Kính gửi: Cục Hải quan các tỉnh, thành phố

Thực hiện Nghị định số 79/2005/NĐ-CP ngày 16/6/2005 của Chính phủ Qui định về điều kiện đăng ký và hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan (sau đây viết tắt là NĐ 79), Thông tư 73/2005/TT-BTC ngày 05/9/2005 của Bộ Tài chính Hướng dẫn thực hiện một số điều của NĐ 79 (sau đây viết tắt là TT 73), Tổng cục Hải quan hướng dẫn cụ thể việc cấp thẻ cho nhân viên đại lý hải quan như sau:

1. Tiếp nhận hồ sơ xin cấp thẻ nhân viên đại lý hải quan:

1.1. Quy định về hồ sơ xin cấp thẻ nhân viên đại lý hải quan:

Các doanh nghiệp đăng ký làm đại lý hải quan là đơn vị chủ quản phải tự kiểm tra các điều kiện qui định tại Điều 2 và Điều 3, NĐ 79, nếu đáp ứng đủ các điều kiện thì có văn bản đề nghị Cục Hải quan địa phương nơi doanh nghiệp đăng ký làm đại lý hải quan đóng trụ sở chính. Trường hợp không có Cục Hải quan địa phương thì gửi văn bản đến Cục Hải quan nơi dự kiến thường xuyên hoạt động làm thủ tục hải quan để Cục Hải quan địa phương tiếp nhận hồ sơ và xem xét cấp thẻ. Trong văn bản ghi rõ: Tên doanh nghiệp đăng ký làm đại lý hải quan; mã số thuế; họ, tên, số, ngày nơi cấp Chứng minh thư nhân dân của nhân viên đề nghị được cấp thẻ đại lý hải quan và xác nhận đối tượng xin cấp thẻ không thuộc trường hợp qui định tại Điều 4, NĐ 79.

Doanh nghiệp đăng ký làm đại lý hải quan phải nộp hồ sơ xin cấp thẻ được qui định tại Điểm 4.2, Khoản 4, Phần 11 của TT 73 và kèm theo 2 ảnh cỡ 2x3 của từng nhân viên được đề nghị cấp thẻ đại lý hải quan cho Cục Hải quan địa phương nơi doanh nghiệp đăng ký làm đại lý hải quan.

1.2. Trách nhiệm của Cục Hải quan địa phương:

Tiếp nhận hồ sơ và thẩm định hồ sơ xin cấp thẻ nhân viên đại lý hải quan trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ thì phải có văn bản thông báo rõ cho doanh nghiệp đăng ký làm đại lý hải quan chủ quản biết.

Lập Danh sách nhân viên đại lý hải quan xin được cấp thẻ và chuyển danh sách về Tổng cục Hải quan (qua Vụ Giám sát quản lý). Danh sách bao gồm các nội dung: Họ và tên người đề nghị được cấp thẻ; ngày, tháng, năm sinh; số chứng minh thư nhân dân, tên doanh nghiệp đăng ký làm đại lý hải quan.

2. Thủ tục cấp thẻ:

2.1. Tại Cục Hải quan địa phương:

Bố trí một bộ phận công chức hải quan thuộc Phòng Nghiệp vụ, kiêm nhiệm để tham mưu, giúp lãnh đạo Cục thực hiện các công việc liên quan đến cấp thẻ đại lý hải quan.

Thông báo họ, tên cán bộ công chức, địa chỉ liên hệ của bộ phận này cho các doanh nghiệp đăng ký làm đại lý hải quan biết, liên hệ.

Tiếp nhận thẻ từ Tổng cục Hải quan và thừa uỷ quyền của Tông cục trưởng Tổng cục Hải quan tổ chức trao thẻ nhân viên đại lý hải quan cho các doanh nghiệp đã đăng ký làm đại lý hải quan.

Hàng năm, vào cuối tháng 6 và tháng 12, Cục Hải quan địa phương có báo cáo đánh giá tình hình hoạt động, chấp hành pháp luật của các đại lý hải quan đã làm thủ tục hải quan tại địa bàn quản lý của mình để báo cáo Tổng cục Hải quan.

2.1 Tại Tổng cục Hải quan:

Bố trí một bộ phận công chức hải quan thuộc Vụ Giám sát quản lý để theo dõi việc cấp thẻ nhân viên đại lý hải quan của các Cục Hải quan địa phương.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ khi nhận được danh sách xin cấp thẻ nhân viên đại lý hải quan do Cục Hải quan địa phương gửi đến, Tống cục Hải quan sẽ làm thủ tục cấp thẻ và chuyển thẻ về các Cục Hải quan địa phương để trao cho các doanh nghiệp đã đăng ký cấp thẻ nhân viên đại lý hải quan. Trường hợp có vướng mắc, chưa rõ hoặc trùng lắp thì trong vòng 02 ngày làm việc, Tổng cục sẽ thông báo lại cho Cục Hải quan địa phương.

