạy nghề) mục 2 và 3 trên đây phải cao hơn ít nhất là 7% so với mức lương tối thiểu vùng quy định. Căn cứ mức lương tối thiểu vùng các doanh nghiệp điều chỉnh lại tiền lương trong hợp đồng lao động cho phù hợp.

Trường hợp có sử dụng lao động làm việc tại vùng khác nơi doanh nghiệp đóng trụ sở chính thì doanh nghiệp thực hiện trích nộp BHXH cho người lao động trên cơ sở mức lương tối thiểu theo vùng nơi người lao động làm việc.

5. Mức trần của tiền lương, tiền công đóng BHXH, áp dụng từ tháng 01/2008 theo mức tiền lương tối thiểu chung mới là 10.800.000 đồng.

6. Các đơn vị, doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với mức tiền lương là ngoại tệ (USD) thì điều chỉnh lại tiền lương đóng BHXH, BHYT bằng tiền VNĐ theo tỷ giá 16.112đ/USD kể từ tháng 01/2008.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

Quy định này được áp dụng từ 01/01/2008. Những quy định trước đây trái với quy định này đều bị bãi bỏ. Phòng Thu BHXH thành phố phối hợp với các phòng chức năng và BHXH các quận huyện chịu trách nhiệm hướng dẫn, triển khai đến các đơn vị tham gia BHXH, BHYT bắt buộc theo phân cấp quản lý. Quá trình triển khai thực hiện có vướng mắc phản ánh kịp thời về BHXH thành phố để được xem xét giải quyết.