3. Cấp lại thẻ, thu hồi thẻ, gia bạn thẻ:

3.1. Trách nhiệm của Đại lý hải quan là đơn vị chủ quản:

Cấp lại thẻ: Khi thẻ nhân viên đại lý hải quan bị mất hoặc bị rách không thể sử dụng được hoặc hết ô gia hạn thì đại lý hải quan chủ quản phải có văn bản đề nghị cấp lại thẻ gửi Cục Hải quan địa phương nơi đã tiếp nhận hồ sơ xin cấp thẻ, nêu rõ lý do xin cấp lại thẻ và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật vê nội dung văn bản này. Cục Hải quan địa phương thu hồi thẻ cũ khi đại lý hải quan chủ quản làm đơn xin cấp thẻ mới.(trừ trường hợp mất thẻ).

Thu hồi thẻ: Khi nhân viên đại lý hải quan nghỉ làm việc hoặc vì một lý do nào khác mà đại lý hải quan chủ quản đề nghị thu hồi thẻ của các nhân viên này thì đại lý hải quan chủ quản phải thu hồi thẻ, nộp lại thẻ đã thu hồi kèm theo văn bản thông báo rõ lý do thu hồi cho Cục Hải quan địa phương nơi cấp thẻ.

Gia hạn thẻ: Khi thẻ hết hạn thì đại lý hải quan chủ quản phải có văn bản đề nghị gia hạn thẻ cho nhân viên đại lý và giải trình rõ về tình hình chấp hành pháp luật của nhân viên đại lý hải quan do mình quản lý gửi Cục Hải quan địa phương nơi tiếp nhận hồ sơ.

3.2. Trách nhiệm của Cục Hải quan địa phương:

Trường hợp thu hồi thẻ: Ngay sau khi thu hồi thẻ, phải tổng hợp các trường hợp thu hồi thẻ nhân viên đại lý hải quan để báo cáo Tổng cục Hải quan danh sách nhân viên đại lý hải quan bị thu hồi. Nội dung danh sách gồm: Họ và tên, sô thẻ nhân viên đại lý hải quan, ngày cấp, lý do thu hồi thẻ.
Trường hợp cấp lại thẻ: Trong thời hạn 02 ngày làm việc, Cục Hải quan địa phương nơi tiếp nhận hồ sơ xin cấp thẻ lần đầu tiến hành thẩm định về lý do xin cấp lại thẻ; quá trình chấp hành pháp luật của nhân viên đại lý hải quan mà đơn vị nắm được và báo cáo về Tổng cục Hải quan danh sách và lý do xin cấp lại thẻ để Tổng cục xem xét cấp lại thẻ.

Khi nhân viên đại lý đã được cấp thẻ chuyển sang làm việc cho đại lý hải quan khác thì thủ tục cấp thẻ được thực hiện như đối với trường hợp xin cấp thẻ lần đầu. Khi nhân viên đại lý hải quan vi phạm các nội dung qui định tại Điểm a, Khoản 2, Điều 14, NĐ 79 thì Cục Hải quan địa phương quyết định thu hồi thẻ của nhân viên đại lý hải quan và báo cáo Tổng cục Hải quan, đồng thời thông báo cho đại lý hải quan chủ quản biết lý do thu hồi.

4. Triển nhiệm quản lý thẻ của Cục Hải quan địa phương:

Tiếp nhận thẻ từ Tổng cục Hải quan chuyển đến và tổ chức trao trực tiếp cho doanh nghiệp đại lý hải quan chủ quản có nhân viên đại lý hải quan xin được cấp thẻ: Theo dõi số lượng thẻ đã cấp, đã thu hồi và quá trình chấp hành pháp luật của đại lý hải quan và nhân viên đại lý hải quan hoạt động trên địa bàn mình quản lý Thẻ thu hồi phải được lưu trữ tại Cục Hải quan địa phương.

Chịu trách nhiệm hướng dẫn việc quản lý sử dụng thẻ cua nhân viên đại lý hải quan để ngăn ngừa việc lợi dụng danh nghĩa đại lý hải quan hoặc nhân viên đại lý hải quan, thẻ đại lý hải quan thực hiện các hành vi trái với qui định của pháp luật.

5. Xử lý vi phạm:

Căn cứ Điều 14 Nghị định 79, các Cục Hải quan địa phương tiến hành xử lý vi phạm và thông báo ngay cho Tổng cục Hải quan để ra quyết định tạm dừng hoạt động đại lý hải quan.
Tổng cục hướng dẫn để các Cục Hải quan địa phương biết thực hiện, khi có vướng mắc vượt thẩm quyền thì kịp thời báo cáo Tổng cục Hải quan (Vụ Giám sát quản lý) để xem xét giải quyết./.